Administrar directivas de retención de Microsoft Teams

Las directivas de retención y las etiquetas de retención de Microsoft 365 permiten administrar de manera más efectiva la información en su organización. Puede configurar las opciones de retención para mantener los datos necesarios para cumplir con las directivas internas, las normativas del sector o los requisitos legales de su organización. También puede configurar las opciones de retención para eliminar los datos que se consideran una responsabilidad, que ya no es necesario conservar o que no tienen ningún valor legal o empresarial.

Teams admite directivas de retención para mensajes de chat y canal para que, como administrador, pueda decidir de forma proactiva si desea conservar estos datos, eliminarlos o conservarlos durante un período de tiempo específico y, a continuación, eliminarlos. El inicio del período de retención de estas acciones siempre se basa en el momento en que se crea un mensaje. Puede aplicar una directiva de retención de Teams a toda la organización o a usuarios y equipos específicos. Las etiquetas de retención no se admiten en Teams.

Para obtener más información sobre las soluciones de retención en Microsoft 365 consulte Obtener información sobre las directivas de retención y las etiquetas de retención.

Los usuarios que están sujetos a una directiva de retención para Teams deben tener una licencia adecuada, como Office 365 E3 u Office 365 A3. Para ver otras opciones de licencia para estas directivas de retención, consulte la sección Administración del ciclo de vida de datos de Microsoft Purview de la guía de licencias de Microsoft 365 para el cumplimiento de & de seguridad. Para obtener más información sobre las licencias de Teams consulte Descripción del servicio Microsoft Teams.

Compatibilidad de las directivas de retención de Teams con las acciones de retención y eliminación

Si configura una directiva de retención de Teams para conservar chats o mensajes de canal, los usuarios aún podrá editar y eliminar sus mensajes en su aplicación de Teams. Aunque los usuarios ya no ven sus mensajes editados o eliminados previamente en Teams, los datos de estos mensajes se almacenan en una ubicación segura diseñada para las búsquedas de eDiscovery por los administradores de cumplimiento normativo. La eliminación permanente de estos datos no se produce antes del final del período de retención configurado, o si otra directiva de retención está configurada para conservar estos datos o si los datos están bajo retención de exhibición de documentos electrónicos.

Cuando se configura una directiva de retención para eliminar chats y mensajes de canal, estos mensajes se convierten en aptos para la eliminación automática. Si los mensajes siguen apareciendo en la aplicación Teams, desaparecen de allí y se informa a los usuarios de que una directiva de retención los ha eliminado. Si los mensajes estaban sujetos previamente a una acción de retención y los usuarios los han editado o eliminado, estos mensajes se eliminarán ahora de la ubicación segura y ya no se devolverán en las búsquedas de eDiscovery.

Para obtener información detallada sobre cómo funcionan estas directivas en función de la configuración de directivas y las acciones del usuario, y qué datos de mensajes se incluyen y excluyen para las directivas de retención de Teams, consulte Obtener información sobre la retención de Microsoft Teams. En esa página también se explica por qué a veces puede experimentar retrasos cuando las directivas de retención eliminan mensajes. Por ejemplo, los usuarios de la aplicación Teams pueden ver los mensajes hasta siete días después del período de expiración que haya configurado en la directiva de retención.

Si configura varias directivas de retención en Teams con diferentes configuraciones de retención, los principios de retención resuelven los conflictos. Por ejemplo:

• Si hay un conflicto entre conservar o eliminar el mismo contenido, el contenido siempre se retiene en la ubicación protegida para que permanezca en búsquedas con eDiscovery para administradores de cumplimiento normativo.

  Este principio también se aplica a los mensajes con retención de exhibición de documentos electrónicos por motivos legales o de investigación.

• Si hay un conflicto en el tiempo que se conserva el mismo contenido, se retiene en la ubicación protegida durante el período de retención más largo.

Estos dos principios de retención abordan la mayoría de los conflictos que pueden surgir cuando tiene varias directivas de retención para Teams, pero para obtener más información consulte Los principios de retención o ¿qué tiene prioridad?

Cuándo usar directivas de retención para Teams

En muchos casos, las organizaciones consideran que los datos de chat privados son más una responsabilidad que los mensajes de canal, que generalmente son conversaciones más relacionadas con el proyecto.

Puede configurar de forma eficaz una sola directiva de retención para todos los mensajes de Teams. O bien, para un control más detallado, puede:

• Tenga directivas de retención independientes para chats privados (chats 1:1 o 1:many), mensajes de canales estándar o mensajes de canales privados.

• Aplique las directivas solo a usuarios o equipos específicos de su organización. Para chats de Teams y canales privados, puede seleccionar a qué usuarios se aplica la directiva. En el caso de los mensajes de canal de Teams, puede seleccionar a qué equipos aplicar la directiva.

Por ejemplo, para mensajes de canal estándar: cree una directiva de retención para equipos específicos de su organización y configure esa directiva con una acción de eliminación después de un año. Después, cree otra directiva de retención para los mensajes de canal estándar para todos los demás equipos y configure esa directiva con una acción de eliminación después de tres años.

Crear y administrar directivas de retención en Teams

Para crear o editar una directiva de retención de mensajes de Teams, use las instrucciones de Crear y configurar una directiva de retención y la pestaña Directiva de retención para Teams .

Esa página contiene información adicional sobre cómo crear y administrar directivas de retención para otras cargas de trabajo en Microsoft 365. Por ejemplo, es posible que también desee crear una directiva de retención para que los grupos de Microsoft 365 conserven y eliminen los archivos a los que se tiene acceso en Teams y que están almacenados en OneDrive o SharePoint.

Los datos se pueden almacenar en forma de capturas de pantalla en la unidad local de los usuarios finales a través de la característica Windows Recall y se administran por separado. Consulta el artículo Administrar Windows Recall para obtener más información.

Experiencia del usuario final

En el caso de los chats privados (chats 1:1) o de grupo los usuarios verán que los chats anteriores a la configuración de la directiva de retención se eliminan y que se muestra un mensaje generado automáticamente que indica que «Hemos eliminado mensajes más antiguos debido a la directiva de retención de su organización» encima de los mensajes que aún no se han eliminado. Por ejemplo:

En el caso de los mensajes de canal, los usuarios (miembros del canal) verán que los mensajes eliminados desaparecen de la vista después de expirar. Si el mensaje eliminado era un mensaje primario de una conversación encadenada, en lugar del mensaje primario se mostrará un mensaje que indica «Este mensaje se ha eliminado debido a una directiva de retención». Por ejemplo:

Los vínculos de estos mensajes que se muestran llevan a Mensajes de Teams sobre directivas de retención. Esta documentación para los usuarios finales ayuda a responder a preguntas básicas sobre por qué se han eliminado sus mensajes. Sin embargo, como parte de la implementación de la directiva de retención, asegúrese de comunicar a los usuarios y al departamento de soporte técnico el impacto de las opciones configuradas.

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