Identifizieren von Geschäftsanforderungen für SharePoint und OneDrive
Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die SharePoint- und OneDrive-Funktionen, mit denen Sie bestimmen können, wie Sie diese Dienste in Ihrer Organisation optimal nutzen können. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihren Rollout zu planen und neue Funktionen zu finden, die Ihre aktuellen Lösungen möglicherweise nicht bieten.
Bewährte Methoden für die Erfassung von Anforderungen
Definieren Sie User Journeys und wichtige Anwendungsfälle. Wie arbeiten Personen in Ihrer Organisation jetzt zusammen? Wo werden Dateien gespeichert? Wie teilen sie Nachrichten und andere Informationen? Ein wichtiger Bestandteil der Planung für SharePoint und OneDrive ist das Dokumentieren, wie Ihre Organisation heute Aufgaben für die Zusammenarbeit erledigt. Sie können diese Aufgaben dann neuen Prozessen mithilfe von SharePoint und OneDrive zuordnen. Diese Aufgaben können dann zu Testfällen für Ihren ersten Pilotrollout werden. Informationen dazu, wie Microsoft 365 die Produktivität für verschiedene Branchen verbessert, finden Sie in der Produktivitätsbibliothek.
Evaluieren Sie Ihre Migrationsanforderungen. Die meisten Organisationen verfügen über Dateien und andere Inhalte, die sie in Microsoft 365 verschieben möchten. Einige dieser Inhalte werden möglicherweise jeden Tag von den Personen in Ihrer Organisation verwendet. Das Verschieben kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie bei der Planung Ihres Rollouts, wie Sie Inhalte migrieren und gleichzeitig die Mitarbeiter in Ihrer Organisation produktiv halten können. Weitere Informationen finden Sie unter Migrationsplanung für SharePoint- und OneDrive-Rollout. Wenn Sie SharePoint Server lokal verwenden, lesen Sie Hybrid OneDrive und SharePoint in Microsoft 365. Wenn Sie papierbasierte Datensätze importieren möchten, lesen Sie Einführung in Microsoft SharePoint Syntex.
Binden Sie Rechts- und Complianceteams frühzeitig ein. Die meisten Organisationen haben rechtliche oder Compliance-Anforderungen hinsichtlich des Umgangs mit verschiedenen Arten von Daten. Microsoft 365 bietet viele Optionen, mit denen Sie die Compliance in Ihrer Organisation aufrechterhalten können. Wenn Sie Ihren Rollout planen, binden Sie Ihr Rechts- oder Complianceteam frühzeitig in den Prozess ein, um Ihre Complianceanforderungen beim Übergang zu SharePoint und OneDrive zu erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer konformen SharePoint- und OneDrive-Umgebung.
Fördern Sie die Vereinbarung zwischen Projektbeteiligten. Sicherstellung der Teilnahme und Engagements von Schlüsselpersonen innerhalb Ihrer Organisation ist für die erfolgreiche Benutzereinführung von entscheidender Wichtigkeit. Diese Unterstützung kann von unternehmensorientierten Führungskräften, IT-Führungskräften oder anderen Personen stammen, die ein großes Interesse daran haben, Microsoft 365 in der Organisation erfolgreich zu sein. Es ist wichtig die Unterstützung wie von den Führungskräften so von den Produkt-Champions zu haben, um das Wissen an ihre Kollegen weiterzuleiten. Egal, ob Sie die Rolle des Produkt-Champions formell delegieren oder ihr einen organisches Lauf ermöglichen, die Champions sind für das Vorhaben erfolgsentscheidend.
Wichtige SharePoint- und OneDrive-Anwendungsfälle
Zu den wichtigsten Anwendungsfällen für SharePoint und OneDrive gehören:
- Dateispeicher
- Zusammenarbeit an Dateien
- Websites für die Zusammenarbeit im Team
- Websites für Nachrichten und Intranet
Wenn Sie derzeit andere Software oder Dienste verwenden, um diese Anwendungsfälle in Ihrer Organisation zu aktivieren, empfehlen wir, jeden Ihrer aktuellen Anwendungsfälle mit den Funktionen von SharePoint und OneDrive zuzuordnen. Dadurch wird ein reibungsloser Übergang beim Rollout von SharePoint und OneDrive sichergestellt, und Sie erhalten eine Liste der Prozessänderungen für die Kommunikation mit Ihren Benutzern. (Schulungs- und Änderungsmanagement zum Rollout von SharePoint und OneDrive enthält eine Liste von Ressourcen, die Sie für Ihre Benutzer freigeben können, um ihnen den Einstieg in SharePoint und OneDrive zu erleichtern.)
Die folgenden Abschnitte bieten eine Übersicht über diese Anwendungsfälle mit Links zu ausführlicheren Informationen.
Dateispeicher
Die Dateispeicheroptionen in Microsoft 365 sind SharePoint und OneDrive.
Private Arbeitsdateien werden auf OneDrive gespeichert. Mit OneDrive verfügt jeder Benutzer über einen Speicherort, an dem er seine privaten Arbeitsdateien speichern kann. Diese Dateien werden standardmäßig nicht für niemanden freigegeben, können aber für die Zusammenarbeit problemlos mit anderen geteilt werden.
Freigegebene Dateien werden in SharePoint gespeichert. SharePoint-Websites können zum Speichern von Dateien verwendet werden, auf die mehrere Personen zugreifen. Personen, die Zugriff auf die Website haben, haben Zugriff auf die Dateien.
