Descripción de archivos personales

Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Última modificación del tema: 2016-11-28

Los archivos personales (también denominados archivos locales) le ayudan a recuperar el control de los datos de mensajería de su organización al eliminar la necesidad de archivos de almacén personal (.pst) y permitir a los usuarios almacenar mensajes en un buzón de archivo al que se puede tener acceso desde MicrosoftExchange Server 2010 o una versión posterior y Microsoft OfficeOutlook Web App.

¿Está buscando otras tareas de administración relacionadas con los archivos personales? Consulte Administración de archivos personales.

¿Está buscando información sobre los archivos basados en la nube? Consulte Descripción de Archivado de Exchange Online.

Contenido

Datos de mensajería y archivos .pst

Archivos personales

Acceso de cliente a buzones de archivo

Mover mensajes al buzón de archivo

Cuotas de archivo

Archivos personales y otras características de Exchange

Administración de buzones de archivo

Datos de mensajería y archivos .pst

Outlook usa archivos .pst para almacenar datos localmente en los equipos de los usuarios o los recursos compartidos de red. A diferencia de los archivos de almacén sin conexión (.ost) que usa Outlook en el modo caché de Exchange para almacenar una copia del buzón de correo para acceso sin conexión, los archivos .pst no se sincronizan con el buzón de correo de Exchange del usuario. Si un usuario mueve mensajes a un archivo .pst, dichos mensajes se quitan del buzón de correo.

El uso de archivos .pst para administrar los datos de mensajería puede originar los problemas siguientes:

• Archivos no administrados   Por lo general, los archivos .pst son creados por usuarios y residen en sus equipos o en los recursos compartidos de red. La organización no los administra. Por consiguiente, los usuarios pueden crear varios archivos .pst que contengan mensajes idénticos o distintos y almacenarlos en ubicaciones diferentes, sin control de la organización.

• Aumento de los costos de detección   Algunos procesos judiciales y requisitos empresariales o normativos pueden dar lugar a solicitudes de detección. Localizar los datos de mensajería que contienen los archivos .pst ubicados en los equipos de los usuarios puede resultar una tarea manual costosa. Dado que el seguimiento de archivos .pst no administrados puede ser difícil, es posible que los datos .pst no puedan detectarse en muchos de los casos. Esta situación puede plantear riesgos legales y financieros para la organización.

• Incapacidad de aplicar directivas de retención de mensajería   No se pueden aplicar directivas de retención de mensajería a mensajes ubicados en archivos .pst. Por ello, en función de las normas aplicables o del negocio, es posible que la organización no cumpla con los requisitos normativos.

• Riesgo de robo de datos   Los datos de mensajería almacenados en archivos .pst son vulnerables al robo de datos. Por ejemplo, los archivos .pst suelen almacenarse en dispositivos portátiles tales como equipos portátiles, discos duros extraíbles y medios portátiles tales como unidades USB, CD y DVD.

• Vista fragmentada de los datos de mensajería   Los usuarios que almacenan información en archivos .pst no obtienen una vista uniforme de sus datos. Por lo general, los mensajes almacenados en archivos .pst solo están disponibles en el equipo donde se encuentra el archivo .pst. Por consiguiente, si los usuarios obtienen acceso a sus buzones de correo mediante Outlook Web App o Outlook en otro equipo, no es posible obtener acceso a los mensajes almacenados en sus archivos .pst.

Datos de mensajería y archivos .pst

Archivos personales

En Microsoft Exchange Server 2010, los archivos personales proporcionan a los usuarios una ubicación de almacenamiento alternativa donde almacenar el historial de los datos de mensajería. Un archivo personal es un buzón de correo adicional (denominado buzón de archivo) habilitado para un usuario de buzón de correo. Los usuarios de Outlook 2010, Outlook 2007 y Outlook Web App disponen de acceso ininterrumpido a su buzón de archivo. Mediante cualquiera de estas aplicaciones cliente, los usuarios pueden visualizar un buzón de archivo y transferir o copiar mensajes entre su buzón de correo principal y el archivo. Los archivos personales presentan una vista uniforme de los datos de mensajería a los usuarios y eliminan la sobrecarga de usuarios que se requiere para administrar los archivos .pst. Al eliminar el uso de archivos .pst se reduce de forma significativa la posibilidad de que la organización se enfrente a los riesgos descritos en la sección anterior.

En Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), puede aprovisionar el archivo personal de un usuario en la misma base de datos de buzones de correo que el buzón principal del usuario, otra base de datos de buzones de correo en el mismo servidor de buzones de correo, o bien una base de datos de buzones de correo en otro servidor de buzones en el mismo sitio de Active Directory u otro diferente. En implementaciones híbridas de Exchange 2010, también puede aprovisionar un archivo basado en nube para buzones que se encuentren en los servidores Buzón de correo locales.

