Aplicación Expense Mobile (heredada)

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Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no mantenidos, implementación lite: del acuerdo a la factura proforma

Este artículo proporciona información acerca del espacio de trabajo móvil de gestión de gastos. Este área de trabajo permite a los usuarios capturar y cargar un recibo para luego adjuntarlo a un informe de gastos. Los usuarios también pueden crear rápidamente una línea de gastos mediante un recibo adjunto y crear y administrar sus informes de gastos. Además, los aprobadores pueden utilizar el área de trabajo móvil Administración de gastos para ver los informes de gastos que se les asignan y aprobar o rechazar esos informes de gastos.

Este espacio de trabajo móvil está diseñado para utilizarse con la aplicación móvil de operaciones unificadas de Dynamics 365.

Muchas organizaciones requieren que se adjunte una copia de un recibo a un informe de gastos relacionado con viajes o con el negocio que un empleado envía para su reembolso. El área de trabajo móvil Administración de gastos permite a los usuarios crear rápidamente nuevas líneas de gastos en el dispositivo móvil de su elección usando una foto adjunta de un recibo. Como alternativa, los usuarios pueden capturar una foto de un recibo y luego adjuntarla más adelante a un informe de gastos. Los empleados también pueden crear y administrar sus informes de gastos y luego enviarlos para su aprobación y reembolso mediante su dispositivo móvil.

Concretamente, el área de trabajo Administración de gastos permite a los usuarios realizar estas tareas:

  • Tome una foto de un recibo. Cargue la foto del recibo y adjúntela a un informe de gastos más adelante.
  • Cargue un archivo como recibo capturado. A continuación, puede adjuntar ese archivo a un informe de gastos más adelante.
  • Cree una nueva línea de gastos utilizando un recibo adjunto. Después, puede agregar el elemento de línea a un informe de gastos más adelante y enviarlo para su aprobación y reembolso.

También puede usar estas características:

  • Cree un nuevo informe de gastos.
  • Adjunte transacciones con tarjetas de crédito y otros gastos creados previamente a un informe de gastos.
  • Cree nuevos gastos para un informe de gastos.
  • Adjunte un recibo a cualquier gasto de un informe de gastos, ya sea tomando una foto del recibo o cargando un archivo como recibo capturado.
  • Dependiendo de la directiva de gastos de la empresa, agregue la lista de invitados a un gasto.
  • Dependiendo de la directiva de gastos de la empresa, desglose los gastos.
  • Envíe un informe de gastos para su aprobación y reembolso.
  • Apruebe o rechace los informes de gastos para los que es un aprobador asignado.

Requisitos previos si usa Dynamics 365 Finance

Si se ha implementado Finance para la organización, el administrador del sistema debe publicar el área de trabajo móvil Administración de gastos.

Descargar e instalar la aplicación móvil Dynamics 365 Unified Ops

Descargar e instalar la aplicación móvil Dynamics 365 Unified Ops:

Iniciar sesión en la aplicación móvil

  1. Inicie la aplicación en el dispositivo móvil.
  2. Introduzca la URL de Dynamics 365.
  3. La primera vez que inicie sesión, se le solicitará su nombre de usuario y contraseña. Especifique sus credenciales.
  4. Después de iniciar sesión, se muestran los espacios de trabajo disponibles para su empresa. Si el administrador del sistema publica un nuevo espacio de trabajo más tarde, deberá actualizar la lista de espacios de trabajo para dispositivos móviles.

Capturar un recibo mediante el área de trabajo móvil Administración de gastos

  1. En el dispositivo móvil, abra el área de trabajo Administración de activos.

  2. Seleccione Capturar recibo.

  3. Seleccione Tomar foto o Elegir imagen.

  4. Siga uno de estos pasos:

    • Si seleccionó Tomar foto, siga estos pasos:

      1. Será dirigido a la cámara de su dispositivo móvil para que pueda tomar una foto del recibo.
      2. Cuando haya terminado de tomar una foto, seleccione Aceptar para aceptar la foto.
      3. Opcional: introduzca un nombre para la foto e introduzca las notas.

    • Si seleccionó Elegir imagen, siga estos pasos:

      1. Seleccione una imagen en la lista.
      2. Opcional: introduzca un nombre para la imagen e introduzca las notas.

  5. Seleccione Listo.

Introduzca rápidamente los gastos mediante el área de trabajo móvil Administración de gastos

  1. En el dispositivo móvil, abra el área de trabajo Administración de activos.

  2. Seleccione Entrada rápida de gastos.

  3. Seleccione la categoría de gastos. Verá una lista de categorías de gastos que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 50 elementos, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su categoría no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por categoría de gastos o cambie para buscar por tipo de gasto.

