Überprüfen von Daten für eine Antrag auf Rechte betroffener Personen

Nachdem Daten für eine Anfrage mit Betroffenenrechten gesammelt wurden, besteht die nächste Phase darin, die Inhaltselemente zu überprüfen, zu entscheiden, welche Elemente als Teil der Anforderung eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen, und informationen bei Bedarf zu bearbeiten.

Aufgaben zum Abschließen der Datenüberprüfung

In der Phase Daten überprüfen untersuchen Projektmitarbeiter die Inhaltselemente auf der Registerkarte Gesammelte Daten . Ein Teams-Kanal wird automatisch eingerichtet, um die Überprüfung von Inhalten durch alle Beteiligten zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung . Die wesentlichen Aufgaben für den Datenüberprüfungsschritt sind unten aufgeführt:

• Importieren anderer Dateien
• Beginnen Mit Prioritätselementen
• Filtern der Elementliste
• Elemente als Einschließen oder Ausschließen markieren
• Identifizieren von Duplikaten
• Herunterladen von Dateien
• Anwenden von Datenüberprüfungstags
• Inhalte bearbeiten
• Eingeben von Notizen zu einer Datei

Importieren von Dateien

Wenn Sie eine Zugriffs- oder Exportanforderung erfüllen, sollten Sie andere Inhaltselemente in die Anforderung einbinden, um Ihre Überprüfung und Ausgabe für die betroffene Person zu konsolidieren. Beispielsweise Dateien, die außerhalb der Microsoft 365-Umgebung Ihres organization gespeichert sind, oder andere Elemente, die Ihrer Meinung nach relevant sind, aber in der Suche nicht relevant waren. Sie können Dateien zusammen mit den anderen Elementen in die Registerkarte Gesammelte Daten einer einzelnen Anforderung importieren, die überprüft und bearbeitet werden sollen. Importierte Dateien werden demselben Azure Blob Storage Container mit den anderen Inhaltselementen hinzugefügt, die von Ihrer Suche abgerufen wurden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dateien zu importieren:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Antragstellerrechteanforderung in der Befehlsleiste über der Liste der Elemente den Befehl Aktionen auflisten (das Papier- und Bleistiftsymbol) aus. Der Flyoutbereich Aktionen auflisten wird angezeigt.

2. Wählen Sie unter Dateien importieren die Option Dateien auswählen aus.

3. Auf dem Bildschirm wird das Feld Dateien importieren angezeigt. Wählen Sie Dateien auswählen aus, und wählen Sie in der Datei-Explorer-Ansicht eine oder mehrere Zu importierende Dateien aus.

4. Sie gelangen zurück zum Feld Dateien importieren , in dem die von Ihnen ausgewählten Dateien aufgelistet sind. Sie können erneut Dateien auswählen auswählen, um der Liste weitere Elemente hinzuzufügen. Um eine der Dateien zu entfernen, wählen Sie Löschen aus, wodurch alle Dateien entfernt werden, und wählen Sie dateien erneut aus.

5. Wenn alle gewünschten Dateien im Feld Dateien importieren aufgeführt sind, wählen Sie Importieren aus. Um den Vorgang ohne Upload zu beenden, wählen Sie Import abbrechen aus.

Wenn der Import beginnt, werden Sie zur Registerkarte Daten gesammelt der Anforderung zurückgeführt. Eine Meldung über der Registerkarte gibt an, dass ihr Upload ausgeführt wird. Wenn ein Problem mit dem Upload vorliegt, werden Sie in der Meldung darüber informiert und eine Option zum Wiederholen des Vorgangs bereitgestellt.

Wenn der Import abgeschlossen ist, wird über der Registerkarte Daten gesammelt eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Weitere Details zum Importieren von Dateien:

• Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 500 MB. Wenn eine Datei den Grenzwert überschreitet, wird im Feld Dateien importieren eine Warnmeldung angezeigt.

• Es kann bis zu 20 Minuten dauern, bis die importierten Dateien auf der Registerkarte Gesammelte Daten verfügbar sind.

• Wenn bereits ein Import für einen Benutzer ausgeführt wird, kann derselbe Benutzer erst dann weitere Dateien hochladen, wenn der vorherige Uploadvorgang abgeschlossen ist. Mehrere Benutzer können Dateien gleichzeitig in dieselbe Anforderung hochladen. Je mehr Uploads ausgeführt werden, desto länger dauert es jedoch. Statusmeldungen in der Anforderung informieren, wenn ein Upload abgeschlossen ist und Dateien zur Überprüfung bereit sind.

Beginnen Mit Prioritätselementen

Auf der Kachel Zu überprüfende Prioritätselemente auf der Übersichtsseite der Anforderungen wird die Anzahl der Inhaltselemente angezeigt, die für potenzielle Konflikte gekennzeichnet sind. Es wird empfohlen, ihre Datenüberprüfung zu starten, indem Sie sich zuerst diese Prioritätselemente ansehen. Erfahren Sie mehr über Prioritätselemente und wie Sie sie in Ihrer Liste der Elemente finden.

Ein Beispiel für einen Konflikt ist ein Element, von dem Sie entscheiden, dass es als Teil einer Löschanforderung gelöscht werden sollte, aber dieses Element verfügt über eine Aufbewahrungsbezeichnung, die verhindert, dass es gelöscht wird. Wenn Sie in diesem Szenario das Element als Einschließen markieren, wird der Konflikt im Flyoutbereich Element einschließen mit einer Warnmeldung zu dem Konflikt aufgeführt.

Filtern der Elementliste

Es gibt zwei Filteroptionen für die Überprüfung Ihrer Daten: den Standardfilter Basic und den Erweiterten Filter (Vorschau), der aktiviert wird, indem der Umschalter neben der Filterbezeichnung Basic unterhalb der Registerkarte Daten erfasst aktiviert wird.