Aprovisionamiento de buzones de archivado

Datos de mensajería y archivos .pst

Acceso de cliente a buzones de archivo

En la siguiente tabla se indican las aplicaciones cliente que se pueden usar para obtener acceso a buzones de archivo.

Acceso de cliente a buzones de archivo

Outlook no crea una copia local del buzón de archivo en el equipo de un usuario, aunque esté configurado para usar el modo caché de Exchange. Los usuarios solo pueden obtener acceso a los buzones de archivo en el modo en línea.

Acceso delegado

El acceso delegado tiene lugar cuando se proporciona acceso a un usuario o a un conjunto de usuarios al buzón de correo de otro usuario. Existen diversos escenarios para proporcionar acceso delegado, como:

• Proporcionar a uno o más usuarios acceso al buzón de correo de un usuario que ya no trabaja en la organización (en este caso, entre los usuarios a los que se puede proporcionar acceso delegado se encuentran el jefe o el supervisor del usuario que se ha marchado o cualquier otro usuario que pase a asumir sus responsabilidades).

• Proporcionar a uno o más usuarios acceso a un buzón de correo compartido.

• Proporcionar a los asistentes ejecutivos acceso a los buzones de correo de los ejecutivos a los que ayudan.

En Exchange 2010 SP1, al asignar permisos de acceso total a un buzón de correo, el delegado al que asigna los permisos también puede obtener acceso al archivo personal del usuario. Los delegados deben usar Outlook para obtener acceso al buzón de correo y deben conectarse a un servidor de acceso de cliente de Exchange 2010 SP1 para llevar a cabo acciones de Detección automática. La Detección automática es un servicio de Exchange 2010 que proporciona opciones de configuración para configurar automáticamente clientes de Outlook. Cuando los delegados usan Outlook para obtener acceso a un buzón de correo de Exchange 2010 SP1, tanto el buzón principal como el archivo personal a los que tienen acceso están visibles en Outlook. Para obtener detalles sobre la asignación de permisos de acceso total, consulte Administrar el permiso Acceso completo.

Datos de mensajería y archivos .pst

Mover mensajes al buzón de archivo

Existen diversos métodos para mover mensajes a buzones de archivo:

• Mover o copiar mensajes manualmente   Los usuarios de buzones de correo pueden mover o copiar de forma manual mensajes de su buzón principal o de un archivo .pst a su buzón de archivo. El buzón de archivo aparece como otro buzón de correo o como un archivo .pst en Outlook y en Outlook Web App.

• Mover o copiar mensajes mediante reglas de Bandeja de entrada   Los usuarios de buzones de correo pueden crear reglas de Bandeja de entrada en Outlook o en Outlook Web App para mover automáticamente mensajes a una carpeta de su buzón de archivo. Para obtener más información, consulte Información acerca de las reglas de Bandeja de entrada.

• Mover mensajes mediante directivas de retención   Puede usar directivas de retención para mover mensajes automáticamente al archivo. Además, los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal para mover mensajes al archivo. Para obtener más información sobre las directivas de retención y de archivo, consulte Directivas de retención y de archivo más adelante en este tema.

  Nota

  Las etiquetas personales solo están disponibles en Outlook 2010 y en Outlook Web App.

• Importar mensajes de archivos .pst   En Exchange 2010 SP1, puede usar una solicitud de importación de buzón de correo para importar mensajes de un archivo .pst al buzón de correo principal o al buzón de archivo de un usuario. Para obtener información más detallada, consulte Descripción de la importación y exportación de datos de buzones. Los asociados de Microsoft proporcionan las herramientas usadas para localizar archivos .pst en una organización. Para ver una lista de los asociados de Microsoft en el ámbito del archivado, consulte la sección sobre asociados de aplicaciones de cumplimiento y archivado en la página con los fabricantes de software independientes.

Directivas de retención y de archivo

En Exchange 2010, puede aplicar directivas de archivo a un buzón de correo que moverán los mensajes de manera automática del buzón principal de un usuario al buzón de archivo una vez transcurrido un período especificado. Las directivas de archivo se implementan al crear etiquetas de retención que usan la acción de retención Mover a archivo.

Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo principal. Si no existe una carpeta con el mismo nombre en el buzón de archivo, se crea una cuando el Asistente para carpetas administradas mueve un mensaje. Recrear la misma jerarquía de carpetas en el buzón de archivo permite a los usuarios encontrar los mensajes con facilidad.

