Verwenden von Richtlinieneinstellungen zur Verwaltung von Datenschutzsteuerelementen für Microsoft 365 Apps for Enterprise

Microsoft ist bestrebt, Ihnen die Informationen und Kontrollen zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um Entscheidungen darüber zu treffen, wie Ihre Daten bei der Verwendung von Microsoft 365 Apps for Enterprise erfasst und verwendet werden.

Ab Version 1904 von Microsoft 365 Apps for Enterprise gibt es neue Richtlinieneinstellungen, mit denen Sie die Einstellungen für folgende Bereiche steuern können:

• Diagnosedaten , die über die verwendete Office-Clientsoftware gesammelt und an Microsoft gesendet werden

• Verbundene Erfahrungen, die cloudbasierte Funktionen verwenden, um Ihnen und Ihren Benutzern erweiterte Office-Features bereitzustellen.

Folgend die fünf neuen Richtlinieneinstellungen:

• Ebene der von Office an Microsoft gesendeten Clientsoftware-Diagnosedaten konfigurieren
• Verbundene Erfahrungen, welche Inhalte analysieren, in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen, welche Onlineinhalte herunterladen, in Office zulassen
• Zusätzliche optionale verbundene Erfahrungen in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen in Office zulassen

Diese Richtlinieneinstellungen können entweder mit Hilfe von Gruppenrichtlinien oder Cloud-Richtlinien implementiert werden. Wenn Sie die Gruppenrichtlinien verwenden, müssen Sie die neueste Version der administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) aus dem Microsoft Download Center herunterladen.

Wenn Sie das Verwaltungstool für Gruppenrichtlinien verwenden, befinden sich alle diese Richtlinieneinstellungen unter „Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\Microsoft Office 2016\Datenschutz\Trust Center“.

Diese neuen Richtlinieneinstellungen gelten auch für die Desktop-Versionen von Project und Visio, die in einigen Abonnement-Plänen, wie z. B. Projektplan 5 oder Visio Plan 2, enthalten sind. Sie gelten auch für Microsoft 365 Apps for Business.

Es gibt auch einige bestehende Richtlinieneinstellungen, die für Microsoft 365 Apps for Enterprise nicht mehr gelten, sowie einige Änderungen an der Benutzeroberfläche (UI) für Datenschutzeinstellungen, die Sie kennen sollten, da Ihre Benutzer diese Änderungen möglicherweise bemerken und danach fragen.

Wie bei allen neuen Richtlinieneinstellungen sollten Sie diese in einer eingeschränkten und kontrollierten Umgebung sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen konfigurierten Einstellungen den gewünschten Effekt haben, bevor Sie eine breitere Implementation der Richtlinieneinstellungen in Ihrer Organisation vornehmen.

Richtlinieneinstellung für Diagnosedaten

Diagnosedaten werden dazu verwendet, Office sicher und auf den neuesten Stand zu halten, Probleme zu erkennen, zu diagnostizieren und zu beheben sowie Produktverbesserungen vorzunehmen.

Verwenden Sie die Richtlinieneinstellung Ebene der von Office an Microsoft gesendeten Software-Diagnosedaten konfigurieren, um die Ebene für die an Microsoft gesendeten Diagnosedaten auszuwählen.

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung aktivieren, müssen Sie auswählen, welche Ebene von Diagnosedaten an Microsoft gesendet wird. Ihre Optionen sind Erforderlich, Optional oder Weder noch.

• Wenn Sie Erforderlichauswählen, werden die Mindestdaten an Microsoft gesendet, die erforderlich sind, damit Office sicher und aktuell ist und auf dem Gerät, auf dem es installiert ist, wie erwartet funktioniert.

• Wenn Sie Optionalauswählen, werden zusätzliche Daten an Microsoft gesendet, die zur Produktverbesserung beitragen und erweiterte Informationen zur Erkennung, Diagnose und Behebung von Problemen liefern. Diese Daten können auch aggregiert verwendet werden, um Erfahrungen zu trainieren und zu verbessern, die durch maschinelles Lernen unterstützt werden, wie z. B. empfohlene Aktionen, Textvorhersagen und kontextbezogene Hilfe. Wenn Sie sich dafür entscheiden, optionale Diagnosedaten zu senden, sind die erforderlichen Diagnosedaten mit eingeschlossen.

