Automatisches Speichern gesendeter Elemente im Postfach des Delegators in Exchange Online

Postfächer in Microsoft 365 oder Office 365 können so eingerichtet werden, dass jemand (z. B. ein Assistent der Geschäftsleitung) auf das Postfach einer anderen Person (z. B. eines Vorgesetzten) zugreifen und E-Mails als diese senden kann. Diese Personen werden oft als Stellvertretung bzw. Delegator bezeichnet. Wir nennen sie der Einfachheit halber "Assistent" und "Manager". Wenn einem Assistenten Zugriff auf das Postfach eines Vorgesetzten gewährt wird, wird dies als delegierter Zugriff bezeichnet.

Personen häufig delegierte Zugriffs- und Sendeberechtigungen einrichten, damit ein Assistent den Kalender eines Vorgesetzten verwalten kann, an den er Besprechungsanfragen senden und beantworten muss. Wenn ein Assistent E-Mails als oder im Auftrag eines Vorgesetzten sendet, wird die gesendete Nachricht standardmäßig im Ordner Gesendete Elemente des Assistenten gespeichert. Sie können diesen Artikel verwenden, um dieses Verhalten so zu ändern, dass die gesendete Nachricht in den Ordnern "Gesendete Elemente" des Assistenten und des Vorgesetzten gespeichert wird.

Sehen wir uns ein kurzes Beispiel dafür an, wie dies in der Praxis funktionieren würde:

• Mary ist Vice President von Global Sales. Sie hat einen sehr vollen Zeitplan und Rob, ihren Assistenten für die Geschäftsleitung, um ihren Kalender zu verwalten.

• Um Mary zu helfen, wurde Robs Delegierter Zugriff auf Marys Postfach und zum Senden von Nachrichten in ihrem Namen gewährt. Dadurch kann er sehen, was in ihrem Kalender ist; Besprechungsanfragen planen, annehmen und ablehnen; und antworten auf Nachrichten.

• Nachrichten, die Rob im Namen von Mary sendet, werden in seinem Ordner Gesendete Elemente gespeichert. Mary möchte eine Kopie, damit Rob die Nachrichten, die er in ihrem Namen gesendet hat, manuell aus seinem Ordner "Gesendete Elemente" in ihren Ordner "Gesendete Elemente" kopiert.

• Rob fragt sich, ob es eine bessere Möglichkeit gibt, gesendete Elemente zu verarbeiten, also fragt er seinen IT-Helpdesk. Er erfährt, dass Marys Postfach so eingerichtet werden kann, dass Nachrichten, die er in ihrem Namen sendet, sowohl in seinen Gesendeten Elementen als auch in ihren Gesendeten Elementen automatisch gespeichert werden können. Dies ist genau das, was er will, also bittet er den Helpdesk, es einzurichten.

Senden als... Im Auftrag senden... was bedeuten sie und welche sollte ich wählen?

Wenn Sie eine Person als Stellvertretung für das Postfach eines Vorgesetzten einrichten, können Sie auswählen, ob sie "Als Vorgesetzter senden" oder "Im Namen senden" auswählen. Der Unterschied ist subtil, kann aber in einigen Organisationen wichtig sein:

• Senden als Wenn eine Person über die Berechtigung "Senden als" für ein Postfach verfügt, werden nachrichten, die sie aus diesem Postfach senden, nur den Namen des Postfachbesitzers im Feld Von: der Nachricht angezeigt. Wenn Rob im obigen Beispiel über die Berechtigungen "Senden als" für Marys Postfach verfügt, werden Nachrichten, die er von ihrem Postfach aus sendet, Von: Mary an Empfänger angezeigt.

• Im Auftrag senden Wenn eine Person über die Berechtigung "Im Auftrag senden" für ein Postfach verfügt, zeigen Nachrichten, die sie aus dem Postfach des Besitzers senden, an, dass die Nachricht von einer Person im Namen des Postfachbesitzers gesendet wurde. Wenn Rob im obigen Beispiel über die Berechtigungen "Im Namen senden" für Marys Postfach verfügt, werden Nachrichten, die er aus ihrem Postfach sendet, Von: Rob im Namen von Mary an empfänger angezeigt.

Die Sendeberechtigungen, die eine Person für das Postfach eines anderen Benutzers hat, sind wichtig, wenn Sie darüber nachdenken, wie gesendete Elemente behandelt werden sollen. Dies liegt daran, dass Sie für jede Berechtigungsebene entscheiden können, ob Nachrichten nur im Ordner "Gesendete Elemente" des Assistenten oder sowohl in den Ordnern "Gesendete Elemente" des Assistenten als auch in den Ordnern "Gesendete Elemente" des Vorgesetzten gespeichert werden sollen. Microsoft 365 und Office 365 standardmäßig gesendete Elemente für Nachrichten, die mit den Berechtigungen "Senden als" und "Im Auftrag senden" gesendet wurden, nur in den gesendeten Elementen des Assistenten speichern. Sie können dieses Standardverhalten mithilfe der folgenden Schritte ändern.

Gewusst wie ein Postfach einrichten, um Nachrichten als "Gesendet" zu speichern, wenn sie von einem Assistenten gesendet werden?

Wenn Sie diese Schritte ausführen, werden alle Nachrichten, die als der Vorgesetzte gesendet werden, dessen Postfach Sie konfigurieren, im Ordner Gesendete Elemente des Vorgesetzten gespeichert. Um dies einzurichten, führen Sie einfach die folgenden Schritte aus. Sie müssen Windows PowerShell verwenden, um die Schritte auszuführen. Wenn Sie sie noch nicht verwendet haben, wechseln Sie zu Verbinden mit Exchange Online PowerShell, um Anweisungen zum Herstellen einer Verbindung zu erhalten. Es gibt auch ein großartiges Video!

1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

2. Rufen Sie die E-Mail-Adresse des Managers ab.

3. Verwenden Sie die folgende Syntax in Exchange Online PowerShell-Fenster:

   Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
   

Wenn Marys E-Mail-Adresse beispielsweise lautet mary@contoso.com, würde ihre IT-Abteilung den folgenden Befehl ausführen:

Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Das ist alles. Der Manager erhält jetzt automatisch eine Kopie aller nachrichten, die von einem Assistenten in seinen Ordner Gesendete Elemente gesendet wurden.

Gewusst wie ein Postfach einrichten, um "Im Auftrag gesendete" Nachrichten eines Vorgesetzten zu speichern, wenn sie von einem Assistenten gesendet werden?

Wenn Sie diese Schritte ausführen, werden alle Nachrichten, die im Auftrag des Vorgesetzten gesendet werden, dessen Postfach Sie konfigurieren, im Ordner Gesendete Elemente des Vorgesetzten gespeichert. Um dies einzurichten, führen Sie einfach die folgenden Schritte aus. Sie müssen Windows PowerShell verwenden, um die Schritte auszuführen. Wenn Sie sie noch nicht verwendet haben, wechseln Sie zu Verbinden mit Exchange Online PowerShell, um Anweisungen zum Herstellen einer Verbindung zu erhalten. Es gibt auch ein großartiges Video!

1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

2. Rufen Sie die E-Mail-Adresse des Managers ab.

3. Verwenden Sie die folgende Syntax in der Exchange Online PowerShell:

   Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
   

Wenn Marys E-Mail-Adresse beispielsweise lautet mary@contoso.com, würde ihre IT-Abteilung den folgenden Befehl ausführen:

Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Das ist alles. Der Manager erhält jetzt automatisch eine Kopie aller nachrichten, die von einem Assistenten in seinen Ordner Gesendete Elemente gesendet wurden.