Beschreiben der Datensatzverwaltung
Organisationen aller Art benötigen eine Verwaltungslösung, um gesetzliche, rechtliche und unternehmenskritische Datensätze in ihren Unternehmensdaten zu verwalten. Die Microsoft Purview-Datensatzverwaltung hilft Organisationen dabei, ihre rechtlichen Verpflichtungen im Auge zu behalten. Außerdem hilft sie, die Einhaltung der Bestimmungen zu veranschaulichen und die Effizienz durch die regelmäßige Disposition von Elementen zu erhöhen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, keinen Wert mehr für das Unternehmen haben oder nicht mehr für geschäftliche Zwecke erforderlich sind. Die Microsoft Purview-Datensatzverwaltung umfasst verschiedene Features, z. B.:
- Bezeichnen von Inhalten als Datensatz
- Einrichten von Richtlinien für die Aufbewahrung und das Löschen innerhalb der Datensatzbezeichnung
- Auslösen der ereignisbasierten Aufbewahrung
- Überprüfen und Validieren der Disposition
- Nachweis für das Löschen von Datensätzen
- Exportieren von Informationen zu entfernten Elementen
Wenn ein Inhalt mittels einer Aufbewahrungsbezeichnung als ein Datensatz gekennzeichnet werden, geschieht Folgendes:
- Einschränkungen zum Blockieren bestimmter Aktivitäten werden eingerichtet.
- Aktivitäten werden protokolliert.
- Der Nachweis der Disposition wird am Ende des Aufbewahrungszeitraums beibehalten.
Damit Elemente als Datensätze markiert werden können, richtet ein Administrator Aufbewahrungsbezeichnungen ein.
Elemente wie Dokumente und E-Mails können dann basierend auf diesen Aufbewahrungsbezeichnungen als Datensätze bezeichnet werden. Elemente werden möglicherweise als Datensätze bezeichnet, können aber auch als regulatorische Datensätze angezeigt werden. Regulatorische Datensätze bieten andere Steuerelemente und Beschränkungen. Beispiele:
- Eine regulatorische Bezeichnung kann nicht entfernt werden, wenn ein Element als regulatorischer Datensatz gekennzeichnet wurde.
- Die Aufbewahrungszeiträume können nicht verkürzt werden, nachdem die Bezeichnung angewendet wurde.
Weitere Informationen zum Vergleichen von Einschränkungen zwischen Datensätzen und regulatorischen Datensätzen finden Sie im Abschnitt „Vergleichen von Einschränkungen, welche Aktionen zulässig oder blockiert sind" im Artikel „Informationen zur Datensatzverwaltung“, die in der Zusammenfassungs- und Ressourceneinheit dieses Moduls verknüpft ist.
Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass nicht einmal ein globaler Administrator die Bezeichnung entfernen kann, wenn Inhalt als regulatorischer Datensatz gekennzeichnet wurde. Das Kennzeichnen eines Elements als regulatorischen Datensatz kann irreversible Auswirkungen haben und sollte nur bei Bedarf verwendet werden. Diese Option ist daher nicht standardmäßig verfügbar und muss durch den Administrator mithilfe von PowerShell aktiviert werden.
Häufige Anwendungsfälle für Microsoft Purview-Datensatzverwaltung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Microsoft Purview-Datensatzverwaltung in einer Organisation verwendet werden kann, einschließlich der folgenden:
- Administratoren und Benutzer können Aufbewahrungs- und Löschaktionen für Dokumente und E-Mails manuell anwenden.
- Aufbewahrungs- und Löschaktionen können automatisch auf Dokumente und E-Mails angewendet werden.
- Administratoren von Websites können Standardaktionen für die Aufbewahrung und das Löschen von Inhalten in einer SharePoint-Bibliothek, einem Ordner oder einer Dokumentgruppe festlegen.
- Benutzer können mithilfe von Outlook-Regeln automatisch Aufbewahrungs- und Löschaktionen auf E-Mails anwenden.
Administratoren können mit Inhaltsautoren zusammenarbeiten, um Schulungsmaterialien zusammenzustellen und somit sicherzustellen, dass die Microsoft Purview-Datensatzverwaltung in der Organisation ordnungsgemäß angewendet wird. In der Dokumentation sollte erläutert werden, wie Bezeichnungen angewendet werden, um die Nutzung zu optimieren und eine konsistente Verwendung zu gewährleisten.