Co jsou zásady správného řízení pro spolupráci?

Zásady správného řízení pro spolupráci slouží ke správě přístupu uživatelů k prostředkům, dodržování obchodních standardů a zajištění zabezpečení dat.

Organizace dnes používají různorodou sadu nástrojů. Tým vývojářů, kteří používají týmový chat, vedoucí pracovníci posílají e-maily a celá organizace se připojuje přes podnikové sociální sítě. Používá se několik nástrojů pro spolupráci, protože každá skupina je jedinečná a má své vlastní funkční potřeby a pracovní styl. Některé budou používat jenom e-maily, zatímco jiné budou žít primárně v chatu.

Pokud si uživatelé myslí, že nástroje poskytované IT nevyhovují jejich potřebám, pravděpodobně si stáhnou svou oblíbenou spotřebitelskou aplikaci, která podporuje jejich scénáře. I když tento proces umožňuje uživatelům rychle začít, vede to k frustrujícímu uživatelskému prostředí v celé organizaci s více přihlášeními, potížemi se sdílením a bez jediného místa pro zobrazení obsahu. Tento koncept se označuje jako "stínové IT" a představuje významné riziko pro organizace. Snižuje schopnost jednotně spravovat přístup uživatelů, zajistit zabezpečení a požadavky na dodržování předpisů službou.

Služby, jako jsou skupiny Microsoft 365, Teams a Viva Engage uživatelům pomáhat a snižovat riziko stínového IT tím, že poskytují nástroje potřebné ke spolupráci. Microsoft 365 má bohatou sadu nástrojů pro implementaci všech funkcí zásad správného řízení, které může vaše organizace vyžadovat.

Tato série článků vám pomůže pochopit, jak skupiny, týmy a nastavení SharePointu spolupracují, jaké funkce zásad správného řízení jsou k dispozici a jak vytvořit a implementovat architekturu zásad správného řízení pro funkce spolupráce v Microsoftu 365.

Nastavení zabezpečené spolupráce s Microsoftem 365

Existuje mnoho možností, jak nasadit Skupiny Microsoft 365 a Teams pro zabezpečenou spolupráci ve vaší organizaci. Tento obsah zásad správného řízení doporučujeme používat společně s nastavením zabezpečeného sdílení souborů a spolupráce s Aplikací Microsoft Teams a souvisejícími články, abyste vytvořili nejlepší řešení pro spolupráci pro vaši organizaci.

Zásady správného řízení rezidencí dat

Pokud je vaše organizace multinárodní a máte požadavky na rezidenci dat pro různé geografické oblasti, zahrňte Microsoft 365 Multi-Geo jako součást plánu zásad správného řízení pro spolupráci.

Proč jsou skupiny Microsoftu 365 důležité v zásadách správného řízení spolupráce

Skupiny Microsoftu 365 vám umožňují vybrat si skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a snadno nastavit kolekci prostředků, které tito lidé můžou sdílet. Přidáním členů do skupiny se automaticky udělí potřebná oprávnění ke všem prostředkům poskytovaným skupinou. Teams i Viva Engage ke správě svého členství používají skupiny Microsoft 365.

Skupiny Microsoft 365 obsahují sadu propojených prostředků, které můžou uživatelé používat ke komunikaci a spolupráci. Skupiny vždy obsahovat sharepointový web, Planner a poštovní schránku a kalendář. V závislosti na tom, jak skupinu vytvoříte, můžete volitelně přidat další služby, jako jsou Teams, Viva Engage a Project.

Skupiny Microsoft 365 zahrnuje celou řadu ovládacích prvků zásad správného řízení, včetně zásad vypršení platnosti, zásad vytváření názvů a zásad blokovaných slov, které vám pomůžou spravovat skupiny ve vaší organizaci. Vzhledem k tomu, že členství a přístup k této sadě prostředků řídí skupiny, je správa skupin klíčovou součástí řízení spolupráce v Microsoftu 365.

Definování osvědčených postupů zásad správného řízení pro spolupráci ve vaší organizaci

V Microsoftu 365 můžete spolupracovat a konverzovat na několika místech. Když pochopíte, kde můžou uživatelé zahajovat konverzace, můžete definovat strategii komunikace.

