Configurar la búsqueda por relevancia para la organización

Publicado: febrero de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online)

La búsqueda por relevancia proporciona resultados de búsqueda rápidos y completos en una sola lista, ordenada por relevancia. Usa un servicio de búsqueda dedicado externo a Microsoft Dynamics 365 (online) con tecnología de búsquedas de Microsoft Azure para mejorar la experiencia de búsqueda de Microsoft Dynamics 365 (online). Como administrador o personalizador, podrá activar y configurar la búsqueda por relevancia en la interfaz de usuario de Dynamics 365 sin escribir código. Muchos de los pasos de configuración le resultarán familiares, ya que usan la misma interfaz de usuario que la configuración de búsqueda rápida.

La búsqueda por relevancia está disponible además de otra experiencia de búsqueda de Dynamics 365 con la que ya está familiarizado. Puede seguir usando búsqueda rápida de una sola entidad en la cuadrícula de entidades. También puede usar Búsqueda rápida en varias entidades (ahora denominada Búsqueda categorizada) del cuadro de búsqueda Buscar datos de Dynamics 365 en la barra de navegación.

Puede disfrutar de las siguientes mejoras y ventajas cuando use Búsqueda por relevancia:

• Mejora el rendimiento con indización externa y tecnología de búsqueda Azure.

• Busca coincidencias con cualquier palabra en el término de búsqueda en cualquier campo de la entidad. Las coincidencias pueden incluir palabras de inflexión, como "secuencia", "secuenciando", o "secuenciado".

• Devuelve resultados de todas las entidades que permiten búsquedas en una sola lista ordenada por relevancia, en función de factores, como número de palabras que coinciden o su proximidad mutua en el texto.

• Las coincidencias en la lista de resultados se destacan.

• Incluye la capacidad de buscar documentos que se encuentran en Notas y Archivos adjuntos de mensajes de correo electrónico y citas con seguimiento en Dynamics 365.

En este tema

Comparar búsquedas de Dynamics 365

Cómo funciona la búsqueda por relevancia

Arquitectura de búsqueda por relevancia

Habilitar la búsqueda por relevancia

Seleccionar entidades para la búsqueda por relevancia

Configurar campos de búsqueda de la búsqueda por relevancia

Establecer propiedad administrada para la búsqueda por relevancia

Aviso de privacidad

Comparar búsquedas de Dynamics 365

Hay tres tipos de búsquedas en Dynamics 365:

• Búsqueda por relevancia

• Búsqueda rápida de texto completo (una entidad o varias entidades)

• Búsqueda rápida (una entidad o varias entidades)

La siguiente tabla proporciona una comparación breve de las tres búsquedas disponibles.

Para obtener más información sobre búsqueda rápida, vea TechNet: Configurar opciones de búsqueda rápida para la organización.

Cómo funciona la búsqueda por relevancia

La búsqueda por relevancia usa los mismos conceptos de puntuación predeterminados que la búsqueda de Azure. La puntuación hace referencia al cálculo de la puntuación de búsqueda para cada elemento devuelto en los resultados de la búsqueda. La puntuación es un indicador de la relevancia de un elemento en el contexto de la operación de búsqueda actual. Cuanto más alta es la cuenta, más relevante será el elemento. En los resultados de la búsqueda, los elementos se ordenan de mayor a menor, en función de las puntuaciones de búsqueda calculadas para cada elemento. De forma predeterminada, una puntuación de búsqueda se calcula en función de las propiedades estadísticas de los datos y la consulta. La búsqueda por relevancia busca documentos que incluyen términos de búsqueda en la cadena de consulta, favoreciendo los documentos que contienen muchas instancias de las palabras en el término de búsqueda y su proximidad cercana entre sí en el documento. La puntuación de búsqueda sube aún más si el término es raro en el índice, pero común en el documento. Los resultados se clasifican a continuación por puntuación de búsqueda antes de que se devuelvan. Los valores de puntuación de búsqueda se pueden repetir en un conjunto de resultados. Por ejemplo, es posible que tenga 10 elementos con una puntuación de 1,2, 20 elementos con una puntuación de 1,0 y 20 elementos con una puntuación de 0,5. Cuando varios aciertos tienen la misma puntuación de búsqueda, el orden de los mismos elementos puntuados no se define, y no es estable. Ejecute la consulta de nuevo y puede ver el los elementos cambiar de posición. Dados dos elementos con idéntica puntuación, no hay garantía de cuál aparece primero.Más información:MSDN: Agregar perfiles de puntuación a un índice de búsqueda (API de REST de servicio de búsqueda de Azure)

