Más información sobre los buzones inactivos

Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Es posible que la organización tenga que conservar el correo electrónico de los empleados anteriores después de abandonar la organización. En función de los requisitos de retención de su organización, es posible que tenga que conservar el contenido del buzón durante unos meses o años después de que finalice el empleo, o puede que tenga que conservar el contenido del buzón indefinidamente. Independientemente de cuánto tiempo necesites retener el correo electrónico, puedes crear buzones inactivos para conservar el buzón de correo de antiguos empleados.

¿Qué son los buzones inactivos?

Cuando un empleado deja la organización (o se queda sin permiso), puede quitar su cuenta de Microsoft 365. Los datos del buzón del empleado se conservan durante 30 días después de quitar la cuenta. Durante este período, puede recuperar los datos del buzón mediante la eliminación de la cuenta. Después de 30 días, los datos se quitan permanentemente.

Pero si se aplica una suspensión al buzón antes de eliminar la cuenta de Microsoft 365, el buzón se convertirá en un buzón inactivo. Las secciones siguientes contienen información sobre las retenciones que se pueden aplicar con retención de Microsoft 365 y retenciones de exhibición de documentos electrónicos.

Los buzones inactivos son útiles cuando su organización necesita conservar el contenido del buzón de correo de los empleados anteriores por motivos normativos u otros motivos. Aunque cualquier tipo de retención que aparezca en este documento obligará a que un buzón se inactiva cuando se elimine un objeto de usuario, se recomienda aplicar una directiva de retención o etiquetas de retención de Microsoft 365, confirmar que se aplica la suspensión y, a continuación, quitar la cuenta de Microsoft 365 correspondiente. En ese momento, el contenido del buzón inactivo se conserva durante el período de retención especificado antes de eliminar la cuenta de usuario. Todavía puede recuperar la cuenta de usuario correspondiente durante un período de 30 días, pero después de 30 días, el buzón se conserva en Microsoft 365 como buzón inactivo hasta que se quiten la directiva de retención o las etiquetas de retención.

Cuando hay varias retenciones en el mismo contenido, se aplica el principio de retención y el contenido se conserva durante el período más largo.

Confirmación de que se aplica una suspensión a un buzón

Si aplica una directiva de retención de Microsoft 365, etiquetas de retención, suspensión de exhibición de documentos electrónicos, suspensión por juicio o si tiene una In-Place de suspensión existente, puede confirmar que la suspensión se aplica correctamente al buzón mediante PowerShell. Si ha configurado recientemente la suspensión, es posible que tenga que esperar hasta que se aplique al buzón.

Para evitar la eliminación accidental o involuntaria, se recomienda confirmar la suspensión antes de eliminar la cuenta de usuario. Si no se aplica la suspensión, el buzón no se convertirá en un buzón inactivo.

Para obtener instrucciones, consulte Cómo identificar el tipo de retención colocado en un buzón de Exchange Online.

Buzones inactivos y retención de Microsoft 365

Si se aplica una directiva de retención de Microsoft 365 a un buzón de correo o uno o varios elementos de correo electrónico de un buzón tienen aplicada una etiqueta de retención y, a continuación, se elimina la cuenta de usuario de Microsoft 365, el buzón se convertirá en un buzón inactivo. Para crear el buzón inactivo:

• La configuración de retención debe configurarse para conservar el contenido o conservar y eliminar el contenido. Si la acción de retención está configurada para eliminar solo contenido, el buzón no se volverá inactivo cuando se elimine la cuenta de usuario. En el caso de los buzones inactivos, se recomienda usar la opción conservar y eliminar.

• La configuración de retención debe aplicarse a una ubicación de retención asociada a un buzón de Exchange:

  • Correo electrónico de Exchange
  • Grupos de Microsoft 365
  • Skype Empresarial
  • Carpetas públicas de Exchange
  • Mensajes de canal de Teams
  • Chats de Teams e interacciones de Copilot
  • Mensajes del canal privado de Teams
  • Viva Engage mensajes de la comunidad
  • Viva Engage mensajes de usuario

Para obtener más información sobre la retención de Microsoft, consulte Información sobre las directivas de retención y las etiquetas de retención.

Si se usa la retención de Microsoft 365 para crear un buzón inactivo, la configuración de retención de la directiva de retención o las etiquetas de retención sigue aplicándose al buzón inactivo. Esto significa que si la configuración de retención está configurada para conservar y eliminar contenido, los elementos se moverán a la carpeta Elementos recuperables cuando expire la duración de la retención y, a continuación, se purgarán del buzón inactivo. Si la configuración de retención no está configurada para elementos eliminados, los elementos que el usuario no haya eliminado permanentemente (antes de que el buzón se inactiva) no se moverán a la carpeta Elementos recuperables y se conservarán indefinidamente después de que el buzón se inactiva.

Uso de ámbitos de directiva adaptable para administrar la retención de buzones inactivos

Con los ámbitos de directiva adaptable, puede aplicar la configuración de retención específicamente a los buzones inactivos. Entre las ventajas de esta configuración se incluyen:

• Puede cumplir las normativas o directivas de su organización que requieren diferentes períodos de retención para los empleados activos y los empleados antiguos.

• Puede configurar las opciones de retención para conservar el contenido del buzón solo durante el tiempo necesario para satisfacer los requisitos de su organización para los empleados anteriores.