Standardfilter

Über der Liste der Elemente auf der Registerkarte Gesammelte Daten befinden sich eine Reihe statischer Filteroptionen, z. B. Schlüsselwörter, überprüfen status und Tags. Um einen dieser Filter anzuwenden, wählen Sie den Pfeil nach unten neben dem Filternamen aus, und geben Sie die angeforderten Filterkriterien ein.

Weitere grundlegende Filter finden Sie, indem Sie den Befehl Filter hinzufügen oberhalb der Liste der Elemente auswählen. Das Menü Filter hinzufügen wird mit einer Liste der verfügbaren Filter angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Filtersatz, den Sie auf Die Liste der Elemente anwenden möchten. Der Standort-/Pfadfilter wird wie der Schlüsselwortfilter unterstützt. Nachdem Sie Filter ausgewählt haben, wählen Sie Hinzufügen aus. Ihre Liste der Elemente wird jetzt nach Ihren Auswahlmöglichkeiten gefiltert.

Wenn Sie Filter anwenden und dann von der Registerkarte Gesammelte Daten navigieren, werden die Filterkriterien zurückgesetzt. Wenn Sie zur Registerkarte Gesammelte Daten zurückkehren, müssen Sie alle gewünschten Filter erneut anwenden.

Erweiterter Filter (Vorschau)

Schalten Sie den Umschalter neben der Filterbezeichnung Basic ein, um den erweiterten Filter zu aktivieren. Mit dem erweiterten Filter können Sie Abfragen mit bestimmten Bedingungen erstellen, um Ihre Suche genauer zu filtern. Sie können diesen Filtersatz dann speichern, um ihn erneut anwenden zu können, wenn Sie die Filterung zurücksetzen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen erweiterten Filter einzurichten:

1. Wenn Sie Erweiterter Filter auswählen, wird ein Filterauswahlfeld angezeigt.
2. Wählen Sie die blaue Filterbezeichnung auswählen aus, die eine Liste der verfügbaren Filter anzeigt. Wählen Sie den gewünschten Filter aus (Sie können jeweils nur einen auswählen).
3. Wählen Sie unter Operator auswählen Ihre bevorzugte Option aus. Die Optionen ändern sich je nachdem, welchen Filter Sie ausgewählt haben.
4. Wählen Sie unter Beliebig die für diesen Filter bereitgestellten Parameter aus. Wählen Sie Übernehmen aus, um das Erstellen des Filters abzuschließen.
5. Wenn Sie diesem Filtersatz weitere Filter hinzufügen möchten, wählen Sie Filter hinzufügen aus, und wiederholen Sie die obigen Schritte.

Die Liste der Elemente wird nun basierend auf den von Ihnen ausgewählten erweiterten Filterkriterien aufgefüllt. Wenn Sie diesem Filtersatz weitere Filter hinzufügen möchten, wählen Sie Filter hinzufügen aus, und wiederholen Sie die obigen Schritte.

Wenn Sie den Befehl Untergruppe hinzufügen auswählen , wird eine Entweder-/Oder-Bedingung innerhalb des Filters erstellt. Wenn Sie Untergruppe hinzufügen auswählen, wird eine ODER-Filterauswahl angezeigt. Wählen Sie einen anderen Filter aus der Liste aus, und treffen Sie dann Ihre Auswahl für Operator auswählen und Beliebig.

Speichern erweiterter Filtersätze

Um einen Filtersatz zu speichern, wählen Sie den Befehl Speichern in der Nähe des Erweiterten Filterumschalters aus. Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen Namen für Ihre Filterabfrage anzugeben. Geben Sie einen Namen in das Textfeld ein, und wählen Sie dann Speichern aus. Der gespeicherte Filtersatz wird angezeigt, wenn Sie das Dropdownmenü Gespeicherte Filterabfragen auswählen. Sie können den Namen eines Filtersatzes bearbeiten oder löschen, indem Sie den Filtersatz unter Gespeicherte Filterabfragen auswählen und dann den Pfeil neben dem Namen auswählen, wo Sie Namen bearbeiten oder Löschen auswählen können.

Wenn Sie den Namen eines Filtersatzes in einen Bereits vorhandenen Namen ändern, werden Sie aufgefordert, einen anderen Namen auszuwählen oder die vorhandene Abfrage zu löschen.

Elemente als Einschließen oder Ausschließen markieren

Überprüfen Sie die Elemente, die auf der Registerkarte Erfasste Daten der Anforderung aufgeführt sind, um festzustellen, ob sie die personenbezogenen Daten der betroffenen Person enthalten. Um den Inhalt in jedem Element zu überprüfen, wählen Sie den Namen des Elements in der Liste der Elemente aus. Der Inhalt wird im Inhaltsüberprüfungsbereich rechts neben der Tabelle angezeigt. Wenn der Inhalt nicht angezeigt wird, können Sie das Element herunterladen, um es anhand dieser Anweisungen zu überprüfen.

Wenn Sie entscheiden, dass das Element als Teil des endgültigen Berichts an die betroffene Person aufgenommen werden soll, wählen Sie auf der Befehlsleiste oben in der Liste der Elemente die Option Einschließen aus. Sie können auch die blaue Schaltfläche Einschließen im Inhaltsüberprüfungsbereich rechts neben der Liste der Elemente auswählen. Wenn Sie Einschließen auswählen, wird ein Flyoutbereich mit einer Option zum Hinzufügen von Notizen angezeigt. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Absenden aus, um die Überprüfung des Elements status als Einschließen zu speichern.

