Verwenden der Microsoft Graph-APIs für die Datensatzverwaltung

Die Microsoft Purview-Datensatzverwaltungs-APIs unterstützen Organisationen bei der Verwaltung der Aufbewahrung und Löschung von Daten, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen und Compliancebestimmungen zu erfüllen, und steigern die Effizienz, indem sie die regelmäßige Löschung von Elementen ermöglichen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Verwalten von Aufbewahrungsbezeichnungen

Viele Organisationen müssen ihre Daten verwalten, um branchenspezifische Vorschriften und interne Richtlinien einzuhalten, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Sicherheitsverletzungen zu verringern und ihren Mitarbeitern einen effektiven und agilen Austausch von Wissen zu ermöglichen, das für sie aktuell und relevant ist. Die Verwaltung von Daten umfasst in der Regel die angemessene Aufbewahrung oder Löschung verschiedener Arten von Inhalten.

Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, um Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen für Microsoft 365-Inhalte zu konfigurieren. Sie können z. B. Aufbewahrungszeiträume ab dem Zeitpunkt festlegen, an dem der Inhalt bezeichnet wurde, und Sie können die Löschungsprüfung als Aktion am Ende des Aufbewahrungszeitraums festlegen.

Darüber hinaus können Sie Dateiplandeskriptoren verwenden, um eine Aufbewahrungsbezeichnung zu ergänzen und die Verwaltbarkeit und organization von Microsoft 365-Inhalten zu verbessern. Beispiele für Dateiplandeskriptoren sind Autorität, Zitat und Abteilung.

Auslösen von Ereignissen für eine vorhandene Bezeichnung

Einige Szenarien erfordern den Beginn eines Aufbewahrungszeitraums für bestimmte Dokumente bei einem bestimmten Ereignis, z. B. wenn ein Mitarbeiter eine organization verlässt, ein Vertrag ausläuft oder das Geschäftsjahr endet.

Sie können die ressource retentionLabel verwenden, um die ereignisbasierte Aufbewahrung zu unterstützen, indem Sie die retentionTrigger-Eigenschaft auf dateOfEvent festlegen und die Bezeichnung einer retentionEventType-Ressource zuordnen. Ein retentionEvent ist ebenfalls einem retentionEventType zugeordnet. Wenn ein auslösendes Ereignis auftritt, werden nur Inhalte mit dieser Aufbewahrungsbezeichnung für den angegebenen Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

Beispiel: In einem organization, wenn ein Mitarbeiter ausgeht, müssen die Beschäftigungsdaten 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Verwenden Sie die APIs retentionLabel und retentionEvent , um folgendes für jeden Mitarbeiterdatensatz auszuführen, wenn der Mitarbeiter gestartet wird:

1. Wenden Sie eine retentionLabel-Konfiguration wie folgt an:
   • Ein Anzeigename von "Personalinformationen"
   • Aufbewahrungsdauer von 1827 Tagen (5 Jahre)
   • Lauschen auf den retentionEventType mit dem Namen "Mitarbeiterabgang"
2. Definieren Sie ein retentionEvent mit demselben retentionEventType namens "Employee departure" und als Teil der eventQuery-Sammlung ein Asset ID mit einem Mitarbeiter-ID-Wert als ID-Informationen, die dem Ereignis zugeordnet sind.

Wenn ein Mitarbeiter mit der ID 1234 Contoso verlässt, werden die Informationen im Personalverwaltungssystem aktualisiert. Der Mitarbeiterabgang kann eine neue instance von retentionEvent mit dem Ereignistyp "Employee departure" und als Teil der eventQueries-Eigenschaft eine eventQuery mit der Abfragezeichenfolge "AssetID:1234" auslösen. Auf diese Weise erhalten Mitarbeiterdatensatzelemente, die die Aufbewahrungsbezeichnung "Personalinformationen" verwenden und der Mitarbeiter-ID 1234 zugeordnet sind, ihren 5-jährigen Aufbewahrungszeitraum ab dem Datum des Mitarbeiterabgangsereignisses.

Entitäten

Die Datensatzverwaltungs-API enthält die folgenden Schlüsselentitäten.