Apresentando sua tela com o Lync 2013

Artigo original publicado no sábado, 3 de novembro de 2012

No Lync 2013, assim como para o restante do conteúdo, você pode encontrar opções de compartilhamento de programa, monitor e área de trabalho no ícone de monitor. Nele, você pode iniciar uma nova sessão ou rapidamente alternar para o conteúdo apresentado recentemente, que é listado de maneira prática no mesmo menu em Conteúdo Apresentável. Você também pode mostrar o estágio se desejar conferir uma visualização em tempo real do que os espectadores estrão vendo.

Se você usava o Lync 2010, já deve estar familiarizado com a maioria das funcionalidades, mas, primeiramente, descreverei rapidamente as noções básicas para os novos usuários antes de abordar as novidades e mudanças.

Noções básicas

O Lync 2013 oferece três opções para apresentar o que está na sua tela para outras pessoas.

A opção Todos os Monitores permite apresentar todo o conteúdo da sua tela. Se você tiver vários monitores, os espectadores os verão lado a lado.

A opção Monitor (Primário, Secundário...) permite apresentar todo o conteúdo do monitor selecionado.

A opção Programa permite apresentar um aplicativo do computador. Nesse modo, os espectadores não verão nenhum outro conteúdo da sua área de trabalho. Por exemplo, se você estivesse apresentando um documento do Microsoft Word e uma mensagem instantânea aparecesse, os espectadores não veriam a mensagem. No Windows 7, o Lync 2013 remove a janela sobreposta e permite que os espectadores vejam a janela subjacente como se ela não tivesse sido ocultada. No entanto, no Windows 8, a área sobreposta aparecerá como um retângulo preto. Isso também inclui sobreposições com janelas desenhadas pelo Lync. Por exemplo, se você maximizar um programa, a barra de apresentação (que será descrita em mais detalhes a seguir) será exibida como uma caixa preta na tela dos espectadores se não estiver oculta.

Você pode selecionar um ou mais programas na lista dos programas em execução (mostrada acima). São exibidos nomes e miniaturas para facilitar a identificação do aplicativo desejado.

No Lync 2013, assim como no 2010, não é possível ver aplicativos com privilégios elevados nessa lista. Além disso, determinados aplicativos como o próprio Lync e os aplicativos estilo Windows 8 não podem ser apresentados dessa maneira. A apresentação da área de trabalho ou do monitor é a única maneira de compartilhar aplicativos estilo Windows 8 pelo Lync 2013.

Quando o compartilhamento ocorre entre dois pontos de extremidade do Lync, os dados são transferidos entre os dois computadores (P2P) sem sobrecarregar o servidor. Somente em configurações de reunião (mais de duas pessoas, Reunir Agora ou reunião agendada) é que o servidor atuará como intermediário.

Duas opções de exibição estão disponíveis:

Tamanho real mostra o conteúdo como ele aparece na tela do apresentador sem redimensionamento. Assim, se o conteúdo apresentado for maior do que sua janela do Lync, barras de rolagem serão exibidas.

A opção Ajustar à tela, por sua vez, redimensiona a imagem de maneira que todo o conteúdo apresentado fica visível sem a necessidade de rolar barras.

Você pode alternar entre essas duas opções usando o ícone localizado logo ao lado da região de apresentação no canto superior direito.

A captura de tela acima mostra o conteúdo ocupando a janela de conversa inteira, mas você também pode adicionar vídeo, mensagens instantâneas e a lista de participação da reunião à sua tela enquanto exibe o conteúdo. O conteúdo será automaticamente ajustado ao espaço disponível.

Para pausar o compartilhamento, basta minimizar o programa apresentado e, para retomar, basta restaurá-lo.

Se você estiver apresentando um programa, perceberá um destaque amarelo ao redor da janela para saber o que está sendo compartilhado. Esse recurso é útil principalmente quando o programa apresentado cria novas janelas, permitindo identificar imediatamente se elas estão sendo exibidas para os espectadores.

Quando você estiver apresentando seu monitor ou sua área de trabalho, verá o perímetro da(s) tela(s) destacado. Também quisemos garantir que você possa identificar qual monitor será apresentado antes de iniciar a apresentação (caso tenha vários monitores). Assim, você poderá ver o destaque do(s) respectivo(s) monitor(es) quando passar o cursor do mouse sobre as opções (monitor primário, monitor secundário etc.).