Wenn das Element nicht als Teil der Anforderung gehört, können Sie auf der Befehlsleiste ausschließen oder im Inhaltsüberprüfungsbereich die Schaltfläche Ausschließen auswählen. Das explizite Markieren eines Elements als Ausschließen ist häufig für interne Datensätze erforderlich.

Standardmäßig werden nur Elemente, die Sie als Einschließen markieren, in die endgültigen Berichte aufgenommen, die für die betroffene Person generiert werden.

Wenn der Inhalt für Ihre Suchabfrage falsch positiv zu sein scheint, wählen Sie Keine Übereinstimmung aus, und wählen Sie im Flyoutbereich Bestätigen aus. Diese Aktion kennzeichnet das Element als etwas, das bei der Suche nicht hätte erkannt werden sollen.

Arbeiten mit Duplikaten (Vorschau)

Wenn die Liste der Elemente auf der Registerkarte Gesammelte Daten groß ist, ist die Wahrscheinlichkeit gut, dass die Liste doppelte Elemente enthält. Der Filter Doppelte Elemente , der sich oberhalb der Elementliste auf der Registerkarte Gesammelte Daten befindet, bietet Ihnen die Möglichkeit, Duplikate in der Listenelementansicht ein- oder auszublenden. Wenn Sie den Filter auswählen, wird ein Umschalter zum Ausblenden von Duplikaten angezeigt. Wenn Sie Ihre Elementliste mit ausgeblendeten Duplikaten anzeigen, können Sie Ihren Datenüberprüfungsprozess optimieren, indem Sie Inhaltselemente nur einmal überprüfen, auch wenn sie möglicherweise an mehreren Speicherorten in Ihrer Umgebung angezeigt werden.

Was wird als Duplikat betrachtet?

Wir definieren ein doppeltes Element als ein Element mit demselben Inhalt. Eines der Elemente wird als repräsentatives Element ausgewählt, und Elemente, die denselben Inhalt wie das repräsentative Element enthalten, werden als Duplikate betrachtet. Hier sind einige Beispiele, die veranschaulichen, was als Duplikat erkannt wird:

1. Angenommen, ein Word Dokument erstellt und auf einer SharePoint-Website gespeichert wird. Dieses Word Dokument wird auf andere SharePoint-Websites und an verschiedene OneDrive for Business Speicherorte innerhalb der organization kopiert. Einige kopien können umbenannt werden, aber alle behalten genau den gleichen Inhalt bei. Wenn diese Dokumente für eine Antragstellerrechteanforderung gesammelt werden, wird während des Prozesses zum Identifizieren von Duplikaten eines der Word Dokumente als Vertreter ausgewählt, und die verbleibenden Word Dokumentkopien (unabhängig davon, ob sie umbenannt wurden oder nicht) werden als doppeltes Element betrachtet.

2. Angenommen, eine Excel-Datei wird auf einer SharePoint-Website gespeichert. Ein Benutzer fügt diese Excel-Datei an eine E-Mail an und sendet sie an einen anderen Benutzer. Wenn diese Elemente im Rahmen einer Anforderung gesammelt werden, wählt der Prozess zum Identifizieren von Duplikaten eine der Excel-Dateien als repräsentativ aus, und die andere Kopie, die denselben Inhalt aufweist, wird als doppeltes Element betrachtet.

3. Angenommen, ein Benutzer hat Word Dokument in SharePoint gespeichert. Dasselbe Word Dokument wird einer .zip Archivdatei hinzugefügt. Wenn beide Elemente (das unkomprimierte Word Dokument in SharePoint und das .zip Archiv, das die Kopie enthält) als Teil einer Anforderung gesammelt werden, wird beim Prozess zum Identifizieren von Duplikaten ein Word Dokument als Vertreter ausgewählt, und das andere Word Dokument mit demselben Inhalt wird als doppeltes Element betrachtet.

Ausführen des Prozesses zum Identifizieren von Duplikaten

Befolgen Sie die folgenden Anweisungen, um Duplikate zu identifizieren (Vorschau), damit Sie den Filter zum Ausblenden von Duplikaten aktivieren können. Nachdem Sie mit dem Identifizieren von Duplikaten begonnen haben, kann es je nach Menge der Elemente einige Minuten bis zu 24 Stunden dauern, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Sie können Elemente jedoch weiterhin überprüfen und als Einschließen oder Ausschließen markieren oder Tags anwenden, während der Duplikatidentifikationsprozess ausgeführt wird.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung den Befehl Aktionen auflisten (das Papier- und Bleistiftsymbol) aus, der über der Liste der Elemente angezeigt wird. Der Flyoutbereich Aktionen auflisten wird angezeigt.

2. Wählen Sie unter Elementduplikate (Vorschau) die Option Duplikate identifizieren aus.

3. Eine Meldung In Progress status gibt an, dass der Prozess ausgeführt wird. Je nach Menge der in der Anforderung gesammelten Elemente kann es einige Minuten bis zu 24 Stunden dauern, bis Duplikate identifiziert wurden.

Wenn der Duplikatidentifikationsprozess abgeschlossen ist, wird im Flyoutbereich Aktionen auflisten unter Elementduplikate (Vorschau) ein Häkchen mit dem Wort Abgeschlossen angezeigt. Auf der Registerkarte Gesammelte Daten gibt eine grüne Meldungsleiste über der Liste der Elemente ebenfalls an, dass der Prozess abgeschlossen ist.

