Informationen zur Aufbewahrung für Exchange

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Die Informationen in diesem Artikel ergänzen den Beitrag Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien, da er spezifische Angaben für Exchange beinhaltet. Informationen zu anderen Arbeitsbereichen finden Sie unter:

Tipp

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Lieferumfang für Aufbewahrung und Löschung

Die folgenden Exchange-Elemente aus Benutzerpostfächern und freigegebenen Postfächern können mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aufbewahrt und gelöscht werden: E-Mail-Nachrichten (einschließlich empfangener Nachrichten, Entwürfe, gesendeter Nachrichten) mit allen Anlagen, Aufgaben, wenn sie ein Enddatum haben, und Notizen.

Kalenderelemente mit einem Enddatum werden in Aufbewahrungsrichtlinien unterstützt, aber nicht in Aufbewahrungsbezeichnungen.

Öffentliche Ordner werden für Aufbewahrungsrichtlinien, aber nicht für Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützt.

Kontakte und alle Aufgaben und Kalenderelemente, die kein Enddatum aufweisen, werden nicht unterstützt.

Andere in einem Postfach gespeicherte Elemente, z. B. gespeicherte Skype- und Teams-Nachrichten, werden in Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen für Exchange nicht einbezogen. Diese Elemente haben ihre eigenen Aufbewahrungsrichtlinien.

Postfächer müssen über mindestens 10 MB Daten verfügen, bevor Aufbewahrungseinstellungen auf sie angewendet werden, und Aufbewahrungsbezeichnungen können für sie veröffentlicht werden.

Funktionsweise einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Exchange

Sowohl Postfächer als auch öffentliche Ordner verwenden den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ zum Aufbewahren von Elementen. Nur Personen, denen eDiscovery-Berechtigungen zugewiesen wurden, können Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" eines anderen Benutzers anzeigen.

Wenn ein Benutzer eine Nachricht in einem anderen Ordner als dem Ordner Gelöschte Elemente löscht, wird die Nachricht standardmäßig in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Ein Benutzer kann ein Element jedoch auch mittels UMSCHALT+ENTF aus einem Ordner löschen. Dadurch wird der Ordner „Gelöschte Elemente“ umgangen und das Element direkt in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf einen Exchange-Speicherort anwenden, wertet ein Zeitgeberauftrag regelmäßig die Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aus. Wenn ein Element nicht den Regeln von mindestens einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung zum Aufbewahren des Elements entspricht, wird es dauerhaft aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht (auch als endgültig gelöscht bezeichnet). Elemente, die für die Löschungsprüfung konfiguriert sind, werden nie endgültig aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht, bis die Löschung bestätigt wurde.

Hinweis

Aufgrund des ersten Aufbewahrungsprinzips wird die endgültige Löschung immer ausgesetzt, wenn dasselbe Element aufgrund von einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung aufbewahrt werden muss oder sich aus rechtlichen oder juristischen Gründen in eDiscovery-Aufbewahrungspflichten befindet.

Der Zeitgeberauftrag kann bis zu sieben Tage für die Ausführung benötigen und der Exchange-Speicherort muss mindestens 10 MB umfassen.

Wenn ein Benutzer versucht, Eigenschaften eines Postfachelements zu ändern – zum Beispiel Betreff, Text, Anhänge, Sender und Empfänger oder Sende- bzw. Empfangsdatum einer Nachricht – wird eine Kopie des ursprünglichen Elements im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gespeichert, bevor die Änderung übernommen wird. Diese Aktion findet für alle nachfolgenden Änderungen statt. Am Ende des Aufbewahrungszeitraums werden Kopien im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" endgültig gelöscht.

Nachdem Exchange-Inhalten eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, sind die Inhaltspfade davon abhängig, ob die Aufbewahrungseinstellungen die Aufbewahrung und das Löschen, die reine Aufbewahrung oder das reine Löschen vorgeben.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen das Aufbewahren und Löschen vorgeben:

Diagramm des Aufbewahrungsverlaufs bei E-Mails und öffentlichen Ordnern.