Microsoft Teams verwendet SharePoint-Websites zum Speichern von Dateien. Wenn Sie eine Datei auf die Registerkarte Teams-Dateien hochladen, wird sie auf einer SharePoint-Website gespeichert. (Weitere Informationen zur Interaktion zwischen Teams und SharePoint finden Sie unter Übersicht über die Microsoft Teams- und SharePoint-Integration)
Zusammenarbeit an Dateien
In SharePoint und OneDrive kann der Benutzer Microsoft 365 Apps (eine Office-Version, die über viele Microsoft 365 Pläne verfügbar ist) verwenden, um Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Andere Anwendungen können verwendet werden, um andere Dateitypen zu erstellen und zu bearbeiten. Diese Dateien können problemlos für andere Personen freigegeben werden, einschließlich Personen außerhalb Ihrer Organisation (sofern Sie dies zulassen).
Teilen Sie OneDrive-Dateien mithilfe von gemeinsam nutzbaren Links. In OneDrive sind die Dateien eines Benutzers standardmäßig privat. Benutzer können OneDrive-Dateien mit anderen teilen, indem sie gemeinsam nutzbare Links verwenden, die anderen Zugriff auf die Datei gewähren. Sie können Links erstellen, die bestimmten Personen oder allen Mitgliedern Ihrer Organisation Zugriff gewähren. Die Person, die die Datei freigegeben hat, kann den Zugriff anderer Benutzer entfernen, indem sie den Link bearbeitet oder löscht.
Zusammenarbeiten in einer Website oder einem Team. Auf einer SharePoint-Website oder einem Microsoft Teams-Team haben alle Mitglieder der Website oder des Teams Zugriff auf die dort gespeicherten Dateien und können problemlos daran zusammenarbeiten.
SharePoint-Dateien mithilfe von gemeinsam nutzbaren Links teilen. Wenn ein Benutzer eine SharePoint-Datei für eine Person außerhalb der Website oder des Teams freigeben muss, kann er freigegebene Links auf die gleiche Weise wie in OneDrive verwenden.
Synchronisieren Sie Dateien für den Offlinezugriff. Mit der OneDrive-Synchronisierungs-App können Benutzer Dateien zwischen ihrem Computer und der Microsoft 365 Cloud synchronisieren. Wenn Benutzer eine Datei oder einen Ordner lokal hinzufügen, ändern oder löschen, wird die Datei oder der Ordner in der Cloud hinzugefügt, geändert oder gelöscht und umgekehrt. Benutzer können mit synchronisierten Dateien direkt im Datei-Explorer oder Finder und den von ihnen verwendeten Apps arbeiten. Wenn der Benutzer online ist, werden alle Änderungen, die er oder andere Benutzer vornehmen, automatisch synchronisiert.
Weitere Informationen zur Dateizusammenarbeit in SharePoint und OneDrive finden Sie unter Einführung in die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365, unterstützt von SharePoint und Dateizusammenarbeit in SharePoint mit Microsoft 365.
Intranet
Eine der Kernfunktionen von SharePoint ist eine Vielzahl von Optionen und Tools zum Erstellen von Intranetwebsites für Ihre Organisation. Ihr Intranet kann die Hauptzielseite Ihrer Organisation, Portale für die Unternehmenskommunikation und einzelne Websites für Abteilungen oder Abteilungen (z. B. IT oder Personalwesen) enthalten.
Das Verschieben Ihres Intranets zu SharePoint in Microsoft 365 kann eine Weile dauern, insbesondere, wenn Sie bereits über umfangreiche Intranetinhalte verfügen. Es wird empfohlen, diese Aufgabe zu erledigen, nachdem Sie den Rollout von SharePoint und OneDrive abgeschlossen haben.
Ausführliche Informationen zum Erstellen eines Intranets mit SharePoint finden Sie unter Einführung und Roadmap für intelligentes Intranet und Planen eines intelligenten SharePoint-Intranets.
Governance und Compliance
Governance und Compliance sind für viele Organisationen entscheidend. Berücksichtigen Sie bei der Planung für SharePoint und OneDrive, welche Compliancefeatures Sie vorab einführen möchten. Indem Sie Compliancefeatures im Voraus nutzen, können Sie das Risiko von Compliancevorfällen reduzieren. Unter Erstellen einer konformen SharePoint- und OneDrive-Umgebung finden Sie Details dazu, welche Compliancefeatures im Rahmen Ihres SharePoint- und OneDrive-Rollouts berücksichtigt werden sollten.
Wichtige Faktoren für Benutzerakzeptanz
Die Benutzerakzeptanz ist wichtig für den Gesamterfolg einer neuen Anwendung oder eines neuen Diensts. Im Idealfall müssen Sie die Benutzerbindung für SharePoint und OneDrive maximieren, um das Gefühl zu haben, dass Sie Ihre Investitionen in SharePoint und OneDrive maximiert haben.
Die Schaffung eines Bewusstseins durch Awareness-Kampagnen, etwa durch Ankündigungen, Einführungsevents, Newsletter, Mitarbeiterversammlungen, Wettbewerbe und Werbegeschenke, ist ein wichtiges Instrument zur Maximierung der Akzeptanz. Darüber hinaus hilft ihnen die Bereitstellung von Wissen über Kurssitzungen und Selbsthilfeleitfäden, die ihnen die Möglichkeit geben, OneDrive und SharePoint zu verwenden.
Weitere Informationen zur Benutzerakzeptanz und Änderungsverwaltung beim Rollout von SharePoint und OneDrive finden Sie unter Schulung und Änderungsverwaltung für das Rollout von SharePoint und OneDrive.