Spalte dupliziert in der Elementlistenansicht

Nachdem Duplikate identifiziert wurden, enthält die Elementlistenansicht nun die Spalte Duplikate . Wenn ein Element eine Zahl in dieser Spalte enthält, bedeutet dies, dass dieses Element das repräsentative Element ist, und die Zahl stellt die Anzahl der Duplikate dar, die für dieses repräsentative Element gefunden wurden. Diese Zahl ist mit einem Link versehen. Wählen Sie die Nummer aus, um einen Bereich anzuzeigen, in dem die doppelten Elemente, deren überprüfungsbezogene status, Datenüberprüfungstags und Inhaltsbesitzer aufgeführt sind. Wählen Sie das Element aus, das Sie überprüfen und mit dem Inhalt interagieren möchten, ebenso wie die Elemente, die auf der Registerkarte Gesammelte Daten aufgeführt sind.

Ein Element mit dem Wort Duplikat in der Spalte Duplikate ist ein Duplikat eines repräsentativen Elements. Solche Elemente werden in der Inhaltsliste angezeigt, wenn der Filter Doppelte Elemente auf Anzeigen festgelegt ist.

Eindeutige Elemente, die keine Duplikate aufweisen oder selbst keine Duplikate sind, haben keinen Wert, der in der Spalte Duplikate dargestellt wird.

Ausblenden von Duplikaten in der Elementlistenansicht

Wählen Sie in der Zeile der Filter oberhalb der Elementliste Die Option Elemente duplizieren aus. Der Filter zeigt standardmäßig doppelte Elemente an. Um Duplikate auszublenden, schalten Sie den Schalter auf Ausblenden um, und wählen Sie dann Übernehmen aus. Ihre Elementliste zeigt jetzt alle eindeutigen Elemente und die repräsentativen Elemente an, für die Duplikate erkannt wurden, aber nicht die Duplikate dieser repräsentativen Elemente. Wenn Sie die Duplikate wieder in die Elementlistenansicht einfügen möchten, wählen Sie den Filter aus, und wechseln Sie zurück zu Anzeigen, und wählen Sie dann Übernehmen aus.

Anwenden von Aktionen auf alle Duplikate

Wenn Sie Aktionen für ein repräsentatives Element ausführen, das Duplikate aufweist, z. B. Einschließen, Ausschließen oder Keine Übereinstimmung auswählen, wird ihnen die Option angezeigt, die gleiche Aktion auf alle Duplikate des Elements anzuwenden.

Angenommen, Ihre Elementliste wird gefiltert, um Duplikate auszublenden, und Sie wählen ein repräsentatives Element aus, das in der Spalte Duplikate 10 Duplikate anzeigt und das Element als Einschließen markiert. Wenn der Flyoutbereich Element einschließen angezeigt wird, weist eine Meldung unterhalb des Felds Notizen darauf hin, dass Duplikate erkannt wurden. Die doppelten Elemente sind unterhalb der Nachricht aufgeführt, und Sie haben die Möglichkeit, ein Kontrollkästchen zu aktivieren, um die gleiche Aktion (in diesem Fall Einschließen) auf die Duplikate anzuwenden. Sie können auch ein Kontrollkästchen aktivieren, um ein Datenüberprüfungstag auf die Duplikate anzuwenden, indem Sie das Tag in einem Dropdownmenü auswählen.

Herunterladen von Dateien

Wenn der Inhalt eines Elements nicht im Inhaltsüberprüfungsbereich angezeigt wird, können Sie das Element auf Ihren lokalen Computer herunterladen, um es zu überprüfen und alle erforderlichen Bearbeitungen vorzunehmen. Wählen Sie zum Herunterladen eines Elements dessen Namen aus der Elementliste aus, und wählen Sie dann links neben dem Suchfeld oberhalb der Elementliste den Befehl Herunterladen aus. Wenn Sie Änderungen an dem Element vornehmen müssen, speichern Sie die Änderungen am Element auf Ihrem lokalen Computer, und importieren Sie das Element dann erneut, indem Sie die Importanweisungen befolgen.

Tags anwenden

Mithilfe von Datenüberprüfungstags können Sie Elemente identifizieren und markieren, die möglicherweise weitere Aufmerksamkeit benötigen. Beispielsweise kann das Anwenden eines Tags nützlich sein, um Mitarbeiter aufzufordern, einen bestimmten Satz von Dateien zu überprüfen. Datenüberprüfungstags führen keine Aktionen für ein Inhaltselement aus oder initiieren sie.

Es gibt insgesamt 23 Datenüberprüfungstags. Zwei sind Standardtags mit den Namen Follow-up und Update, für die Sie eine Beschreibung festlegen können. Die anderen 21 sind benutzerdefinierte Tags, die Sie benennen und beschreiben können.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Tags in den Priva-Einstellungen verwalten. Tageinstellungen gelten für alle Anfragen zu Antragstellerrechten.

So fügen Sie Tags für ein einzelnes Element hinzu oder entfernen sie:

• Wählen Sie das Element aus der Liste auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung aus.
• Wählen Sie im Elementvorschaubereich rechts neben der Liste die Schaltfläche Tags anwenden in der unteren Zeile aus. Sie können auch die drei Punkte rechts neben dem Elementnamen und die Option Tags anwenden auswählen oder das Symbol tags in der Befehlsleiste über der Elementauflistung auswählen.
• Ein Flyoutbereich mit der Liste der Tags wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem der Tags, die Sie auf das Element anwenden möchten. Wenn Sie ein Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Tag entfernt.
• Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus, wodurch Ihre Tagauswahl gespeichert und der Flyoutbereich geschlossen wird.

So fügen Sie Tags für mehrere Elemente hinzu oder entfernen sie:

• Wählen Sie das erste Element aus der Liste auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung aus.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben anderen Elementen in der Liste, um die gleiche Tagänderung durchzuführen.
• Wählen Sie im Bereich direkt über der Elementliste den Befehl Tags anwenden aus.
• Wählen Sie in der daraufhin angezeigten Dropdownliste Hinzufügen oder Entfernen aus.
• Ein Flyoutbereich mit der Liste der Tags wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem der Tags, die Sie hinzufügen oder entfernen möchten.
• Fügen Sie bei Bedarf notizen zu jeder ausgewählten Datei hinzu. Hinweise dienen nur zur internen Referenz und sind für betroffene Personen nicht sichtbar.
• Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Auswahl zu speichern und den Flyoutbereich zu schließen.