  1. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums vom Benutzer geändert oder dauerhaft gelöscht wird (entweder UMSCHALT+ENTF oder aus "Gelöschte Elemente" gelöscht), wird es in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben (oder im Fall der Bearbeitung kopiert). Dort wird in regelmäßigen Abständen ein Zeitgeberauftrag ausgeführt, der Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von vierzehn Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass 14 Tage die Standardeinstellung ist, die aber auf bis zu 30 Tage festgelegt werden kann.

  2. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird, wird derselbe Prozess in regelmäßigen Abständen für alle Ordner im Postfach ausgeführt, und es werden Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass 14 Tage die Standardeinstellung ist, die aber auf bis zu 30 Tage festgelegt werden kann.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen das reine Aufbewahren oder das reine Löschen vorgeben, stellen die Inhaltspfade Varianten von "Aufbewahren und Löschen" dar:

Inhaltspfade für Aufbewahrungseinstellungen für reine Aufbewahrung

  1. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums geändert oder gelöscht wird: Eine Kopie des ursprünglichen Elements wird im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ erstellt und bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt, wo dann die Kopie im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf des Elements endgültig gelöscht wird.

  2. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird: Weder vor noch nach dem Aufbewahrungszeitraum passiert etwas. Das Element verbleibt an seinem Ursprungsort.

Inhaltspfade für Aufbewahrungseinstellungen für reines Löschen

  1. Wenn das Element während des festgelegte Zeitraums nicht gelöscht wird, wird es am Ende des in der Aufbewahrungsrichtlinie festgelegten Zeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben.

  2. Wenn das Element während des festgelegten Zeitraums gelöscht wird, wird es sofort in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Wenn ein Benutzer das Element dort löscht oder den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ leert, wird das Element endgültig gelöscht. Andernfalls wird das Element endgültig gelöscht, nachdem es 14 Tage im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ aufbewahrt wurde.

Benutzerbenachrichtigung über Ablaufdatum

Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange weisen im Gegensatz zu Aufbewahrungsrichtlinien für die anderen Microsoft 365-Workloads eine Benutzerpräsenz auf, indem oben in jeder E-Mail-Nachricht der Name der Aufbewahrungsrichtlinie mit dem kürzesten Ablaufdatum für das Element angezeigt wird und das berechnete Ablaufdatum für diesen Artikel. Benutzer sehen diese Benachrichtigung nicht, wenn die Aufbewahrungsrichtlinie keine Elemente löscht (nur Aufbewahrung).

Wenn einer E-Mail-Nachricht eine Aufbewahrungsbezeichnung zugewiesen wird, werden der Name dieser Bezeichnung und das entsprechende Ablaufdatum immer angezeigt und ersetzen den Namen und das Datum aus allen auf das Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien.

Denken Sie in diesem Zusammenhang daran, dass das Ablaufdatum für das Löschen einer E-Mail der Zeitpunkt ist, an dem Benutzer erwarten können, dass die E-Mail-Nachricht automatisch in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben wird (sofern nicht bereits dort vorhanden). E-Mails im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" werden nicht dauerhaft gelöscht, sondern verbleiben dort aus Compliance-Zwecken, wenn sie Aufbewahrungseinstellungen zum Aufbewahren unterliegen oder aus rechtlichen oder Untersuchungsgründen einer eDiscovery-Sperre unterliegen.

Wenn ein Benutzer die Organisation verlässt

Wenn ein Benutzer Ihre Organisation verlässt und sein Postfach in einer Aufbewahrungsrichtlinie enthalten ist, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach, wenn das Microsoft 365-Konto des Benutzers gelöscht wird. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs unterliegen weiterhin jeglicher Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Postfach zugewiesen wurde, bevor es inaktiv wurde, und die Inhalte sind für eDiscovery-Suchen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Inaktive Postfächer in Exchange Online.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen nicht mehr gelten, weil die Daten endgültig gelöscht wurden oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann der Exchange-Administrator jetzt das inaktive Postfach löschen. In diesem Szenario wird das inaktive Postfach nicht automatisch gelöscht.

Konfigurationsleitfaden

Wenn Sie noch nicht mit der Konfiguration der Aufbewahrung in Microsoft 365 vertraut sind, lesen Sie Erste Schritte mit der Datenlebenszyklusverwaltung.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung für Exchange konfigurieren möchten, lesen Sie die folgenden Anweisungen: