Importieren und Verwenden von Organisationsdaten in Microsoft 365

Organisationsdaten beziehen sich auf Mitarbeiterdaten, die Ihr Administrator mithilfe des Features Organisationsdaten in Microsoft 365 hochlädt. Organisationsdaten in Microsoft 365 kombinieren diese hochgeladenen Daten mit vorhandenen Microsoft 365-Daten, um bestimmte Funktionen in Microsoft 365-Anwendungen zu unterstützen. Dieses Feature hilft auch, Ihre Microsoft 365-Benutzerprofildaten zu verbessern, indem Organisationsdaten erfasst werden, die sich derzeit in den externen Systemen Ihrer Organisation befinden (z. B. Humankapitalverwaltungssysteme). Dies hilft beim Schließen von Lücken im Zusammenhang mit fehlenden oder veralteten Benutzerprofildaten und ermöglicht umfangreichere Erfahrungen in Microsoft 365 und Microsoft Viva.

Microsoft 365-Benutzerprofildaten beziehen sich auf die Informationen, die dem Konto eines Benutzers zugeordnet sind und im Microsoft 365-Benutzerprofil gespeichert werden. Diese Informationen umfassen E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position und andere beschreibende Informationen.

Microsoft 365-Benutzerprofildaten stammen aus zwei Hauptquellen: entweder aus Microsoft Entra ID (früher Azure Active Directory), was die Standardeinstellung ist, oder aus Organisationsdaten in Microsoft 365 über eine .csv Datei, die Sie hochladen. Die Eigenschaften im Microsoft Entra-Schema und im Microsoft 365-Benutzerprofil entsprechen den Spaltennamen in der .csv-Datei und werden in Organisationsdaten in Microsoft 365 als Attribute bezeichnet.

Datenattribute

Wenn Sie eine .csv-Datei hochladen, müssen Sie mindestens ein erforderliches Attribut , Microsoft_PersonEmail, für jeden Mitarbeiter einschließen. Basierend auf bestimmten Anforderungen für Anwendungen, die diese Daten verwenden (z. B. das Copilot-Dashboard), müssen Sie möglicherweise zusätzliche Felder hochladen. Informationen zum Einrichten und Strukturieren einer Organisationsdatendatei .csv finden Sie unter Vorbereiten und Importieren Ihrer Organisationsdaten.

Sie können auch die folgenden optionalen Attribute einschließen. (Der Wert in Klammern ist der entsprechende Eigenschaftsname im Microsoft 365-Benutzerprofilschema .)

Weitere Informationen zu den spezifischen Attributen finden Sie unter Attributreferenz und Zuordnung von Attributen zu Eigenschaften , um zu erfahren, wie die Organisationsdaten in Microsoft 365-Attributen Den Microsoft 365-Benutzerprofildaten zugeordnet werden.

• Namen
  • Microsoft_FirstName (zuerst)
  • Microsoft_LastName (zuletzt)
  • Microsoft_DisplayName (displayName)
• Positionen
  • Detail
    • Microsoft_JobTitle (jobTitle)
    • Microsoft_SecondaryJobTitle (secondaryJobTitle): Wird für die Zuordnung von Qualifikationen verwendet.
    • Microsoft_JobDiscipline (Rolle)
    • Microsoft_LevelDesignation (Ebene)
    • Microsoft_Layer (Ebene)
      • Unternehmen
        • Microsoft_Company (displayName)
        • Microsoft_CompanyCode (companyCode)
        • Microsoft_Organization (Abteilung)
        • Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
          • Adresse
            • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
            • Microsoft_CompanyOfficeStreet (Straße)
            • Microsoft_CompanyOfficeCity (Stadt)
            • Microsoft_CompanyOfficeState (Status)
            • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
            • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (Postleitzahl)
• Manager
  • Microsoft_ManagerEmail (userId)
• Benutzerkenntnisse
  • Microsoft_UserSkillNames

Vorbereiten und Importieren Ihrer Organisationsdaten

Bevor Sie Organisationsdaten hochladen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Herunterladen einer .csv Vorlage
2. Strukturieren der Organisationsdaten
3. Erstmaliges Importieren Ihrer Organisationsdaten
4. Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Ihren Daten

Schritt 1: Herunterladen einer .csv-Vorlage

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center als Benutzer mit globalen Administratorberechtigungen an.
2. Wählen Sie auf der Seite Organisationsdaten in Microsoft 365 (unter Migration und Importe einrichten>) die Option Erste Schritte (wenn Sie Daten zum ersten Mal importieren) oder Neu importieren aus.
3. Wählen Sie CSV-Vorlage herunterladen aus.

