Planen der Inhalte

Microsoft Search hilft Benutzern, relevante Inhalte zu finden. Microsoft Search ist eine sichere Möglichkeit, sowohl Ihre Intranet- als auch Ihre Webinhalte zu durchsuchen. Diese web- und organisationsübergreifende Art der Integration steht nur bei Microsoft zur Verfügung.

Suchadministratoren nutzen ihr Wissen über die Organisation und ihre Benutzer, um die relevanten Inhalte für Benutzer leicht auffindbar zu machen.

Schritt 1: Identifizieren der Informationen, die Ihre Benutzer benötigen

Finden Sie heraus, wonach Ihre Benutzer suchen, und machen Sie das leicht auffindbar. Hier sind einige Ideen, wie Sie herausfinden können, welche Informationen Benutzer benötigen:

• Ermitteln Sie die Websites und Seiten mit dem meisten Datenverkehr anhand von Intranetsuchprotokollen.
• Ermitteln Sie Apps, Websites und Tools, die täglich oder wöchentlich verwendet werden.
• Suchen Sie direkte Links für Mitarbeitervergütungen.
• Suchen Sie Richtlinien und Prozesse, die Benutzer kennen müssen.
• Entscheiden Sie, mit „wem“ und „wie“ Benutzer den Support kontaktieren sollten.
• Rufen Sie Informationen ab, die auf einer regelmäßigen Basis benötigt werden – entweder jahreszeitlich bedingt oder auf der Grundlage von Geschäftszyklen; Beispiel: Personen die nach Tools zum Reservieren von arbeitsfreier Zeit oder für vierteljährliche wertmäßige Aktualisierungen suchen.
• Sammeln Sie Richtlinien für regionale oder mobile Benutzer wie z. B. Vorteile, die je nach Standort variieren.
• Ermitteln Sie interne Websites und Informationen zu allgemeinen Suchen im Web; Beispiel: Verkehr, Informationen zum öffentlichen Nahverkehr, lokales Wetter, verfügbare Rabatte bei Firmenpartnern sowie Gesundheits- und Fitnessprogramme.
• Suchen Sie Informationen zu vom Unternehmen geförderten Veranstaltungen, Konferenzen oder Erholungsangeboten.
• Recherchieren Sie allgemeine Probleme bei IT, Personalwesen und Support sowie häufig gestellte Fragen (FAQs) und die Antworten darauf.

Schritt 2: Nutzen von Experten für das Fachgebiet (SMEs) und Benutzern

In einer Organisation suchen Benutzer nach einem breiten Spektrum von Themen, das von einfachen Themen wie Büroadressen und Mitarbeitervergütungen bis hin zu komplexen Themen wie neuen Arbeitsprozessen, technischen Informationen und Anleitungen reicht. Das Erstellen oder Auffinden eines solchen breiten Spektrums von Inhalten erfordert Kenntnisse und Kompetenzen in verschiedenen Bereichen, Themen, Technologien usw., und ein Suchadministrator verfügt möglicherweise nicht über die erforderlichen Kompetenzen oder Kenntnisse. Administratoren sollten die Kompetenzen und Kenntnisse anderer Personen in der Organisation nutzen, um die Menge der verfügbaren Inhalte ohne zusätzliche Ressourcen zu skalieren.

Nutzen von SMEs

Nutzen Sie SMEs in der Organisation, einschließlich Experten von der Personalabteilung, dem Support, dem Vertrieb, der Technologie und anderen Schlüsselbereichen. Damit Ihre SMEs Inhalte direkt beisteuern können, fügen Sie sie als Sucheditoren hinzu.

Einbeziehen Ihrer Benutzer

Bitten Sie Benutzer, Ressourcen als Lesezeichen vorzuschlagen. Bitte Sie Benutzer, zusätzlich zum Vorschlagen von Inhalten Fehler wie fehlerhafte oder ungültige Links zu melden.

Schritt 3: Verbessern der Auffindbarkeit von Inhalten mit Antworten

In Microsoft Search erstellt der Suchadministrator Lesezeichen, Q&A, Speicherorte und Grundrisse, um die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern. Jede dieser Suchkomponenten enthält einen Titel, eine URL und eine Gruppe von Schlüsselwörtern, die sie auslösen.

Titel und Beschreibungen

Benutzer verwenden Titel und Beschreibungen, um zu ermitteln, ob das Ergebnis ihre Suchabfrage beantwortet oder ob sie eine andere Suche ausprobieren müssen. Titel und Beschreibungen sollten den grundlegenden Zweck des Ergebnisses widerspiegeln. Ein gutes Beispiel für einen Titel könnte „Vergütungen für Kinderbetreuung“ mit der Beschreibung „Informationen zu Vergütungen als Hilfe bei der Bezahlung von Kinderbetreuungskosten“ sein. So werden die Benutzer, die nach „Kinderbetreuung“ suchen, informiert, dass finanzielle Unterstützungsleistungen verfügbar sind. Außerdem wird ein Link zu weiteren Informationen bereitgestellt.

Schlüsselwörter

Schlüsselwörter sind die Begriffe, die Personen in Ihrer Organisation verwenden, um relevante Inhalte zu finden. Die Zuordnung der entsprechenden Schlüsselwörter zu den Suchergebnissen erleichtert das Auffinden der relevanten Inhalte. Microsoft Search schlägt ein Schlüsselwort basierend auf dem Titel und der URL für Ihren Inhalt vor. Beantworten Sie zur Identifizierung zusätzlicher Schlüsselwörter zunächst die folgenden Fragen:

• Mit welchen Suchbegriffen wird nach den Informationen gesucht, die Sie identifiziert haben?
• Nutzen Sie ggf. die vorhandene Taxonomie in Ihrer Organisation sowie zugehörige Varianten, Akronyme und Themen.
• Welche anderen Varianten oder Wörter verwenden Personen, um über diese Informationen zu sprechen?
• Wenden Sie sich an Ihr Supportteam, um diese Schlüsselwörter zu ermitteln.

Wenn Sie beispielsweise ein Ergebnis erstellen, das zu einem Tool zum Einreichen von Urlaubsanträgen verlinkt, sind Schlüsselwörter wie „Urlaub“ und „Urlaubsantrag einreichen“ gute Optionen zur Einbeziehung. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Personen in Ihrer Organisation „Ferien“ oder „arbeitsfreie Zeit“ verwenden, um urlaubsbezogene Informationen zu beschreiben oder zu suchen. Wenn Schlüsselwörter wie „Ferien“, „arbeitsfreie Zeit“, „Antrag für Ferien einreichen“ oder „Urlaubsplanung“ hinzugefügt werden, können mehr Benutzer die relevanten Inhalte einfacher finden.

Reservierte Schlüsselwörter

Ein reserviertes Schlüsselwort ist ein eindeutiger Begriff oder Ausdruck, der ein Ergebnis auslöst. Im Gegensatz zu anderen Schlüsselwörtern kann ein reserviertes Schlüsselwort nur einem Ergebnis zugeordnet werden. Verwenden Sie reservierte Schlüsselwörter nur sparsam, damit Microsoft Search auf der Grundlage ihrer Nutzung lernen kann.

Wenn Sie beispielsweise ein Lesezeichen für eine Website zum Einreichen Ihrer Stunden erstellen und „Protokollzeit“ als reserviertes Schlüsselwort hinzufügen, sehen Benutzer in Ihrer Organisation, die nach „Protokollzeit“ suchen, die Website zum Einreichen Ihrer Stunden als einziges Lesezeichen im Feld Microsoft Search.

Verwenden von Schlüsselwörtern zum Gruppieren verwandter Inhalte

Wenn Benutzer bei ihrer Suche Gruppen von verwandten Inhalten finden sollen, suchen sie nach einem Begriff, versuchen dann, das gleiche Schlüsselwort für alle verwandten Inhalte zu verwenden. Beispiel: Wenn Sie Ergebnisse über Prozesse und Tools im Zusammenhang mit Änderungen des Familienstands hinzufügen, könnten Sie ein Schlüsselwort wie „Ehe“ einbeziehen, um Ergebnisse im Hinblick auf das Aktualisieren von Vergütungen, Steuerinformationen sowie Namens- und Aliasänderungen zusammen zu gruppieren.

Sucheinstellungen

Verwenden Sie die Sucheinstellungen, um Ihre Inhalte anzupassen und bestimmte Gruppen von Benutzern anzusprechen. Microsoft Search hat die folgenden Einstellungen, die Ihnen zusätzliche Kontrolle darüber geben, wann ein Suchergebnis angezeigt wird und wer es sieht.

• Datumsangaben: Legen Sie ein Start- und ein Enddatum fest, um zu steuern, wann Inhalte verfügbar oder nicht verfügbar sind. Beispielsweise wird zeitkritisches Material im Suchergebnis angezeigt, wenn es relevant ist.
• Land/Region: Wählen Sie Länder oder Regionen aus, sodass nur Benutzer an diesen Standorten den Inhalt sehen. Beispielsweise werden länderspezifische Informationen nur in diesen Ländern in den Suchergebnissen angezeigt.
• Gruppen: Verwenden Sie die Gruppeneinstellungen, um ein Ergebnis nur Mitgliedern einer ausgewählten Gruppe zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie beispielsweise Websites erstellen, die nur Mitarbeiter in der Personalabteilung betreffen, könnten Sie diese Einstellung der entsprechenden Sicherheitsgruppe „Personalwesen“ zuordnen.
• Gerät und Betriebssystem: Wählen Sie Gerätetypen oder Betriebssysteme aus, sodass das betreffende Lesezeichen nur Benutzern angezeigt wird, die auf diesen Geräten oder unter diesen Systemen suchen.
• Gezielte Varianten: Mit dieser Einstellung können Sie den Inhalt des Lesezeichens je nach dem Gerät und Standort des Benutzers variieren.

