Definir columnas consolidadas que agregan valores

Las columnas consolidadas ayudan a los usuarios a obtener ideas sobre los datos supervisando indicadores clave de negocio. Una columna consolidada contiene un valor agregado calculado a través de las filas relacionadas con una fila específica. Esto incluye tablas normales y tablas de actividad, como correos electrónicos y citas.

En situaciones más complejos, puede agregar datos a la jerarquía de filas. Como administrador o personalizador, puede definir columnas consolidadas mediante las herramientas de personalización de Power Apps, sin necesidad de escribir código.

Ventajas y funciones de las columnas consolidadas

Las ventajas y funciones de las columnas consolidadas incluyen:

• La edición visual es fácil. Puede crear columnas consolidadas utilizando el Editor de columnas , como cuando crea una columnas regular.
• Amplia selección de las capacidades agregadas. Puede agregar datos mediante las siguientes funciones: SUM, COUNT, MIN, MAX y AVG.
• Soporte de filtro completo para agregado. Puede configurar varios filtros para la tabla de origen o la tabla relacionada mientras establece varias condiciones.
• Integración sin problemas con la interfaz de usuario. Puede incluir columnas consolidadas en formularios, vistas, gráficos e informes.
• Las columnas consolidadas son componentes de la solución. Puede transportar fácilmente las columnas consolidadas como componentes entre los entornos y distribuirlos en soluciones.
• Las columnas consolidadas y las columnas calculadas son complementarias entre sí. Puede usar una columna consolidada como parte de la columna calculada, y viceversa.
• Puede configurar columnas consolidadas para usar controles personalizados.

Algunos ejemplos de las columnas consolidadas:

• Ingresos estimados totales de oportunidades abiertas de una cuenta
• Ingresos estimados totales de oportunidades abiertas de todas las cuentas de una jerarquía
• Ingresos estimados totales de una oportunidad incluidas oportunidades secundarias
• Valor estimado total de clientes potenciales calificados generados por una campaña
• Número de casos abiertos de alta prioridad en todas las cuentas de una jerarquía
• Hora de creación más temprana de todos los casos abiertos de alta prioridad para una cuenta

Cada columna consolidada crea dos columnas accesorias con el patrón de sufijos <columnname>_date y <columnname>_state. La columna _date contiene datos de fecha y hora y la columna _state contiene datos de enteros. La columna _state tiene los siguientes valores:

Cálculos consolidados

Las consolidaciones son calculadas por los trabajos del sistema programados que se ejecutan asincrónicamente en segundo plano. Usted tiene que ser administrador para ver y administrar los trabajos consolidados.

Ver trabajos consolidados

Para ver los trabajos consolidados:

1. Inicie sesión en Power Apps y luego seleccione el entorno que desee.
2. Seleccione Configuración (rueda) > Configuración avanzada.
3. Seleccione Configuración > Trabajos del sistema.
   
4. En el selector de vistas, elija Trabajos del sistema periódicos.
5. Para buscar rápidamente un trabajo relevante, puede filtrar por el tipo de trabajo del sistema: Cálculo masivo de campos consolidados o Calcular campo consolidado.

Cálculo masivo de campo consolidado

El Cálculo masivo de campos consolidados es un trabajo periódico, creado por cada columna consolidada. Se ejecuta una vez, después de crear o actualizar una columna consolidada. El trabajo recalcula el valor de la columna consolidada especificada en todos los registros existentes que contienen esta columna. De forma predeterminada, el trabajo se ejecutará 12 horas después de crear o actualizar una columna. Cuando se modifica la columna, el trabajo se reinicializa para ejecutarse de nuevo en 12 horas después de la actualización. El retraso de 12 horas es necesario para garantizar que el Cálculo masivo de campos consolidados se ejecuta durante las horas no operativas del entorno.

Recomendamos que un administrador ajuste la hora de inicio de un trabajo de Cálculo masivo de columna consolidada después de que se cree o se edite el campo consolidado, de tal forma que se ejecute en horas no operativas. Por ejemplo, un buen momento para ejecutar el trabajo podría ser a medianoche, para garantizar un procesamiento eficaz de las columnas consolidadas.

Tenga en cuenta que, cuando se produce una situación en la que la columna consolidada nunca se actualiza, el trabajo Calcular campo consolidado en masa no se volverá a ejecutar para esa columna hasta que hayan transcurrido 10 años. Este comportamiento se debe al diseño. Cuando no hay actualizaciones en las columnas subyacentes asociadas con el campo consolidado, no hay razón para ejecutar el trabajo con más frecuencia.

