Richtlinien zur Datenminimierung im Datenschutz-Risikomanagement

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Richtlinien zur Datenminimierung konzentrieren sich auf das Alter Ihrer Inhalte und die Dauer seit der letzten Änderung. Die Überwachung auf personenbezogene Daten, die noch in älteren, nicht verwendeten Inhalten aufbewahrt werden, kann Ihnen helfen, Ihre gespeicherten Daten besser zu verwalten und Risiken zu reduzieren.

mit Microsoft Priva Privacy Risk Management können Sie Richtlinien zum Überwachen von Daten erstellen, die innerhalb eines von Ihnen ausgewählten Zeitraums nicht geändert wurden. Wenn eine Richtlinienabgleichung erkannt wird, können Sie Benutzern E-Mail-Benachrichtigungen mit Korrekturoptionen senden, um das Inhaltselement zu löschen oder beizubehalten (details finden Sie in Schritt 10 des Richtlinienerstellungsprozesses).

Unser Richtlinieneinrichtungsprozess erleichtert das Festlegen von Richtlinienbedingungen. Sie haben die vollständige Kontrolle über den Zeitpunkt und die Häufigkeit von Warnungen, die die Benutzer auf sichere Datenverarbeitungsmethoden aufmerksam machen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Richtlinie zu erstellen: aus einer Vorlage, die unsere schnelle "sofort einsatzbereite" Option mit Standardeinstellungen ist; oder die benutzerdefinierte Option, bei der es sich um einen geführten Prozess zum Festlegen von Bedingungen, Warnungen und Benachrichtigungen handelt.

Schnelleinrichtung: Verwenden einer Vorlage mit Standardeinstellungen

Die Standardrichtlinie für die Datenminimierung erkennt Inhalte mit personenbezogenen Daten, die vor mindestens 30 Tagen erstellt oder geändert wurden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Standardrichtlinie für die Datenübertragung zu erstellen:

  1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization bei einem der folgenden Portale an:

  2. Wechseln Sie zur Lösung für das Datenschutzrisikomanagement, und wählen Sie die Seite Richtlinien aus.

  3. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.

  4. Wählen Sie im Feld Datenminimierungdie Option Erstellen aus.

  5. Ein Flyoutbereich enthält Richtliniendetails. Wenn Sie Ansichtseinstellungen auswählen , werden die Standardeinstellungen angezeigt. Sie können die Einstellungen hier bearbeiten, wodurch Sie in den unten beschriebenen geführten Prozess gelangen. Um ihre Richtlinie mit den Standardeinstellungen zu erstellen, geben Sie einen beschreibenden Namen ein, und wählen Sie dann Richtlinie erstellen aus.

Ihre Richtlinie wird erstellt und auf der Seite "Richtlinien " aufgeführt. Sie beginnt im Testmodus , sodass Sie die Leistung überwachen können, bevor Sie sie einschalten.

Standardeinstellungen für die Datenminimierungsrichtlinie

Eine datenminimierungsrichtlinie, die anhand der Vorlage erstellt wurde, erkennt Folgendes:

  • Inhaltselemente mit personenbezogenen Daten, die in den letzten 30 Tagen nicht geändert wurden.
  • Daten, die an einem dieser Speicherorte in Ihrem organization gespeichert sind: Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams.
  • Datentypen basierend auf den folgenden Klassifizierungsgruppen:
    • EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
    • Personenbezogene Informationen in den USA
    • US Patriot Act
    • US State Breach Notification Law
    • US Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA)
    • US Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
    • Australia Health Records Act (HRIP)
    • Australisches Datenschutzgesetz
    • Persönlich identifizierbare Informationen in Japan
    • Japan Schutz personenbezogener Daten

Benutzerdefinierte Einrichtung: Geführter Richtlinienerstellungsprozess

Die Benutzerdefinierte Richtlinienoption ist ein geführter Prozess zum Erstellen einer neuen Richtlinie durch Festlegen von Bedingungen, Festlegen des Schweregrads und Häufigkeit von Warnungen und Aktivieren von Benutzer-E-Mail-Benachrichtigungen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Datenübertragungsrichtlinie zu erstellen:

  1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization bei einem der folgenden Portale an:

  2. Wechseln Sie zur Lösung für das Datenschutzrisikomanagement, und wählen Sie die Seite Richtlinien aus.

  3. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.

  4. Wählen Sie im Feld Benutzerdefiniertdie Option Erstellen aus.

  5. Wählen Sie auf der Seite Name und Typ die Vorlage Datenminimierungsrichtlinie aus. Geben Sie auf der Seite Richtlinien einen Richtliniennamen ein, der Ihnen dabei hilft, sie einfach aus Ihrer Liste zu identifizieren, und geben Sie eine optionale Beschreibung ein, und wählen Sie dann Weiter aus.

  6. Wählen Sie auf der Seite Datenquellen alle Datenquellen in Microsoft 365 aus, die von der Richtlinie abgedeckt werden sollen. Wählen Sie aus Exchange-E-Mail-Konten, OneDrive-Konten, Teams-Chat- und -Kanalnachrichten und SharePoint-Websites aus.

