Změna komunikace
Komunikace o změnách znamená informovat firmu o nadcházejících změnách, aby všichni ovlivnění přechodem pochopili proces migrace do cloudu.
Váš komunikační plán může zůstat konzistentní, ale každá úloha by měla kvůli jednotlivým uživatelům a operátorům projít vlastní komunikací o změnách.
Komunikace o změnách je kromě všech žádostí o změnu zachycených vaším týmem pro správu změn. Měli byste spolupracovat se svým týmem pro správu změn, abyste měli jistotu, že změnu správně spravují. Tento tým může také pomoct s komunikací o změnách.
Cílová skupina pro komunikaci změn
Komunikace se změnou musí cílit na různé skupiny ve vaší organizaci. Měli byste mít jasný plán pro každou z následujících rolí:
- Podnikoví uživatelé , kteří používají danou úlohu k dokončení aktivit
- Správci změn, kteří potřebují plánovat řízení rizik, a musí zajistit, aby přímá migrace dodržuje všechny nezbytné požadavky.
- Vlastníci a operátoři prostředků, které se přesouvají do Azure
- Vývojáři , kteří se nasazují do prostředků, které se přesunou do Azure
- Technici migrace, kteří migraci provádějí
Poznámka:
Vaše organizace může mít také další nezbytné role, které je potřeba zahrnout.
Změna komunikačního obsahu
Při komunikaci o změnách byste měli u každé role jasně určit, jak je nadcházející změna ovlivňuje a co musí udělat při přípravě. Komunikace o změnách by měla zahrnovat také skupiny, které pracují se souvisejícími systémy nebo v souvisejících obchodních oblastech. I když nemají přípravné kroky a nebudou přímo ovlivněny změnou, měli by si být vědomi, pokud existují nepřímé dopady na jejich práci.
Při komunikaci o změnách byste měli odpovědět na následující otázky:
- Kritická data: Jaká jsou kritická data migrace?
- Dopad: Kdo se práce je přerušena, kdy a jak dlouho?
- Postup dokončení: Jaká práce by měla být každá role dokončena před změnou, aby byla připravena?
- Kroky po změně: Jaká práce by měla každá role po provedení změny potvrdit funkčnost?
- Získejte podporu nebo další informace: Kdo by se jednotlivci měli spojit, pokud mají dotazy nebo výzvy?
Vzhledem k počtu zahrnutých rolí možná budete muset různým cílovým skupinám odeslat různá oznámení o změnách. Může existovat široká komunikace pro obecnou cílovou skupinu, která vysvětluje časový rámec a očekávané výpadky, a pak konkrétnější komunikaci pro IT zdroje pro plánování provozních akcí.
Příklad změny komunikačního obsahu
K návrhu komunikace o změnách můžete použít následující šablonu:
| Co komunikovat | Detaily |
|---|---|
| Co se mění? | Aplikace X migruje do Azure! |
| Kdy k této změně dochází? | Února 29, 2024, na 10 PM PST |
| Kdo bude mít tato změna vliv? | Podnikoví uživatelé aplikace X a všichni, kdo používají systémy, které stahují informace z aplikace X. |
| Jak budou ovlivněny? | X aplikace nebude k dispozici pro novou práci, dokud se systémy neobnoví 1. března 2024 v 2:00 PST. |
| Co je potřeba udělat? | Před změnou se ujistěte, že je vaše práce v aplikaci X uložená. Normální funkce můžete obnovit 1. března. Pokud narazíte na nějaké problémy, spojte se. |
| Kdo mám kontaktovat? | Před změnou kontaktujte <e-mail> s dotazy nebo dalšími informacemi. Pokud po změně narazíte na problémy, požádejte o pomoc helpdesk společnosti Contoso. Uveďte aplikaci X v řádku předmětu. |
Další krok
Obchodní testování nebo uživatelské akceptační testování (UAT) může začít po zdokumentování a plánování obchodní změny.