Calcular columna consolidada

Calcular campo consolidado es un trabajo periódico que realiza cálculos incrementales de todas las columnas consolidadas en las filas existentes para una tabla especificada. Solo hay un trabajo de Calcular campo consolidado por tabla. Los cálculos incrementales suponen que el trabajo Calcular campo consolidado procesa las filas creadas, actualizados o eliminados después de la última ejecución terminada del trabajo de Cálculo masivo de campos consolidados. La configuración de la periodicidad predeterminada mínima es una hora. El trabajo se crea automáticamente cuando la primera columna consolidada de una tabla se crea y elimina cuando se elimina la última columna consolidada.

Opción de recálculo en línea

La columna consolidada del formulario muestra una imagen de calculadora, un valor de resumen y la hora del último cálculo. Para recalcular, seleccione la imagen de la calculadora y luego seleccione el botón Recalcular que aparece.

Existen algunas consideraciones que debe tener presentes cuando usa la opción recálculo en línea (actualización manual en el formulario):

• Debe tener privilegios de escritura sobre la tabla y derechos de acceso de escritura sobre la fila de origen en el que está solicitando la actualización. Por ejemplo, si está calculando los ingresos estimados de las oportunidades abiertas de una cuenta, no es necesario tener privilegios de escritura en la tabla de oportunidad, únicamente en la tabla de cuenta.
• Esta opción solo está disponible en modo online. No puede usarla mientras trabaja sin conexión.
• El número máximo de filas durante la actualización de consolidado se limita a 50 000 filas. En caso de la consolidación jerárquica, esto se aplica a las filas relacionadas a través de la jerarquía. Si se supera el límite, recibe un mensaje de error: Los cálculos no se pueden realizar en línea porque el límite de cálculo de 50 000 filas relacionadas se ha alcanzado. Este límite no se aplica cuando los trabajos del sistema recalculan la consolidación automáticamente.
• La profundidad máxima de la jerarquía está limitada a 10 para la fila de origen. Si se supera el límite, recibe un mensaje de error: Los cálculos no se pueden realizar en línea porque se ha alcanzado el límite de profundidad de jerarquía de 10 para la fila de origen. Este límite no se aplica cuando los trabajos del sistema recalculan la consolidación automáticamente.

Modificación de la periodicidad de trabajo consolidado

Como administrador del sistema, puede modificar el patrón de periodicidad del trabajo consolidado, posponer, pausar o reanudar el trabajo consolidado. Sin embargo, no puede cancelar o eliminar un trabajo consolidado.

Para pausar, posponer, reanudar o editar el patrón de periodicidad, debe ver los trabajos del sistema. Más información Ver trabajos consolidados

En la barra de navegación, elija Acciones y seleccione la acción que desee.

Para el trabajo Cálculo masivo de campos consolidados, las selecciones disponibles son: Reanudar, Posponer y Pausa.

Para el trabajo Calcular campo consolidado, las selecciones disponibles son: Modificar periodicidad, Reanudar, Posponer y Pausa.

Ejemplos

Veamos varios ejemplos de columnas consolidadas. Agregaremos los datos para una fila de las filas relacionadas, usando y sin usar una jerarquía. También agregaremos datos para una fila desde actividades relacionadas y actividades relacionadas indirectamente con una fila mediante la tabla ActivityParty. En cada ejemplo, definimos la columna consolidada mediante el Editor de columnas. Para abrir el Editor de columna, abra el explorador de soluciones y expanda Componentes > Tablas. Seleccione la tabla que desee y, a continuación, seleccione Columnas. Elija Nuevo. En el editor, proporcione la información necesaria para la columna, incluidos Tipo de columna y Tipo de datos. En Tipo de columna, seleccione Consolidada, después de seleccionar el tipo de datos. Los tipos de datos incluyen decimales o números enteros, divisa y fecha y hora. Elija el botón Editar junto a Tipo de columna. Esto le llevará al editor de definiciones de columnas consolidadas. La definición de columna consolidada consta de tres secciones: Tabla de origen, Tabla relacionada y Agregación.

• En la sección Tabla de origen, especifique la tabla para la que se define la columna consolidada y si agrega o no sobre una jerarquía. Puede agregar filtros con varias condiciones para especificar las filas de la jerarquía que desee usar para la consolidación.