Schritt 2: Strukturieren der Organisationsdaten

Nachdem Sie nun ihren .csv Dateistartpunkt haben, fügen Sie die Organisationsdaten hinzu, die Sie in Microsoft 365 verwenden möchten, und speichern Sie dann die Datei.

Es gibt zwei Typen von Attributen, die Sie in Ihrer Organisationsdatendatei hinzufügen können: erforderlich und optional reserviert. Attribute können in der Datei in beliebiger Reihenfolge angegeben werden.

• Erforderlich : Das einzige standardmäßig erforderliche Attribut ist die E-Mail-Adresse.
• Reserviert : Attribute sind reservierte Spaltenüberschriften für Attribute, die derzeit zum Berechnen, Filtern und Gruppieren von Daten verwendet werden.

Beispieldatendatei

Hier sehen Sie einen Beispielausschnitt einer gültigen .csv-Datei:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Weitere Informationen zu Attributen finden Sie in der Attributreferenz.

Schritt 3: Erstmaliges Importieren Ihrer Organisationsdaten

Nachdem Sie eine .csv-Datei mit Ihren Daten erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Daten entweder von Ihrem lokalen Computer (für Viva Insights-lizenzierte Kunden) oder von einer SharePoint-Website zu importieren.

Hochladen der .csv-Datei von Ihrem Computer (für Viva Insights-lizenzierte Kunden)

Nachdem Sie die .csv-Datei mit Ihren Daten erstellt haben, können Sie sie direkt aus Ihren lokalen Dateien hochladen.

Hochladen der .csv-Datei aus SharePoint

Zuerst müssen Sie die Datei von Ihrem lokalen Computer an einen sicheren SharePoint-Speicherort hochladen. importieren Sie dann die Daten.

Hochladen der Datei in SharePoint

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Daten in SharePoint hochzuladen. Stellen Sie sicher, dass Ihre SharePoint-Website über die richtigen Berechtigungen verfügt und nur diejenigen, die auf die Daten zugreifen sollen, auf die Website zugreifen können. Sie können eine Datei mit einer Größe von bis zu 5 Gb hochladen.

1. Öffnen Sie die SharePoint-Websitebibliothek.

2. Wählen Sie Hochladen und dann Dateien aus.

   

3. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die .csv Datei gespeichert haben, und wählen Sie dann Öffnen aus.

   Sie können die Datei auch per Drag-and-Drop hochladen.

   Bevor Sie die Daten in Viva importieren, benötigen Sie den Pfad zur Datei in SharePoint im folgenden Format: https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv . Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Pfad zu Ihrer Datei abzurufen. Der Pfad ist nicht mit der URL identisch, die in Ihrem Browser angezeigt wird, wenn Sie die Datei anzeigen.

4. Wählen Sie die Auslassungspunkte (...) neben der Datei und dann Details aus.

   

5. Suchen Sie den Wert Pfad , und wählen Sie dann das Kopiersymbol aus.

   

Importieren der Daten in Microsoft 365

Nun können Sie die Daten importieren.

1. Wählen Sie auf der Seite Organisationsdaten in Microsoft 365 (unter Migration und Importe einrichten>) die Option Erste Schritte (wenn Sie Daten zum ersten Mal importieren) oder Neu importieren aus.
2. Geben Sie auf der Seite Daten aus SharePoint importieren den SharePoint-Speicherort ein, an dem Sie Ihre .csv-Datei gespeichert haben. (Wenn Sie den Speicherort am Ende des Uploadschritts kopiert haben, fügen Sie ihn hier ein.)
3. Vergewissern Sie sich, dass Sie verstehen, dass die Daten, die Sie hier hochladen, von Viva und Microsoft 365 sowie von Microsoft stammenden Diensten verarbeitet werden können, denen Sie über Microsoft Graph Zugriff auf die Daten gewährt haben. Wählen Sie Weiter aus.
4. Überprüfen Sie die Details für Ihren Upload, und wählen Sie dann Validierung beginnen aus.

Ihre Organisationsdaten werden anhand der Anforderungen für die Verwendung mit Viva- und Microsoft 365-Diensten überprüft. Die Validierung dauert einige Stunden. es kann jedoch bis zu drei Tage dauern, bis Ihr vollständiger Datenupload im Profilspeicher verfügbar ist. Sie können den Überprüfungsstatus auf der Seite Organisationsdaten im Admin Center überprüfen. Nach Abschluss der Überprüfung wird eine Meldung angezeigt, dass Ihre Daten von Viva und Microsoft 365 verwendet und verwaltet werden.