• Puede identificar rápidamente la directiva de retención asignada a buzones inactivos de su organización, lo que facilita el cambio de la configuración de retención si es necesario.

• Es más fácil eliminar permanentemente un buzón inactivo porque puede quitarlo de la directiva configurando el ámbito adaptable para excluirlo, en función de los atributos o propiedades del buzón inactivo. De lo contrario, debe usar Exchange Online PowerShell antes de eliminar el buzón.

Uso de ámbitos de directiva estática y buzones inactivos

Si no usa ámbitos de directiva adaptable y, en su lugar, usa un ámbito estático con retención de Microsoft 365, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los ámbitos de directiva estática incluyen buzones inactivos cuando se usa la configuración predeterminada Todos los buzones de correo , pero no se admiten para inclusiones o exclusiones específicas. Sin embargo, si incluye o excluye un destinatario que tiene un buzón de correo activo en el momento en que se aplica la directiva y el buzón más adelante pasa a estar inactivo, la configuración de retención se seguirá aplicando o excluyendo. En este escenario, se siguen aplicando límites específicos de inclusión y exclusión .

  Nota:

  Esto también significa que cualquier nueva configuración de retención de Microsoft 365 que use un ámbito estático que se aplique a la selección predeterminada de Todos los buzones incluirá automáticamente todos los buzones inactivos existentes.

• Si cambia la selección predeterminada de Todos los buzones de correo para incluir destinatarios específicos, la configuración de retención de la directiva ya no se aplicará a los buzones inactivos, que ahora se convierten en aptos para la eliminación automática.

• Si desea liberar una directiva de retención que se aplica a un buzón inactivo, consulte Liberación de una directiva para la retención.

Buzones inactivos y retenciones de casos de exhibición de documentos electrónicos

Si una suspensión asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos en el portal de cumplimiento Microsoft Purview se coloca en un buzón y, a continuación, se elimina el buzón o la cuenta del usuario, el buzón se convierte en un buzón inactivo. Sin embargo, no se recomienda usar las retenciones de mayúsculas y minúsculas de eDiscovery para que un buzón esté inactivo. Esto se debe a que los casos de eDiscovery están diseñados para casos específicos con límite de tiempo relacionados con un problema legal. En algún momento, un caso legal probablemente finalizará y se quitarán las retenciones asociadas al caso y se cerrará el caso de eDiscovery. De hecho, si una retención que se coloca en un buzón inactivo está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos y, a continuación, se libera la suspensión o se cierra (o elimina el caso de exhibición de documentos electrónicos), el buzón inactivo se eliminará permanentemente. Además, no se puede crear una suspensión de exhibición de documentos electrónicos basada en el tiempo. Esto significa que el contenido de un buzón inactivo se conserva para siempre o hasta que se quita la suspensión y se elimina el buzón inactivo. Por lo tanto, se recomienda usar la retención de Microsoft 365 para buzones inactivos.

Para obtener más información sobre las diferencias entre las retenciones de eDiscovery y la retención de Microsoft 365, vea Cuándo usar directivas de retención y etiquetas de retención o retenciones de eDiscovery.

Buzones inactivos y archivos de expansión automática

No se puede recuperar ni restaurar un buzón inactivo configurado con un archivo de expansión automática. Si, por motivos de cumplimiento, necesita recuperar datos de un buzón inactivo con un archivo de expansión automática, use la búsqueda de contenido para exportar los datos del buzón. Esta acción solo se admite con fines de exhibición de documentos electrónicos y no se puede usar como una solución de copia de seguridad. Para obtener instrucciones para usar la búsqueda de contenido para la recuperación de datos para eDiscovery, consulte los artículos siguientes:

• Búsqueda de contenido

• Exportar resultados de búsqueda de contenido

Buzones inactivos y directivas de retención de Exchange MRM

La aplicación de una directiva de retención de Exchange (la característica de administración de registros de mensajería o MRM en Exchange Online) no crea un buzón inactivo cuando se elimina la cuenta de usuario.

Sin embargo, si esta directiva de retención de MRM se aplicó a un buzón antes de que se inactiva, las directivas de eliminación (etiquetas de retención de MRM configuradas con una acción Eliminar ) se seguirán procesando en el buzón inactivo. Esto significa que los elementos etiquetados con una directiva de eliminación de MRM se moverán a la carpeta Elementos recuperables cuando expire el período de retención. Esos elementos se purgan del buzón inactivo cuando expira la duración de retención. Si no se especifica una duración de retención para el buzón inactivo, los elementos de la carpeta Recuperar elementos se conservarán indefinidamente.

Por el contrario, se omiten las directivas de archivo (etiquetas de retención de MRM configuradas con una acción MoveToArchive ) que se incluyen en la directiva de retención de MRM asignada a un buzón inactivo. Eso significa que los elementos de un buzón inactivo etiquetados con una directiva de archivo permanecen en el buzón principal cuando expira el período de retención. No se mueven al buzón de archivo o a la carpeta Elementos recuperables en el buzón de archivo. Se conservarán indefinidamente.

Pasos siguientes

Para que un buzón esté inactivo y administrarlo, como recuperarlo, restaurarlo y eliminarlo, consulte Creación y administración de buzones inactivos.