Microsoft 365 podporuje tři hlavní způsoby komunikace:

• Outlook: spolupráce prostřednictvím e-mailu, včetně sdílené skupinové doručené pošty a kalendáře
• Microsoft Teams: pracovní prostor založený na trvalém chatu, kde můžete vést neformální konverzace v reálném čase týkající se různých témat uspořádaných podle konkrétních podskupin.
• Viva Engage: Podnikové sociální prostředí pro spolupráci

Teams: pracovní prostor založený na chatu (vysokorychlostní spolupráce)

• Vytvořeno pro spolupráci s lidmi, se kterými vaši uživatelé pracují každý den
• Poskytuje uživatelům informace na dosah ruky v jediném prostředí.
• Přidání karet, konektorů a robotů
• Živý chat, audiokonference/videokonference, nahrané schůzky

Viva Engage: spojte se v organizaci (podniková sociální síť)

• Praktické komunity – napříč funkčními skupinami lidí, kteří sdílejí společný zájem nebo odborné znalosti, ale nemusí nutně spolupracovat na každodenní bázi
• Propojení vedení, vzdělávací komunity, komunity založené na rolích

Poštovní schránka a kalendář (spolupráce na základě e-mailu)

• Používá se pro cílenou komunikaci s jednotlivci nebo skupinou lidí.
• Sdílený kalendář pro schůzky s ostatními členy skupiny

Při určování, jak chcete používat funkce pro spolupráci v Microsoftu 365, zvažte tyto způsoby komunikace a to, které uživatelé budou pravděpodobně používat v různých scénářích.

Kontrolní seznam osvědčených postupů zásad správného řízení pro spolupráci

Při zahájení procesu plánování zásad správného řízení mějte na paměti tyto osvědčené postupy:

• Promluvte si se svými uživateli – identifikujte své největší uživatele funkcí pro spolupráci a seznamte se s nimi, abyste porozuměli jejich základním obchodním požadavkům a scénářům použití.

• Vyvážení rizik a výhod – zkontrolujte své obchodní, regulační, právní a dodržování předpisů a naplánujte řešení, které optimalizuje všechny výsledky.

• Přizpůsobte se různým organizacím a různým typům obsahu a scénářům – zvažte různé potřeby různých skupin nebo oddělení a různé typy obsahu, jako je intranetový obsah, a ne obsah na OneDrivu uživatele.

• Sladění s obchodními prioritami – obchodní cíle vám pomůžou definovat, kolik času a energie potřebujete investovat do zásad správného řízení.

• Vkládejte rozhodnutí o zásadách správného řízení přímo do řešení, která vytvoříte – řadu rozhodnutí o zásadách správného řízení je možné implementovat zapnutím nebo vypnutím funkcí v Microsoftu 365.

• Použití fázovaného přístupu – funkce pro spolupráci nejprve zavážte pro malou skupinu uživatelů. Získejte od nich zpětnou vazbu, watch lístky helpdesku a aktualizujte potřebná nastavení nebo procesy, než budete pokračovat do větší skupiny.

• Posílení s využitím školení – přizpůsobte řešení, jako jsou výukové programy Microsoftu 365 , abyste zajistili, že školení poskytovaná Microsoftem upevní očekávání specifická pro vaši organizaci.

• Vytvořte strategii pro komunikaci zásad správného řízení a pokynů ve vaší organizaci – vytvořte Centrum přijetí Microsoftu 365 na komunikačním webu SharePointu , kde můžete komunikovat zásady a postupy.

• Definujte role a odpovědnosti – identifikujte základní tým zásad správného řízení a projděte si klíčová rozhodnutí zásad správného řízení týkající se zřizování a pojmenování a externího přístupu a pak projděte zbývající rozhodnutí.

• Znovu se podívejte na svá rozhodnutí s tím, jak se mění obchodní a technologické změny – pravidelně se schovávejte a kontrolujte nové možnosti a nová obchodní očekávání.

Podrobnější informace o těchto postupech najdete v tématu Vytvoření plánu zásad správného řízení pro spolupráci.

Správa dopadu a změn na koncové uživatele

Vzhledem k tomu, že skupiny a týmy se dají vytvořit několika způsoby, doporučujeme uživatelům zaškolit, aby používali metodu, která nejlépe vyhovuje vaší organizaci:

• Pokud vaše organizace nasadila Teams, požádejte uživatele, aby vytvořili tým, když potřebují prostor pro spolupráci.
• Pokud vaše organizace většinu komunikace provádí pomocí e-mailu, požádejte uživatele, aby vytvořili skupiny v Outlooku.
• Pokud vaše organizace hodně používá SharePoint nebo migruje z místního SharePointu, požádejte uživatele, aby vytvořili sharepointové týmové weby pro spolupráci.

To pomáhá vyhnout se nejasnostem v případě, že uživatelé nejsou obeznámeni s tím, jak skupiny souvisí se souvisejícími službami. Další informace o tom, jak mluvit s uživateli o skupinách, najdete v článku Vysvětlení Skupiny Microsoft 365 uživatelům.

Klíčové možnosti zásad správného řízení pro spolupráci a licenční požadavky

Funkce zásad správného řízení pro spolupráci v Microsoftu 365 zahrnují funkce v Microsoftu 365, Teams, SharePointu a Microsoft Entra ID.

Tyto doplňkové licence navíc poskytují rozšířené možnosti zásad správného řízení:

• Microsoft Teams Premium poskytuje funkce dodržování předpisů pro schůzky, včetně vodoznaků, šifrování a popisků citlivosti.
• Microsoft Syntex – Rozšířená správa SharePointu poskytuje zásady pro přístup k obsahu, spolupráci a správu životního cyklu.