• En la sección Tabla relacionada, especifique la tabla sobre la que desea agregar. Esta sección es opcional cuando selecciona consolidar sobre la jerarquía de la tabla de origen. Puede agregar filtros con diversas condiciones para especificar las filas relacionadas que deben usarse en el cálculo. Por ejemplo, se incluyen los ingresos de las oportunidades abiertas con unos ingresos anuales mayores que $1000.

• En la sección Agregado, especifique la métrica que desea calcular. Puede elegir las funciones de agregado disponibles, como SUM, COUNT, MIN, MAX o AVG.

Agregar datos para una fila desde filas relacionadas

En este ejemplo, no se usa una jerarquía. Los ingresos estimados totales se calculan para una cuenta, a partir de las oportunidades abiertas relacionadas.

Agregar datos para una fila desde las filas secundarias sobre la jerarquía

En este ejemplo, calculamos los ingresos estimados totales de una oportunidad incluidas las oportunidades secundarias sobre la jerarquía.

Agregar datos para una fila desde las filas relacionadas sobre la jerarquía

En este ejemplo, calculamos los ingresos estimados totales de oportunidades abiertas en todas las cuentas sobre la jerarquía.

Agregar datos para una fila desde todas las actividades relacionadas

En este ejemplo, calculamos el tiempo total invertido y facturado de todas las actividades relacionadas con una cuenta. Esto puede incluir el tiempo empleado en el teléfono, en citas o en actividades personalizadas.

En versiones anteriores, podía definir una columna consolidada para una actividad individual, como una llamada de teléfono, fax, o una cita. Pero, para conseguir el resultado del ejemplo que se muestra a continuación, tenía que calcular el total de los datos mediante las columnas calculadas. Ahora, puede hacer todo en un paso definiendo una columna consolidada para la tabla Actividad.

Agregar datos para una fila desde todas las actividades relacionadas y actividades relacionadas indirectamente mediante la tabla Grupo de actividad

En este ejemplo, contamos el número total de correos electrónicos enviados a una cuenta, donde cuenta aparece en la línea "Destinatario Para" o “Destinatario CC". Esto se realiza especificando el Tipo de participación en FILTROS para la tabla Grupo de actividad en la definición de columna consolidada. Si no usa filtros, todos los tipos de participación disponibles para una actividad se usan en el cálculo.

Para obtener más información acerca de la tabla Grupo de actividad y los tipos de participación disponibles para una actividad determinada, vea Tabla ActivityParty.

Agregar datos para una fila desde filas relacionadas utilizando el operador AVG

En este ejemplo, calculamos ingresos estimados medios de todas las oportunidades relacionadas con una cuenta.

En el siguiente ejemplo se muestra cómo calcular los ingresos estimados medios de oportunidades relacionadas a través de una jerarquía de cuentas. Los ingresos estimados medios se pueden ver en cada nivel de la jerarquía.

Consideraciones sobre las columnas consolidadas

Debe conocer determinadas condiciones y restricciones cuando trabaja con columnas consolidadas:

• Puede definir un máximo de 200 columnas consolidadas para el entorno y de hasta 50 columnas consolidadas por tabla. Los valores predeterminados actuales y el máximo anterior son 100 por entorno y 10 por tabla. Más información: Defina el número máximo de columnas acumuladas en un entorno o tabla
• Las actualizaciones de columnas consolidadas no pueden desencadenar un flujo de trabajo.
• Una condición de espera de flujo de trabajo no puede usar una columna consolidada.
• No se admite una consolidación sobre una columna consolidada.
• Un consolidado no puede hacer referencia a una columna calculada que use otra columna calculada, incluso si todas las columnas del otro campo calculado están en la tabla actual.
• Una columna consolidada no se actualiza automáticamente si utiliza una columna de fórmula que depende de funciones con límite de tiempo, como Now() y IsUTCToday(). La opción de recálculo en línea (actualización manual del formulario) o el botón Recalcular deben usarse para calcular el último valor del la columna acumulativa.
• La consolidación sólo puede aplicar filtros a la tabla de origen o tablas relacionadas, columnas sencillas o columnas calculadas no complejas.
• Solo se puede realizar una consolidación sobre tablas relacionadas con la relación 1:N. No se puede realizar una consolidación sobre las relaciones N:N.
• No se puede realizar una consolidación sobre la relación 1:N para la tabla Actividad o la tabla Grupo de actividad.
• Las reglas de negocio, los flujos de trabajo o las columnas calculadas usan siempre el último valor calculado de la columna consolidada.
• Una columna consolidada se agrega en el contexto del usuario del sistema. Todos los usuarios pueden ver el mismo valor de columna consolidada. Puede controlar la visibilidad de la columna consolidada con la seguridad de nivel de columna (FLS), limitando quién tiene acceso a la columna consolidada. Más información: Seguridad de nivel de columna para controlar el acceso.