    In SharePoint können Sie alle Websites oder bestimmte Websites festlegen. Wenn Sie Bestimmte SharePoint-Websites auswählen, können Sie die Website-URL in das Url-Feld eingeben. Sie können auch + Websites auswählen auswählen und dann im Flyoutbereich das Kontrollkästchen links neben dem Websitenamen aktivieren, den Sie auswählen möchten.

    Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Datenquellen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  7. Wählen Sie auf der Seite Zu überwachende Daten den Typ der personenbezogenen Daten aus, die von Ihrer Richtlinie überwacht werden sollen. Es gibt zwei Optionen:

    • Klassifizierungsgruppen: Gruppierungen vertraulicher Informationstypen, die verwendet werden, um Inhalte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder bestimmten Vorschriften zu erkennen. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie dann +Klassifizierungsgruppen hinzufügen auswählen, um eine oder mehrere Gruppen aus der bereitgestellten Liste auszuwählen.
    • Einzelne Typen vertraulicher Informationen: Wählen Sie diese Option aus, um aus einer Liste einzelner Vertraulicher Informationstypen auszuwählen.

    Erfahren Sie mehr über die Auswahl der zu überwachenden Daten. Wenn Sie mit der Auswahl der zu überwachenden Daten fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  8. Wählen Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen aus, für welche Benutzer in Ihrer organization die Richtlinie gilt. Sie können alle einzelnen Benutzer und alle Office 365 Verteilergruppen oder bestimmte Benutzer und Gruppen auswählen. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Benutzern und Gruppen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  9. Verwenden Sie auf der Seite Bedingungen das Dropdownmenü, um auszuwählen, wie viele Tage seit der letzten Änderung eines Elements von der Richtlinie erkannt werden:

    • 30 Tage
    • 60 Tage
    • 90 Tage
    • 120 Tage

    Wenn Sie beispielsweise 30 Tage auswählen, erkennt die Richtlinie, wann seit der letzten Änderung eines Inhaltselements 30 Tage vergangen sind. Das Datum, an dem das Element ursprünglich erstellt wurde, wird nicht in die Richtlinienbedingung berücksichtigt. nur das Datum der letzten Änderung. Wenn Sie die 30-Tage-Bedingung auswählen, erkennt die Richtlinie keine Übereinstimmung, es sei denn, der Inhalt erreicht 30 Tage, während die Richtlinie aktiv ist.

    Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  10. Aktivieren Sie auf der Seite Ergebnisse das Kontrollkästchen Benachrichtigungs-E-Mail an Benutzer senden, wenn eine Richtlinienüberstimmung auftritt , wenn Sie Benutzer benachrichtigen möchten, wenn Richtlinienbedingungen erfüllt sind. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, können Sie eine Vorschau der E-Mail anzeigen und bearbeiten, dann die Häufigkeit festlegen und einen Link zum Datenschutztraining bereitstellen. Die Korrekturoptionen in den E-Mails sind papierkorb oder die Elemente beibehalten . Erfahren Sie mehr über das Einrichten und Bearbeiten von Benutzerbenachrichtigungen. Wenn Sie mit dem Definieren der Ergebnisse fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  11. Verwenden Sie auf der Seite Warnungen den Umschalter, um Warnungen zu aktivieren, die einem Administrator auf der Seite Warnungen im Abschnitt Richtlinien des Datenschutzrisikomanagements angezeigt werden. Sie legen fest, wie häufig Warnungen generiert werden, Schwellenwerte für Übereinstimmungen vor dem Generieren von Warnungen und Warnungsschweregrad. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Warnungen für Richtlinienüberstimmungen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  12. Wählen Sie auf der Seite Modus aus, in welchem Modus die Richtlinie platziert werden soll: Testen Sie sie zuerst oder aktivieren Sie sie sofort. Im Testmodus werden keine Warnungen oder Benachrichtigungen gesendet. Erfahren Sie mehr über Empfehlungen und darüber, was Sie beim Testen einer Richtlinie analysieren müssen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  13. Überprüfen Sie auf der Seite Fertig stellen Ihre Auswahl. Wählen Sie unter einem der Abschnitte Bearbeiten aus, um die Einstellungen anzupassen. Wenn Sie mit den Einstellungen Ihrer Richtlinie zufrieden sind, wählen Sie Senden aus, um die Richtlinie zu erstellen.

Nach einigen Sekunden wird eine Bestätigung angezeigt, dass die Richtlinie erstellt wurde. Wählen Sie auf der Bestätigungsseite Fertig aus. Dadurch gelangen Sie zur Seite Richtlinien , auf der die neue Richtlinie oben in der Tabelle angezeigt wird.

Nächste Schritte

Weitere Informationen zum Bearbeiten und Verwalten von Richtlinien finden Sie unter Datenschutz-Risikomanagementrichtlinien .

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