• Wenn Sie Keineauswählen, werden keine Diagnosedaten über die Office-Clientsoftware, die auf dem Gerät des Benutzers ausgeführt wird, an Microsoft gesendet. Allerdings schränkt diese Option die Möglichkeiten von Microsoft, bei der Nutzung von Office möglicherweise auftretende Probleme zu erkennen, zu diagnostizieren und zu beheben, erheblich ein.

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung deaktivieren oder nicht konfigurieren, werden sowohl die optionalen als auch die erforderlichen Diagnosedaten an Microsoft gesendet.

Weitere Informationen zu Diagnosedaten finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Übersicht über die Datenschutzsteuerelemente für Microsoft 365 Apps for Enterprise
• Erforderliche Diagnosedaten für Office
• Optionale Diagnosedaten für Office
• Diagnosedaten-Viewer mit Office verwenden

Richtlinieneinstellungen für verbundene Erfahrungen

Microsoft 365 Apps for Enterprise besteht aus Clientsoftware-Anwendungen und verbundenen Diensten, die Ihnen effektiveres Erstellen, Kommunizieren und Zusammenarbeiten ermöglichen. Die Zusammenarbeit mit anderen an einem auf Microsoft OneDrive gespeicherten Dokument oder die Übersetzung des Inhalts eines Word-Dokuments in eine andere Sprache sind Beispiele für verbundene Oberflächen.

Natürlich möchten Sie wählen, welche verbundenen Erfahrungen Ihren Benutzern bei der Arbeit in Office-Anwendungen zur Verfügung stehen. Deshalb haben wir vier neue Richtlinieneinstellungen für Sie bereitgestellt:

• Verbundene Erfahrungen, welche Inhalte analysieren, in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen, welche Onlineinhalte herunterladen, in Office zulassen
• Zusätzliche optionale verbundene Erfahrungen in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen in Office zulassen

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellungen nicht konfigurieren, sind alle verbundenen Erfahrungen verfügbar. Dadurch erhalten Ihre Benutzer alle Funktionen und Merkmale, die über Microsoft 365 Apps for Enterprise zugänglich sind. Möglicherweise müssen Sie jedoch einige oder alle von diesen verbundenen Erfahrungen deaktivieren, um bestimmte Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Wenn Sie es vorziehen, Ihren Benutzern bestimmte verbundene Erfahrungen nicht zur Verfügung zu stellen, wird entweder der Menüband- oder der Menübefehl für diese verbundenen Erfahrungen ausgegraut, oder die Benutzer erhalten beim Versuch, diese verbundenen Erfahrungen zu verwenden, eine Fehlermeldung. In diesem Fall werden keine erforderlichen Dienstdaten für diese verbundenen Erfahrungen an Microsoft gesendet.

Ihre Benutzer können nicht auswählen, ob diese verbundenen Erfahrungen, die in Microsoft 365 Apps für Enterprise enthalten sind, aktiviert oder deaktiviert werden sollen, wenn sie mit ihren Organisationsanmeldeinformationen bei Office angemeldet sind, die manchmal als Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bezeichnet werden.

Richtlinieneinstellung für verbundene Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren

Diese Dienste nutzen Ihre Office-Inhalte, um Ihnen Gestaltungsempfehlungen, Bearbeitungsvorschläge, Datenerkenntnisse und ähnliche Funktionen zu bereitzustellen. Beispiel: PowerPoint-Designer oder Übersetzer. Eine Liste dieser verbundenen Oberflächen finden Sie unter Verbundene Oberflächen, die Ihre Inhalte analysieren.

Verwenden Sie die Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen, die Inhalte analysieren, in Office zulassen, um zu kontrollieren, ob diese Art verbundener Erfahrungen Ihren Benutzern zur Verfügung stehen soll oder nicht. Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung nicht konfigurieren, stehen diese verbundenen Erfahrungen Ihren Benutzern zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass bei der Deaktivierung der Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen in Office zulassen verbundene Erfahrungen, die Inhalte analysieren, Ihren Nutzern nicht zur Verfügung stehen.

Richtlinieneinstellung für verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen

Dies sind Dienste, die Ihnen das Suchen und Herunterladen von Onlineinhalten einschließlich Vorlagen, Bildern, 3D-Modellen, Videos und Referenzmaterialien ermöglichen, um Ihre Dokumente zu verbessern. Zum Beispiel Office-Vorlagen oder PowerPoint-Schnellstarter. Eine Liste dieser verbundenen Oberflächen finden Sie unter Verbundene Oberflächen, die Onlineinhalte herunterladen.

