Optimierung Ihres Geschäftsprozesses

Nachdem Sie nun den gesamten Geschäftsprozess untersucht haben, stellen Sie sich der Herausforderung, ihn zu optimieren. Durch die Optimierung des Prozesses werden so viele Schritte vermieden, dass die Mitarbeiter überfordert oder verwirrt sind.

Einige hilfreiche Ansätze zur Optimierung des Prozesses:

• Beginnen Sie mit dem Ziel. Identifizieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Geschäftsprozess erreichen möchten. Diese Ziele sollten eine allgemeine Vorstellung von Ihren Hoffnungen für den zukünftigen Prozess vermitteln.

• Überlegen Sie, ob etwas effizienter, billiger oder mit höherer Qualität abgeschlossen werden kann.

• Suchen Sie nach wichtigen Leistungsindikatoren, um festzustellen, was gut funktioniert und was verbessert werden muss.

• Treten Sie zurück und holen Sie sich Input, indem Sie das Prozessdokument Ihrem Team zur Verfügung stellen.

• Geben Sie das Prozessdokument an das Management weiter, um eine Perspektive auf höherer Ebene zu erhalten und transparente Rechenschaftspflicht für jeden Schritt innerhalb des Prozesses zu gewährleisten.

• Betrachten Sie Ihren Prozess aus der Sicht der Anwender oder Kunden, die von dem Prozess profitieren könnten, und überlegen Sie, wie Sie deren Erfahrung und Gesamtzufriedenheit verbessern können.

Einige Schlüsselfragen, die Sie stellen sollten:

• Können verbleibende Aktivitäten aus dem Prozess herausgenommen werden, um die Effizienz oder Qualität zu steigern oder die Kosten zu senken?

• Wenn die gestrichenen Aktivitäten für das Gesamtgeschäft wichtig sind, können sie dann in einem separaten Geschäftsprozess behandelt werden?

• Kann ein Schritt verbessert werden, um Ihr Ziel besser zu erreichen?

• Kann die Reihenfolge der Schritte neu geordnet werden?

• Können Schritte kombiniert werden?

• Können Schritte in diesem Prozess gleichzeitig ausgeführt werden?

• Kann die Anzahl der Personen, die zur Durchführung des Prozesses benötigt werden, reduziert werden?

• Können Sie die Art und Weise ändern, wie Sie die nächste Person im Prozess benachrichtigen, damit diese schneller reagieren kann?

• Gibt es Aspekte des Prozesses, die Sie weiter automatisieren können? Zum Beispiel:

  • Automatische Erfassung von Daten im Vergleich zur manuellen Eingabe

  • Automatisieren von Entscheidungen auf der Grundlage von Daten

  • Automatisieren der durchgeführten Aktion

  • Verwendung von AI als Ersatz für menschliche Aufmerksamkeit

Beispiel: Optimierung des Kostenabrechnungsprozesses

Wir überprüften den aktuellen Ausgabenprozess und fanden einige offensichtliche Verbesserungen:

• Papierlose Abwicklung des gesamten Prozesses. (Wir vermerkten auch die Einsparungen und Umweltauswirkungen als Projektvorteil).

• Führen Sie alle möglichen Konformitätsprüfungen durch, bevor Sie den Bericht zur Genehmigung einreichen. (Reduziert die Überarbeitungs- und End-to-End-Prozesszeit erheblich).

• Automatisches Nachschlagen und Hinzufügen von Buchhaltungscodes, wenn der Ausgabenbericht eingereicht wird.

• Ermöglichen Sie es der Buchhaltung, die genehmigten Ausgaben in das Finanzsystem zu verschieben, ohne Daten erneut eingeben zu müssen.

• Wöchentliche Ausgabenberichte automatisch aus den digitalen Daten erstellen.

Charlotte erwägt weitere Möglichkeiten zur Optimierung des Budget-Überprüfungsprozesses. Und Rebecca recherchiert, wie die halbjährliche Prüfung durch den Einsatz von KI optimiert werden könnte.

Der von uns vorgeschlagene optimierte Prozess sieht wie folgt aus.