Los campos de búsqueda se analizan en el índice tasa de búsqueda de Azure para proporcionar una experiencia más fácil para el usuario final descomponiendo las palabras en su raíz, normalización de texto y filtrando palabras irrelevantes. Todos los campos de búsqueda en la búsqueda por relevancia se analizan con el analizador de idioma natural de Microsoft, que usa lematización para descomponer palabras en sus formas lingüísticas raíz. Por ejemplo, "corrió" coincidirá para "correr" y "corriendo" puesto que el "correr" se considera la forma base de la palabra. Los analizadores de palabras, como índices de texto completo de SQL, no tienen ningún contexto lingüístico y solo consideran coincidencias cuando la raíz es la igual que la forma inflexional. Con el análisis lingüístico, "correr" coincidiría con "correría" y "correrá", pero no "corrió" porque no considera que "corrió" sea una palabra lingüísticamente relacionada con "correr". Todos los campos de búsqueda en búsqueda por relevancia usan un analizador que coincide mejor con el idioma base de la organización. Para el kazajo, que es el único idioma admitido por Dynamics 365 pero no por la búsqueda de con Azure, todos los campos son analizados mediante el analizador predeterminado. Para obtener más información acerca de análisis de idioma y una lista de los idiomas admitidos, consulte: MSDN: Compatibilidad de idioma (API de REST del servicio de búsqueda de Azure).

Arquitectura de búsqueda por relevancia

La búsqueda por relevancia se hospeda en la plataforma y la infraestructura informáticas en la nube de Microsoft Azure que usa Azure, que proporciona los resultados de la búsqueda. Los cambios realizados en Dynamics 365 pueden tardar hasta 15 minutos en aparecer en el servicio de búsqueda. Puede tardar hasta un máximo de una hora o más en completarse una sincronización completa para organizaciones medianas o grandes.

En el siguiente diagrama se muestra la arquitectura de búsqueda por relevancia de alto nivel.

Habilitar la búsqueda por relevancia

Dado que compartirá los datos de Dynamics 365 con el sistema externo, la búsqueda por relevancia está deshabilitada de forma predeterminada. Para habilitarla, debe aceptar los términos de consentimiento. En función del tamaño de la organización, puede tardar hasta una hora o más en que los datos estén disponibles en el índice de búsqueda externo después de habilitar la búsqueda.

De forma predeterminada, la Búsqueda por relevancia está deshabilitada. Para habilitar la búsqueda por relevancia, haga lo siguiente:

1. Vaya a Configuración > Administración.

2. Haga clic en Configuración del sistema > ficha General.

3. En la subárea Configurar búsqueda , active la casilla Habilitar la búsqueda por relevancia, como se muestra aquí.

   

4. Después de habilitar la búsqueda por importancia, se abre el cuadro de diálogo de consentimiento Habilitar la búsqueda. Haga clic en Aceptar para dar su autorización.

   

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Configuración del sistema.

Seleccionar entidades para la búsqueda por relevancia

Para configurar búsqueda por relevancia, use la selección Configurar la búsqueda por relevancia en la barra de tareas, como se indica a continuación.