Verwenden Sie die Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen, in Office zulassen, um zu kontrollieren, ob diese Art verbundener Erfahrungen Ihren Nutzern zur Verfügung stehen soll oder nicht. Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung nicht konfigurieren, stehen diese verbundenen Erfahrungen Ihren Benutzern zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass bei der Deaktivierung der Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen in Office zulassen verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen, Ihren Benutzern nicht zur Verfügung stehen.

Richtlinieneinstellung für optionale verbundene Erfahrungen

Zusätzlich zu den oben genannten verbundenen Diensten, die in Microsoft 365 Apps for Enterprise enthalten sind, gibt es zusätzliche optionale verbundene Dienste, die Sie auswählen können, um Ihren Benutzern den Zugriff über das Konto ihrer Organisation zu ermöglichen. Beispielsweise das Feature „3D-Karten“ in Excel, das Bing verwendet. Weitere Beispiele unter Übersicht über die optionalen verbundenen Erfahrungen in Office.

Diese verbundenen Erfahrungen sind andersartig, da sie nicht von dem kommerziellen Vertrag zwischen Ihrer Organisation und Microsoft abgedeckt werden. Optionale verbundene Oberflächen, die Microsoft Ihren Benutzern direkt anbietet, werden durch den Microsoft-Servicevertrag anstelle der Online Services-Nutzungsbedingungen geregelt. In einigen Fällen werde Inhalte und Funktionen von Drittanbietern über diese optionalen verbundenen Erfahrungen bereitgestellt, und eventuell gelten auch andere Bestimmungen. Weiterführende Informationen finden Sie unter Übersicht der optionalen verbundenen Erfahrungen in Office.

Verwenden Sie die Richtlinieneinstellung Zusätzliche verbundene Erfahrungen in Office zulassen, um zu kontrollieren, ob diese Art verbundener Erfahrungen Ihren Benutzern zur Verfügung stehen sollen oder nicht. Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung nicht konfigurieren, stehen Ihren Benutzern diese optionalen verbundenen Dienste zur Verfügung.

Auch wenn Sie Ihren Benutzern diese optionalen verbundenen Dienste zur Verfügung stellen, haben Ihre Benutzer die Möglichkeit, diese über das Dialogfeld Datenschutzeinstellungen als Gruppe zu deaktivieren. Ihre Benutzer haben diese Wahl nur, wenn sie mit ihren Organisationsanmeldeinformationen (manchmal auch als Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bezeichnet) bei Office angemeldet sind, nicht, wenn sie mit einer persönlichen E-Mail-Adresse angemeldet sind.

Auch sind einige dieser optionalen verbundenen Erfahrungen als verbundene Erfahrungen zu betrachten, die Inhalte analysieren oder Onlineinhalte herunterladen. Beispielsweise ist das Einfügen von Bildern eine von Microsoft Bing unterstützte optionale verbundene Erfahrung, aber ebenso ist sie als verbundene Erfahrung, die Online-Inhalte herunterlädt, zu betrachten. Daher ist bei der Deaktivierung der Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen, in Office zulassen das Einfügen von Bildern für Ihre Benutzer nicht verfügbar. Auch wenn die Richtlinieneinstellung Zusätzliche optionale verbundene Erfahrungen in Office zulassen aktiviert ist, wird sie Ihren Benutzern nicht zur Verfügung stehen. Weiter Informationen dazu, welche verbundenen Erfahrungen Inhalte analysieren oder Online-Inhalte herunterladen, finden Sie unter Verbundene Erfahrungen in Office.

Eine Ausnahme gilt es jedoch zu beachten. Die Richtlinieneinstellung Verwendung zusätzlicher optionaler verbundener Erfahrungen in Office zulassen steuert keine Erfahrungen, welche eine Verbindung zwischen Ihrem LinkedIn-Konto und Ihrem Microsoft-Geschäfts-, Schul- oder Unikonto erfordern. Um diese Arten von Oberflächen zu steuern, wie z. b. die LinkedIn-Informationen auf einer Profilkarte in Outlook, lesen Sie LinkedIn in Microsoft-Apps und-Dienste und Integration von LinkedIn-Kontoverbindungen in Microsoft Entra ID.

