L'utilisation des boites partagées en O365 et Exchange 2013

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Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs ont accès pour lire et envoyer des messages électroniques.

Aussi, afin d'en faire une bonne utilisation, vous trouverez ci-dessous quelques rappels et bonnes pratiques.

 

Point 1 : la création d'une boite partagée.

 Pour cela il faut :

  •   Assigner la permission FullAccess à l'utilisateur ou à un groupe de sécurité permettant d'ouvrir la boite partagée soit en passant par l' ECP ou soit avec la commande
       Powershell suivante :

 Add-MailboxPermission "Info Services" -User InfoSG -AccessRights FullAccess

  •  Assigner la permission SendAs ou SendOnBehalf pour envoyer en tant que ou de la part de la boite partagée.
    • La permission SendAs peut se mettre dans l'ECP ou par powershell :

 Pour O365 :

 Add-RecipientPermission "Info Services" -Trustee InfoSG -AccessRights SendAs

 Pour Exchange 2013 :

 Add-ADPermission -Identity "Ellen Adams" -User AaronPainter -AccessRights ExtendedRight -ExtendedRights "send as"

    • La permission SendOnBehalf ( En tant que) peut se mettre avec la commande : Set-Mailbox Info -GrantSendOnBehalfTo UserWhoSends

 

 Une fois que vous avez positionné la permission FullAccess à un utilisateur, la boite partagée va apparaître automatiquement sous Outlook grâce au mappage automatique.

 Cette fonctionnalité peut être désactivée par commande Powershell. La procédure est décrite dans cet article :

https://support.microsoft.com/kb/2646504

  

Point 2 : l'ouverture de la boite partagée en compte additionnel.

 

Si le mappage automatique est désactivé, la boite partagée peut être ouverte en compte additionnel.

 Néanmoins ce n'est pas possible dans les cas suivants :

  •  Utilisation d'une boite aux lettres sous O365 sans licence ( -Shared est utilisé).
  • Les utilisateurs ont le droit SendOnBehalf.

 En effet en ajoutant une boîte aux lettres partagée de cette manière, vous agissez comme le propriétaire de cette boite partagée.

Le droit SendOnBehalf agira donc comme un SendAs.

 Cet article décrit le problème :

https://support.microsoft.com/kb/2688358

 

 Point 3: L'ouverture en boite additionnelle.

 

 Lorsque la boite partagée est ouverte en boite additionnelle, pour avoir les éléments envoyés ou supprimés dans la boite partagée au lieu de la boite de l’expéditeur, il faut :

  • Mettre à jour Outlook.
  • Etre en mode cache.
  • Pour les Eléments Envoyés, mettre la clef de registre DelegateSentItemsStyle

Voir cet article : https://support.microsoft.com/kb/2843677

  • Pour les Eléments Supprimés, mettre la clef de registre DelegateWastebasketStyle

Voir cet article pour la valeur https://support.microsoft.com/kb/202517

 Point 4 : Problème de performance.

 Il peut être nécessaire dans certains cas de décocher le cache des dossiers partagés.

 Pour plus d'information, se reporter à cet article :

 2297543   Problèmes de performances lorsque vous essayez d'accéder aux dossiers dans une
boîte aux lettres secondaire dans Outlook
https://support.microsoft.com/kb/2297543