Para obtener más información acerca de las directivas de retención, las etiquetas de retención y la acción de retención Mover a archivo, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.

Directiva de retención y de archivo predeterminada

El programa de instalación de Exchange crea la directiva de retención y de archivo predeterminada Directiva de retención y de archivo predeterminada. Esta directiva contiene etiquetas de retención con la acción Mover a archivo, tal y como se muestra en la tabla siguiente.

Directiva de retención y de archivo predeterminada

Si habilita un archivo personal para un usuario de buzón de correo y el buzón todavía no tiene asignada una directiva de retención, se asignará automáticamente la directiva de retención y de archivo predeterminada. Después de que el Asistente para carpetas administradas procese el buzón de correo, estas etiquetas estarán a disposición del usuario, quien puede etiquetar carpetas o mensajes para moverlos al buzón de archivo. De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico de todo el buzón de correo se mueven una vez transcurridos dos años.

Directiva de archivado en Outlook 2010 y Outlook Web App

Antes de aprovisionar buzones de archivo para sus usuarios, se recomienda que les informe sobre las directivas de archivo que se aplicarán a sus buzones de correo, además de proporcionarles los cursos y la documentación pertinentes para cubrir sus necesidades. En ellos se debería incluir información sobre los aspectos siguientes:

• Funcionalidad disponible en el archivo, y las directivas de retención y de archivo predeterminadas.

• Información sobre cuándo se pueden mover automáticamente mensajes al archivo.

• Información sobre la jerarquía de carpetas creada en el buzón de archivo.

• Cómo aplicar etiquetas personales (mostradas en el menú Directiva de archivado en Outlook y en Outlook Web App).

En Exchange 2010 SP1, la directiva de retención y de archivo predeterminada contiene etiquetas de retención adicionales con la acción Eliminar y permitir recuperación. Para obtener más información, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.

Para obtener más información sobre el cumplimiento y el archivado en Outlook 2010, consulte Planeación de cumplimiento y archivado en Outlook 2010.

Datos de mensajería y archivos .pst

Cuotas de archivo

Los buzones de correo de archivo están diseñados para permitir a los usuarios almacenar el historial de datos de mensajería fuera de su buzón principal. Por lo general, los usuarios usan archivos .pst debido a las bajas cuotas de almacenamiento de buzón de correo y las restricciones que se imponen cuando se superan dichas cuotas. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios envíen mensajes cuando su tamaño de buzón supere la cuota de Prohibir envío. De manera similar, se puede impedir que los usuarios envíen y reciban mensajes cuando su tamaño de buzón de correo supere la cuota de Prohibir envío y recepción.

Para eliminar la necesidad de tener archivos .pst, proporcione a un buzón de archivo límites de almacenamiento que cumplan con los requisitos del usuario. No obstante, quizá desee conservar algo de control sobre las cuotas de almacenamiento y el crecimiento de los buzones de archivo para controlar los costos y la expansión.

Para ayudar con este control, puede configurar buzones de correo de archivo con una cuota de advertencia de archivo y una cuota de archivo. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de advertencia de archivo especificada, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de archivo especificada, los mensajes ya no se mueven al archivo, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación y se envía un mensaje de cuota al usuario del buzón de correo. De forma predeterminada, en Exchange 2010 SP1, la cuota de advertencia de archivo está definida en 45 gigabytes (GB) y la cuota de archivo está definida en 50 GB. En la versión RTM de Exchange 2010, ambas cuotas están definidas como Sin límite.

En la lista siguiente se indican los eventos registrados y los mensajes de advertencia enviados cuando se alcanzan la cuota de advertencia de archivo y la cuota de archivo.

Alertas de cuota de archivo

Para obtener información detallada acerca de cómo configurar cuotas de archivo, consulte Configurar cuotas de archivo para un archivo personal (local).

Datos de mensajería y archivos .pst

Archivos personales y otras características de Exchange

En esta sección se explica la funcionalidad entre archivos personales y varias características de Exchange:

• Exchange Search La posibilidad de buscar mensajes con rapidez es, si cabe, más fundamental incluso con los buzones de archivo. Para Exchange Search, no hay ninguna diferencia entre el buzón de archivo y el buzón principal. El contenido de ambos buzones se indiza. Puesto que el buzón de archivo no se almacena en la caché del equipo de ningún usuario (aunque se use Outlook en el modo caché de Exchange), los resultados de búsqueda del archivo siempre se proporcionan mediante Exchange Search. Si se realiza una búsqueda en todo el buzón de Outlook 2010, los resultados de búsqueda incluyen el buzón principal y el buzón de archivo de los usuarios.

