Preguntas frecuentes para el agente de pagos (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

Estas preguntas frecuentes (P+F) describen el impacto de la característica de agente de pagos en Business Central.

¿Qué es el Agente de Pagos? 

El Agente de pagos es un Copilot integrado con capacidades de agente que automatiza la tarea de crear facturas de compra. Comienza con la recepción de una factura del proveedor adjunta a un correo electrónico. El agente analiza el contenido del archivo adjunto del correo electrónico, identifica al proveedor de la lista registrada en Business Central y prepara un borrador de factura de compra con las líneas de factura solicitadas. También ofrece la capacidad de ayudar con la creación de proveedores como parte de este proceso.

El agente está disponible en Business Central; solo tiene que activarlo. El agente también es configurable, lo que le permite definir el nombre del agente, una lista de otros usuarios que pueden delegar en él el proceso de toma de las facturas de compra, el canal para recibir las facturas (por ejemplo, por correo electrónico) y los pasos que desea incluir o excluir en ese proceso. Una vez que el agente está activado, está listo para procesar facturas.

¿Cuáles son las capacidades del agente de pagos?

El Agente de Pagos opera en Business Central utilizando IA para identificar y completar tareas en función de sus instrucciones y configuración de usuario. El agente actúa como un usuario con acceso limitado a las partes necesarias del producto. Obtenga más información sobre sus capacidades en Información general del agente de pagos.

• Instrucciones del agente

  El agente recibe instrucciones empresariales de alto nivel que definen su propósito, describen las tareas que realiza y especifican más consideraciones. Estas instrucciones se definen en el código del agente y no son visibles para los usuarios.

• Configuración

  Al configurar el Agente de pagos, puede:

  • Defina qué usuarios delegan tareas al agente.
  • Establezca canales para recibir pedidos, como el correo electrónico.
  • Seleccione qué pasos del proceso de toma de pedidos desea incluir o excluir, como convertir un borrador de documento de compra en una factura de compra.
  • Asigne permisos predefinidos y una función de la interfaz de usuario (perfil) para controlar a qué partes del producto y a qué elementos de la interfaz de usuario puede acceder el agente.

• Ejecución e interacción de tareas

  Un distribuidor de correo electrónico integrado se ejecuta como una tarea programada y supervisa el buzón de la empresa especificado en la configuración del agente. El distribuidor reenvía los archivos adjuntos de correo electrónico de los proveedores al agente de pagos, que prepara un borrador de factura de compra basado en los datos del archivo adjunto.

  El agente interactúa con el cliente web Business Central mediante la API de interfaz de usuario lógica. El agente puede:

  • Leer los datos que se muestran en las páginas de productos.
  • Acceder a las propiedades de los elementos de la interfaz de usuario, como nombres, descripciones, campos, acciones e información sobre herramientas.
  • Combine estos datos con las instrucciones proporcionadas por el usuario y los datos de correo electrónico.
  • Utilice la IA y el conocimiento empresarial para orquestar los pasos necesarios para completar cada tarea.

• Integración con otros servicios

  El agente utiliza Azure Document Intelligence para analizar archivos adjuntos de correo electrónico con reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Hace coincidir las líneas de factura del proveedor con las cuentas o los productos mediante el uso de tablas de asignación, datos históricos y un LLM que hace coincidir las descripciones de las líneas con los nombres de cuenta de la base de datos del cliente.

• Intervención humana y transparencia

  El agente le pide que actúe en situaciones específicas, como cuando no encuentra un proveedor o una cuenta de mayor coincidente, o cuando debe aprobar una decisión comercial. Muestra notificaciones en el área de tareas para avisarle cuando se requiere su atención.

  Para cada tarea, puede ver un cronograma detallado que muestra los pasos clave tomados por el agente y por las personas, incluso cuando recibe el correo electrónico inicial. Puede revisar y actualizar los valores y las acciones sugeridos por el agente según sea necesario.

¿Cuál es el uso previsto del agente de pagos?

El agente de pagos se encarga de toda la extracción y el procesamiento de las facturas de compra. Toma la factura del proveedor adjunta en un correo electrónico, analiza los datos del archivo adjunto, prepara un borrador del documento de compra y convierte el borrador en una factura de compra.

¿Cómo se evaluó el agente de pagos? ¿Qué métricas se utilizan para medir el rendimiento?

Se probó la precisión y seguridad del agente de pagos.

• La precisión se probó utilizando 150 casos de prueba con facturas PDF únicas que exhiben diversos grados de integridad y complejidad.
• La seguridad se probó utilizando 240 casos de prueba que cubrían categorías como ataques de inyección inmediata entre dominios (XPIA), autolesiones, sexual y violencia.

¿Cuáles son las limitaciones del agente de pagos? ¿Cómo pueden los usuarios minimizar el impacto de las limitaciones del agente de pagos al utilizar el sistema?

Idiomas

• Esta característica de Copilot se valida y se admite en inglés solamente. Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.
• Debido a la compatibilidad de idiomas limitada, el sistema no estará disponible inicialmente para los clientes canadienses porque no cumple la normativa del idioma que exige soporte para inglés y francés.

Correo electrónico

• El agente lee el correo electrónico entrante a través de una bandeja de entrada compartida en Microsoft Exchange. Obtenga más información en Configurar correo electrónico. El agente no admite otras formas de recibir correo electrónico.
• El agente no procesa el cuerpo del correo electrónico, solo procesa los archivos adjuntos.
• El agente solo procesa archivos adjuntos PDF de hasta 5 MB.
• El agente solo procesa archivos adjuntos PDF de hasta 10 páginas. Esta limitación solo se puede aplicar a partir de la versión preliminar pública.
• Los mensajes de correo electrónico generados por el agente pueden contener información incorrecta. El agente pide a un usuario humano que revise y edite cada mensaje saliente si es necesario.