Doporučení k plánování zásad správného řízení pro spolupráci

Pokud chcete vytvořit plán zásad správného řízení, postupujte podle těchto základních kroků:

1. Zvažte klíčové obchodní cíle a procesy – vytvořte plán zásad správného řízení tak, aby vyhovoval potřebám vaší firmy.
2. Principy nastavení ve službách – nastavení ve skupinách a SharePoint spolu vzájemně spolupracují, stejně jako nastavení ve skupinách, SharePointu a Teams a dalších službách. Při plánování strategie zásad správného řízení nezapomeňte těmto interakcím rozumět.
3. Plánování správy přístupu uživatelů – naplánujte úroveň přístupu, kterou chcete udělit uživatelům ve skupinách, SharePointu a Teams.
4. Plánování správy nastavení dodržování předpisů – projděte si dostupné možnosti dodržování předpisů pro skupiny Microsoft 365, Teams a sharepointovou spolupráci.
5. Plánování správy komunikace – projděte si dostupné možnosti zásad správného řízení komunikace pro scénáře spolupráce.
6. Plánování zásad správného řízení organizace a životního cyklu – zvolte zásady, které chcete použít pro vytváření skupin a týmů, pojmenování, vypršení platnosti a archivaci. Seznamte se také s možnostmi ukončení životního cyklu pro skupiny, týmy a Viva Engage

Školení pro správce

Tyto školicí moduly z Microsoft Learn vám můžou pomoct seznámit se s funkcemi zásad správného řízení v Microsoftu 365.

• Úvod do ochrany informací a správy životního cyklu dat v Microsoft Purview – Zjistěte, jak řešení ochrany informací a správy životního cyklu dat v Microsoftu 365 pomáhají chránit a řídit vaše data během celého životního cyklu.
• Základy zabezpečení, dodržování předpisů a identit Microsoftu: Popis možností řešení microsoftu pro dodržování předpisů – Přečtěte si o řešeních dodržování předpisů v Microsoftu. Topics zahrnují dodržování předpisů, ochranu informací a zásady správného řízení v řešeních Microsoft 365, Insider Risk, audit a eDiscovery. Probírané jsou také možnosti zásad správného řízení prostředků Azure.

Ilustrace

Tyto ilustrace vám pomůžou pochopit, jak skupiny a týmy komunikují s dalšími službami v Microsoftu 365 a jaké funkce zásad správného řízení a dodržování předpisů jsou k dispozici pro správu těchto služeb ve vaší organizaci.

Skupiny v Microsoft 365 pro architekty IT

Co it architekti potřebují vědět o skupinách v Microsoftu 365

Položka	Popis
PDF | Visio Aktualizováno: květen 2022	Tyto ilustrace podrobně uvádějí různé typy skupin, způsob jejich vytváření a správy a několik doporučení pro řízení.

Microsoft Teams a související služby pro zvýšení produktivity v Microsoft 365 pro IT architekty

Logická architektura služeb pro zvýšení produktivity v Microsoft 365 v čele s Microsoft Teams.

Položka	Popis
PDF Aktualizováno duben 2019	Microsoft poskytuje sadu služeb pro zvýšení produktivity, které společně poskytují možnosti spolupráce s možnostmi zásad správného řízení dat, zabezpečení a dodržování předpisů. Tato série ilustrací poskytuje pohled na logickou architekturu služeb produktivity pro podnikové architekty v čele s Microsoft Teams.

Funkce ochrany informací a dodržování předpisů v Microsoft 365

Microsoft 365 zahrnuje širokou škálu možností ochrany informací a dodržování předpisů. Společně s nástroji Microsoftu pro zvýšení produktivity jsou tyto funkce navržené tak, aby organizacím pomohly spolupracovat v reálném čase a současně dodržovaly přísné rámce dodržování právních předpisů.

Tato sada ilustrací používá jedno z nejvíce regulovaných odvětví, finanční služby, k demonstraci toho, jak se tyto možnosti dají použít k řešení běžných regulačních požadavků. Nebojte se přizpůsobit tyto ilustrace pro vlastní použití.

Položka	Popis
Angličtina: Stáhnout jako PDF | Stáhnout jako Visio Japonština: Stáhnout jako PDF | Stáhnout jako Visio Aktualizováno: listopad 2020	Zahrnuje: Microsoft Purview Information Protection a Ochrana před únikem informací Microsoft Purview Zásady uchovávání informací a popisky uchovávání informací Informační bariéry Dodržování předpisů při komunikaci Insiderské riziko Příjem dat třetích stran

Související témata

Dokumentace Zabezpečení Microsoft 365

Dokumentace k Microsoft Purview

Zásady správného řízení & postupy zabezpečení pro Microsoft 365 – Microsoft Ignite