Crear plantillas de hoja de cálculo de plan presupuestario mediante un asistente

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

En este tema se explica cómo crear una plantilla de Microsoft Excel para las hojas de cálculo del plan presupuestario mediante un asistente en Microsoft Dynamics AX y cómo decidir qué campos se van a usar para el encabezado de la hoja de cálculo, qué columnas se deben incluir y qué campos de matriz se deben crear. Cada plantilla es específica de una entidad jurídica y una estructura contable.

Esta característica solo está disponible si actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2 y Complementos de Office para Microsoft Dynamics AX están instalados.

Comenzando por Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede crear plantillas de plan presupuestario manualmente. Para obtener más información, vea Crear plantillas de plan presupuestario manualmente.

En el ejemplo siguiente se muestra cómo crear una plantilla para las hojas de cálculo del plan presupuestario mediante un asistente. Los números se corresponden con los procedimientos descritos más adelante en este tema.

Requisitos previos

La tabla siguiente muestra los requisitos previos que deben cumplirse antes de comenzar.

1. Decidir qué campos se van a usar para el encabezado de la hoja de cálculo

Para el encabezado de la hoja de cálculo, incluya los campos que identifiquen el plan presupuestario para el que se usará la plantilla de la hoja de cálculo. Use la tabla siguiente para ayudarle a decidir qué campos se van a incluir.

2. Decidir qué columnas se deben incluir en la hoja de cálculo

Para las columnas de la hoja de cálculo, incluya los campos que representan líneas del plan presupuestario. Use la tabla siguiente para ayudarle a decidir qué campos se van a incluir.

3. Decidir qué campos de matriz se deben crear

Puede agregar uno o varios campos de matriz para mostrar los totales de los grupos de registros relacionados en las líneas del plan presupuestario. Algunos ejemplos de los campos de matriz incluyen los siguientes:

• Reales del año anterior

• Último año presupuestado

• Primer trimestre de la solicitud del departamento

• Presupuesto aprobado, enero

4. Cree una plantilla para una hoja de cálculo de plan presupuestario

Para crear una hoja de cálculo del plan presupuestario, siga estos pasos:

1. Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.

2. Seleccione la página Plantillas y, a continuación, haga clic en el botón Asistente.

3. En la primera página del asistente, haga clic en Siguiente >.

4. En la página Definir los parámetros de plantilla, especifique la información siguiente y, a continuación, haga clic en Siguiente >:

   Campo	Descripción
   Nombre de plantilla	Este nombre aparece en el encabezado de la plantilla de la hoja de cálculo y se usa para el nombre de archivo de plantilla.
   Carpeta de archivos adjuntos	El archivo de plantilla se almacena en esta ubicación.
   Entidad jurídica	Especifique la entidad jurídica que va a usar esta plantilla.
   Estructura contable	Especifique la estructura contable para usarla con esta plantilla.

5. En la página Definir los campos de cabecera de plantilla, seleccione los encabezados de documento del plan de presupuesto que desea usar para la plantilla y, a continuación, haga clic en Siguiente >.

6. En la página Definir las columnas para la plantilla, seleccione los campos del plan presupuestario que desea usar para la plantilla y, a continuación, haga clic en Siguiente >.

7. En la página Definir los campos de matriz de la plantilla, haga clic en el botón Campos de matriz.

8. En la página Campos de matriz de las plantillas de hoja de cálculo, haga clic en Nuevo y, a continuación, especifique la información siguiente.

   Campo	Descripción
   Nombre	Especifique el nombre del campo de matriz. Este campo se usa como nombre de columna para la columna de importes calculados.
   Descripción	Especifique la descripción del campo de matriz.
   Medida	Seleccione si se debe usar el importe, la cantidad o el precio para el cálculo.
   Sólo lectura	Active esta casilla para evitar que el importe calculado se edite en la plantilla de Excel. Puede hacerlo para una plantilla de plan presupuestario en función de la etapa presupuestaria en la que se encuentra. Por ejemplo, si el plan presupuestario se encuentra en la etapa de aprobación del director, los importes de la solicitud del departamento no se deben cambiar. O bien puede usar esta casilla para los importes reales y presupuestados del año anterior, que se incluyen en la plantilla como referencia.
   Filtros	Seleccione los filtros para aplicarlos a las líneas del plan presupuestario cuando se calculen los valores de campo de la matriz.

9. Repita el paso 8 para cada campo de la matriz que tenga que calcularse en la plantilla de la hoja de cálculo.

   Puede usar el botón Copiar para crear un nuevo campo de la matriz que esté basado en un campo de matriz existente.

10. En la página Definir los campos de matriz de la plantilla, mueva los campos de la matriz de la lista Disponible a la lista Seleccionado y, a continuación, haga clic en Siguiente >.

11. En la página Obtener vista previa de la plantilla, revise las selecciones del asistente. Vuelva atrás en el asistente para cambiar las selecciones según sea necesario.

12. Haga clic en Finalizar para crear la plantilla de Excel .

13. Revise la plantilla de la hoja de cálculo abierta como archivo Excel y realice los ajustes necesarios (por ejemplo el formato, si hay que agregar gráficos, etc.). Guarde el archivo Excel después de realizar cambios.

    Nota de seguridad
    No cambie la ubicación donde se guarda el archivo.

5. Seleccionar la platilla de la hoja de cálculo para usar en el proceso de planificación presupuestaria

Para seleccionar la plantilla de la hoja de cálculo para usar en el proceso de planificación presupuestaria, siga estos pasos:

1. Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Proceso de planificación presupuestaria.

2. Seleccione el proceso de planificación presupuestaria en el que se usará la plantilla.

3. En la ficha desplegable Reglas y plantillas de etapa de planificación presupuestaria, seleccione un flujo de trabajo y una etapa de planificación presupuestaria y, a continuación, seleccione la plantilla que ha creado en el procedimiento anterior.

6. Crear un plan de presupuesto y revisar la información con una plantilla de hoja de cálculo

Una vez creada y agregada la plantilla de la hoja de cálculo a un proceso de planificación presupuestaria, puede crear un plan presupuestario y exportarlo a un libro de Excel que use la plantilla de la hoja de cálculo.

Para crear un plan presupuestario y revisar la información con una plantilla de hoja de cálculo, siga estos pasos:

1. Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Todos los planes presupuestarios.

2. En el panel de acciones, haga clic en Plan presupuestario para crear un plan presupuestario.

3. En el campo Proceso de planificación presupuestaria, seleccione un proceso.

4. En el campo Plan presupuestario, especifique un nombre para el plan presupuestario.

5. Haga clic en Crear.

6. Para agregar líneas al plan presupuestario, haga clic en Agregar línea. Seleccione la estructura contable y especifique los valores de la dimensión financiera y el importe para cada línea del plan presupuestario.

7. En el formulario Plan presupuestario, en el panel de acciones, haga clic en Hoja de cálculo. Se abrirá un archivo Microsoft Excel, que se basa en la plantilla de la hoja de cálculo que ha creado en el procedimiento anterior.

Paso siguiente

Trabajar con otras personas de la organización para agregar información presupuestaria a la hoja de cálculo en Excel. Cuando esté satisfecho con la información que se encuentra en Excel, vuelva a importar la información del plan presupuestario en Microsoft Dynamics AX. Para obtener más información, consulte “Usar hojas de cálculo y justificaciones en los planes presupuestarios” en Tareas clave: crear y procesar planes presupuestarios.

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Información técnica para administradores del sistema

Si no tiene acceso a las páginas que se usan para completar esta tarea, póngase en contacto con el administrador del sistema y proporcione la información que se indica en la tabla siguiente.