So fügen Sie benutzerdefinierte Tags hinzu oder aktualisieren Tagbeschreibungen:

• Wählen Sie auf der Seite Anträge auf Betreffrechte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Einstellungen aus, um zu Ihren Priva-Einstellungen zu gelangen.
• Wechseln Sie zur Seite Datenüberprüfungstags , und wählen Sie das Tag aus, um eine Beschreibung und für die benutzerdefinierten Tags einen Namen einzugeben. Erfahren Sie mehr über Tageinstellungen.

So exportieren Sie eine Liste mit markierten Elementen:

• Wechseln Sie zur Seite Gesammelte Daten in einer Antragstellerrechteanforderung.
• Wählen Sie oberhalb der Liste der Elemente den Befehl Exportieren aus.
• Eine Excel-Datei wird heruntergeladen, die die Eigenschaften für alle Elemente anzeigt, die bei der Suche nach der Anforderung gesammelt wurden. Suchen Sie die Spalte Tags , um die Elemente nach Tag zu identifizieren und zu sortieren.

Inhalte bearbeiten

Wenn Sie ein Element für die Anforderung einschließen, ist es wichtig sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten anderer Personen nicht in Inhalten angezeigt werden, die der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden. Es kann auch vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit Ihrer organization oder andere irrelevante Informationen geben, die Sie blockieren möchten. Sie können Inhalte bearbeiten, indem Sie im Inhaltsüberprüfungsbereich eines Elements zur Registerkarte Redact wechseln.

Anwenden von Redaktionen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Nachbearbeitungen suchen und anwenden können:

• Nutzen Sie die Funktionen für unterstützte Redaction (Vorschau), mit denen empfohlene Redaktionen hervorgehoben werden und Sie bei Bedarf schnell Wiederbearbeitungen anwenden können.
• Verwenden Sie suche und redigieren (Vorschau), um einen Wert einzugeben, der, wenn er gefunden wird, hervorgehoben wird. Sie können dann schnell Bearbeitungen anwenden, wenn Sie möchten.
• Wenden Sie Beim Überprüfen der einzelnen Inhaltselemente mithilfe der Anmerkungsbefehle oberhalb des Inhaltsvorschaubereichs Änderungen manuell an.

Was geschieht mit einem Element, wenn Sie Bearbeitungen anwenden?

Wenn Sie Bearbeitungen auf ein Element anwenden, wird eine PDF-Version des Elements erstellt, sodass die Bearbeitungen in der PDF-Datei visuell dargestellt werden. Die ursprüngliche Datei bleibt unverändert und wird am ursprünglichen Speicherort gespeichert. Das bearbeitete Element ist die Version, die im Datenpaket enthalten ist, die Sie der betroffenen Person für Zugriffs- oder Exportanforderungen zurückgeben können.

Unterstützte Redaction (Vorschau) mit Empfehlungen

Auf der Registerkarte Redact im Inhaltsüberprüfungsbereich sind Daten, die anscheinend nicht zur betroffenen Person gehören, gelb hervorgehoben. Diese hervorgehobenen Werte sind empfohlene Bearbeitungen. Die Empfehlungen sind personenbezogene Datentypen, die wir erkannt haben und die nicht mit den Bezeichnern der betroffenen Person übereinstimmen, die Sie für die Anforderung angegeben haben.

Der Leistungsindikator Empfohlene Bearbeitungen gibt die Gesamtzahl der Instanzen personenbezogener Daten an, die nicht mit der betroffenen Person übereinstimmen. Wenn keine empfohlenen Redaktionen vorhanden sind, wird nichts hervorgehoben, und der Zähler empfohlene Bearbeitungen liest 0 (null). Sie können jedoch weiterhin einen Suchwert eingeben , um Inhalte zu finden, die möglicherweise bearbeitet werden müssen, und Sie können Inhalte im Inhaltsüberprüfungsbereich manuell bearbeiten .

Sie können zwischen zwei verschiedenen Ansichten wechseln, indem Sie das Dropdownmenü Anzeigen oberhalb des Vorschaubereichs des Elements verwenden:

1. Empfehlungen und Suchergebnisse zeigen hervorgehobene Werte für empfohlene Bearbeitungen und alle Such- und Redigieren-Übereinstimmungen an.
2. Die Dateiexportvorschau zeigt, wie das Element mit angewendeten Bearbeitungen aussieht, wenn Sie es als Teil des endgültigen Datenpakets exportieren.

Überprüfen von Empfehlungen und Anwenden von Redaktionen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um alle empfohlenen Redaktionen im Detail zu überprüfen und Änderungen anzuwenden oder zu entfernen. Durch das Anwenden von Redaktionen auf diese Weise werden alle Instanzen des Werts blockiert, den Sie bearbeiten möchten. Sie können zurückkehren und alle oder einzelne Instanzen von Redaktionen entfernen, bevor Sie die Phase der Datenüberprüfung abschließen.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Erfasste Daten der Anforderung ein Inhaltselement aus der Liste aus. Wechseln Sie im Inhaltsüberprüfungsbereich rechts neben der Elementliste zur Registerkarte Bearbeiten . Alle empfohlenen Redaktionen werden hervorgehoben.

