Búsqueda, visualización y administración de informes (Generador de informes y SSRS)

En el Generador de informes, puede examinar las carpetas en un servidor de informes o un sitio de SharePoint para buscar informes paginados, orígenes de datos compartidos, modelos y otros elementos de informe relacionados. También puede examinar su equipo para buscar informes locales. Para que buscar informes sea más fácil, el Generador de informes cuenta con una lista de servidores y sitios utilizados recientemente, y proporciona acceso directo a las carpetas Escritorio, Mis documentos y Mi PC del sistema de archivos del equipo.

En el Diseñador de informes, también puede examinar su equipo para buscar informes locales. Después de implementar informes en un servidor de informes o un sitio de SharePoint, podrá examinar el servidor de informes utilizando el portal web o buscar en el sitio de SharePoint para encontrar informes. Los informes y elementos relacionados siguen estando disponibles localmente después de implementarse.

Para buscar un informe en un servidor de informes o un sitio de SharePoint desde el Generador de informes, debe proporcionar la dirección URL para el servidor de informes o el sitio de SharePoint. La primera vez que instale el Generador de informes puede especificar la dirección URLque se debe usar. Esta dirección URL es el servidor o sitio al que el Generador de informes se conecta de forma predeterminada cuando se guardan o abren informes.

Puede obtener una vista previa de los informes en Generador de informes y Diseñador de informes al crear o actualizar informes. También puede visualizar y administrar informes en un servidor de informes. Puede administrarlos mediante el portal web o en un sitio de SharePoint integrado con Reporting Services. Para más información, vea Mostrar la vista previa de informes en el Generador de informes y Obtener la vista previa de informes en SQL Server Reporting Services (SSRS).

Cuando obtiene una vista previa de los informes en el Generador de informes y el Diseñador de informes, o los ve en el portal web o un sitio de SharePoint, los datos se actualizan. A continuación, los informes muestran los datos actuales del origen de datos que usa el informe. Si desea ver un informe sin actualizar sus datos, puede usar el historial del informe y los datos almacenados en caché de los informes publicados. Estas características no se pueden usar al obtener una vista previa de los informes en el Generador de informes y el Diseñador de informes.

Búsqueda y visualización de informes en Generador de informes

Para buscar un informe con el que desea trabajar, puede examinar el equipo, las carpetas de un servidor de informes, o el sitio de SharePoint integrado con Reporting Services. Además, puede seleccionar un origen de datos compartido, una imagen o un subinforme para usarlos en un informe.

Para encontrar informes en un servidor de informes, debe especificar una dirección URL correspondiente al servidor de informes, así como tener para las carpetas los permisos adecuados para leer y guardar los elementos de informe. Pida el administrador del sistema del servidor de informes los permisos y la dirección URL que correspondan.

Cuando haya encontrado y abierto el informe en el Generador de informes, puede obtener una vista previa del informe y realizar cambios. Al obtener la vista previa, ve los datos actuales. Para obtener más información, consulte Vista previa de informes en generador de informes.

El Generador de informes puede ayudarle con las siguientes tareas:

• Buscar informes: Al buscar un informe, puede usar el conocido diálogo Abrir archivo del estilo de Microsoft Office que se ha personalizado para el Generador de informes. Puede examinar las carpetas de un servidor de informes o de un sistema de archivos, incluyendo Mis Informes, Sitios y Servidores, Escritorio, Mis documentos y Mi PC. Sitios y Servidores proporciona una lista de los servidores utilizados recientemente.

• Buscar los orígenes de datos compartidos: Al buscar un origen de datos compartido, puede escoger en una lista de los utilizados recientemente o ir a otra carpeta en el mismo servidor de informes del informe.

• Ver informes: Puede obtener una vista previa de un informe en el Generador de informes al crear o actualizar los informes. Cuando el Generador de informes está conectado a un servidor de informes, éste carga y procesa el informe. De lo contrario, los informes se procesan localmente. El visor de informes del Generador de informes muestra el informe representado.

Visualización y administración de informes en un servidor de informes

Para ver y administrar los informes del servidor de informes se usa el portal web. Examine las carpetas del servidor para buscar informes, ejecute los informes para verlos en un explorador y realice las tareas de administración.

El portal web puede ayudarle con las siguientes tareas de administración:

• Ver y actualizar las propiedades de informes, orígenes de datos compartidos y otros elementos de informe.

• Cargar informes y crear nuevos orígenes de datos compartidos para los informes.