Entidades y datos con los que trabaja el agente

• El agente solo crea borradores de documentos de compra y facturas de compra. No puede crear ni trabajar con otros documentos de compra, como pedidos de compra o notas de crédito de compra, ni con documentos de otras áreas del producto, como pedidos de venta o de servicio.
• El agente no crea nuevos productos, contactos ni cliente o cuentas de L/M. Solo funciona con entidades ya registradas en Business Central. Sin embargo, se puede indicar al agente que cree nuevos proveedores en los casos en que el proveedor de una factura recibida sea desconocido o no coincide.
• El agente no registra ningún documento.

Limitaciones adicionales

• Si el agente deja de funcionar, notifica a los usuarios en el mismo lugar en el que normalmente notifica a los usuarios cuando necesita aprobación para procesar un correo electrónico. Por ejemplo, el agente se detiene si pierde el acceso al buzón compartido o si se producen errores en las llamadas al LLM (modelos de lenguaje grandes).
• Al llamar a un LLM para que haga coincidir las líneas de factura con las cuentas generales, el agente de pagos solo coincide con las cuentas que permiten el registro directo y que son del tipo "Estado de resultados".
• Cuando el agente llama a un LLM para hacer coincidir las líneas de factura con las cuentas de L/M, primero comprueba la lista de cuentas de mayor del estado de resultados que permiten la contabilización directa. Si esta lista supera el límite de 20 000 tokens de IA (un límite que los clientes no pueden configurar actualmente), el agente no llama al LLM. En su lugar, notifica a los usuarios en el mismo lugar donde normalmente les notifica cuando se necesita la aprobación para procesar un correo electrónico.
• Los administradores delegados no pueden activar el agente.
• Sólo es posible configurar y usar un agente de pagos por empresa de Business Central.

¿Qué factores operativos y configuraciones permiten un uso eficaz y responsable del agente de pagos?

• Control de acceso y permisos

  Al igual que cualquier otro usuario en Business Central, el agente de pedidos de ventas puede tener acceso exclusivamente a las partes específicas del producto necesarias para realizar sus tareas designadas. El agente se entrega con permisos predefinidos y un rol de interfaz de usuario (UI), también conocido como perfil, que un administrador o usuario configurador puede asignar al agente. Esta asignación restringe el acceso del agente a ciertas áreas del producto. Define el tipo de acceso (por ejemplo, si el agente solo puede leer datos específicos o también actualizarlos o eliminarlos) y determina con qué elementos de la interfaz de usuario (por ejemplo, páginas, campos, acciones y cuadros informativos) puede interactuar.

  Se recomienda encarecidamente el uso de los conjuntos de permisos y el perfil incluidos en el agente de pedidos de ventas, que se puede asignar en la tarjeta de agente. Esta práctica asegura que el agente solo tenga acceso a las funcionalidades necesarias para su rol, mejorando tanto la seguridad como la eficiencia dentro del sistema.

  Obtenga más información en Configurar agente de pagos.

• Transparencia y notificaciones

  Los usuarios de Business Central pueden mantener total transparencia y control sobre los cambios realizados por el agente de pedidos de ventas mediante el uso de otras experiencias que les permitan:

  • Recibir notificaciones en el área de tareas procedentes del agente cuando requiera ayuda o cuando el proceso requiera revisión humana. Por ejemplo, la revisión es necesaria para todos los mensajes entrantes y salientes, las aprobaciones, la adición de datos faltantes y razones similares.

  • Obtenga una mejor comprensión del contexto y la historia específicos de la tarea (vista de "línea de tiempo"), incluidos los pasos clave involucrados en ella.

  • Obtener una revisión detallada de cada entidad creada por el agente (por ejemplo, una cotización o pedido de venta que muestra todos los cambios y sugerencias realizados por el agente dentro de una tarea específica. Este comportamiento permite a los humanos revisar y ajustar los cambios y, a continuación, cerrar sesión al continuar con la tarea.

  • Obtenga una visión general de los KPI (indicadores clave de rendimiento) del agente que resumen el impacto del trabajo del agente. Por ejemplo, puede obtener un resumen del número de cotizaciones o pedidos de venta creados por el agente y el número total de dichos pedidos.

    Asegúrese de atender las notificaciones planteadas por el agente para revisar y aprobar su trabajo.

• Todas las acciones realizadas por el agente, incluida la creación y modificación de registros y las llamadas a acciones, llevan el identificador de usuario del agente. Este Id. de usuario aparece en los mismos lugares y de la misma manera que lo hace con otros usuarios, como en vistas de lista, historial, documentos registrados, notificaciones, etc.

• Los flujos de trabajo de aprobación se pueden usar para agregar un capa adicional de control a las tareas realizados por el agente, como lo hacen con otros usuarios. Puede configurar flujos de trabajo de aprobación para que el agente crear una solicitud de aprobación para un cambio específico, por ejemplo, para marcar la cotización como lanzada. El cambio no se permite hasta que otro usuario apruebe la solicitud. Obtenga más información en Usar flujos de trabajo de aprobación.

¿Es extensible esta capacidad?

N.º Microsoft crea y mantiene el Agente de Pagos, y su código no es extensible por otras soluciones o complementos.

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