Как продуктивно работать совместно с коллегами

  • Article

Совместная работа – ключ к эффективному выполнению задач. Объединив свои знания и навыки с коллегами, можно быстрее достичь результата. Вот перед вами стоит задача разработать учебное пособие по ландшафтному дизайну. Даже если вы знаете, как грамотно сочетать растения в цветнике и умеете понятно об этом написать, вам потребуется иллюстратор для разработки картинок и схем к пособию, редактор, верстальщик и другие специалисты. Вместе вы быстрее подготовите издание к печати и сможете сгенерировать новые классные идеи, чтобы оно выделялось на книжных полках.

Обсуждать важные этапы процесса и генерировать идеи на собраниях

Собрания – это удобный способ обсудить этапы процесса всем членам команды. Необязательно собираться всем в одной комнате – онлайн-собрания не менее эффективны и экономят кучу времени. Используйте Skype для бизнеса или онлайн-собрания в Teams – это удобно. В ходе собрания можно записывать идеи и пометки к действию в общей записной книжке OneNote – доступ к ней есть и с ПК, и с мобильных устройств, и ценные записи всегда будут с вами.

Взвесить плюсы и минусы традиционных и онлайн-собраний поможет статья «Состояние современных собраний и видеоконференций». Если вы решили провести онлайн-собрание, технически подготовиться к нему поможет статья «Как улучшить онлайн-собрания». В статье «6 способов повысить эффективность виртуальных собраний» мы привели чек-лист для подготовки к собраниям – они будут полезны и для традиционных встреч лицом к лицу. Если вам нужно провести презентацию для большого количества участников, в статье « Готовы к проведению крупномасштабных виртуальных презентаций?» вы узнаете, как провести презентацию для аудитории до 10 000 человек и правильно подготовиться к ней. Здесь написано, как «программа для делового общения экономит время и деньги». Онлайн-собрания – это риск для безопасности, особенно если на нем обсуждаются конфиденциальные данные, поэтому обязательно учитывайте факторы для обеспечения безопасности, описанные в статье «Обеспечение безопасности онлайн-собраний».

Использовать командный чат для повседневной работы с коллегами

Под командным чатом мы имеем ввиду не только приложение для отправки мгновенных сообщений, а полнофункциональную платформу для совместной работы. Представьте – вы открываете приложение и можете увидеть статус всех своих коллег, быстро организовать встречу, мгновенно отправить документы, записать важные мысли и идеи в блокноте, уведомить конкретных коллег или целую группу с помощью простых упоминаний, общаться в каналах по отдельным темам и делать все это в защищенной корпоративной среде. Так работает приложение Microsoft Teams. В статье «5 способов превратить групповые чаты в идеальную платформу для работы» описаны рекомендации по настройке групповых чатов. Генерировать идеи поможет статья «Создайте условия для инноваций, повысив эффективность совместной работы». Полезные функции группового чата можно узнать из статьи «Пять необходимых дополнений для корпоративного группового чата». Групповой чат может также наладить продуктивную коммуникацию между разными поколениями, советы в статье «Управление разновозрастным трудовым коллективом».

Писать и отправлять результативные письма

Электронная почта – это центр рабочей деятельности. Для продуктивной работы полезно грамотно настроить свой почтовый ящик – создать папки и прописать правила автоматической сортировки писем, создавать пометки к действиям и, конечно, писать короткие и ёмкие письма своим коллегам, соблюдая правила безопасности, вовремя архивировать почту, своевременно читать и отвечать на письма коллег. Общие правила деловой переписки – использование корпоративного адреса, написание цепляющей темы и прочие фишки вы узнаете из статьи «Деловая переписка». Преимущества архивации почты описаны в общей статье про архивацию, а здесь сравниваются плюсы и минусы архивирования локально или в облаке. Также полезно будет узнать важные аспекты при выборе хостинга для своей электронной почты и критерии оптимальной электронной почты. Функции безопасности, которыми должна обладать безопасная почта, перечислены в этой статье и здесь.

Обмениваться актуальными документами в облаке

Пересылать друг другу десятки и сотни версий одного и того же документа в качестве вложения электронной почты – это прошлый век. Гораздо удобнее разместить файл в облаке и редактировать его онлайн – видно, кто вносит правки – можно даже смотреть, кто редактирует документ в реальном времени; писать комментарии и мгновенно связываться с коллегой, если хочется спросить его о замечаниях в документе. Это безопасно и экономит место на ваших локальных дисках. Доступ к документам есть с любого устройства – можно набросать черновик презентации на смартфоне, смакуя утреннюю чашку кофе на веранде, и продолжить редактировать ее на ноутбуке в гамаке. Узнайте «все об облачном хранении и его задачах» и «наиболее важные аспекты онлайн хранилищ», и отполируйте полученные знания статьей про «незаменимость облачных вычислений в современном мире».

Хранить все рабочие документы в единой библиотеке

Общая библиотека контента похожа на уборку в доме – достаточно один раз навести порядок и определить свое место для каждой вещи, а потом просто поддерживать установленный порядок – и в доме всегда будет чисто. Так и с библиотекой – продумав структуру и прописав удобные теги, можно легко и быстро находить нужные документы, независимо от того, сколько их в вашем хранилище. Функции, которыми должна обладать удобная библиотека, описаны в этой статье.

Автоматизировать повседневные задачи

Экономить время при совместной работе поможет автоматизация рутинных бизнес-процессов, таких как документооборот, рассылка оповещений о задачах и напоминаний об оплате, управление запросами сотрудников. Преимущества такой автоматизации описаны в статье.

Следовать нашим советам для успешной совместной работы:

  • Обсуждать важные этапы процесса и генерировать идеи на собраниях в Skype для бизнеса
  • Использовать командный чат для повседневной работы с коллегами в Teams
  • Писать и отправлять результативные письма в Outlook
  • Обмениваться актуальными документами в облаке Onedrive для бизнеса
  • Хранить все рабочие документы в единой библиотеке SharePoint
  • Автоматизировать повседневные задачи с помощью Office 365

Полезный сборник статей о работе в команде размещен на этой странице.

Comments