Umfassenderes Freigeben mit Office Web Apps

Veröffentlichung des Originalartikels: 28.04.2011

Wir neigen alle dazu, zu viel freizugeben. Muss ich wirklich das 19. Bild deiner Katze sehen, alles über deine Erkältungssymptome wissen oder aushalten, wie du in der Karaokebar Diana Ross-Songs trällerst?

Uns ist klar, dass mitunter zu viel freigegeben wird. Doch ein Großteil davon, was Sie täglich tun, hängt davon ab, dass Sie in der Lage sind, Input von anderen zu erhalten oder ein fertiges Produkt zu präsentieren.

Mit den Office Web Apps haben Sie mehr Optionen zum Freigeben von Office-Dokumenten, ohne ein neues Tool erlernen zu müssen. Wenn Sie nur ein Dokument in eine Richtung senden müssen, ist eine E-Mail-Anlage eine gute Wahl, die jedoch nicht mehr in Frage kommt, sobald Sie mit anderen zusammenarbeiten und die Anlagen nur so hin und her fliegen, oder die Person, für die Sie Dokumente freigeben, nicht über dieselbe Office-Version verfügt. Für diese Fälle bieten sich Web Apps geradezu an.

Mit anderen an einem Dokument zusammenarbeiten

Mit den Web Apps können Sie steuern, wer Dokumente anzeigen und bearbeiten kann, und Sie können Links zu Dokumenten anstatt die tatsächliche Anlage per E-Mail senden. Dadurch wird E-Mail-Speicherplatz eingespart und das Versenden mehrerer Versionen desselben Dokuments verhindert. Die Mitglieder Ihres Teams müssen nur auf den Link klicken, woraufhin die Datei in der Web App geöffnet wird. Sie können dann im Browser einfache Bearbeitungen vornehmen (falls Sie dies zugelassen haben) oder die Datei in Office auf ihrem PC oder Mac öffnen, um weitergehende Änderungen durchzuführen.

In der Excel Web App und OneNote Web App gibt es außerdem die Funktion Gemeinsame Dokumenterstellung, die erlaubt, in der Web App gleichzeitig mit anderen an Ihrem Dokument zu arbeiten, wodurch das Bearbeiten eines Gruppenberichts, das Eingeben von Daten in eine Teamtabelle usw. erleichtert wird.

Ihre Arbeit präsentieren

Kennen Sie jemanden, der eine andere Office-Version als Sie nutzt? Dann kann es schwierig werden, diesen Personen Ihre Arbeit zu präsentieren, es sein denn, Sie sind persönlich vor Ort. Was passiert, wenn die Formatierung nicht mehr in Ordnung ist? PDF eignet sich für Word-Dateien, doch was ist mit dieser PowerPoint-Präsentation, an der Sie so lange gearbeitet haben? Bei Verwenden der Web Apps senden Sie lediglich einen Link zum Dokument an die Zielbenutzer, die es in ihrem Browser anzeigen können, ohne Office auf ihrem PC öffnen zu müssen. Sie können stets sicher sein, dass das Dokument wie vorgesehen aussieht.

Office auf Ihrer Website

Über einen Blog oder eine Website können Sie auch Informationen, Meinungen und Erfahrungen mit anderen austauschen. Office Web Apps können auch hierbei hilfreich sein, da sie das direkte Einbetten von PowerPoint- und Excel-Dateien in Ihre Website erlauben, insbesondere wenn Sie eine Datentabelle oder Familienfotos freigeben möchten. Speichern Sie einfach das freizugebende Dokument auf SkyDrive, rufen Sie anschließend den Einbettungscode ab, und kopieren Sie ihn in Ihre Website. Besucher können das Dokument direkt auf der Seite anzeigen oder es im Vollbildanzeigemodus der Web App öffnen und herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter Einbetten einer Präsentation oder Einbetten einer Kalkulationstabelle.

Jennifer Winters
Office-Anwendungen

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Share More with Office Web Apps.