Administrar auditorías de Dataverse

La característica de auditoría de Dataverse está diseñado para cumplir las directivas de auditoría externa e interna, cumplimiento, seguridad y gobernanzas comunes a muchas compañías. Las auditorías de Dataverse registran los cambios que se realizan en los registros del cliente en un entorno con una base de datos de Dataverse. Las auditorías de Dataverse también registran el acceso de los usuarios a través de una aplicación o a través del SDK en un entorno.

Las auditorías de Dataverse se admiten en todas las tablas y columnas personalizadas y en la mayoría de las personalizables. Los registros de auditoría se almacenan en Dataverse y consumen capacidad de almacenamiento de registros. Los registros de auditoría se pueden ver en la pestaña Historial de auditoría para un solo registro y en la vista Resumen de auditoría para todas las operaciones auditadas en un solo ambiente. Los registros de auditoría también se pueden recuperar utilizando la API web o el SDK para .NET. Los registros de auditoría se crean cuando hay cambios en el registro de una tabla donde la auditoría está activada. Los registros de auditoría de las actualizaciones se crean cuando un nuevo valor es diferente del valor anterior de una columna.

Historial de auditoría para un solo registro

Vista de resumen de auditoría (todos los registros de auditoría)

Los registros de auditoría ayudan a los administradores y otros usuarios con privilegios a responder preguntas como:

• ¿Quién ha creado o actualizado un registro y cuándo?
• ¿Qué campos de un registro se actualizaron?
• ¿Cuál era el valor anterior del campo antes de la actualización?
• ¿Quién estaba accediendo al sistema y cuándo?
• ¿Quién eliminó un registro?

Puede auditar las siguientes operaciones:

• Cambios en la auditoría en el nivel de entidad, atributo y organización. Por ejemplo, habilitar la auditoría para un entorno o una tabla.
• Operaciones de creación, actualización y eliminación en registros.
• Cambios en los privilegios de uso compartido de un registro.
• La asociación o anulación de asociación N:N de registros.
• Cambios en los roles de seguridad.
• Eliminación de los registros de auditoría
• Para los cambios realizados en los campos de entidad que se pueden localizar, como el nombre de entidad Producto o campos de descripción, el Id. de configuración regional (LCID) aparece en el registro de auditoría.

La auditoría no se admite en cambios de definición de tablas o columnas ni durante la autenticación. Además, la auditoría no admite operaciones de recuperación ni operaciones de exportación. Dataverse y el registro de actividad de aplicaciones basadas en modelos se puede activar, además de la Dataverse auditoría, para registrar operaciones de recuperación de datos y operaciones de exportación.

En la siguiente lista se enumeran las tablas no personalizables que no se pueden auditar. Esta lista se obtuvo probando un valor de la columna de CanModifyAuditSettings de falso en la definición de cada tabla:

• ActivityPointer
• Annotation
• BulkOperation
• Calendar
• CalendarRule
• CustomerOpportunityRole
• Descuento
• DiscountType
• IncidentResolution
• KbArticle
• KbArticleComment
• KbArticleTemplate
• Notificación
• OpportunityClose
• OrderClose
• ProductPriceLevel
• QuoteClose
• RecurrenceRule
• Recurso
• ResourceGroup
• ResourceGroupExpansion
• ResourceSpec
• SalesLiteratureItem
• SalesProcessInstance
• Servicio
• Firmante
• Template
• Unidad de medida
• UoMSchedule
• Flujo de trabajo
• WorkflowLog

Configurar auditoría para un entorno

La auditoría puede configurarse en tres niveles: un entorno, tabla y columna. La auditoría debe activarse primero a nivel del entorno. Para registrar cambios de datos en una tabla, la auditoría debe estar activada para la tabla y para la columna.

Para activar la auditoría de acceso de usuario (acceso a registros) o el registro de actividad (lectura de registros), la auditoría debe estar activada en el nivel del entorno. La opción para activar el registro de actividad solo es visible cuando se cumplen los requisitos mínimos de licencia de Office.

Debe tener el rol de sistema Administrador o personalizador del sistema o permisos equivalentes para activar o desactivar la auditoría.

La auditoría se puede configurar manualmente a través de Power Platform Centro de administración y el Power Apps portal. La auditoría también se puede configurar mediante programación. Obtenga más información en Descripción general de auditoría.

Activar la auditoría a través de la página de Seguridad (versión preliminar)

[Esta sección es documentación preliminar y está sujeta a modificaciones].

Debe estar asignado al rol de administrador de Power Platform o de Dynamics 365 para activar o desactivar la auditoría a través de la página de Seguridad.

Para cumplir con sus políticas de auditoría interna y externa, cumplimiento, seguridad y gobernanza que son comunes a muchas empresas, la auditoría de las siguientes tablas se activa automáticamente cuando activa la auditoría a través de la página Seguridad. Puede auditar otras tablas, cuando corresponda, pero tenga en cuenta que hay algunas tablas principales cuya auditoría está activada de forma predeterminada.

1. Vaya al Centro de administración de Power Platform.
2. En el menú del lado izquierdo, seleccione Seguridad.
3. Seleccionar el mosaico de Auditoría .
4. Seleccionar el ambiente que desea activar la auditoría.
5. Seleccionar el interruptor Activar auditoría .
6. Revise la lista de entidades de datos y aplicaciones de Dynamics 365. Dataverse
7. Revise y actualice la Retención del registro de eventos seleccionando el menú desplegable.
8. Seleccionar el período que cumple con su política de retención de datos.
9. El período seleccionado entra en vigencia a partir de la fecha actual y anula la política de retención existente. Para aplicar la nueva política de retención solo a los registros nuevos, Seleccionar debe cambiar Registros existentes a Activado.

Iniciar/detener la auditoría de un entorno y establecer la directiva de retención

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform con las credenciales de administrador.

2. Vaya a Entornos> [selecione un entorno] >Configurfación> expanda Auditoría y registros>Configuración de auditoría.

   Ajuste	Descripción
   Iniciar auditoría	Inicio o detención de la auditoría.
   Registrar acceso	Registrar siempre que se accede al sistema, normalmente iniciando sesión.
   Leer registros	Los registros se enviarán al portal de cumplimiento de Purview. Microsoft

3. Puede establecer un período de retención que especifique el tiempo que se mantendrán los registros de auditoría en un entorno. En Conservar estos registros durante, elija el período de tiempo que desea conservar los registros.

   Configuración	Descripción
   Establecer la directiva de retención para estos registros	Valor predeterminado: Siempre
   Establecer una directiva de retención personalizada	Máximo: 24 855 días. Visible si selecciona "Personalizado" en la configuración anterior.

5. Seleccione Guardar.

Obtenga más información en Configurar los ajustes de la organización.

Activar la auditoría para una aplicación específica en una aplicación web

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

Esta función le permite activar rápidamente la auditoría para varias tablas (entidades) simultáneamente. La agrupación de tablas corresponde a una aplicación de Dynamics 365, por ejemplo, las tablas de Sales corresponden a la aplicación Centro de ventas.

1. En la aplicación web, vaya a Configuración () >Configuración avanzada.

2. Seleccione Configuración>Administración.

3. Seleccione Configuración del sistema y luego seleccione la pestaña Auditorías.

4. Seleccione la tabla (entidades) que desea seguir. Para iniciar o detener la auditoría en tablas específicas, active o desactive las siguientes casillas:

   • Entidades comunes. Sigue entidades comunes como cuenta, contacto, objetivo, producto y usuario.
   • Entidades de Ventas. Sigue entidades relacionadas con ventas, como competidor, oportunidad, factura, pedido y oferta.
   • Entidades de Marketing. Sigue la actividad de entidad de campaña.
   • servicio al cliente Entidades. Sigue la actividad de entidad de caso, contrato, cola y servicio.

5. Seleccione Aceptar.

Configurar la auditoría para una o varias tablas y columnas en Power Apps

Esta tarea requiere el rol de Administrador o Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

1. Inicie sesión en Power Apps con sus credenciales de Administrador o Personalizador del sistema.

2. Seleccione el entorno para el que desea configurar la auditoría.

   Nota

   Le recomendamos que administre la configuración de auditoría como parte de una solución. Esto le permite encontrar fácilmente sus personalizaciones, aplicar su propio prefijo de solución publicada y exportar su solución para distribuirla a otros entornos. Para obtener más información sobre soluciones, consulte Usar una solución para personalizar. Cuando utilice una solución, agregue todas las tablas que desea configurar para la auditoría de su solución, luego realice los pasos 3 a 8 antes de guardar y publicar su solución.

3. Seleccione Dataverse>Tablas.

4. Seleccione una tabla.

   

5. En la barra de comandos, seleccione Editar.

6. En la barra de comandos, seleccione Editar propiedades de tabla.

7. Expanda Opciones avanzadas.

8. Seleccione la casilla Cambios de auditoría en sus datos.

   

9. Seleccione Guardar.

10. En la barra de comandos, seleccione <- Atrás.

11. En Esquema, seleccione Columnas.

    

12. Seleccionar una columna que desea activar para auditoría y luego expanda Opciones avanzadas.

    

13. Seleccione la casilla Habilitar auditoría.

    

14. Seleccione Guardar.

15. Repita los pasos 3 a 10 para todas las tablas y columnas que desee editar.

Activar o desactivar la auditoría de entidades y campos

Los administradores o personalizadores del sistema pueden cambiar la configuración predeterminada de auditoría para entidades y para los campos específicos de una entidad.

Activar o desactivar la auditoría de una entidad

1. Vaya al Centro de administración de Power Platform e inicie sesión con las credenciales de administrador.

2. Vaya a Entornos> [seleccione un entorno] >Configuraciones> expanda Auditoría y registros>Configuración de auditoría de entidades y campos.

3. En Componentes, expanda Entidades.

4. Seleccionar la entidad para la que desea activar la auditoría.

5. Para iniciar la auditoría, en la pestaña General , en la sección Servicios de datos , Seleccionar la casilla de verificación Auditoría para activar la auditoría, o desmarque la casilla de verificación Auditoría para desactivarla.

   De forma predeterminada, al iniciar o detener la auditoría de una entidad, también debe iniciar o detener la auditoría de todos los campos de esa entidad.

   Si ha activado la opción de Leer registros en la configuración de auditoría de ambiente, deberá activar la configuración de auditoría de Auditoría de un solo registro. Registrar un registro cuando se abre y la configuración de auditoría de Auditoría de varios registros. Registrar todos los registros que se muestran en una página abierta para ver los registros de auditoría de lectura de esta tabla. Obtenga más información en Registro de actividad.

6. Seleccione Guardar.

7. Publique la personalización. Para publicar para una sola entidad, seleccione la entidad, como Cuenta, y luego seleccione Publicar en la barra de herramientas.

Activar o desactivar la auditoría de campos específicos en una entidad

1. Debajo de la entidad para la que desea activar la auditoría con campos específicos, Seleccionar Campos.

2. Para activar o desactivar la auditoría de un solo campo, abra el campo y en la sección Auditoría , Seleccionar Habilitar o Deshabilitar.

   Para activar o desactivar la auditoría de más de un campo, Seleccionar los campos que desee y luego en la barra de herramientas Seleccionar Editar. En el cuadro de diálogo Editar varios campos , en el área Auditoría , Seleccionar Habilitado o Deshabilitado.

3. Seleccione Guardar.

4. Publique la personalización. Para publicar para una sola entidad, seleccione la entidad, como Cuenta, y luego seleccione Publicar en la barra de herramientas Acciones.

Más información: Guía para desarrolladores de Dataverse: Configurar la auditoría > Configurar tablas y columnas

Usar el Historial de auditoría en una aplicación basada en modelo

El Historial de auditoría es un recurso valioso para que los usuarios comprendan el historial de actualizaciones de un solo registro. Responde a preguntas como "¿Cuándo se creó este registro y por quién?", "¿Quién cambió un campo en particular y cuál era el valor anterior?", "¿Quién compartió el registro con otro usuario?".

Los usuarios deben tener el privilegio Ver historial de auditoría para ver el Historial de auditoría de un registro.