No hay límite en el número de entidades puede incluir en los resultados de la búsqueda por relevancia. Sin embargo, hay un límite en el número total de campos del índice de búsqueda externo. Actualmente, el máximo es 1.000 campos de búsqueda para una organización. Cuando selecciona una entidad para incluir en los resultados de la búsqueda, observará un número entre paréntesis junto al nombre de la entidad. El número indica cuántos campos utiliza cada entidad en el índice de búsqueda externo. Algunos campos, como Nombre principal e Id., se comparten entre varias entidades y no se cuentan para el total. Además, algunos tipos de campos usan más de un campo en el índice de búsqueda externo como se indica en esta tabla.

La barra de progreso Campos indizados totales muestra el porcentaje de campos indizados respecto al número máximo permitido de campos de búsqueda.

Al llegar al límite de campos indizados, verá un mensaje de advertencia. Si desea agregar más campos al índice, tendrá que liberar espacio, ya sea quitando algunos de los campos que ya están en el índice o quitando entidades completas de la búsqueda por relevancia.

Para seleccionar entidades para los resultados de la búsqueda por relevancia, haga lo siguiente:

1. Vaya a Configuración > Personalizaciones.

2. Haga clic en Personalizar el sistema.

3. En Componentes, expanda Entidades y, a continuación haga clic en Configurar la búsqueda por relevancia.

4. Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar entidades. Haga clic en Agregar para seleccione las entidades para los resultados de la búsqueda. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

   

5. Haga clic en Publicar todas las personalizaciones para que los cambios surtan efecto.

De forma predeterminada, algunas de las entidades del sistema predefinidas se incluyen en la búsqueda por relevancia. Sin embargo, las entidades personalizadas no se incluyen. Es necesario agregarlas a la búsqueda por relevancia.

Configurar campos de búsqueda de la búsqueda por relevancia

Los campos que agregue en la vista de Búsqueda rápida pasan a formar parte del índice de búsqueda externo. No hay límite en el número de campos de búsqueda que puede agregar para cada entidad. Sin embargo, hay un límite en el número total de campos indizados, como explicó en la sección anterior. Las columnas de búsqueda en una vista de Búsqueda rápida definen los campos de búsqueda en el índice de búsqueda externo. Solo se podrá buscar en los campos de texto, en concreto, los tipos de datos Línea de texto única y Varias líneas de texto. Se omiten las columnas de búsqueda con otros tipos de datos. Las columnas de vista en una Vista de búsqueda rápida definen los campos que se muestran en la interfaz de usuario de forma predeterminada, cuando se devuelven los resultados coincidentes. Los campos que se resaltan reemplazan los campos que no tienen resalto. Los primeros cuatro campos coincidentes se muestran en los resultados. El filtro en una vista de Búsqueda rápida también se aplica a los resultado de Búsqueda por relevancia. Consulte la tabla a continuación para ver la lista de cláusulas de filtro no compatibles con Búsqueda por relevancia.

Puede usar la vista Búsqueda rápida para definir qué campos aparecerán como facetas cuando los usuarios busquen mediante Búsqueda por relevancia. Todas las Columnas de vista con tipos de datos distintos de una sola línea de texto y varias líneas de texto están marcadas como facetables y filtrables en el índice. De forma predeterminada, los primeros cuatro campos facetables en la vista Búsqueda rápida para la entidad seleccionada se muestran como facetas cuando los usuarios buscan mediante Búsqueda por relevancia. En cualquier momento, puede tener solo cuatro campos seleccionados como facetas.

1. Vaya a Configuración > Personalizaciones.

2. Haga clic en Personalizar el sistema.

3. En Componentes, expanda Entidades y, a continuación, expanda la entidad que desea.

4. En el árbol de navegación, haga clic en Vista. Haga doble clic en Vista de Búsqueda rápida. El siguiente ejemplo muestra la vista Búsqueda rápida para la entidad Account.

   

5. Haga clic en Agregar columnas de búsqueda. En el cuadro de diálogo , seleccione los campos que desee agregar al índice de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Aceptar. En la ilustración siguiente, verá los campos de entidad Account agregados al índice de búsqueda externo.