  4. Introduzca la fecha de transacción del gasto.

  5. Opcional: introduzca el comerciante para el gasto.

  6. Introduzca el importe del gasto.

  7. Seleccione la divisa del gasto. Verá una lista de códigos de divisa que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 400 divisas, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su divisa no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por divisa o cambie para buscar por nombre.

  8. Seleccione Tomar foto o Elegir imagen.

  9. Siga uno de estos pasos:

    • Si seleccionó Tomar foto, será dirigido a la cámara de su dispositivo móvil para que pueda tomar una foto del recibo. Cuando haya terminado de tomar una foto, seleccione Aceptar para aceptar la foto.
    • Si seleccionó Elegir imagen, seleccione una imagen de la lista.

  10. Seleccione Listo.

Aprobar un informe de gastos usando el espacio de trabajo móvil de gestión de gastos

  1. En el dispositivo móvil, abra el área de trabajo Administración de activos.

  2. Aprobaciones de gastos muestra el número de informes de gastos que se le asignan para su aprobación. El número se actualiza aproximadamente cada 30 minutos. Seleccione Aprobaciones de gastos.

    Se muestra la lista de informes de gastos que se le asignan para su aprobación.

  3. Seleccione un informe de gastos para ver sus detalles.

  4. Seleccione un gasto para ver sus detalles. La información que se muestra para un gasto incluye detalles del recibo, el invitado y el desglose.

  5. De nuevo en la página Informe de gastos, seleccione esta opción para aprobar o rechazar el informe de gastos.

  6. Introduzca cualquier comentario para la acción de aprobación.

  7. Seleccione Listo.

Cree un informe de gastos nuevo y envíelo para su aprobación usando el espacio de trabajo móvil de gestión de gastos

  1. En el dispositivo móvil, abra el área de trabajo Administración de activos.

  2. Seleccione Entrada de gastos.

  3. Seleccione Nuevo informe o seleccione un informe de gastos existente en la lista.

  4. Para nuevos informes de gastos, introduzca el objetivo y cualquier información adicional que esté disponible. Esta información varía en función de la forma en que la administración de gastos esté configurada para su empresa.

  5. Seleccione Listo.

  6. Para agregar gastos existentes, como transacciones con tarjeta de crédito, al informe de gastos, seleccione Adjuntar.

  7. Seleccione uno o varios gastos de la lista.

  8. Seleccione Listo.

  9. Para agregar un nuevo gasto al informe de gastos, seleccione Nuevo gasto.

  10. Seleccione la categoría del gasto. Verá una lista de categorías de gastos que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 50 elementos, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su categoría no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por categoría de gastos o cambie para buscar por tipo de gasto.

  11. Opcional: introduzca el comerciante para el gasto.

  12. Introduzca la fecha de transacción del gasto.

  13. Introduzca el importe del gasto.

  14. Seleccione la divisa del gasto. Verá una lista de códigos de divisa que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 400 divisas, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su divisa no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por divisa o cambie para buscar por nombre.

  15. Seleccione Listo.

  16. Para agregar más detalles al gasto, seleccione Agregar más detalles. Los campos que están disponibles dependen de la configuración de la administración de gastos de su empresa.

  17. Si la directiva de la empresa requiere un recibo del gasto, seleccione Recibos y siga estos pasos:

    1. Seleccione Capturar recibo o Adjuntar recibo.

    2. Siga uno de estos pasos:

      • Si seleccionó Capturar recibo, siga estos pasos:

        1. Seleccione Tomar foto o Elegir imagen.

        2. Siga uno de estos pasos:

          • Si seleccionó Tomar foto, siga estos pasos:

            1. Será dirigido a la cámara de su dispositivo móvil para que pueda tomar una foto del recibo. Cuando haya terminado de tomar una foto, seleccione Aceptar para aceptar la foto.
            2. Opcional: introduzca un nombre para la foto e introduzca las notas.

          • Si seleccionó Elegir imagen, siga estos pasos:

            1. Seleccione una imagen en la lista.
            2. Opcional: introduzca un nombre para la imagen e introduzca las notas.

        3. Seleccione Listo.

      • Si seleccionó Adjuntar recibo, siga estos pasos:

        1. Seleccione una o varias imágenes de la lista.
        2. Seleccione Listo.

    3. Seleccione el botón Atrás para volver a los detalles de gastos.

  18. Si la directiva de la empresa requiere invitados para el gasto, seleccione Invitados y siga estos pasos:

    1. Seleccione Invitado, Invitados anteriores o Compañeros.

    2. Siga uno de estos pasos:

      • Si seleccionó Invitado, siga estos pasos:

        1. Especifique el nombre del invitado.
        2. Opcional: introduzca la organización o el país o región del invitado.
        3. Opcional: introduzca el título del invitado.
        4. Seleccione Listo.

