Administración de contenido del servidor de informes (modo nativo de SSRS)

En Reporting Services, la administración de contenido hace referencia a la administración de elementos del servidor de informes. Es posible administrar todos los elementos de un modo independiente mediante la configuración de las propiedades y de la seguridad. Cualquier elemento puede moverse a una ubicación diferente en el espacio de nombres de carpetas del servidor de informes. Para administrar estos elementos de un modo eficaz, necesita saber las tareas que realiza un administrador de contenido. En SQL Server 2016 Reporting Services o posterior (SSRS) CTP 3.2, está disponible el portal web de Reporting Services. En este artículo examinaremos el portal web y la nueva experiencia de portal web.

La administración de contenido comprende las tareas que se describen a continuación:

• Garantizar la seguridad del sitio del servidor de informes y los elementos mediante la aplicación de la seguridad basada en roles que ofrece Reporting Services.

• Crear una jerarquía de carpetas del servidor de informes mediante la inclusión, modificación o eliminación de carpetas.

• Establecer valores predeterminados y propiedades aplicables a los elementos que administra el servidor de informes. Por ejemplo, puede establecer valores máximos básicos que determinen las directivas de almacenamiento del historial del informe.

• Crear elementos de orígenes de datos compartidos para usar en lugar de las conexiones de orígenes de datos específicos del informe. Un editor o administrador de contenido puede seleccionar un origen de datos diferente del definido originalmente para un informe. Por ejemplo, seleccione un origen de datos para reemplazar una referencia a una base de datos de prueba por una referencia a una base de datos de producción.

• Crear programaciones compartidas que se pueden usar en lugar de las programaciones específicas de informes y específicas de suscripciones, facilitando el mantenimiento de la información de programación con el tiempo.

• Crear suscripciones controladas por datos que generen listas de destinatarios a partir de los datos obtenidos de un almacén de datos.

• Programar el procesamiento de los informes y especificar qué informes pueden ejecutarse bajo demanda y cuáles se cargan desde la memoria caché equilibra las exigencias impuestas al servidor.

• Proporcionar permiso para realizar tareas de administración mediante los roles predefinidos: Administrador del sistema y Administrador de contenido. La administración efectiva del contenido del servidor de informes requiere que esté asignado a ambos roles.

Las herramientas para administrar el contenido del servidor de informes son Management Studio y el portal web. Management Studio permite establecer valores predeterminados y habilitar características. El portal web se usa para conceder acceso de usuario a los elementos y operaciones del servidor de informes. También puede usar el portal web para ver y usar informes y otros tipos de contenido, así como ver y usar todos los elementos compartidos y las características de distribución de informes. El portal web es un sitio actualizado que permite la mayoría de las funciones del Administrador de informes en desuso. Para obtener más información, vea Herramientas de Reporting Services.

Elementos del servidor de informes

Los elementos del servidor de informes incluyen informes, orígenes de datos compartidos, conjuntos de datos compartidos, recursos (elementos que se almacenan pero que no procesa el servidor de informes) y carpetas. Los elementos pueden depender de otros elementos; por ejemplo, un informe puede depender de los orígenes de datos compartidos a los que hace referencia. Si mueve un elemento dependiente, el servidor de informes actualiza automáticamente la información de referencia.

Puede mover elementos del servidor de informes a diversas ubicaciones de carpeta en la jerarquía de carpetas del servidor de informes. Al mover un elemento, también se mueven todas las propiedades (incluida la configuración de seguridad) a la nueva ubicación. Cuando mueve una carpeta, se mueven todos los elementos de la carpeta.

En el portal web, los elementos que se pueden mover aparecen indicados en la jerarquía de carpetas. La siguiente imagen muestra el icono correspondiente a cada uno de los elementos que se pueden mover.

No todos los elementos se pueden mover. Por ejemplo, los elementos asociados a un informe, tales como las suscripciones o el historial del informe, no pueden moverse. Estos elementos se mueven con los informes asociados. Asimismo, tampoco pueden moverse elementos como las programaciones compartidas que existen fuera de la jerarquía de carpetas. No pueden moverse elementos para los que no se tienen los permisos adecuados. Este permiso se concede mediante la selección de las siguientes tareas durante la asignación de roles del elemento en cuestión: "Administrar informes", "Administrar carpetas" y "Administrar orígenes de datos".

Carpetas

Para tener acceso a los elementos que se almacenan y administran en un servidor de informes se utiliza una jerarquía de carpetas. De forma predeterminada, la estructura de carpetas consta de un nodo raíz denominado Inicio y de carpetas reservadas compatibles con la característica opcional Mis informes. Otras carpetas están definidas por el usuario. Las carpetas del servidor de informes son útiles si desea conceder el mismo nivel de acceso a varios elementos. Los elementos de la carpeta y otras carpetas que se ramifican desde la carpeta principal heredan los permisos que usted haya establecido en la carpeta. Por ejemplo, puede crear un conjunto de carpetas bajo la carpeta Inicio, asignar permisos de equipo a cada carpeta y permitir que los miembros del equipo personalicen las carpetas incluidas bajo la carpeta de equipo según sea necesario.

Si utiliza un explorador para conectarse directamente a un servidor de informes, el nodo raíz de la estructura de carpeta tendrá el nombre del directorio virtual del servidor de informes. Desde el nodo raíz, puede crear, modificar y eliminar carpetas según sus necesidades, para organizar el contenido del servidor de informes. Puede agregarse contenido a una carpeta, mover elementos entre carpetas, modificar los nombres o las ubicaciones de las carpetas y eliminar carpetas que hayan dejado de ser necesarias.

Las carpetas son contenedores virtuales para los elementos publicados a los que se accede desde el portal web o mediante una conexión del explorador al servidor de informes. Ni las carpetas ni su contenido existen en realidad en un sistema de archivos. En lugar de ello, se almacenan en la base de datos del servidor de informes; el acceso a las carpetas y su contenido se obtiene a través del extremo de servicios web del servidor de informes. El espacio de nombres de las carpetas del servidor de informes es una jerarquía con un nodo raíz, carpetas predefinidas y carpetas definidas por el usuario. El espacio de nombres identifica de forma exclusiva los elementos almacenados en un servidor de informes. Proporciona un esquema de direcciones para especificar elementos en una dirección URL. Al seleccionar o buscar un informe, la ruta de acceso de la carpeta pasa a formar parte de la dirección URL del informe.

El modo que adopte para trabajar con las carpetas dependerá de las tareas de su asignación de roles. Si usa la seguridad predeterminada, solo los administradores de contenido y los publicadores podrán crear y administrar carpetas. Si utiliza asignaciones de roles personalizados, deberán incluir las tareas compatibles con la administración de carpetas. Para obtener más información sobre asignaciones de roles y tareas, vea Conceder permisos en un servidor de informes en modo nativo y Tareas y permisos.

Las carpetas del servidor de informes pueden contener los elementos siguientes:

• Informes

• Orígenes de datos compartidos

• Conjuntos de datos compartidos

• Elementos de informe

  Nota

  Los elementos de informe están en desuso para todas las versiones de SQL Server Reporting Services a partir de SQL Server Reporting Services 2019 y todas las versiones de Power BI Report Server a partir de la versión de Power BI Report Server de septiembre de 2022.

• KPI

• Mobile Reports (Informes móviles)

• Recursos (elementos que se almacenan, pero no se procesan, en un servidor de informes)

• Otras carpetas

Carpetas reservadas

Reporting Services reserva carpetas predefinidas. No se pueden eliminar, mover ni cambiar de nombre. Las carpetas definidas por el usuario son todas las carpetas creadas por un usuario o un administrador del servidor de informes con permiso para agregar elementos a una carpeta.

En la siguiente tabla, se describen las carpetas predefinidas que fijan la jerarquía de carpetas y proporcionan un marco para varias características.

Creación de carpetas

Puede crear una carpeta en cualquier carpeta disponible de la jerarquía.

Si va a crear carpetas para restringir el acceso a informes y modelos específicos, debe especificar asignaciones de roles. Las asignaciones deben permitir a los usuarios examinar, pero no ver el contenido de las carpetas primarias que se encuentran en la ruta de acceso de la carpeta.

Modificación de las propiedades de carpetas

Una vez que haya creado la carpeta, puede modificar sus propiedades para cambiarle el nombre, agregar o modificar una descripción, o mover la carpeta a otra ubicación. Estas propiedades están disponibles desde la página de propiedades General de la carpeta. Para obtener más información sobre cómo establecer las propiedades que conceden acceso a una carpeta, vea Proteger carpetas.

Eliminación de carpetas y su contenido

Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los elementos que contiene. Antes de eliminar una carpeta, debe inspeccionar su contenido. Es necesario determinar si contiene elementos que puedan ser referenciados o utilizados por otros elementos en otra parte de la jerarquía de carpetas. Entre los elementos a los que se hace referencia, figuran las definiciones de informe compatibles con informes vinculados, orígenes de datos compartidos y recursos.

Si elimina un informe al que hacen referencia uno o más informes vinculados, éstos dejarán de ser válidos una vez eliminado el informe en cuestión. No es posible determinar por adelantado los informes vinculados que se verán afectados porque los informes no conservan información sobre los informes vinculados que se basan en ellos. En cambio, sí que es posible revisar las propiedades de un informe vinculado para determinar el informe en el que se basa. Por su parte, los elementos de orígenes de datos compartidos incluyen una lista de todos los informes que utilizan actualmente el elemento para que pueda determinar con facilidad si la información de conexión está en uso o no. Para obtener más información, consulte Crear, modificar y eliminar orígenes de datos compartidos (SSRS). Por último, los recursos que utilizan los informes no los identifican.

Antes de eliminar una carpeta, considere si necesita conservar el historial de informes de cualquier informe que esté a punto de eliminar. O bien, considere si debe conservar una construcción específica del informe que forme parte de un informe. Si necesita alguna de estas informaciones, quite el elemento de la carpeta antes de eliminarla.

La visibilidad de un elemento en una carpeta depende de las asignaciones de roles (es decir, el permiso para ver un elemento) y de las opciones de visualización establecidas para la carpeta. En el portal web, se puede configurar la página Contenido como vista de lista o como vista de detalles. En algunos casos, un informe o un elemento puede estar oculto en una vista de lista. Es aconsejable ver una carpeta con la vista de detalles antes de eliminar su contenido.

Recursos

Un recurso es un elemento administrado que se almacena en un servidor de informes pero no se procesa allí. Normalmente, un recurso proporciona contenido externo a los usuarios de los informes. Algunos ejemplos son una imagen de un archivo .jpg, un archivo de forma ESRI que contiene datos espaciales o un archivo HTML que describe las reglas de negocios usadas en un informe. El archivo JPG, SHP o HTML está almacenado en el servidor de informes, pero el servidor de informes pasa el archivo directamente al explorador en lugar de procesarlo primero. Para obtener más información, consulte Imágenes (Generador de informes y SSRS) y la sección Agregar datos a un mapa en Mapas (Generador de informes y SSRS).

Agregar y ver un recurso

Para agregar un recurso a un servidor de informes, se carga o se publica un archivo:

Todos los recursos se originan como archivos en un sistema de archivos, que se cargan posteriormente en un servidor de informes. Excepto para las limitaciones de tamaño de archivo predeterminadas de 4 megabytes impuestas por ASP.NET, no hay ninguna restricción en los tipos de archivos que se pueden cargar. Sin embargo, cuando se publica en un servidor de informes como un recurso, los tipos de archivos que tienen tipos MIME equivalentes resultan más óptimos que otros. Por ejemplo, los recursos basados en archivos HTML y JPG se abren en una ventana del explorador cuando el usuario selecciona el recurso. El navegador representa el HTML como una página web y el JPG como una imagen que el usuario puede ver. Por el contrario, los recursos que no tienen tipos MIME equivalentes, como archivos de aplicación de escritorio, por ejemplo, no se pueden representar en la ventana del explorador.

Si un recurso puede ser visto o no por los usuarios de los informes depende de las opciones de visualización del explorador. Dado que los recursos no los procesa el servidor de informes, el explorador debe proporcionar la capacidad de visualización para representar un tipo MIME concreto. Si el explorador no puede representar el contenido, los usuarios que vean el recurso solamente podrán ver las propiedades generales del recurso.