   

6. Repita los pasos para las Ver columnas.

7. Haga clic en Publicar todas las personalizaciones para que los cambios surtan efecto.

Para Búsqueda por relevancia, los campos de una entidad relacionada no se admiten como campos de búsqueda, vista o filtro.

La siguiente tabla contiene los operadores Filtro de búsqueda rápida que no son compatibles con la búsqueda por relevancia:

Establecer propiedad administrada para la búsqueda por relevancia

Si desea incluir una entidad en la búsqueda por relevancia, la propiedad administrada Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo de esta entidad como True. De forma predeterminada, la propiedad se establece como True para algunas de las entidades del sistema predefinidas y todas las entidades personalizadas. Algunas de las entidades del sistema no se pueden habilitar para la búsqueda por relevancia.

Para establecer la propiedad administrada, haga lo siguiente:

1. Vaya a Configuración > Personalizaciones.

2. Haga clic en Personalizar el sistema.

3. En Componentes, expanda Entidades y, a continuación, haga clic en la entidad que desea.

4. En la barra de menús, haga clic en Propiedades administradas. Para Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo, haga clic en True o False para establecer la propiedad con el estado deseado. Haga clic en Establecer para salir, como se indica a continuación.

   

5. Haga clic en Publicar para que los cambios surtan efecto.

Si desea cambiar la propiedad Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo a False, primero debe anular la selección de la entidad de búsqueda por relevancia. Si se incluye la entidad en búsqueda por relevancia, verá el siguiente mensaje: "La entidad se está sincronizando actualmente un índice de búsqueda externo. Debe quitar la entidad del índice de búsqueda externo para poder establecer la propiedad Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo como False." Si Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo se establece como False, verá el siguiente mensaje cuando intenta incluir una entidad en la Búsqueda por relevancia: "La entidad no se puede habilitar para la búsqueda por relevancia debido a la configuración de sus propiedades administradas". Para entidades personalizadas con datos particularmente confidenciales, puede considerar establecer la propiedad Se puede habilitar la sincronización con el índice de búsqueda externo como False. Tenga en cuenta que después de instalar la solución administrada en el sistema de destino, no podrá cambiar el valor de propiedad porque es una propiedad administrada.

Aviso de privacidad

Al habilitar la característica Búsqueda por relevancia, los datos de las entidades y los atributos participantes de su instancia Dynamics 365 (online) empezarán a sincronizarse y finalmente se almacenarán en un índice de búsqueda Azure.

La Búsqueda por relevancia no está habilitada de forma predeterminada. El administrador del sistema debe habilitar la funcionalidad en una instancia Dynamics 365 (online). Una vez habilitada la Búsqueda por relevancia, los administradores y personalizadores del sistema tienen control total sobre los datos que se sincronizarán con el índice de búsqueda Azure.

Los personalizadores del sistema pueden usar el cuadro de diálogo Configurar la búsqueda por relevancia en las Herramientas de personalización para habilitar a determinadas entidades para la búsqueda y después configurar Vistas de búsqueda rápida en las entidades habilitadas para seleccionar los atributos que se pueden buscar. Los cambios en los datos se sincronizan continuamente entre Dynamics 365 (online) y la búsqueda de Azure a través de una conexión segura. Los datos de configuración están cifrados y los secretos necesarios se almacenan en Almacén de claves de Azure.

En las próximas secciones se detallan los componentes y servicios de Azure que tienen que ver con la funcionalidad Búsqueda por relevancia.

Note: Para obtener más información acerca de otras ofertas de servicios de Azure, vea el Centro de confianza de Microsoft Azure.

Servicios de búsqueda de Azure

Se usa un índice de búsqueda de Azure para ofrecer resultados de la búsqueda de alta calidad con tiempos de respuesta breves. La búsqueda de Azure añade capacidades de búsqueda potentes y sofisticadas de última generación a Dynamics 365 (online). Este es un servicio de búsqueda dedicado externo a Dynamics 365 (online) proporcionado por Microsoft Azure. Los datos del índice de búsqueda de Azure no están cifrados en reposo, y solo son accesibles para la infraestructura Búsqueda por relevancia.

