Erstellen Sie Aufbewahrungsbezeichnungen für Ausnahmen von Ihren Aufbewahrungsrichtlinien

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Im Rahmen Ihrer Data Governance-Strategie müssen Sie möglicherweise einige Aufbewahrungsbezeichnungen für Elemente erstellen, die Ausnahmen von Ihren Aufbewahrungsrichtlinien benötigen, damit Sie aufbewahren können, was Sie benötigen, und löschen, was Sie nicht benötigen.

Während Aufbewahrungsrichtlinien automatisch für alle Elemente auf Containerebene gelten (z. B. SharePoint Websites, Benutzerpostfächer usw.), gelten Aufbewahrungsbezeichnungen für einzelne Elemente, z. B. ein SharePoint-Dokument oder eine E-Mail-Nachricht.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Grundsätze der Aufbewahrung verstehen, bevor Sie Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, um eine Aufbewahrungsrichtlinie für bestimmte SharePoint-, OneDrive- oder Exchange-Elemente zu ergänzen. In der Regel verwenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen, um bestimmte Elemente länger als eine angewendete Aufbewahrungsrichtlinie aufzubewahren, aber sie können auch verwendet werden, um die automatische Löschung am Ende des Aufbewahrungszeitraums außer Kraft zu setzen oder einen anderen Löschungszeitraum anzuwenden.

Typisches Beispiel: Der Großteil der Inhalte auf Ihren SharePoint Websites muss drei Jahre lang aufbewahrt werden, was durch eine Aufbewahrungsrichtlinie abgedeckt wird. Sie haben jedoch einige Vertragsdokumente, die sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Diese Ausnahmen können mit Aufbewahrungsbezeichnungen behoben werden. Nachdem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie allen SharePoint Websites zugewiesen haben, wenden Sie die Aufbewahrungsbezeichnungen auf die Vertragsdokumente an. Alle SharePoint-Elemente werden drei Jahre aufbewahrt, lediglich die Vertragsunterlagen sieben Jahre.

Weitere Beispiele dafür, wie Aufbewahrungsbezeichnungen als Ausnahmen von Aufbewahrungsrichtlinien verwendet werden können, finden Sie unter Kombinieren von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützen auch mehr Funktionen als Aufbewahrungsrichtlinien. Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen der Funktionen für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Verwenden Sie die folgenden Informationen, um Aufbewahrungsbezeichnungen als Ergänzung von Aufbewahrungsrichtlinien als Teil Ihrer Strategie zur Datenlebenszyklusverwaltung zu erstellen.

Hinweis

Erstellen Sie Aufbewahrungsetiketten aus der Lösung zur Datensatzverwaltung anstatt aus der Datenlebenszyklusverwaltung, wenn Sie Aufbewahrungsbezeichnungen zum Verwalten hochwertiger Elemente für geschäftliche, gesetzliche oder behördliche Aufbewahrungspflichten verwenden müssen. Sie möchten beispielsweise eine ereignisbasierte Aufbewahrungs- oder Dispositionsprüfung verwenden. Anweisungen finden Sie unter Verwenden des Dateiplans zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsbezeichnungen.

Tipp

Wenn Sie kein E5-Kunde sind, verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen Ihre Organisation bei der Verwaltung von Datensicherheits- und Complianceanforderungen unterstützen können. Starten Sie jetzt im Testhub für Microsoft Purview-Complianceportal. Erfahren Sie mehr über Anmelde- und Testbedingungen.

Bevor Sie beginnen

Der globale Administrator Ihrer Organisation verfügt über umfassende Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten von Aufbewahrungsbezeichnungen und deren Richtlinien. Wenn Sie sich nicht als globaler Administrator anmelden, lesen Sie Berechtigungen für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen für die Datenlebenszyklusverwaltung

Für diese Konfiguration können Sie entweder das Microsoft Purview-Portal oder die Microsoft Purview-Complianceportal verwenden.

  1. Navigieren Sie abhängig vom verwendeten Portal zu einem der folgenden Speicherorte:

    • Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Datenlebenszyklusverwaltung Karte >Aufbewahrungsbezeichnungen.

      Wenn die Data Lifecycle Management-Lösung Karte nicht angezeigt wird, wählen Sie Alle Lösungen anzeigen und dann im Abschnitt Datengovernance die Option Datenlebenszyklusverwaltung aus.

    • Melden Sie sich auf der Registerkarte Microsoft365-Bezeichnungen> für die Microsoft Purview-Complianceportal >Solutions>Data Lifecycle Management> an.

  2. Wählen Sie Bezeichnung erstellen aus, und folgen Sie den Anweisungen, um die Aufbewahrungsbezeichnung zu erstellen. Achten Sie darauf, welchen Namen Sie wählen, da dieser nach dem Speichern der Bezeichnung nicht mehr geändert werden kann.

    Weitere Informationen zu den Aufbewahrungseinstellungen finden Sie unter Einstellungen zum Aufbewahren und Löschen von Inhalten.

  3. Nachdem Sie die Bezeichnung erstellt haben und die Optionen zum Veröffentlichen der Bezeichnung angezeigt werden, können Sie die Bezeichnung entweder automatisch anwenden oder einfach nur speichern: Wählen Sie Bezeichnung vorerst nur speichern und dann Fertig aus.

  4. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Aufbewahrungsbezeichnungen zu erstellen, die Sie für unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen benötigen.

Wenn Sie eine vorhandene Bezeichnung bearbeiten möchten, markieren Sie sie, und wählen Sie dann Bezeichnung bearbeiten aus, um die Konfiguration zum Bearbeiten der Aufbewahrungsrichtlinie zu starten, mit der Sie die Bezeichnungsbeschreibungen und alle zutreffenden Einstellungen aus Schritt 2 ändern können.

Die meisten Einstellungen können nicht geändert werden, nachdem die Bezeichnung erstellt und gespeichert wurde, einschließlich des Bezeichnungsnamens und der Aufbewahrungseinstellungen mit Ausnahme des Aufbewahrungszeitraums.

Nächste Schritte

Nachdem Sie Aufbewahrungsbezeichnungen erstellt haben, können Sie Elementen hinzugefügt werden, indem Sie die Bezeichnungen veröffentlichen oder automatisch anwenden: