Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team (IT-Administratoren)

Wenn Sie über Dokumente, Aufgaben und Unterhaltungen hinweg mit Gästen zusammenarbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen Microsoft Teams zu verwenden. Teams bietet aale in SharePoint und Office verfügbaren Features für die Zusammenarbeit mit beständigem Chat und einer anpassbaren und erweiterbaren Auswahl an Tools für die Zusammenarbeit in einer vereinheitlichten Benutzererfahrung.

In diesem Artikel werden die einzelnen Konfigurationsschritte von Microsoft 365 behandelt, die erforderlich sind, um ein Team für die Zusammenarbeit mit Gästen einzurichten. Sobald Sie den Gastzugriff konfiguriert haben, können Sie Gäste zu Teams einladen, indem Sie den Schritten in Gästen in ein Team in Teams einladen folgen.

Videodemonstration

Dieses Video zeigt die in diesem Dokument beschriebenen Konfigurationsschritte.

Einstellungen für die externe Zusammenarbeit für externe Microsoft Entra-ID

Die Freigabe in Microsoft 365 wird auf höchster Ebene durch die Einstellungen für die externe B2B-Zusammenarbeit in Microsoft Entra External ID gesteuert. Wenn die Gastfreigabe in der externen Microsoft Entra-ID deaktiviert oder eingeschränkt ist, setzt diese Einstellung alle Freigabeeinstellungen außer Kraft, die Sie in Microsoft 365 konfigurieren.

Überprüfen Sie die Einstellungen für die externe Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass die Freigabe für Gäste nicht blockiert wird.

Festlegen der Einstellungen für die Azure Externe Zusammenarbeit

1. Melden Sie sich unter bei der externen Microsoft Entra-ID an https://entra.microsoft.com/.
2. Erweitern Sie im linken Navigationsbereich Externe Identitäten.
3. Wählen Sie Einstellungen für externe Zusammenarbeit aus.
4. Stellen Sie sicher, dass entweder Mitgliedsbenutzer und Benutzer mit bestimmten Administratorrollen Gastbenutzer einladen können, einschließlich Gästen mit Mitgliedsberechtigungen oder Jeder in der Organisation kann Gastbenutzer einladen, einschließlich Gäste und Nicht-Administratoren aktiviert ist.
5. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern aus.

Beachten Sie die Einstellungen im Bereich Einschränkungen für die Zusammenarbeit. Stellen Sie sicher, dass die Domänen der Gäste, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, nicht blockiert sind.

Wenn Sie mit Gästen aus mehreren Organisationen arbeiten, können Sie deren Zugriff auf Verzeichnisdaten einschränken. Dadurch wird verhindert, dass sie sehen, wer ein anderer Gast im Verzeichnis ist. Wählen Sie dazu unter Einschränkungen des Gastzugriffs die Einstellung Gastbenutzer haben eingeschränkten Zugriff auf Eigenschaften und die Mitgliedschaft bei den Einstellungen der Verzeichnisobjekte oder Zugriff der Gastbenutzer ist auf Eigenschaften und die Mitgliedschaft bei ihren eigenen Verzeichnisobjekten eingeschränkt.

Gastzugriffseinstellungen für Teams

Teams verfügt über einen Ein-/Aus-Schalter für den Gastzugriff und verschiedene Einstellungen, um zu steuern, was Gäste in einem Team tun können. Die Einstellung Gastzugriff in Teams zulassen muss ein sein, damit der Gastzugriff in Teams funktioniert.

Stellen Sie sicher, dass der Gastzugriff in Teams aktiviert ist und nehmen Sie Anpassungen an den Gasteinstellungen je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen vor. Bedenken Sie, dass sich diese Einstellungen auf alle Teams auswirken.

So legen Sie die Gastzugriffseinstellungen für Teams fest

1. Melden Sie sich unter beim Microsoft 365 Admin Center an https://admin.microsoft.com.
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Alle anzeigen aus.
3. Wählen Sie unter Admin Center die Option Teams aus.
4. Wählen Sie im Teams Admin Center im linken Navigationsbereich Benutzer>Gastzugriff aus.
5. Stellen Sie sicher, dass Gastzugriff auf Ein festgelegt ist.
6. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an den zusätzlichen Gasteinstellungen vor, und wählen Sie dann Speichern aus.

Sobald Sie den Teams-Gastzugriff aktiviert haben, können Sie den Gastzugriff zu einzelnen Teams und deren zugeordneten SharePoint-Websites optional mithilfe von Vertraulichkeitsbeschriftungen steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen zum Schutz von Inhalten in Microsoft Teams, Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites.

Gasteinstellungen für Microsoft 365-Gruppen

Teams verwendet Microsoft 365-Gruppen für die Teammitgliedschaft. Die Gasteinstellungen für Microsoft 365-Gruppen müssen aktiviert sein, damit der Gastzugriff in Teams funktionieren kann.

So legt man Gasteinstellungen für Microsoft 365-Gruppen fest

1. Erweitern Sie Einstellungen im linken Navigationsbereich des Microsoft 365 Admin Center.
2. Wählen Sie Organisationseinstellungen aus.
3. Wählen Sie in der Liste Microsoft 365-Gruppen aus.
4. Stellen Sie sicher, dass die Kontrollkästchen bei den Einstellungen Gruppenbesitzer Personen außerhalb der Organisation zu Microsoft 365-Gruppen als Gäste hinzufügen lassen und Mitgliedern von Gästegruppen Zugriff auf Gruppeninhalte gewährleisten beide aktiviert sind.
5. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Änderungen speichern aus.

SharePoint-Freigabeeinstellungen auf Organisationsebene

Teams-Inhalte wie Dateien, Ordner und Listen werden alle in SharePoint gespeichert. Damit Gäste in Teams Zugriff auf diese Elemente haben, müssen die SharePoint Freigabeeinstellungen auf Organisationsebene die Freigabe mit Gästen ermöglichen.

Die Einstellungen auf Organisationsebene bestimmen, welche Einstellungen für einzelne Websites zur Verfügung stehen, einschließlich Websites, die zu Teams zugeordnet sind. Die Websiteeinstellungen dürfen nicht weniger einschränkend sein als die Einstellungen auf Organisationsebene.

Wenn Sie die Freigabe von Dateien und Ordnern mit nicht authentifizierten Personen erlauben möchten, wählen Sie Jeder aus. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass sich alle Gäste authentifizieren müssen, wählen Sie Neue und vorhandene Gäste aus. Wählen Sie die freizügigste Einstellung aus, die von jeder Website in Ihrer Organisation benötigt wird.

So legt man SharePoint-Freigabeeinstellungen auf Organisationsebene fest

1. Erweitern Sie im SharePoint Admin Center im linken Navigationsbereich Richtlinien und wählen Sie dann Teilen aus.
2. Stellen Sie sicher, dass die Externe Freigabe für SharePoint auf Jeder oder Neue und vorhandene Gäste eingestellt ist.
3. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern aus.

SharePoint-Standardlinkeinstellungen auf Organisationsebene

Die Standardeinstellungen für Datei- und Ordnerverknüpfung bestimmen die Linkoption, die Benutzern standardmäßig angezeigt wird, wenn sie eine Datei oder einen Ordner freigeben. Benutzer können, wenn sie so möchten, die Verknüpfungsart vor der Freigabe in eine der anderen Optionen ändern.

Bedenken Sie, dass sich diese Einstellung auf alle Teams und SharePoint-Websites in Ihrer Organisation auswirkt.

Wählen Sie einen der folgenden Linktypen aus, der standardmäßig ausgewählt wird, wenn Benutzer Dateien und Ordner freigeben:

• Jeder mit dem Link : Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie viele nicht authentifizierte Freigaben von Dateien und Ordnern erwarten. Wenn Sie Jeder-Links erlauben wollen, aber zufällige nicht authentifizierte Freigaben befürchten, erwägen Sie eine der anderen Optionen als Standard. Diese Verknüpfungsart ist nur verfügbar, wenn Sie die Freigabe auf Jeder aktiviert haben.
• Nur Personen in Ihrer Organisation – Wählen Sie diese Option, wenn Sie erwarten, dass die meisten Freigaben von Dateien und Ordnern zwischen Personen innerhalb Ihrer Organisation stattfinden werden.
• Bestimmte Personen : Ziehen Sie diese Option in Betracht, wenn Sie viele Datei- und Ordnerfreigaben für Gäste erwarten. Dieser Typ von Link arbeitet mit Gästen und erfordert deren Authentifizierung.

So legt man SharePoint-Standardlinkeinstellungen auf Organisationsebene fest

1. Gehen Sie im SharePoint Admin Center zu Teilen.
2. Wählen Sie unter Datei- und Ordnerlinks den Link zur Standardfreigabe, den Sie verwenden möchten.
3. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern aus.

Um die Berechtigung für den Freigabelink festzulegen, wählen Sie die Berechtigung aus, die standardmäßig für Freigabelinks ausgewählt ist.

1. Wählen Sie Ansicht aus, wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer Änderungen an den Dateien und Ordnern vornehmen.
2. Wählen Sie Bearbeiten aus, wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Änderungen an den Dateien und Ordnern vorzunehmen.

Wählen Sie optional eine Ablaufzeit für Jeder-Links aus.

Team erstellen

Der nächste Schritt ist das Erstellen des Teams, mit dem Sie vorhaben mit Gästen zusammenzuarbeiten.

So erstellt man eine klassische Teamwebsite

1. Wählen Sie in Teams auf der Registerkarte Teams die Option Einem Team beitreten oder ein Team erstellen (+) aus.
2. Wählen Sie Team erstellen aus.
3. Wählen Sie Von Grund auf neu aus.
4. Wählen Sie bei Bedarf eine Vertraulichkeitsbezeichnung aus.
5. Wählen Sie Privat oder Öffentlich aus.
6. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Team ein, und wählen Sie dann Erstellen aus.
7. Wählen Sie Überspringen aus.

Wir werden Benutzer später einladen. Als nächstes ist es wichtig, dass Sie die Freigabeeinstellungen auf Websiteebene für die SharePoint-Website, die dem Team zugeordnet ist, überprüfen.

SharePoint-Freigabeeinstellungen auf Websiteebene

Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen auf Websiteebene, um sicherzustellen, dass sie die Zugriffsart zulassen, die Sie für dieses Team eingestellt haben möchten. Wenn Sie z. B. die Einstellungen auf Organisationsebene auf Jeder festlegen, von allen Gästen jedoch wollen, dass sie sich für dieses Team authentifizieren, stellen Sie sicher, dass die Freigabeeinstellungen auf Websiteebene auf Neue und vorhandene Gäste festgelegt sind.

So legt man Freigabeeinstellungen auf Websiteebene fest

1. Erweitern Sie im SharePoint Admin Center links im Navigationsbereich Sites und wählen Sie die Option Aktive Sites aus.
2. Wählen Sie die Site des soeben erstellten Teams aus.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungendie Option Weitere Freigabeeinstellungen aus.
4. Vergewissern Sie sich, dass die Freigabe auf Jeder oder Neue und vorhandene Gäste festgelegt ist.
5. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern aus.

Benutzer einladen

Einstellungen für die Gastfreigabe sind nun konfiguriert, Sie können also mit dem Hinzufügen von internen Benutzern und Gästen zu Ihrem Team anfangen.

So lädt man interne Benutzer in ein Team ein

1. Wählen Sie im Team Weitere Optionen (***) und dann Mitglied hinzufügen aus.
2. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten.
3. Wählen Sie Hinzufügen und dann Schließen aus.

Sie kann man Gäste zu einem Team hinzufügen

1. Wählen Sie im Team Weitere Optionen (***) und dann Mitglied hinzufügen aus.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gasts ein, die Sie einladen möchten.
3. Wählen Sie Gastinformationen bearbeiten aus.
4. Geben Sie den vollständigen Namen des Gasts ein, und aktivieren Sie das Häkchen.
5. Wählen Sie Hinzufügen und dann Schließen aus.

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