2. Wählen Sie unter dem Leistungsindikator Empfohlene Bearbeitungen die Option Empfehlungen anzeigen aus. Der Flyoutbereich Empfehlungen anzeigen wird geöffnet. Sie listet jeden persönlichen Datentyp in einer reduzierbaren Gruppe auf. Erweitern Sie die Gruppe, um jeden im Element erkannten Wert anzuzeigen. Wenn Sie z. B. Alle vollständigen Namen erweitern, werden alle gefundenen Namen angezeigt, die nicht mit dem Namen der betroffenen Person übereinstimmen, die Sie als Bezeichner der betroffenen Person für die Anforderung angegeben haben.

3. Um eine Bearbeitung anzuwenden, überprüfen Sie den Kreis links neben jedem Wert, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie den Kreis neben dem persönlichen Datentyp überprüfen, werden alle Werte innerhalb dieses Typs ausgewählt. Wählen Sie oben in der Liste den Befehl Redact aus. Alle Instanzen des Werts werden bearbeitet, und die status redaction für den Wert ändert sich von Nicht bearbeitet in Redacted.

4. Wählen Sie im Flyoutbereich Empfehlungen anzeigen die Option Schließen aus, um zur Registerkarte Redact zurückzukehren. Im Inhaltsvorschaubereich werden nun blockierte Felder "Redacted" angezeigt, und der Zähler Gesamt der Bearbeitungen gibt die Anzahl der angewendeten Bearbeitungen an. Alle Empfehlungen, die Sie nicht bearbeitet haben, werden weiterhin in gelber Hervorhebung angezeigt, es sei denn, Ihre Einstellung Anzeigen ist auf Dateiexportvorschau festgelegt.

Entfernen von Bearbeitungen

• Um Redaktionen für alle Instanzen eines Werts zu entfernen: Wählen Sie Empfehlungen anzeigen aus. Überprüfen Sie den Kreis neben dem Wert, dessen Bearbeitungen Sie löschen möchten, wählen Sie Bearbeitung entfernen und dann Schließen aus. Der blockierte Text wird jetzt aus allen Instanzen des Werts entfernt.

• So entfernen Sie einzelne Bearbeitungen einzeln: Wählen Sie im Inhaltsvorschaubereich das Bearbeitungsfeld aus, das Sie löschen möchten, und wählen Sie dann das x in der oberen rechten Ecke des Felds aus.

Hinzufügen einer Anmerkung zu einer Bearbeitung

Mit dem Befehl Kommentieren im Flyoutbereich Empfehlungen anzeigen können Sie eine kurze Notiz oder einen Deskriptor zu bearbeiteten Instanzen hinzufügen. Der von Ihnen eingegebene Text wird im Sperrbereich der Bearbeitung angezeigt (der Standardtext lautet "Redacted").

Um anmerkungen hinzuzufügen, wählen Sie Empfehlungen anzeigen aus, um den Flyoutbereich zu öffnen. Wählen Sie einen Wert aus, der bereits bearbeitet wurde, und wählen Sie den Befehl Kommentieren aus . Geben Sie Ihren Text in das Dialogfeld Anmerkung ein, und wählen Sie dann Übernehmen aus. In der Spalte Anmerkung im Flyoutbereich wird der für die Anmerkung eingegebene Text angezeigt. Wählen Sie im Flyoutbereich Schließen aus.

Wenn Sie eine Bearbeitung entfernen, wird auch jede zugehörige Anmerkung entfernt.

Suche und Redigieren (Vorschau)

Wenn Sie auf der Registerkarte Gesammelte Daten ein Element auswählen, das die Bearbeitung unterstützt, wird im Inhaltsüberprüfungsbereich neben der Liste der Elemente eine Registerkarte Redact angezeigt. Verwenden Sie auf der Registerkarte Redact den Befehl Suchen und bearbeiten unterhalb des Zählers Durchsuchte Instanzen , um innerhalb eines Elements nach einem benutzerdefinierten Wert Ihrer Wahl zu suchen. Wenn Übereinstimmungen gefunden werden, können Sie sie zur Bearbeitung markieren. Der Zähler "Durchsuchte Instanzen" auf der Registerkarte "Redigieren " gibt die Gesamtanzahl der Übereinstimmungen an, die für Ihre gesuchten Werte gefunden wurden.

So suchen Sie nach einem benutzerdefinierten Wert und wenden Bearbeitungen an:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Redactdie Option Suchen und bearbeiten aus.

2. Geben Sie im Flyoutbereich Suchen und bearbeiten einen Wert in das Suchfeld ein, und wählen Sie dann Hinzufügen aus. Sie können ein oder mehrere Wörter eingeben, um einen einzelnen Wert darzustellen, nach dem gesucht werden soll. Um nach zusätzlichen Werten zu suchen, wiederholen Sie den Vorgang für jeden Wert. Bei Suchvorgängen wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet.

3. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird sie in der Spalte Wert aufgeführt, und die Anzahl der Instanzen im Element wird im Zähler für durchsuchte Instanzen angezeigt.

4. Aktivieren Sie den Kreis neben dem Wert in der Liste, und wählen Sie den Befehl Redact unterhalb des Suchfelds aus. Diese Aktion redigiert alle Instanzen des Werts innerhalb des Elements. Die Statusspalte des Werts ändert sich von Nicht bearbeitet in Redacted. Der Redactions-Zähler im Bereich gibt jetzt die Gesamtanzahl der bearbeiteten Instanzen an.

5. Wählen Sie im Flyoutbereich Schließen aus, um zur Registerkarte Redact zurückzukehren. Die angewendeten Bearbeitungen werden im Inhaltsüberprüfungsbereich des Elements angezeigt, und der Zähler Gesamt der Bearbeitungen erhöht sich um die Menge der angewendeten Redaktionen.

So entfernen Sie Bearbeitungen für alle Instanzen eines Werts:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Redactdie Option Suchen und bearbeiten aus.

2. Überprüfen Sie im Flyoutbereich Suchen und bearbeiten den Kreis neben dem Wert, und wählen Sie den Befehl Redaction entfernen aus. Der Redactions-Zähler verringert sich um die Anzahl der Instanzen, die nicht ausgeführt wurden.

3. Wählen Sie Schließen aus.

So entfernen Sie einen Wert aus der Liste, wodurch auch Redaktionen für alle Instanzen dieses Werts entfernt werden:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Redactdie Option Suchen und bearbeiten aus.

2. Überprüfen Sie im Flyoutbereich Suchen und bearbeiten den Kreis neben dem Wert, und wählen Sie den Befehl Löschen aus. Die Anzahl der durchsuchten Instanzen verringert sich um die Anzahl der Instanzen für diesen Wert. Wenn Redactions ausgeführt wurden, verringert sich auch der Redactions-Zähler um die Anzahl der Instanzen, die nicht ausgeführt wurden.

3. Wählen Sie Schließen aus.

Sie können auch einzelne Redaktionen entfernen. Wählen Sie im Inhaltsüberprüfungsbereich das Bearbeitungsfeld aus, und wählen Sie dann das x in der oberen rechten Ecke des Felds aus.

Bearbeiten des Texts in einem Bearbeitungsfeld

Standardmäßig wird das Wort "Redacted" über einem Bearbeitungsfeld angezeigt. Der betroffenen Person wird dieser Text für Elemente angezeigt, die ihnen im endgültigen Datenpaket zur Verfügung gestellt werden. Sie können den Text bearbeiten, der in einem Bearbeitungsfeld angezeigt wird, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

So ändern Sie den Text in einem Bearbeitungsfeld für einen benutzerdefinierten Wert, den Sie bearbeitet haben:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Redactdie Option Suchen und bearbeiten aus.

2. Überprüfen Sie im Flyoutbereich Suche und Redigieren für jeden Wert, bei dem der Status auf Partial oder Redacted festgelegt ist, den Kreis neben dem Wert, den Sie aktualisieren.

3. Wählen Sie den Befehl Kommentieren aus , und wählen Sie Anmerkung aktualisieren aus.

4. Geben Sie im Popupfenster einen Wert ein. Es wird empfohlen, einen kurzen Wert zu verwenden, um die Anpassung an kleinere Bearbeitungsfelder zu verbessern.

5. Wählen Sie Anwenden aus. Die Spalte Anmerkung wird mit Ihrer Auswahl aktualisiert.

6. Wählen Sie im Flyoutbereich Schließen aus, um zur Registerkarte Redact zurückzukehren. Sie sehen, dass die Bearbeitungen für diesen Wert nun den eingegebenen Text im Feld enthalten, sofern er passt.

Um den Wert für redigierte Instanzen auf den Standardwert zurückzusetzen, führen Sie die oben beschriebenen Schritte 1 und 2 aus, und wählen Sie in Schritt 3 Anmerkung entfernen aus.

Manuelles Redigieren

Sie können Manuell Inlinemarkierungen erstellen und Inhalte bearbeiten, indem Sie die Anmerkungsbefehle verwenden, die sich direkt oberhalb des Inhaltsüberprüfungsbereichs auf der Registerkarte Redact befinden.

• So bearbeiten Sie einen Textbereich: Wechseln Sie in der Befehlsleiste (die dritte von links) zum Zeichentool , und wählen Sie im Dropdownmenü Bereichsbearbeitung aus. Verwenden Sie dann den Cursor, um ein Textfeld zu zeichnen, das den Textbereich abdeckt, den Sie blockieren möchten. Wenn Sie mit dem Zeichnen des Felds fertig sind, wird der Textbereich blockiert.

• So entfernen Sie alle Bearbeitungen auf einer Seite oder innerhalb des gesamten Elements: Wählen Sie im ZeichentoolZeichnungen auf dem aktuellen Zeichenblatt entfernen aus, um alle Bearbeitungen auf dem aktuellen Zeichenblatt innerhalb des Elements zu entfernen, oder wählen Sie Alle Zeichnungen im Dokument entfernen aus, um alle Bearbeitungen innerhalb des Elements zu entfernen.

• So entfernen Sie eine einzelne Bearbeitung: Wählen Sie mit dem Tool Anmerkungen auswählen (das Zeigersymbol ganz links) auf der Befehlsleiste das Zu entfernende Bearbeitungsfeld aus, und wählen Sie dann das x in der oberen rechten Ecke des Felds aus. Die Bearbeitung wird entfernt.

Redaction-Grenzwerte

Die Einschränkungen, wie Redaktionen abgerufen oder angezeigt werden, werden unten erläutert.

Suchvorgänge werden auf Seitenbasis erkannt: Dies bedeutet, dass, wenn ein Wert von einer Seite zur nächsten überschreitet (z. B. ist Ihr Suchwert der Vor- und Nachname einer Person, und der Vorname wird am Ende einer Seite und der Nachname am Anfang der nächsten Seite angezeigt), Der Wert wird in diesem instance nicht erkannt.

Längere Suchzeit für Elemente über 50 Seiten: Bei Inhaltselementen mit einer Länge von mehr als 50 Seiten kann es länger dauern, nach einem Bearbeitungswert zu suchen.

Grenzwert von 500 Anmerkungen pro Element: Anmerkungen umfassen alle gefundenen Such- und Redigiereninstanzen (hervorgehoben, aber noch nicht bearbeitet), alle angewendeten Bearbeitungen und alle manuell angewendeten Zeichnungen. Eine Benachrichtigung gibt an, dass Sie den Anmerkungsgrenzwert überschritten haben, und Sie können keine weiteren Anmerkungen hinzufügen. Es wird empfohlen, alle Such- und Redigierungshighlights zu entfernen, die Sie nicht bearbeiten möchten.