Defina el número máximo de columnas acumuladas en un entorno o tabla

Puede definir un máximo de 200 columnas consolidadas para el entorno y de hasta 50 columnas consolidadas por tabla. Los valores predeterminados actuales y el máximo anterior son 100 por entorno y 10 por tabla.

Para aumentar los máximos, siga estos pasos:

1. Vaya a Power Apps (make.powerapps.com), seleccione Tabla en el panel de navegación izquierdo y luego abra la tabla Organización.
2. Seleccione la lista n más y después escriba maxr en el cuadro de Búsqueda. Seleccione las columnas MaxRollupFieldsPerOrg y MaxRollupFieldsPerEntity y luego seleccione Guardar.
3. Cambie los valores de MaxRollupFieldsPerOrg (hasta 200) y MaxRollupFieldsPerEntity (hasta 50) que desee.

Redondeo de precisión

Si la precisión de la columna agregada es mayor que la precisión de la columna consolidada, la precisión de la columna agregada se redondea a la precisión de la columna consolidada, antes de que se realice la agregación. Para ilustrar este comportamiento miremos un ejemplo específico. Digamos que la columna consolidada en la tabla de cuenta, para calcular los ingresos totales estimados de las oportunidades relacionadas, tiene una precisión de dos decimales. El campo La columna Ingresos de la tabla de oportunidad es la columna agregada con la precisión de cuatro decimales. En nuestro ejemplo, la cuenta tiene dos oportunidades relacionadas. La suma agregada de los ingresos estimados se calcula de este modo:

1. Ingresos estimados para la primera oportunidad: $1000,0041
2. Ingresos estimados para la segunda oportunidad: $2000,0044
3. Suma agregada de ingresos Ingresos: 1000,00 $ + 2000,00 $ = 3000,00 $

Como puede ver, la precisión se redondea a dos decimales en la columna agregada antes de que se realice la agregación.

Diferente comportamiento de cuadrículas asociadas

Algunos formularios de tabla, como Cuenta o Contacto, contienen las cuadrículas asociadas de forma predefinida. Por ejemplo, un formulario de cuenta incluye contratos, casos, oportunidades y otras cuadrículas. Algunas de las filas mostradas en las cuadrículas de formulario de cuenta están relacionados directamente con la fila de cuenta; otros, indirectamente, a través de relaciones con otras filas. En comparación, las aplicaciones de agregación de columna consolidada utilizan únicamente relaciones directas definidas forma explícita en la definición de columna consolidada. No se consideran otras relaciones. Para mostrar la diferencia de comportamiento, miremos el siguiente ejemplo.

1. La cuenta A1 tiene un contacto principal, P1. El caso C1 está asociado a la cuenta A1 (C1.columna de cliente = A1) y el caso C2 está asociado al contacto P1 (C2.columna de cliente = P1).
2. La cuadrícula Casos en el formulario Cuenta para la fila A1 muestra dos casos, C1 y C2.
3. La columna consolidada en la tabla de cuenta, denominada Número total de casos, se usa para contar los casos asociados con la cuenta.
4. En la definición de columna consolidada de cuenta, especificamos los casos que tienen la relación de cliente con la cuenta. Después de la agregación, el Número total de casos es igual a 1 (caso C1). El caso C2 no se incluye en el total, que se relaciona directamente con el contacto, no con la cuenta y no se puede definir explícitamente en la definición de la columna consolidada de cuenta. Como resultado, el número total de casos devueltos por la operación consolidada no coincide con el número de casos que se muestra en la cuadrícula Casos.

Consulte también

Crear y editar columnas
Definir columnas calculadas
Columnas de fórmula, calculadas y consolidadas usando código
Comportamiento y formato de la columna Fecha y hora
Definir y consultar datos relacionados jerárquicamente