Die Organisationsdaten jedes Endbenutzers werden im Postfach dieses Endbenutzers gespeichert und beachten die Datenresidenzregeln für Exchange Online (wie unter Datenresidenz für Exchange Online beschrieben).

Schritt 4: Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Ihren Daten

Nur der globale Administrator kann Organisationsdaten aktualisieren oder löschen, die im Microsoft 365-Benutzerprofil gespeichert sind.

Um die Organisationsdaten eines Endbenutzers zu aktualisieren oder zu löschen, erstellen und laden Sie eine neue .csv Datei hoch, die nur die Benutzer enthält, deren Daten Sie aktualisieren oder löschen möchten.

• Um einen Wert zu aktualisieren, schließen Sie alle Attribute ein, die Sie aktualisieren möchten. Geben Sie einen anderen Wert für jedes Attribut an, das Sie ändern möchten. Wenn Sie ein Attribut einschließen, aber keinen Wert angeben (aber nicht auf eine leere Zeichenfolge festlegen), wird der aktuelle Wert im Microsoft 365-Benutzerprofil verwendet (er wird nicht aktualisiert).
• Um einen Wert zu löschen, legen Sie den Wert für das Attribut auf eine leere Zeichenfolge fest, indem Sie zwei einfache Anführungszeichen ("") verwenden. (Legen Sie das Microsoft_Layer-Attribut "-1" fest.) Um alle Daten für einen Benutzer zu löschen, geben Sie die leere Zeichenfolge oder den ganzzahligen Wert für alle attribute ein.

Datennutzungs-, Aufbewahrungs- und Verwaltungsinformationen für Organisationsdaten in Microsoft 365

Überprüfen Sie die folgenden Informationen, um zu verstehen, wie Organisationsdaten verwendet, gespeichert und gelöscht werden.

Funktionsweise von Organisationsdaten in Microsoft 365 mit Viva Insights

Die hier hochgeladenen Daten werden auch in Viva Insights verwendet und diesen reservierten Viva Insights-Feldern zugeordnet:

• Personid
• ManagerId
• Organization
• LevelDesignation
• FunctionType
• Ebene
• Standort

Die folgenden Daten werden aus dem Feature Organisationsdaten hochgeladen, stehen aber nicht für die Verwendung in Viva Insights zur Verfügung:

• Microsoft_DisplayName
• Microsoft_FirstName
• Microsoft_LastName
• Microsoft_SecondaryJobTitle
• Microsoft_UserSkillNames

Diese Attribute können als benutzerdefinierte Attribute in Viva Insights verwendet werden.

• Microsoft_JobTitle
• Microsoft_City
• Microsoft_CountryOrRegion
• Microsoft_PostalCode
• Microsoft_PostOfficeBox

Datennutzung

Die von Ihnen hochgeladenen Organisationsdaten können von Viva, Microsoft 365-Diensten und Nicht-Microsoft-Diensten verwendet werden, denen über die Microsoft Graph-API Zugriff gewährt wurde. Diese Daten werden innerhalb der Organisation als öffentlich verfügbar behandelt, was bedeutet, dass sie jedem Endbenutzer in der Organisation angezeigt werden können. Diese Daten können auch in mandantenübergreifenden Zusammenarbeitsszenarien, in Microsoft 365 Copilot und in Machine Learning-Modelltrainings verwendet werden.

Im Microsoft 365-Benutzerprofil haben Microsoft Entra-Daten standardmäßig Vorrang vor Organisationsdaten in Microsoft 365. Wenn ein Dienst ein Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt und sowohl Organisationsdaten als auch Microsoft Entra-Daten für ein einzelnes Attribut vorhanden sind, wird der Microsoft Entra-Wert zurückgegeben. Beispielsweise verfügt ein bestimmter Endbenutzer über "Software Engineer" als eigenschaft jobTitle in Microsoft Entra ID. Der globale Administrator Für Ihre Organisation verwendet das Feature Organisationsdaten in Microsoft 365, um den Wert "Senior Software Engineer" für das attribut Microsoft_JobTitle für denselben Endbenutzer hochzuladen. Nach dem Upload werden beide Werte im Microsoft 365-Benutzerprofil des Endbenutzers gespeichert. Wenn eine Benutzeroberfläche wie Profilkarten in Microsoft 365 das Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt, um die eigenschaft jobTitle für diesen Endbenutzer abzurufen, wird "Software Engineer" zurückgegeben (anstelle von "Senior Software Engineer").