Grenzwert von 500 eindeutigen Werten für einen persönlichen Datentyp (für unterstützte Redaktion): Innerhalb eines Inhaltselements werden nur die ersten 500 eindeutigen Werte für einen bestimmten persönlichen Datentyp als Empfehlung hervorgehoben. Wenn Sie beispielsweise nach einer Gutschrift Karte Nummer suchen, werden nur die ersten 500 eindeutigen Werte für eine Gutschrift Karte Nummer hervorgehoben. Zusätzliche eindeutige Werte werden auch dann nicht hervorgehoben, wenn sie im Element erkannt werden.

Textextraktionslimit von 2 MB (für unterstützte Redaktion): Die Textmenge pro Element, die durchsucht werden kann, um Bearbeitungen zu empfehlen, beträgt 2 MB (diese Größenbeschränkung gilt nur für Text, nicht für Bilder).

Eingeben von Notizen zu einer Datei

Um Notizen zu einem Element hinzuzufügen oder zu überprüfen, wählen Sie das Element aus dessen Zeile aus, und wechseln Sie zur Registerkarte Dateinotizen im Inhaltsüberprüfungsbereich auf der rechten Seite. Sie können auch die Option Dateinotiz hinzufügen verwenden, um einen neuen Kommentar zu erstellen. Um Notizen auf einer Allgemeinen Fallebene zu überprüfen oder hinzuzufügen, wechseln Sie oben zur Registerkarte Standard Notizen, und verwenden Sie Fallnotiz hinzufügen. Diese Hinweise sind für Benutzer sichtbar, die an der Anforderung arbeiten, werden aber nicht in den endgültigen Bericht aufgenommen oder anderweitig für die betroffene Person freigegeben.

Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung

Administratoren für Antragstellerrechte können alle Anforderungen anzeigen. Sie können andere Benutzer als Projektmitarbeiter für die Anforderung hinzufügen. Wenn ein Benutzer als Mitarbeiter hinzugefügt wird, wird diesem Benutzer automatisch die Rolle Mitwirkende für die Datenschutzverwaltung gewährt, die ihm Zugriff zum Anzeigen dieser Anforderung und zum Arbeiten mit den darin gesammelten Daten gewährt, um die Anforderung in den Abschluss zu verschieben (weitere Informationen zu Priva-Rollen).

Auf der Registerkarte Projektmitarbeiter auf der Seite mit den Anforderungsdetails werden alle Mitarbeiter angezeigt, die die Anforderung und jeden zugehörigen Teams-Kanal anzeigen und dazu beitragen können. So fügen Sie einer Anforderung Mitarbeiter hinzu:

1. Wechseln Sie auf der Detailseite einer Anforderung zur Registerkarte Mitarbeiter .
2. Wählen Sie auf der Registerkarte den Befehl Add collaborator (Mitarbeiter hinzufügen ) aus.
3. Beginnen Sie im Fenster Mitarbeiter hinzufügen mit der Eingabe des Benutzernamens, wählen Sie den Namen aus, sobald er angezeigt wird, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Wenn Sie eine Anforderung erstellen, wird automatisch ein dedizierter Teams-Kanal für Mitarbeiter erstellt, um die Anforderung zu besprechen und Eingaben sicher zu teilen. Um einen Teams-Chat zu starten, kann jeder Mitarbeiter oben rechts auf der Detailseite der Anforderung Chat with collaborators (Mit Projektmitarbeitern chatten ) auswählen. Diese Aktion öffnet Teams und platziert Sie im Kanal Allgemein für die Teamwebsite Ihrer Antragstellerrechteanforderung.

Um einen Mitarbeiter zu entfernen, wählen Sie seinen Namen aus der Liste der Projektmitarbeiter und dann den Befehl Mitarbeiter entfernen aus. Durch das Entfernen eines Mitarbeiters wird der Benutzer aus der Liste der Mitarbeiter und aus dem Teams-Kanal der Anforderung entfernt. Der Benutzer, der die Anforderung erstellt hat, kann nicht als Mitarbeiter entfernt werden.

Sie können das Standardverhalten beim Erstellen von Teams-Kanälen für Anträge auf Antragstellerrechte ändern, indem Sie zu Priva-Einstellungen in der oberen rechten Ecke von Subject Rights Request wechseln. Wählen Sie Teams-Zusammenarbeit aus, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen auf der Seite, um die Teams-Funktionen für alle Anträge auf Antragstellerrechte zu deaktivieren.

Abschließen der Überprüfung

Wenn alle Elemente überprüft wurden und Sie ihre status als Einschließen, Ausschließen oder Keine Übereinstimmung festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Überprüfungsschritt zu schließen. Jeder der Projektmitarbeiter auf eine Anforderung kann die Überprüfung abschließen.

Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Anforderung die Schaltfläche Überprüfung abschließen aus. In einem Flyoutbereich wird eine Zusammenfassung der Daten angezeigt und alle zugehörigen Notizen hinzugefügt. Diese Hinweise dienen der internen Aufzeichnung und werden nicht für die betroffene Person freigegeben.

Wählen Sie im Flyoutbereich Überprüfung abschließen aus, um den Überprüfungsschritt abzuschließen. Diese Aktion bereitet die Anforderung für die letzten Phasen des Prozesses vor: Generieren von Berichten und Schließen der Anforderung. Zusammenfassungen Ihrer Entscheidungen werden später auf der Registerkarte Berichte bereitgestellt.

Nächste Schritte

Unter Berichte generieren und eine Anforderung schließen erfahren Sie, wie Sie den endgültigen Bericht generieren und auf den Abschluss der Anforderung hinarbeiten.

Rechtlicher Haftungsausschluss

Microsoft Priva Haftungsausschluss