Richtlinieneinstellung für die meisten verbundenen Erfahrungen

Verwenden Sie die Richtlinieneinstellung Verwendung verbundener Dienste in Office zulassen, um zu steuern, ob die meisten über Microsoft 365 Apps for Enterprise zugänglichen verbundenen Dienste Ihren Benutzern zur Verfügung stehen. Wenn Sie die Richtlinieneinstellung deaktivieren, stehen folgende verbundene Erfahrungen Ihren Benutzern nicht zur Verfügung:

• Dienste, die Ihre Inhalte analysieren
• Dienste, die Onlineinhalte herunterladen
• Optionale verbundene Erfahrungen

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellung deaktivieren, werden zudem die meisten anderen verbundenen Oberflächen wie die gemeinsame Dokumenterstellung und die Onlinedateispeicherung ebenso deaktiviert. Eine Liste dieser anderen verbundenen Erfahrungen finden Sie unter Verbundene Erfahrungen in Office.

Wenn Sie sich entscheiden, diese verbundenen Dienste zu deaktivieren, bleiben jedoch bestimmte Office-Funktionen verfügbar, wie beispielsweise das Synchronisieren eines Postfachs in Outlook und Teams und Skype for Business werden weiterhin funktionieren. Wesentliche Dienste, z. B. der Lizenzdienst, der Ihre ordnungsgemäße Lizenzierung für die Nutzung von Microsoft bestätigt, bleiben weiterhin verfügbar.

Vorhandene Richtlinieneinstellungen, die von neuen Richtlinieneinstellungen ersetzt werden

Es gibt zwei vorhandene Richtlinieneinstellungen, die ab Version 1904 nicht mehr für Microsoft 365 Apps for Enterprise gelten. Dies sind folgende Richtlinieneinstellungen:

• Persönliche Informationensenden, die Sie unter „Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\Microsoft Office 2016\Datenschutz\Trust Center“ finden.

• Onlineinhaltsoptionenfinden Sie unter Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\Microsoft Office 2016\Tools | Optionen | Allgemein | Dienstoptionen...\Onlineinhalt.

Ab Version 1904 hat das Konfigurieren dieser beiden vorhandenen Richtlinieneinstellungen keine Auswirkung auf Microsoft 365 Apps for Enterprise. Sie sind ungültig, da ihre Funktionalität durch diese neuen Richtlinieneinstellungen ersetzt wird:

• Verbundene Erfahrungen, welche Inhalte analysieren, in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen, welche Onlineinhalte herunterladen, in Office zulassen
• Zusätzliche optionale verbundene Erfahrungen in Office zulassen
• Verbundene Erfahrungen in Office zulassen

Diese neuen Richtlinieneinstellungen ermöglichen Ihnen einen präzisere Steuerung der Ebenen als die zwei vorhandenen Richtlinieneinstellungen. Wenn Sie zuvor beispielsweise die RichtlinieneinstellungPersönliche Informationen sendenverwendet haben, wurden sowohl PowerPoint-Schnellstarter als auch Intelligentes Nachschlagen deaktiviert. Verwenden Sie aber nun, mit den neuen Richtlinieneinstellungen, die Richtlinieneinstellung Verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte analysieren, in Office zulassen, um diese verbundenen Erfahrungen zu deaktivieren, wird nur das Intelligente Nachschlagen deaktiviert. PowerPoint-Schnellstarter wird für die Benutzer weiterhin verfügbar sein.

Die Richtlinieneinstellungen erscheinen weiterhin im Gruppenrichtlinienverwaltungstool, da sie weiterhin für volumenlizenzierte Versionen von Office 2016 und Office 2019, wie beispielsweise Office Professional Plus 2019, gelten.

Was passiert mit vorhandenen Richtlinieneinstellungen, die verbundene Erfahrungen steuern?

Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, gibt es einige vorhandene Richtlinieneinstellungen, mit denen Sie verbundene Erfahrungen steuern können. Hier einige Beispiele für vorhandene Richtlinieneinstellungen:

• PowerPoint Designer-Optionenunter Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\Microsoft Office 2016\Tools | Optionen | Allgemein | Dienstoptionen...\PowerPoint Designer

• Schnellstarter deaktivierenunter Benutzerkonfiguration\Richtlinien\Administrative Vorlagen\Microsoft PowerPoint 2016\PowerPoint-Optionen\Allgemein

Sie können diese vorhandenen Richtlinien weiterhin verwenden, wenn Sie einzelne verbundene Erfahrungen deaktivieren möchten. Aber denken Sie daran, dass wenn Sie eine der neuen Richtlinieneinstellungen verwenden, diese möglicherweise eine verbundene Erfahrung deaktiviert, die Sie mit einer anderen Richtlinieneinstellung aktiviert haben.