      • Si seleccionó Invitados anteriores, siga estos pasos:

        1. Seleccione uno o varios invitados anteriores de la lista. Verá una lista de invitados anteriores que ha agregado a informes de gastos anteriores que se cargan en su aplicación para uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 50 elementos, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su invitado anterior no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por nombre o cambie para buscar por organización, país o título.
        2. Seleccione Listo.

      • Si seleccionó Compañeros, siga estos pasos:

        1. Seleccione uno o varios compañeros de la lista. Verá una lista de compañeros que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 50 elementos, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su compañero no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por nombre o cambie para buscar por empresa o título.
        2. Seleccione Listo.

    3. Seleccione el botón Atrás para volver a los detalles de gastos.

  19. Si la directiva de la empresa requiere que el gasto se detalle, seleccione Desglosar y siga estos pasos:

    1. Seleccione la primera fecha para desglosar.
    2. Seleccione Agregar desglose.
    3. Seleccione la subcategoría para el desglose del gasto. Verá una lista de subcategorías de gastos que se cargan en su aplicación para su uso sin conexión. De forma predeterminada, se cargan 50 elementos, pero un desarrollador puede cambiar este número. Para obtener más información, los desarrollados deben consultar Plataforma para dispositivos móviles. Si su subcategoría no está en la lista, seleccione Buscar para hacer una búsqueda en línea. Busque por nombre de subcategoría de gastos.
    4. Introduzca el importe de la transacción para el desglose.
    5. Edite la fecha de la transacción si es necesario.
    6. Seleccione Listo.
    7. Repita los pasos anteriores hasta que haya terminado de agregar todos los desgloses para la fecha seleccionada.
    8. Para días adicionales, puede seleccionar Copiar al día siguiente para copiar los desgloses al día siguiente. Como alternativa, puede seleccionar la fecha para desglosar y luego agregar desgloses como lo hizo para la primera fecha.
    9. Una vez que haya terminado de desglosar el gasto, seleccione el botón Atrás para volver a los detalles del gasto.

  20. Seleccione el botón Atrás para volver a la página Informe de gastos.

  21. Repita los pasos anteriores hasta que haya terminado de agregar todos los gastos.

  22. Seleccione Enviar.

  23. Introduzca cualquier comentario para el aprobador.

  24. Seleccione Listo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la aplicación móvil Expense no ingresa el método de pago de forma predeterminada?

Las organizaciones pueden personalizar la configuración del Método de pago por defecto para cada categoría de gastos a medida que se crea. Además, cuando configura los métodos de pago, puede configurar el campo Método de pago por defecto a Solo importar.

Cuando Solo importar está habilitado para un método de pago, el método de pago no se ingresa de manera predeterminada. Estará en blanco en las categorías de gastos donde esté configurado este método de pago. Este comportamiento es consistente tanto en la experiencia web como en la experiencia móvil.

Cuando Solo importar no está habilitado para un método de pago, el valor establecido se ingresa de forma predeterminada para las categorías de gastos donde se configura este método de pago. Sin embargo, existe un problema conocido en el que el valor predeterminado no se ingresa en la aplicación móvil Expense. Para solucionar este problema, seleccione manualmente un método de pago antes de guardar el informe de gastos.

¿Por qué no puedo agregar o editar dimensiones financieras en la aplicación móvil Expense?

No se admite la entrada de dimensiones y distribuciones. Para evitar esta limitación, puede establecer estos campos de forma predeterminada en la aplicación móvil configurando las dimensiones financieras predeterminadas por proyecto o empleado.

¿Por qué a veces veo un error de sincronización en la aplicación móvil Expense?

Si las líneas de gastos no cumplen con los requisitos de la política y el usuario envía el informe de gastos sin abordar la advertencia de la política, los datos móviles no se sincronizan con el servidor y se produce un error de sincronización. Todos los informes de gastos que se envíen después de que se produzca un error de sincronización permanecerán en un estado de error y provocarán más errores de sincronización. La única forma de solucionar esta situación es eliminar manualmente las notificaciones de sincronización. Este problema se ha solucionado deteniendo el envío de informes de gastos cuando no se han abordado las advertencias de la política, de modo que se eviten los errores de sincronización.

¿Por qué la validación de proyectos y categorías no se refleja correctamente en la aplicación móvil Expense?

Esta validación no se admite actualmente. Sin embargo, es posible que se agregue soporte en el futuro.

¿Qué tipos de documentos son compatibles con la aplicación móvil Expense?

La aplicación móvil Expense solo admite imágenes. Actualmente no es compatible con archivos PDF u otros documentos.