1. Seleccione un registro en una aplicación basada en modelo.

2. Seleccione la pestaña Relacionado y luego Historial de auditoría.

   

3. Elija un campo en Filtrar por para filtrar los resultados por un campo que desee ver el historial de cambios.

   

Usar la vista de resumen de auditorías

La vista de resumen de auditorías es una lista completa de todos los registros de auditoría en un entorno. Al filtrar por varias columnas, los usuarios de la vista de resumen de auditorías pueden comprender lo que sucedió en el entorno a lo largo del tiempo. Ayuda a responder preguntas como "¿Qué acciones realizó un usuario y cuándo?", "¿Quién eliminó un registro en particular?" o "¿Quién cambió el rol de un usuario?".

Los usuarios deben tener el privilegio Ver resumen de auditoría para ver el Resumen de auditoría.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform y seleccione un entorno.

2. En la tarjeta Auditoría, seleccione Eliminar registros.

3. Seleccione Ver registros de auditoría.

   

4. Utilice la opción Habilitar/deshabilitarFiltros para reducir la lista de registros de auditoría necesarios para responder a su pregunta. Puede aplicar varios filtros a la vez.

   

   Nota

   La clasificación sólo es posible en la columna Fecha cambiada.

   La exportación de registros de auditoría no se admite actualmente. Use la API web o el SDK para .NET para recuperar datos de auditoría desde el entorno. Vea Recuperar y eliminar el historial de cambios de datos auditados.

   Los valores de atributo grandes, como Email.description o Annotation, están limitados (con un tope) a 5 KB o ~5000 caracteres. Un valor de atributo con tope se puede reconocer por tres puntos al final del texto, por ejemplo, “lorem ipsum, lorem ip…”.

Más información: Guía para desarrolladores de Dataverse: Recuperar el historial de cambios de datos auditados

Eliminar el historial de cambios para un registro

La auditoría de Dataverse admite la eliminación del historial de auditoría completo de un solo registro. Esto es útil cuando se responde a la solicitud de un cliente para eliminar sus datos.

Los usuarios deben tener el privilegio Eliminar historial de cambios de registro de auditoría para realizar esta acción.

La eliminación del historial de auditoría de un registro se puede realizar en el Historial de auditoría de una aplicación basada en modelo y en la vista Resumen de auditoría del entorno.

Eliminar el historial de cambios de un registro en la pestaña Historial de auditoría de un registro

1. Seleccione un registro en una aplicación basada en modelo.

2. Seleccione la pestaña Relacionado y luego Historial de auditoría.

   

3. En Filtrar por, elija Todos los campos y luego seleccione Eliminar historial de cambios para eliminar todos los registros pertenecientes al registro seleccionado.

   

4. Seleccione Eliminar para confirmar.

Eliminar el historial de cambios de un registro en la vista Resumen de auditorías

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform y seleccione un entorno.

2. En la tarjeta Auditoría, seleccione Eliminar registros.

3. Seleccione Ver registros de auditoría.

   

4. Seleccione una fila en el historial de auditorías y luego seleccione Eliminar historial de cambios para eliminar todos los registros pertenecientes al registro seleccionado.

   

5. Seleccione Eliminar para confirmar.

Reduzca el almacenamiento de registros: elimine registros de auditoría: proceso heredado

Cuando activa la auditoría, sus aplicaciones crean registros de auditoría para almacenar los cambios en los registros y el acceso de los usuarios. Dataverse Puede eliminar registros de auditoría cuando ya no se necesiten para liberar espacio de capacidad de registro.

1. En la esquina superior derecha de una aplicación, Seleccionar Configuración () >Configuración avanzada>Configuración>Auditoría.

2. Seleccione Administración del registro de auditoría y luego seleccione Ver registros de auditoría.

3. Seleccione el registro de auditoría más antiguo, y elija Eliminar registros.

4. Seleccione Aceptar para confirmar.

Reduzca el almacenamiento de registros: elimine registros de auditoría: nuevo proceso

Cuando activa la auditoría, sus aplicaciones crean registros de auditoría para almacenar los cambios en los registros y el acceso de los usuarios. Dataverse Puede eliminar registros de auditoría cuando ya no se necesiten para liberar espacio de capacidad de registro.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform y seleccione un entorno.