Schritt 4: Testen Ihres Inhalts

Nachdem Sie Lesezeichen sowie Fragen und Antworten erstellt haben, ist es wichtig, zu überprüfen, dass:

• das richtige Lesezeichen oder die richtige Frage und Antwort angezeigt werden
• alle Inhalte, die mithilfe von Schlüsselwörtern gruppiert sind, zusammen als geplant angezeigt werden
• keine unerwarteten Ergebnisse im Suchergebnis angezeigt werden
• Überprüfen Sie, ob das Lesezeichen oder die Frage und Antwort genügend Informationen haben.

Benutzer und SMEs, die zur Inhaltserstellung beigetragen haben, können dabei helfen, das Suchergebnis zu testen und zu validieren.

Schritt 5: Verwenden von Einblicken zur periodischen Überprüfung und Aktualisierung

Es ist wichtig, dass autoritative Informationen wie Lesezeichen sowie Fragen und Antworten auf dem neuesten Stand sind.

• Beheben oder entfernen Sie fehlerhafte oder ungültige URLs.
• Entfernen Sie Lesezeichen oder Fragen und Antworten, die nicht mehr relevant sind.
• Überprüfen Sie auf Änderungen des Tools, Websitenamens oder Teamnamens.
• Überlegen Sie, ob das Lesezeichen oder die Fragen und Antworten genügend autoritativ sind oder eine klarere Beschreibung benötigen.

Microsoft Search stellt Nutzungsstatistiken für Lesezeichen, Fragen und Antworten und Standorte bereit. Die Nutzungsstatistiken zeigen, wie Ihre Benutzer mit den Suchergebnissen interagieren, ob die Benutzer das Gewünschte suchen und ob Lücken in den verfügbaren Inhalten vorhanden sind. Sie helfen dem Administrator, die Leistung zu überwachen und geeignete Maßnahmen zur Feinabstimmung der Suchergebnisse zu ergreifen.

Abrufen von Details zu Lesezeichen, Fragen und Antworten und Standorten

Zeigen Sie an, wie viele Lesezeichen, Fragen und Antworten und Standorte veröffentlicht, geplant oder vorgeschlagen wurden. Verwenden Sie das Dashboard, um die Gesamtanzahl von Lesezeichen, Fragen und Antworten oder Standorten nach Status anzuzeigen:

• Veröffentlicht: die Anzahl der veröffentlichten Ergebnissen, die für Benutzer zur Verfügung stehen
• Geplant: die Anzahl der geplanten Ergebnissen in der Veröffentlichungspipeline
• Vorgeschlagen: die Anzahl der Vorschläge von Benutzern

Vorgeschlagene Lesezeichen, Fragen und Antworten und Standorte sind ein guter Indikator für Lücken in Ihren Inhalten. Sie helfen Ihnen zu verstehen, wonach Ihre Benutzer suchen und was sie nicht finden können. Dies könnte darauf hindeuten, dass Sie mehr Lesezeichen, Fragen und Antworten oder Standorte erstellen müssen oder Ihre vorhandenen Inhalte aktualisieren müssen, indem Sie bessere Schlüsselwörter, reservierte Schlüsselwörter und Suchzeichenfolgen verwenden, um die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.

Überprüfen der wichtigsten Suchabfragen

Ermitteln Sie, welche Suchen die meisten Aufrufe während der letzten 90 Tage generiert haben. Aufruf bezieht sich darauf, wie oft eine Seite im Suchergebnis angezeigt wurde. Die Karte Wichtigste Abfragen zeigt die 25 wichtigsten Benutzersuchen für jeden Ergebnistyp mit der Gesamtanzahl von Suchen und deren Klickrate (Click-Through Rate, CTR). Mithilfe dieses Berichts können Sie das Suchvorgangsaufkommen identifizieren und Abfragen mit hoher und niedriger Suchaktivität ermitteln.

Eine geringe Anzahl von Suchen deutet möglicherweise auf eine Unzufriedenheit bei den Benutzern hin, entweder weil die Benutzer nicht nach diesem Suchinhalt suchen oder andere Schlüsselwörter verwenden, um den jeweiligen Inhalt zu finden. Die CTR zeigt an, wie oft Benutzer die höhergestuften Ergebnisse auswählen und wie nützlich Ihre Abfrageregeln und -ergebnisse für Benutzer sind. Eine niedrige CTR zeigt an, dass Benutzer den Inhalt finden, aber feststellen, dass der Inhalt nicht ihrer Suche entspricht. In solchen Fällen beschließen Administratoren möglicherweise, den Inhalt zu überprüfen und sicherzustellen, dass er mit den Such- und Updatetiteln, -beschreibungen und -schlüsselwörtern des Benutzers übereinstimmt, um ihn mit den Suchabfragen des Benutzers abzustimmen.