Procesar cotizaciones y órdenes de venta con el Agente de órdenes de venta (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

En este artículo se explica cómo utilizar el Agente de órdenes de venta para automatizar la toma de órdenes de venta basadas en las consultas de los clientes sobre productos/artículos recibidos por correo electrónico.

El Agente de órdenes de venta supervisa un buzón designado para los correos electrónicos entrantes de los clientes sobre consultas de productos. Cuando identifica una posible solicitud, comienza a convertir la solicitud en un pedido. Por ejemplo, verifica el cliente, comprueba la disponibilidad de los productos, crea una cotización de venta y prepara una respuesta por correo electrónico para el cliente que incluye la cotización como archivo PDF adjunto.

Algunos pasos requieren su intervención, como revisar la correspondencia por correo electrónico y ayudar al agente según sea necesario. Hasta que se crea un pedido, el agente gestiona los intercambios de correo electrónico de ida y vuelta con el cliente para resolver los detalles faltantes y permitir modificaciones a la solicitud original si es necesario.

Obtenga más información sobre el Agente de órdenes de venta y su flujo de proceso en Cómo el agente procesa las solicitudes.

Idiomas compatibles

El agente está validado y es compatible en inglés (EN) en las siguientes configuraciones regionales: Australia (AU), Canadá (CA), Reino Unido (UK), Estados Unidos (EE. UU.). Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

Requisitos previos

El Agente de órdenes de venta estará activado y tendrá permiso para usarlo. Obtenga más información en Configurar el Agente de órdenes de venta.

Comenzar

Colabore con el Agente de órdenes de venta para revisar y convertir cotizaciones en órdenes mediante la ficha Tareas del panel Copilot.

Para acceder a esta vista, seleccione Agente de órdenes de venta en la esquina superior derecha del menú de navegación. Un círculo rojo con un número en el icono indica las tareas que requieren atención.

Se abre la ficha Tareas en el panel Copilot para mostrar las tareas creadas recientemente por el Agente de órdenes de venta. Las tareas que requieren atención, como revisar un correo electrónico entrante o saliente, están en la parte superior de la lista.

Para cada solicitud de cotización de venta, el Agente de órdenes de venta agrega un tarea para realizar un seguimiento, revisar y seguir las actualizaciones y, finalmente, procesar la cotización en una orden. Las tareas pueden constar de varios pasos que forman una cronología del proceso.

Revisar y ayudar

Si bien el agente realiza la mayor parte del trabajo de forma autónoma, solicita la intervención del usuario cuando es necesario para varios pasos para avanzar en el proceso, como:

• Revisar y confirmar las solicitudes de correo electrónico entrantes de los clientes.
• Revisar y confirmar las cotizaciones y órdenes de venta si un administrador configuró el Agente de órdenes de venta para hacerlo.
• Revisar los correos electrónicos salientes creados por el Agente de órdenes de venta para el cliente.
• Proporcionar asistencia al Agente de órdenes de venta cuando es necesario desbloquearlo; por ejemplo, para proporcionar los datos que faltan.

Los pasos que requieren intervención se enumeran en Necesita atención en la pestaña Tareas. Para revisar un paso:

1. En la pestaña Tarea, seleccione el paso que solicita revisión o asistencia.

   Se abre la línea de tiempo de la tarea, centrada en el paso seleccionado. La línea de tiempo muestra cada paso de una tarea, pasada y presente, en orden cronológico.

2. Seleccione Revisar para el paso.

   La pestaña Tareas cambia al modo Revisar y se abre la ventana Mensaje de agente de tarea para mostrar el contenido del correo electrónico, la cotización o el pedido, según la tarea.

3. Revise el contenido del correo electrónico o la cotización o el pedido y realice los cambios necesarios. No puede editar los correos electrónicos entrantes del cliente.

4. Cuando esté satisfecho con el contenido y desee que el proceso continúe, Seleccione Confirmar en el panel Revisar. Si desea completar el tarea usted mismo, seleccione Parar para detener el procesamiento de este tarea por parte del agente.

Después de la confirmación, el Agente de órdenes de venta continúa procesando la tarea. Cuando aparece una nueva notificación en el icono de Agente de órdenes de venta después de algún tiempo, siga el mismo flujo para verificar y aprobar los resultados.

Modificar cotizaciones y pedidos de venta

Es posible que tenga que modificar las cotizaciones y pedidos de venta creados por el agente durante un paso de revisión o cuando el agente solicita asistencia, en función de su configuración. Cuando seleccione Revisar, la cotización o el pedido se abrirá para su inspección. Realice los cambios necesarios y, a continuación, seleccione Confirmar en el panel Revisar. El agente procesa el documento, creando un PDF para el correo electrónico saliente al cliente.