Base de datos SQL de Azure

La Búsqueda por relevancia usa la Base de datos SQL de Azure para almacenar:

• Datos de configuración relacionados con la organización y el índice correspondiente

• Metadatos relativos con el servicio y los índices de búsqueda

• Punteros a datos y metadatos del sistema cuando la sincronización cambia

• Datos de autorización para habilitar la seguridad mejorada del nivel de la fila

Centros de eventos de Azure

El componente Centros de eventos de Azure se usa para el intercambio de mensajes entre Dynamics 365 (online) y Azure y para actualizar los elementos de trabajo gestionados por el proceso de sincronización. Cada mensaje almacena información, como el identificador de la organización y el nombre de la entidad que se utilizan para sincronizar los datos.

Clúster de Azure Service Fabric

El procesamiento y la indización de datos se controla en los microservicios implementados en las máquinas virtuales administradas a través del tiempo de ejecución de Service Fabric. Los API de búsqueda y el proceso de sincronización de datos también se hospedan en clúster de Service Fabric.

Service Fabric nació tras varios años de experiencia de Microsoft ofreciendo servicios en la nube y ahora lleva en producción más de cinco años. Es la tecnología básica sobre la que ejecutamos nuestra infraestructura central de Azure y proporciona servicios entre los que se incluyen Skype Empresarial, Intune, Centros de eventos de Azure, Azure Data Factory, Azure DocumentDB, Base de datos SQL de Azure y Cortana que se pueden escalar para procesar más de 500 millones de evaluaciones por segundo.

Conjuntos de escalado de máquinas virtuales de Azure

Los conjuntos de escalado de máquinas virtuales de Azure son elásticos y se han diseñado para admitir cargas de trabajo de hiperescalado horizontal. Los clústeres de Azure Service Fabric se ejecutan en conjuntos de escalado de máquinas virtuales. Los microservicios para el procesamiento y la indización de datos se hospedan en conjuntos de escalado y se administran con el tiempo de ejecución de Service Fabric.

Almacén de claves de Azure

Almacén de claves de Azure se usa para la administración segura de certificados, claves y otros secretos que se usan en el proceso de búsqueda.

Almacenamiento de Azure (Almacenamiento de blobs)

Los cambios en los datos del cliente se almacenan durante un máximo de 2 días en Almacenamiento de blobs de Azure. Estos blobs se cifran con la última característica del Azure Storage SDK, que ofrece compatibilidad con cifrado simétrico y asimétrico e integración con Almacén de claves de Azure. Con la Actualización de diciembre de 2016 para Dynamics 365 (en línea), los documentos de Notas y Archivos adjuntos de mensajes de correo electrónico y citas también se sincronizarán con el almacenamiento de blobs.

Servicio Azure Active Directory

Azure Active Directory se usa para la autenticación entre Dynamics 365 (online) y los servicios de Microsoft Azure.

Equilibrador de carga de Azure

El Equilibrador de carga de Azure se usa para distribuir el tráfico entrante entre las instancias de servicio en buen estado de los servicios en la nube, o las máquinas virtuales definidas en un conjunto del equilibrador de carga. La búsqueda por relevancia lo usa para equilibrar la carga de los puntos de conexión en una implementación.

Redes virtuales de Azure

Las máquinas virtuales en el clúster de Service Fabric que se ejecutan en una o varias subredes están conectadas por la red virtual de Azure. Las directivas de seguridad, la configuración DNS, las tablas de enrutamiento y las direcciones IP están controladas completamente dentro de esta red virtual. Los grupos de seguridad de la red se aprovechan para aplicar las reglas de seguridad en esta red virtual. Estas reglas permiten o deniegan el tráfico de red a máquinas virtuales en la red virtual.

Ver también

Configurar las opciones de búsqueda rápida para la organización
Ayuda y entrenamiento: Uso de búsqueda por relevancia para resultados completos más rápidos

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