Allgemein gilt, dass wenn eine Richtlinieneinstellung konfiguriert ist, um eine bestimmte verbundene Erfahrung zu aktivieren, während gleichzeitig eine andere Richtlinieneinstellung konfiguriert ist, um diese Art verbundene Erfahrung zu deaktivieren, ist diese bestimmte verbundene Erfahrung für Benutzer nicht verfügbar.

Datenschutzrelevante Änderungen an der Office-Benutzeroberfläche

Es gibt einige Änderungen der Benutzeroberfläche von Microsoft 365 Apps for Enterprise hinsichtlich des Datenschutzes, die Ihre Benutzer möglicherweise bemerken und zu denen sie Fragen stellen werden. Diese Änderungen sind ein direktes Ergebnis der ab Version 1904 gültigen neuen Datenschutzkontrollen und Richtlinieneinstellungen.

Dialog zu optionalen verbundenen Erfahrungen

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, Ihren Benutzern Optionale verbundene Erfahrungen zur Verfügung zu stellen, wird sich beim erstmaligen Öffnen der Office-App durch den Benutzer nach der Aktualisierung auf Version 1904 oder höher ein Informationsdialogfeld öffnen. Dieses Dialogfeld informiert Ihre Benutzer darüber, dass sie die Wahl haben, diese optionalen verbundenen Erfahrungen zu verwenden, und teilt ihnen mit, dass Sie unter Datei>Konto>Kontodatenschutz diese Richtlinieneinstellung ändern können.

Von der Office-Benutzeroberfläche entfernte Datenschutzeinstellungen

Die folgenden Einstellungen werden aus Datei>Optionen>Trust Center>Trust Center-Einstellungen...>Datenschutzoptionenentfernt:

• Holen Sie sich Designs, Informationen, Empfehlungen und Dienste, indem Sie Office erlauben, auf Ihr Gerät zuzugreifen und basierend auf den auf dem Gerät vorhandenen Office-Inhalten Produktverbesserungen vorzunehmen.

• Verbindung von Office mit Microsoft-Onlinediensten zulassen, um für Ihre Nutzung und Ihre Voreinstellungen relevante Funktionen bereitzustellen.

Weiterhin wurde unter Datei>Optionen>Allgemeindie Möglichkeit, intelligente Office-Dienste zu aktivieren, entfernt.

Die hierzu entsprechenden Einstellungen kontrollieren Sie als Administrator für Ihre Organisation nun mit den vorab erläuterten neuen Richtlinieneinstellungen.

Der Office-Benutzeroberfläche hinzugefügten Datenschutzeinstellungen

Im Folgenden die neuen, der Office-Benutzeroberfläche hinzugefügten Elemente:

• Unter Datei>Konto finden Benutzer nun eine neue Auswahl fürKonto-Datenschutz>Einstellungen verwalten. Unter Einstellungen verwalten können Benutzer nun die zusätzlichen optionalen verbundenen Erfahrungen deaktivieren, wenn Sie ihnen diese Möglichkeit gegeben haben.

• Unter Datei>Optionen>Trust Center>Trust Center-Einstellungen…>Datenschutzoptionengibt es eine Option, um die Verwendung der Diagnosedatenanzeige auf dem Gerät zu aktivieren.

Steuern der Datenschutzeinstellungen durch Bearbeiten der Registrierung

Einige Administratoren ziehen es vor, Einstellungen direkt in der Registrierung zu ändern, z. B. mithilfe eines Skripts, anstatt die Gruppenrichtlinie oder die Cloud-Richtlinie zu verwenden. Sie können die folgenden Informationen verwenden, um Datenschutzeinstellungen direkt in der Registrierung zu konfigurieren.

Zum Erstellen einer REG-Datei für die Datenschutzeinstellungen öffnen Sie den Editor, und kopieren Sie die Werte in die folgenden Zeilen. Passen Sie die Werte an Ihre Bedürfnisse an, und speichern Sie die Datei. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname die Erweiterung ".reg" aufweist.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Sie können diese REG-Datei z. B. mit dem Befehl "regedit.exe" in einem Skript verwenden, um Datenschutzeinstellungen für den Benutzer zu konfigurieren.