Integración de SharePoint y Grupos de Microsoft 365 (administradores de TI)

Artículo
08/06/2023

Algunas configuraciones para Grupos de Microsoft 365 y SharePoint en Microsoft 365, especialmente relacionadas con el uso compartido y la creación de grupos y sitios de grupo, se superponen entre sí. En este artículo se proporcionan descripciones de estas interacciones y procedimientos recomendados para trabajar con esta configuración.

Diagrama de Venn de características de SharePoint, Viva Engage y grupos.

Efectos de la configuración de SharePoint en grupos de Microsoft 365

Configuración de SharePoint	Descripción	Efecto en los grupos de Microsoft 365	Recomendación
Uso compartido externo para la organización y el sitio	Determina si los sitios, archivos y carpetas se pueden compartir con personas ajenas a la organización.	Si la configuración de SharePoint y Grupos de Microsoft 365 no coinciden, es posible que se bloquee el acceso al sitio a los invitados del grupo o que el acceso externo esté disponible en el sitio, pero no en el grupo.	Al cambiar la configuración de uso compartido, compruebe la configuración de Grupos de Microsoft 365 y la configuración del sitio de SharePoint para los sitios de equipo conectados a grupos. Consulte Colaborar con invitados en un sitio.
Permitir o bloquear dominios	Permite o impide que el contenido se comparta con dominios especificados.	Grupos de Microsoft 365 no reconoce listas de permitidos ni listas de bloqueo de SharePoint. Los usuarios de dominios no permitidos en SharePoint podrían obtener acceso a SharePoint a través de un grupo.	Administre listas de permitidos de dominio o listas de bloqueo para Microsoft Entra ID y SharePoint junto con el acceso externo para reuniones. Cree un proceso de gobernanza en toda la organización para permitir y bloquear dominios. Vea Configuración de dominio de SharePoint, configuración de Microsoft Entra dominio y Acceso externo.
Permitir que solo los usuarios en grupos de seguridad específicos compartan externamente	Especifica grupos de seguridad que pueden compartir sitios, carpetas y archivos externamente.	Esta configuración no afecta a los propietarios de grupos que comparten grupos de Microsoft 365 externamente. Los invitados del grupo tienen acceso al sitio de SharePoint asociado.
Configuración de uso compartido de sitios de SharePoint	Determina quién puede compartir el sitio directamente, fuera de la pertenencia a grupos. (El propietario del grupo o del sitio configura esta configuración).	Esta configuración no afecta directamente al grupo, pero puede permitir que los usuarios se agreguen a un sitio y no tengan acceso a otros recursos del grupo.	Considere la posibilidad de usar esta configuración para limitar el uso compartido del sitio directamente y administrar el acceso al sitio a través del grupo.
Permitir a los usuarios crear sitios desde la página de inicio de SharePoint y OneDrive	Especifica si los usuarios pueden crear nuevos sitios de SharePoint.	Si esta configuración está desactivada, los usuarios pueden seguir creando sitios de grupo conectados a grupos mediante la creación de un grupo.

Los efectos de la configuración de Grupos de Microsoft 365 en SharePoint

configuración de Grupos de Microsoft 365	Descripción	Efecto en SharePoint	Recomendación
Directivas de nomenclatura	Especifica prefijos y sufijos de nombre de grupo, y palabras bloqueadas para la creación de grupos	Las directivas se aplican a los usuarios que crean sitios de grupo conectados a grupos, pero no sitios de comunicación o sitios con otras plantillas.	Cree instrucciones de nomenclatura independientes para los sitios de comunicación si es necesario.
Acceso de invitado de grupo	Especifica si se pueden agregar personas ajenas a la organización a grupos.	Si la configuración de SharePoint y Grupos de Microsoft 365 no coinciden, es posible que se bloquee el acceso al sitio a los invitados del grupo o que el acceso externo esté disponible en el sitio, pero no en el grupo.	Al cambiar la configuración de uso compartido, compruebe la configuración de Grupos de Microsoft 365 y la configuración del sitio de SharePoint para los sitios de equipo conectados a grupos. Consulte Colaborar con invitados en un sitio
Creación de grupos por grupo de seguridad	Solo los miembros de un grupo de seguridad específico pueden crear grupos de Microsoft 365.	Los usuarios que no son miembros del grupo de seguridad no pueden crear un sitio de equipo conectado a un grupo.	Asegúrese de que el proceso para solicitar un grupo incluye instrucciones para solicitar un sitio.
Directiva de expiración de grupo	Especifica un período de tiempo después del cual se eliminan automáticamente los grupos de Microsoft 365 que no se usan activamente.	Cuando se elimina el grupo, también se elimina el sitio de SharePoint asociado. El contenido protegido por directivas de retención se conserva.	Use directivas de expiración para evitar la expansión de sitios y grupos de Microsoft 365 sin usar.