• Crear calendarios para ejecutar los informes en los momentos e intervalos especificados.

• Crear, cambiar o eliminar suscripciones a los informes.

• Crear el historial del informe y especificar el número de instantáneas de informe que se deben guardar en el historial del informe.

• Crear nuevas carpetas en el servidor para organizar los informes de la manera más adecuada.

El administrador del servidor de informes podría realizar algunas de estas tareas. Para más información sobre las tareas realizadas en un servidor de informes, vea Servidor de informe de Reporting Services (modo nativo).

Normalmente, el portal web contiene carpetas, informes y orígenes de datos, además de la carpeta Mis informes. Mis informes es un área de trabajo personal que puede utilizar para trabajar con sus informes y almacenarlos. Otras carpetas del servidor de informes son públicas y suelen requerir que los usuarios dispongan de permisos avanzados para agregar o modificar su contenido. Puede crear subcarpetas dentro de Mis informes para organizar mejor sus informes.

El portal web muestra los informes en el Visor HTML de Reporting Services. El Visor HTML proporciona un marco para ver los informes en HTML, e incluye una barra de herramientas de informe, una sección de parámetros, una sección de credenciales y un mapa del documento. La barra de herramientas de informe ofrece funciones de navegación por la página, zoom, actualización, búsqueda, exportación, impresión y fuente de distribución de datos. Esta barra de herramientas también aparece en las ventanas de explorador, en la parte superior del informe, cuando se obtiene acceso a los informes mediante una dirección URL. La funcionalidad de impresión es opcional y la debe activar su administrador. Si está disponible, en la barra de herramientas de informe se mostrará el icono de la impresora. En las siguientes ilustraciones se muestra un primer plano de la barra de herramientas de informe en el portal web.

Después de ejecutar un informe, puede exportarlo a otro formato, como Microsoft Excel o PDF. También puede exportar el informe mediante una extensión de representación de datos, como CSV (valores separados por comas), y utilizar después el archivo de datos CSV como entrada para otra aplicación. Para más información sobre la exportación de informes, vea Exportación de informes paginados (Generador de informes).

La forma más sencilla de seleccionar y ejecutar un informe consiste en abrir el portal web y buscar el informe que se desea ver, o desplazarse hasta el mismo.

Después de ejecutar un informe, puede actualizarlo para ver los nuevos datos.

Actualización de informes

Los datos del informe cambian frecuentemente; puede actualizar el informe para ver los datos más recientes. Existen tres modos de actualizar un informe.

Opción	Resultado
BotónActualizar de la ventana del explorador	Muestra el informe almacenado en la memoria caché de la sesión. Cuando un usuario abre un informe, se crea una memoria caché de la sesión. Reporting Services usa las sesiones del explorador para mantener una experiencia de visualización coherente mientras permanece abierto un informe.
	Cuando seleccione el botón Actualizar de la barra de herramientas de informes, el servidor de informes vuelve a ejecutar la consulta y actualiza los datos del informe si este se ejecuta a petición. Si el informe está almacenado en la memoria caché o es una instantánea, la acción de actualizar muestra el informe almacenado en la base de datos del servidor de informes.
Combinación de teclas CTRL+F5	Tiene el mismo efecto que seleccionar el botón Actualizar de la barra de herramientas de informe.

Visualización y administración de elementos del servidor de informes desde un sitio de SharePoint

Cuando el administrador de sistema configura un servidor de informes para que se ejecute en el modo integrado de SharePoint, puede ver y administrar informes y otros elementos del servidor de informes desde un sitio de SharePoint.

El sitio de SharePoint contiene páginas donde se pueden configurar parámetros de las programaciones, las suscripciones y los informes, las propiedades del origen de datos y las opciones de procesamiento de informes; ver el historial de informes; y crear programaciones compartidas. Puede administrar elementos del servidor de informes en un sitio de SharePoint del mismo modo que los crearía y administraría desde otras herramientas de SQL Server.

Para tener acceso a las páginas de aplicación, seleccione acciones específicas del elemento en un menú desplegable en un informe u otro elemento de servidor de informes que previamente haya agregado a una biblioteca de SharePoint. En función del elemento y de sus permisos, es probable que también pueda crear informes en el Generador de informes, generar modelos y establecer la seguridad de los elementos de modelo.

Para más información sobre Reporting Services y la tecnología de SharePoint, vea Configuración y administración de un servidor de informes SQL Server Reporting Services (SSRS).