O Lync 2013 também desenha uma barra de ferramentas na parte superior do monitor sendo apresentado (ou no monitor primário se a área de trabalho ou um programa estiver sendo apresentado). A barra de ferramentas de apresentação não é apenas um indicador da atividade de compartilhamento, mas também oferece fácil acesso a comandos para interromper a apresentação e conceder controle aos espectadores, além de servir como uma tela para a exibição de notificações, como solicitações de controle de entrada, mensagens instantâneas não lidas e erros .

Se você estiver usando o Windows 8, nem sempre verá a barra de ferramentas de apresentação, mesmo quando o compartilhamento estiver em andamento. Quando você exibir sua tela inicial ou iniciar um aplicativo estilo Windows 8 em tela inteira (em vez da exibição ajustada), o menu Iniciar ou o aplicativo será desenhado sobre a área de trabalho normal/clássica, cobrindo também essa barra de ferramentas. Quando em dúvida, é recomendável verificar a área de trabalho.

Concedendo e assumindo controle

Às vezes, as pessoas com quem você está colaborando podem querer usar programas do seu computador. Usando a barra de ferramentas de apresentação, você pode facilmente conceder controle a uma pessoa específica da reunião ou permitir que qualquer participante assuma o controle sem aprovação explícita.

Quando um participante da reunião solicitar controle e você não tiver escolhido a opção Dar o Controle Automaticamente, a solicitação será exibida na barra de ferramentas para sua aprovação.

Depois que você conceder controle a alguém, não poderá usar o computador ao mesmo tempo que a pessoa, pois ela estará controlando o ponteiro do seu mouse. Se você desejar recuperar o controle, poderá mover o mouse para o menu suspenso Conceder controle e selecionar Reassumir o Controle ou simplesmente pressionar Ctrl+Alt+Barra de espaço. Se você usar a navegação pelo teclado, poderá colocar o foco nessa barra de ferramentas pressionando Ctrl+Shift+Barra de espaço e interromper o compartilhamento usando o atalho Ctrl+Shift+S.

É importante mencionar que as pessoas a quem você conceder controle em uma sessão de compartilhamento de área de trabalho não poderão interagir com solicitações de privilégios elevados. Se você desejar conceder controle a terceiros e eles precisarem interagir com aplicativos que exigem privilégios administrativos, é recomendável executar o Lync "como administrador".

Novidades

Você perceberá algumas mudanças na maneira como documentos IRM são tratados nesta versão do Lync. Primeiramente, é importante esclarecer a definição de documentos IRM.

O Office Online define IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) como um meio de "impor preferências relacionadas à transmissão de informações pessoais e confidenciais". Para empresas, isso também permite impor políticas corporativas que regulam o controle e a divulgação de informações confidenciais ou exclusivas.

Quando você abrir um documento com essas restrições em um aplicativo do Office 2013, verá uma barra de informações amarela especificando o que é permitido ou não fazer no documento (por exemplo, não é permitido imprimir, encaminhar ou responder a todos). Você talvez também perceba que não pode tirar capturas de tela enquanto o documento estiver aberto.

No Windows 8, se você apresentar um documento desse tipo em uma reunião compartilhando sua área de trabalho ou o próprio programa, ele ficará totalmente escurecido. As miniaturas dessas janelas também ficarão escurecidas na caixa de diálogo de apresentação de programas a fim de aplicar a política de IRM. Isso evita o compartilhamento inadvertido de conteúdo que só deve ser acessado por você. Essa funcionalidade não tem suporte oficial no Windows 7.

Além disso, fizemos algumas mudanças para melhorar a experiência de exibição, principalmente para conteúdo que é atualizado com frequência. Veja abaixo duas capturas de tela do que os espectadores veriam se você estivesse compartilhando com eles o vídeo promocional do Microsoft Surface. À esquerda, está uma captura de tela com o Lync 2010. Observe que as partes superior e inferior da imagem mostram quadros diferentes do vídeo, pois o quadro inteiro não é renderizado de uma só vez. Para fins de comparação, a imagem à direita mostra como todos os quadros são exibidos com o Lync 2013. A menos que haja limitação da largura de banda, a experiência de exibição é consideravelmente superior. Porém, para obter os melhores resultados, o compartilhador e o espectador precisam estar usando o Lync 2013.

A apresentação do conteúdo da sua tela é uma parte muito importante da experiência de reunião, pois permite uma comunicação mais efetiva ao mostrar aos participantes o que você está vendo. Esperamos que você tenha uma experiência excelente com o Lync 2013. Se tiver comentários ou dúvidas, informe-nos na seção de comentários a seguir.

Bora Beran
Gerente de programa, Equipe do Lync

Esta postagem do blog foi traduzida. O artigo original está disponível em Presenting your Screen with Lync 2013