  Las siguientes versiones de Office Outlook no admiten el buzón de archivo:

  • Outlook 2010 en Microsoft Office Hogar y Pequeña Empresa 2010

  • Outlook 2010 en Microsoft Office Hogar y Estudiantes 2010

  • Outlook 2010 en Microsoft Office Professional 2010

  • Outlook 2010 en Microsoft Office Professional Academic 2010

  No podrá realizar búsquedas en el buzón de archivo y en el buzón principal en los siguientes clientes:

  • Outlook Web Access (OWA) 2007 y Outlook Web App (OWA) 2010

  • Office Outlook 2007 Service Pack 2 (SP2), o versiones anteriores

    Nota

    Office Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) proporciona la capacidad de acceder al buzón de archivo.

  • Clientes de terceros (no es compatible con la característica de ActiveSync)

  Los siguientes clientes admiten la búsqueda Uniforme en el buzón de archivo y en el buzón principal:

  • Outlook 2010 en Microsoft Office 2010 Professional Plus

  Para obtener más información sobre los requisitos de licencia, consulte Requisitos de licencia para el archivo personal y las directivas de retención.

  Para obtener más información acerca de Exchange Search, consulte Descripción de Búsqueda de Exchange.

• Búsqueda en varios buzones de correo Cuando un administrador de detección usa la Búsqueda en varios buzones de correo para realizar una búsqueda de detección, también se busca en los buzones de archivo de los usuarios. No existe ninguna opción para excluir los buzones de archivo al crear una búsqueda de detección desde el Panel de control de Exchange (ECP). Si usa el Shell de administración de Exchange para crear una búsqueda de detección, puede excluir el archivo con el modificador DoNotIncludeArchive. Para obtener información más detallada, consulte New-MailboxSearch.

  Nota

  No puede usar la Búsqueda en varios buzones para buscar en un buzón de correo desconectado.

  Para obtener más información acerca de la Búsqueda en varios buzones, consulte Descripción de la búsqueda en varios buzones.

• Retención por juicio   Si coloca un buzón en retención por juicio, la retención se aplica al buzón principal y al buzón de archivo. Para obtener más información sobre la suspensión de litigio, consulte Descripción de la retención por juicio.

• Carpeta Elementos recuperables   El buzón de archivo contiene su propia carpeta Elementos recuperables y está sujeto a las mismas cuotas de la carpeta Elementos recuperables que el buzón principal. Para obtener más información acerca de los elementos recuperables, consulte Descripción de los elementos recuperables.

Datos de mensajería y archivos .pst

Administración de buzones de archivo

En Exchange 2010, la creación y la administración de buzones de archivo están integradas con las tareas de administración comunes del buzón de correo, como en los casos siguientes:

• Creación de un buzón de archivo   Puede crear un buzón de archivo al crear un buzón de correo, o bien puede habilitar un buzón de archivo para un buzón existente. Para obtener información detallada, consulte Crear un archivo personal (local) o basado en nube para un buzón nuevo y Habilitar un archivo personal (local) o basado en nube para un buzón existente.

• Mover un buzón de archivo   Puede mover el buzón de archivo de un usuario a otra base de datos de buzones de correo en el mismo servidor de buzones o en otro servidor. En Exchange 2010 SP1, puede mover el buzón de archivo de un usuario que sea independiente con respecto al buzón principal. En la versión RTM de Exchange 2010, el buzón de archivo de un usuario reside en el mismo servidor de buzones de correo que el buzón principal. Para mover el buzón de archivo de un usuario, tiene que crear una solicitud de movimiento de buzón de correo. Para obtener información más detallada, consulte Crear una solicitud local de traslado.

• Deshabilitación de un buzón de archivo   Es posible que quiera deshabilitar el buzón de archivo de un usuario para solucionar algún problema, o si va a mover el buzón principal a una versión de Exchange que no admite archivos personales. Deshabilitar un archivo es un proceso similar a deshabilitar un buzón principal. Para obtener información más detallada, consulte Deshabilitar un archivo personal (local) o basado en nube para un buzón. Los buzones de archivo deshabilitados se retienen en la base de datos de buzones de correo hasta que finaliza el período de retención de buzones eliminados para dicha base de datos. Durante este período, puede volver a conectar el archivo a un usuario de buzón de correo. Cuando se termina el período de retención de buzones eliminados, se purga el buzón de archivo desconectado de la base de datos de buzones de correo.

• Recuperación de estadísticas de buzones de correo y de carpetas   Puede recuperar estadísticas de buzones de correo y de carpetas de buzones de correo para el buzón de archivo de un usuario usando el modificador Archive con los cmdlets Get-MailboxStatistics y Get-MailboxFolderStatistics.

Datos de mensajería y archivos .pst

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