2. En Auditoría, seleccione Eliminar registros.

3. Elija cómo seleccionar los registros para eliminar.

   Eliminar registros	Descripción	Nombre de trabajo del sistema
   Registros por tabla	Seleccione una o más tablas para las que desea eliminar registros de auditoría. De forma predeterminada, se mostrarán todas las tablas del entorno, ya sea que contengan datos de auditoría o no.	Eliminar registros de [número de] tablas.
   Registros de acceso por personas y sistemas	Eliminar todos los registros de acceso. Esto eliminará todos los registros de todos los usuarios y sistemas.	Eliminar los registros de acceso.
   Todos los registros hasta la fecha seleccionada, incluida	Eliminar los registros incluyendo la fecha seleccionada.	Desea eliminar todos los registros anteriores a [marca de tiempo], incluido.

   

4. Seleccione Eliminar y confirme.

   Nota

   Los registros de auditoría se eliminarán en un trabajo del sistema en segundo plano asíncrono. La duración de la eliminación depende de la cantidad de registros de auditoría que se eliminarán. La tasa actual es de aproximadamente 100 millones de registros por día, o aproximadamente 4 millones de registros por hora.

   Para supervisar el estado de los trabajos de eliminación de auditoría, consulte la siguiente sección.

Supervisión de trabajos del sistema

Varias de las características usan trabajos del sistema para realizar tareas de forma automática como, por ejemplo, los flujos de trabajo, la importación y la detección de duplicados, que se ejecutan de manera independiente o en segundo plano. Puede supervisarlas para asegurarse de que se ejecuten sin dificultades o se hayan completado correctamente.

1. En el centro de administración de Power Platform, seleccione un entorno.

   Para Interfaz unificada, en la esquina superior derecha, Seleccionar Configuración () >Configuración avanzada>Configuración.

2. Seleccione Configuración>Auditoría y registros>Trabajos del sistemas para ver una vista de cuadrícula de trabajos del sistema.

Si hay algún problema con un trabajo del sistema, puede cancelarlo, posponerlo, pausarlo o reanudarlo. Seleccione un trabajo y, a continuación, el menú Acciones .

• Cancelación de trabajos del sistema

  No se puede reanudar un trabajo del sistema cancelado.

• Aplazamiento de la finalización de trabajos del sistema

  Posponer un trabajo del sistema activo detiene cualquier acción actual y posterior. Puede especificar un momento posterior para reiniciar el trabajo del sistema.

• Pausar trabajos del sistema

  Puede reanudar un trabajo del sistema en pausa.

• Reanudación de trabajos del sistema en pausa

  La reanudación reinicia un trabajo del sistema que estaba en pausa.

  Propina

  1. Si un trabajo del sistema genera errores, puede ver los detalles de los pasos erróneos y cuáles han sido los problemas. Primero, abra el registro del trabajo del sistema. Para mostrar detalles de los errores del trabajo del sistema, mueva el puntero sobre los símbolos de advertencia.
  2. Para ver los errores del trabajo del sistema en un formato que pueda imprimir o copiar y pegar, seleccione el botón Imprimir.

Supervisar el estado de los trabajos de eliminación de auditoría

1. En el centro de administración de Power Platform, seleccione un entorno.

   Para Interfaz unificada, en la esquina superior derecha, Seleccionar Configuración () >Configuración avanzada>Configuración.

2. Seleccione Configuración>Administración de datos>Eliminación en masa.

Seleccione el nombre del trabajo del sistema para abrir los detalles sobre su trabajo de eliminación.

Acceder a datos de auditoría mediante Azure Synapse Link for Dataverse

Puede usar Azure Synapse Link for Dataverse para vincular la tabla de auditoría y crear informes utilizando Power BI para satisfacer sus necesidades de auditoría, cumplimiento y gobernanza internas y externas. Más información: Acceder a los datos de auditoría utilizando Azure Synapse Link for Dataverse y Power BI

Consulte también

Descripción general de la auditoría
Auditar el acceso de los usuarios