Búsqueda de elementos del servidor de informes en un sitio de SharePoint

Para poder establecer propiedades, antes debe poder localizar el elemento. Los elementos del servidor de informes siempre están almacenados en bibliotecas o en una carpeta dentro de una biblioteca.

Al acceder al sitio de SharePoint, verá la página Examinar y la pestaña Herramientas de bibliotecas. En la página Examinar se enumeran las bibliotecas y el contenido de la biblioteca seleccionada. Podrá ver el informe y otros elementos de la biblioteca, explorar carpetas y localizar elementos en el sitio.

Para distinguir los elementos del servidor de informes de otros elementos de un sitio de SharePoint, puede utilizar el icono para identificar visualmente un elemento o colocar el cursor del mouse (ratón) sobre el tipo y leer la extensión de archivo. La siguiente imagen muestra carpetas y una definición de informe de la biblioteca Informes:

Ver informes

Las definiciones de informe (archivos .rdl) que cargue en una biblioteca de SharePoint se ven mediante un elemento web Visor de informes instalado por el complemento Reporting Services. Al instalar el complemento, se define automáticamente una asociación a archivos .rdl.

Al seleccionar un informe, se abre automáticamente en el elemento web. Después de abrir el informe, puede utilizar la barra de herramientas de informe que se incluye en el elemento web para navegar por las páginas del informe, realizar búsquedas, acercarlo o alejarlo e imprimirlo. La barra de herramientas incluye la opción Exportar a fuente de distribución de datos para exportar el informe como una fuente datos de Atom y un menú Acciones con opciones para imprimir informes, suscribirse a ellos y exportarlos en diferentes formatos, como PDF, Word y Excel.

En el menú Acciones , podrá abrir también el informe en el Generador de informes. La siguiente imagen muestra un informe y las opciones de exportación del menú Acción.

Administración de elementos mediante acciones

Se permite realizar tareas de administración mediante las acciones de un menú desplegable para cada elemento. En función de sus permisos, cada elemento tiene acciones comunes que son estándar para los elementos que se almacenan en una biblioteca de SharePoint. Ver propiedades y Editar propiedades son ejemplos de acciones comunes. Las acciones personalizadas ofrecen una funcionalidad de administración específica de los elementos. En la siguiente imagen se muestran las acciones de una definición de informe. Entre algunos de los ejemplos de acciones personalizadas de una definición de informe se incluyen Administrar suscripciones y Administrar opciones de procesamiento.

Visualización de informes en una aplicación de escritorio

Si lo prefiere, puede omitir la visualización con el explorador y, en su lugar, usar una aplicación de escritorio (como Microsoft Excel) como el visor de informes. Para omitir la visualización con el explorador, defina una suscripción que especifique un formato de aplicación de escritorio y un destino para la carpeta compartida. El servidor de informes generará el informe como si se tratara de un archivo de la aplicación, le anexará una extensión al nombre de archivo y lo guardará como archivo en el disco duro. Después, podrá usar Microsoft Excel (u otra aplicación) en lugar de un explorador para ver el informe.

Acerca de las sesiones de usuario

Reporting Services utiliza las sesiones del explorador para mantener la coherencia durante la visualización de los informes. Las sesiones se basan en conexiones de explorador en lugar de en usuarios autenticados. Cada vez que un usuario abre un informe en una nueva ventana del explorador, se crea una sesión nueva. Una vez establecida una sesión de explorador, puede continuar trabajando en la versión del informe abierta al iniciar la sesión. Puede continuar incluso si el informe se modifica en el servidor de informes. Por ejemplo, supongamos que abrió un informe a las 11:00 p.m., y un autor del informe vuelve a publicar el mismo informe a las 11:01 p.m.. A continuación, la sesión contiene la versión que abrió durante la sesión. Este resultado significa que no verá automáticamente los cambios realizados en la versión publicada hasta que actualice o vuelva a abrir el informe.

Si actualiza un informe en la misma sesión mediante el botón Actualizar del explorador, se muestra la versión de la sesión original del informe. Si actualiza un informe a petición con el botón Actualizar de la barra de herramientas del informe, se volverá a ejecutar el informe y, si hay nuevos datos, se mostrarán.

La información relativa a la sesión se almacena en la base de datos temporal del servidor de informes. El servidor de informes no utiliza la administración de sesiones de ASP.NET. Si reinicia el servidor o realiza una operación de recuperación de la base de datos, no podrá restaurar el estado de la sesión.

Para más información sobre la administración de sesiones, vea Identificar el estado de ejecución.

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