Wenn Sie den Wert aus Ihren Organisationsdaten im Microsoft 365-Benutzerprofil verwenden möchten, wenden Sie sich an Microsoft, indem Sie eine Anforderung an orgdatainm365support@microsoft.comsenden. Fügen Sie die Betreffzeile "Anforderung, Organisationsdaten Vorrang vor Microsoft Entra-Daten im Microsoft 365-Benutzerprofil für Mandant [Name] [Mandanten-ID]" ein. Es kann bis zu vier Tage dauern, bis diese Änderung wirksam wird.

Wenn Sie später zum Standardverhalten zurückkehren möchten (bei dem Microsoft Entra-Daten Vorrang haben), wenden Sie sich erneut an Microsoft. Verwenden Sie dazu die Betreffzeile "Anforderung, Microsoft Entra-Daten Vorrang vor Organisationsdaten im Microsoft 365-Benutzerprofil für Mandant [Name] [Mandanten-ID]" zu geben. Diese Änderung dauert auch bis zu vier Tage.

Um sicherzustellen, dass die Daten im Microsoft 365-Benutzerprofil auf dem neuesten Stand und korrekt bleiben, empfehlen wir, regelmäßig aktualisierte Organisationsdaten hochzuladen (z. B. wöchentlich). Dadurch wird verhindert, dass die Daten im Benutzerprofil im Vergleich zu den Daten in den Humankapitalverwaltungssystemen Ihrer Organisation veraltet sind.

Stellen Sie sicher, dass die hochgeladenen Daten mit Attributnamen und Beschreibungen übereinstimmen, die im Attributverweis aufgeführt sind. Vermeiden Sie außerdem das Hochladen vertraulicher personenbezogener Daten.

Datenlöschung

Informationen zum Löschen von Benutzerdaten finden Sie unter Aktualisieren oder Andere Änderungen an Organisationsdaten . Sobald das Update verarbeitet wird, werden die zugehörigen Benutzerdaten mit leeren Feldern überschrieben, sodass ihre Daten sofort gelöscht werden.

Wenn ein Mandant aus Microsoft 365 entfernt wird, werden alle Mandantendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Datenaufbewahrung

Organisationsdaten werden gespeichert, solange der Endbenutzer aktiv ist und über eine gültige Lizenz verfügt und keine Löschanforderung vom Endbenutzer oder vom globalen Administrator gestellt wurde.

Datenaufbewahrung

Wenn Sie Organisationsdaten hochladen, wird Ihre .csv-Datei auf Ihrer SharePoint Online-Website gespeichert, und die Organisationsdatenattribute jedes Endbenutzers werden auf sein Microsoft 365-Benutzerprofil festgelegt und im Exchange Online-Postfach des Benutzers gespeichert. Informationen zur Datenresidenz für SharePoint Online und Exchange Online finden Sie unter Datenresidenz für SharePoint Online und Datenresidenz für Exchange Online.

Verwalten von Anforderungen betroffener Personen

Ein Antrag betroffener Personen oder anträge betroffener Personen ist ein formeller Antrag einer betroffenen Person (eines Endbenutzers) an einen Verantwortlichen, eine Maßnahme für ihre personenbezogenen Daten zu ergreifen. Informationen dazu, welche Rechte betroffene Personen Endbenutzer haben, finden Sie unter Office 365-Anträge betroffener Personen im Rahmen der DSGVO und des CCPA.

Verwenden Sie die folgenden Informationen, um Anträge betroffener Personen von Endbenutzern zu erfüllen:

• Zugriff und Export: Ein Endbenutzer kann mithilfe der Datenexportfunktion auf der Profilkarte auf Organisationsdaten zugreifen und diese exportieren, die von einem globalen Administrator hochgeladen und im Microsoft 365-Benutzerprofil gespeichert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von Daten von Ihrer Profilkarte.
• Bearbeiten: Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Organisationsdaten.
• Löschen: Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Organisationsdaten und Löschen von Daten.

Attributverweis

Die folgende Tabelle enthält weitere Details zu den Organisationsdaten in Microsoft 365-Attributen.

Zuordnung von Attributen zu Eigenschaften

Die folgende Tabelle zeigt, wie Organisationsdaten in Microsoft 365-Attributen eigenschaften im Microsoft 365-Benutzerprofilschema zugeordnet werden.