También tiene la oportunidad de modificar una cotización o pedido durante el paso de revisión de un correo electrónico saliente. En este caso, seleccione ... (Más opciones) >Descartar paso en el paso. Esta acción detiene la tarea temporalmente para poder abrir la cotización o el pedido, realiza cambios y continúa el paso.

Una vez realizados los cambios, vuelva a la pestaña Tareas, seleccione una de las siguientes opciones para reanudar la tarea y seleccione Enviar:

• He actualizado la cotización o He actualizado el pedido: seleccione una de estas opciones si ha realizado cambios en la cotización o el pedido. El agente genera un nuevo PDF y correo electrónico para el cliente.
• Simplemente reanudar: seleccione esta opción si no cambió la cotización o el pedido. El agente no genera una nueva cotización o pedido y mantiene el correo electrónico original como antes.

Si cambia de opinión al revisar el mensaje saliente y decide realizar más cambios en el documento de venta, utilice la acción Descartar paso para descartar el mensaje de correo electrónico generado por el agente. A continuación, actualice el documento de venta según sea necesario e indique al agente que cree un nuevo correo electrónico saliente con el archivo adjunto actualizado.

Ayudar con la disponibilidad de productos

En función de la configuración del agente, este puede comprobar la disponibilidad de los artículos en la cantidad solicitada antes de agregarlos a una cotización u orden. En este momento, no puede cambiar los productos ni las cantidades, pero puede revisar y confirmar el paso para que el agente cree un correo electrónico de respuesta al cliente.

Obtenga más información en Disponibilidad de productos en el Agente de órdenes de venta (versión preliminar).

Detener una tarea

La mayoría de los pasos de una tarea incluyen un botón Detener que le permite finalizar el proceso. Cuando selecciona Detener, una tarea no finaliza inmediatamente, sino que se le pide que confirme antes de detener la tarea.

Antes de detener una tarea, tenga en cuenta el siguiente comportamiento:

• Las tareas detenidas no se pueden reiniciar.

• Detener la tarea puede dejar algunos resultados incompletos o no deseados, y puede requerir acciones de seguimiento con los clientes. Las acciones de seguimiento dependen de en qué parte del proceso se detuvo la tarea.

  Por ejemplo, imagine que detuvo una tarea después de crear una cotización de venta. Aunque el proceso se detuvo, la cotización de venta sigue almacenada en el sistema como abierta. Es posible que tenga que editar manualmente el estado en función de la política de su empresa y, a continuación, actualizar el cliente.

• Las tareas detenidas no se eliminan inmediatamente. Puede seguir explorando el cronograma de una tarea hasta que la elimine, normalmente por parte de un administrador.

Escenarios que afectan a la confiabilidad en la gestión de las solicitudes de los clientes

• Es posible que tenga que corregir las cantidades en el documento creado cuando las unidades de medida no base difieren de las estándar.

  Por ejemplo, si el sistema trata 1 kilogramo como 900 gramos y un cliente solicita 2 kilogramos, el sistema podría generar un documento que muestre 2000 gramos en lugar de 1800 gramos o 2 kilogramos.

• La confiabilidad disminuye si cambia significativamente el correo electrónico que redacta el agente sobre la disponibilidad de los artículos antes de enviarlo al cliente.

  Este problema es más evidente cuando el cliente externo hace un seguimiento con un correo electrónico utilizando pronombres como "los" o "lo" y otras palabras en lugar de repetir cantidades y nombres específicos. Por ejemplo, el cliente responde: "Los quiero todos".

• El agente busca artículos mediante atributos de artículo, pero los atributos no se muestran al agente en la página de disponibilidad de artículos. Esta condición reduce la confiabilidad de las solicitudes de cliente que dependen específicamente de los atributos.

  Tenga en cuenta el siguiente ejemplo:

  1. Artículos en la base de datos:

     [{no: ITEM-1, description: Shirt, attributes: Linen}, {no: ITEM-2, description: Shirt, attributes: Cotton}]

  2. Correo electrónico de solicitud inicial del cliente:

     I want a quote for nice shirts

  3. Correo electrónico de respuesta del agente:

     We have X quantity of ITEM-1 Shirt and ITEM-2 Shirt

  4. Correo electrónico de respuesta del cliente:

     I want the ones with linen material

Información relacionada

Información general del Agente de órdenes de venta
Configurar Agente de órdenes de venta
Preguntas frecuentes para Agente de órdenes de venta
Configurar Copilot y capacidades de agente