Notificaciones de usuario en la administración de riesgos de privacidad
Al configurar una directiva en Gestión de riesgos de privacidad Microsoft Priva, puede elegir notificar a los usuarios cuando sus acciones cumplan las condiciones establecidas en la directiva. El envío de avisos a los usuarios sobre posibles problemas en este momento con las opciones de corrección puede ser una potente herramienta para crear prácticas de tratamiento de datos sólidas en toda la organización.
Hay dos tipos de notificaciones:
Los correos electrónicos, que están disponibles para los tres tipos de directivas, y
Sugerencias que aparecen en Teams, que solo están disponibles para el tipo de directiva de transferencia de datos.
Al crear o editar una directiva, puede decidir si desea activar estas notificaciones, con qué frecuencia enviarlas y puede personalizar su contenido.
El envío de notificaciones a los usuarios puede ser un componente importante para ayudar a su organización a cumplir sus objetivos de privacidad. Las notificaciones están diseñadas para:
- Haga conciencia inmediata a los usuarios cuando sus acciones podrían exponer los datos personales a riesgos de privacidad.
- Proporcione métodos de corrección directamente dentro de los correos electrónicos, para que los usuarios puedan tomar medidas rápidas para proteger los datos en riesgo.
- Dirija a los usuarios a las directrices de privacidad y los procedimientos recomendados de su organización.
Nota
Las notificaciones de usuario no están disponibles para los clientes del Departamento de Defensa (DoD) ni del Departamento de Defensa (GCC) de la Comunidad Gubernamental de Estados Unidos (GCC).
Contenido de los correos electrónicos
Cuando los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico sobre coincidencias de directivas, pueden seguir las indicaciones de los correos electrónicos para realizar inmediatamente una acción correctiva. Por ejemplo, si una directiva de sobreexposición de datos encuentra una coincidencia con los datos personales que pueden ser demasiado accesibles, el correo electrónico de notificación incluye un vínculo al elemento de contenido para que el usuario pueda revisarlo y botones para que el usuario marque el elemento como privado o mantenga su nivel de acceso actual. Las acciones sugeridas serán relevantes para cada tipo de directiva.
Los correos electrónicos también tienen un vínculo que lleva al usuario al aprendizaje de privacidad preferido de su organización. Se requiere un vínculo de aprendizaje para las notificaciones por correo electrónico. Proporcionar acceso a las directrices de privacidad de su organización le permite mantener a los usuarios informados sobre sus propios procedimientos recomendados y directivas. También puede proporcionar contexto para las acciones de corrección sugeridas en el correo electrónico y ayudar a los usuarios a prepararse para tomar decisiones de administración de datos correctas en el futuro.
Propina
Antes de configurar la directiva, decida la dirección URL de aprendizaje que desea incluir. Se puede proporcionar un vínculo por directiva, por lo que recomendamos elegir un aprendizaje que haga referencia a escenarios pertinentes para el tipo de directiva.
Habilitar o deshabilitar correos electrónicos
Las notificaciones de usuario están habilitadas de manera predeterminada y se administran en Configuración de Priva. Cuando los correos electrónicos están habilitados, puede elegir enviar o no enviar correos electrónicos de notificación durante el proceso de creación o edición de una directiva. Deshabilitar los correos electrónicos de notificación de usuario en Configuración detendrá todos los correos electrónicos incluso si las notificaciones ya estaban configuradas para una directiva.
Durante el proceso de creación de directivas, la página Resultados es donde elige enviar correos electrónicos de notificación cuando se detectan coincidencias. Determina la frecuencia con la que se envían los correos electrónicos: diaria, semanal o mensual. Visita Definir resultados: notificaciones de usuario y sugerencias para ver las instrucciones completas.
Obtener una vista previa y personalizar el correo electrónico
Puede obtener una vista previa del contenido del correo electrónico de notificación antes de enviarlo a los usuarios. También puede personalizar varios aspectos de los correos electrónicos, como la línea de asunto, el contenido del cuerpo y el nombre para mostrar de aprendizaje.