Protección y administración de un recurso

Los recursos existen junto con informes, orígenes de datos compartidos, programaciones compartidas y carpetas como elementos con nombre en la jerarquía de carpetas del servidor de informes. Puede buscar, ver, proteger y establecer propiedades en los recursos de la misma manera que lo haría con cualquier elemento almacenado en un servidor de informes. Para ver o administrar un recurso, debe tener las tareas Ver recursos o Administrar recursos en su asignación de roles.

Hacer referencia a un recurso web de imagen desde un formulario

Los recursos pueden contener una imagen a la que hace referencia en un informe. Si entre los requisitos de informe se incluye el uso de imágenes externas, piense en las ventajas siguientes de almacenar la imagen como un recurso:

• Almacenamiento centralizado en la base de datos del servidor de informes. Si mueve la base de datos del servidor de informes y su contenido a otro equipo, la imagen externa permanece con el informe. No tiene que realizar un seguimiento de los archivos de imagen almacenados en disco en equipos diferentes.

• Se protege a través de las asignaciones de roles en lugar de la seguridad del sistema de archivos. Los mismos permisos que se usan para ver un informe se pueden aplicar al recurso. Por el contrario, si almacena la imagen en disco, debe asegurarse de que la cuenta de usuario anónimo o la cuenta de ejecución desatendida tienen permiso para tener acceso al archivo.

Para usar un recurso de imagen de un informe, agregue el archivo de imagen al proyecto y publíquelo junto con el informe. Una vez publicada la imagen, puede actualizar la referencia de la imagen en el informe de manera que señale al recurso del servidor de informes. A continuación, puede volver a publicar solo el informe para guardar los cambios. Puede actualizar ahora la imagen con independencia del informe volviendo a publicar el recurso. El informe usa la versión más actual de la imagen disponible en el servidor de informes.

Para más información, vea Actualizar un recurso (portal web).

Mis informes

La carpeta Mis informes es un área de trabajo personal para cada usuario que inicia una sesión en el servidor de informes con una cuenta de dominio válida. Esta carpeta especial ofrece un espacio de almacenamiento para los informes que están en curso y que no se han concebido para una distribución amplia, o para informes que se han modificado para adaptarlos a alguna necesidad especial. No es posible restringir el número o el tamaño de elementos que se almacenan en una carpeta Mis informes, ni tampoco configurar la carpeta Mis informes para el uso compartido entre usuarios.

Desde el punto de vista técnico, Mis informes asigna el nombre de una carpeta virtual que ve cada usuario (Mis informes) a una carpeta maestra Carpetas de usuarios y a una subcarpeta única basada en el nombre del usuario. Cuando un usuario tiene acceso a su carpeta Mis informes, el usuario es redireccionado a la subcarpeta de Carpetas de usuarios que tiene asignada. Cada subcarpeta ofrece espacio de almacenamiento para los informes y elementos que el usuario agrega a su carpeta Mis informes. En el portal web, no verá Mis informes en el nivel raíz. Deberá profundizar en la carpeta Carpetas de usuarios.

La carpeta Carpetas de usuarios se crea al instalar el servidor de informes. Las subcarpetas de usuario posteriores se crean cada vez que un usuario abre por primera vez Mis informes (por ejemplo, al hacer clic en Mis informes en el portal web). El nombre de cada carpeta adopta el siguiente formato:

/Users Folders/<username>/My Reports  

Únicamente pueden asignarse carpetas a los usuarios con cuentas de sistema válidas. Si un nombre de usuario contiene caracteres especiales, la carpeta se creará con caracteres de escape equivalentes. En la siguiente tabla encontrará una lista de los caracteres de escape equivalentes.

La característica Mis informes es opcional. Cuando se instala un servidor de informes, la característica Mis informes está deshabilitada de forma predeterminada. Para obtener más información sobre cómo habilitar esta característica, vea Habilitar y deshabilitar Mis informes. Para obtener más información, vea Proteger Mis informes.

Tareas de administración de contenido del servidor de informes

Cargar archivos a una carpeta
Creación, eliminación o modificación de una carpeta (portal web)
Actualización de un recurso (portal web)
Cargar archivos a una carpeta

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• Herramientas de Reporting Services
• Roles y permisos (Reporting Services)
• Informes de Reporting Services (SSRS)