De forma predeterminada, el correo electrónico se envía desde una dirección de Microsoft al usuario en nombre de la organización e incluye el logotipo de Microsoft. Puede cambiar esta configuración predeterminada para quitar el logotipo de Microsoft y usar una de las direcciones de correo electrónico de su organización como remitente. Personalizar el correo electrónico de esta forma puede ayudar a garantizar a los usuarios que los correos electrónicos no son intentos de correo no deseado o de suplantación de identidad (phishing), y puede aumentar las posibilidades de que se actúe sobre los correos electrónicos.
Cambiar el remitente de correo electrónico
Al personalizar la dirección de correo electrónico del remitente para que los correos electrónicos parezcan proceder de su organización, todos los correos electrónicos de notificación de todas las directivas se enviarán desde la dirección de correo electrónico que designe. El logotipo de Microsoft también se quita de los correos electrónicos al personalizar la dirección del remitente.
Para cambiar la dirección del remitente de los correos electrónicos de notificación, vaya a Configuración de Priva y siga estos pasos:
En la página Configuración , seleccione Correos electrónicos de notificación de usuario en el panel de navegación izquierdo.
Seleccione la casilla situada junto a Personalizar alias del remitente.
Seleccione Seleccionar grupo de remitentes.
En el panel flotante Seleccionar grupo de remitentes , busque o seleccione en la lista la dirección de correo electrónico que desea que aparezca como remitente del correo electrónico. Cuando termine, seleccione Agregar.
El nombre y la dirección del remitente de correo electrónico se muestran en la página Mensajes de correo electrónico de notificación de usuario . Seleccione Guardar para guardar los cambios.
Obtener una vista previa del correo electrónico y personalizar el contenido
Puede obtener una vista previa del contenido del correo electrónico y realizar cambios durante el proceso de creación o edición de la directiva. Para obtener una vista previa del contenido del correo electrónico de notificación y editarlo, siga estos pasos:
Cree o edite la directiva iniciando los pasos descritos en el proceso de creación guiada de directivas.
En la página Resultados , seleccione la casilla situada junto a Enviar un correo electrónico de notificación a los usuarios cuando se produzca una coincidencia de directiva.
Seleccione Vista previa y editar correo electrónico de notificación.
En el panel flotante Personalizar el correo electrónico de notificación , revise y edite los campos de texto de la línea de asunto del correo electrónico, el encabezado del cuerpo, el contenido del cuerpo, el nombre para mostrar de aprendizaje de privacidad y la dirección URL de aprendizaje.
Obtener una vista previa del correo electrónico en la mitad inferior del panel flotante. La vista previa refleja las modificaciones realizadas en los campos de texto.
Cuando esté satisfecho con el contenido del correo electrónico, seleccione Guardar. Para descartar los cambios en el correo electrónico predeterminado, seleccione la X en la esquina superior derecha del panel flotante para cerrarlo y volver al contenido predeterminado.
En la página Resultados , seleccione Siguiente. Continúe con el asistente y, cuando llegue a la última página Finalizar , revise la configuración y seleccione Enviar.
La configuración de notificaciones estará ahora en vigor para esta directiva. Si la directiva se está probando, no se enviarán notificaciones. Si la directiva está activada, se enviarán notificaciones. Vea más detalles sobre la creación y la administración de directivas.
Enviar notificaciones en Teams
Para las directivas de transferencia de datos, puede elegir que los usuarios reciban sugerencias y recomendaciones de directivas en canales seguros de Teams cuando se detecte una coincidencia de directiva. Estas sugerencias educan a los usuarios sobre el uso responsable de los datos personales. Las sugerencias también incluirán vínculos a formación relacionada. Para obtener más información sobre cómo configurar estas notificaciones, visite Definir resultados: notificaciones y sugerencias del usuario.