Affecter des rôles et des autorisations pour gérer les ensembles de termes

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Les tâches que vous pouvez effectuer dans le magasin de termes sont déterminées par le rôle spécifique qui vous est attribué.

Pour pouvoir créer ou modifier un terme, vous devez avoir l’un des trois rôles spécifiques : administrateur de magasin de termes, responsable de groupe ou contributeur.

Un administrateur de magasin de termes peut effectuer les tâches suivantes :

  • Créer ou supprimer des groupes d’ensembles de termes.

  • Ajouter ou supprimer des responsables de groupe ou des contributeurs, ou d’autres administrateurs de magasin de termes

  • Modifiez les langues de travail du magasin de termes.

  • Toute tâche qu’un responsable de groupe ou un contributeur peut effectuer.

Lorsque vous configurez un ensemble de termes, vous pouvez désigner un groupe ou une personne en tant que propriétaire, contact ou parties prenantes pour l’ensemble de termes. Ces étiquettes n’accordent aucune autorisation spécifique pour travailler avec l’ensemble de termes. Au lieu de cela, ils fournissent un moyen utile de suivre les propriétaires d’entreprise ou les parties prenantes pour un ensemble de termes.

Ajouter des administrateurs de magasin de termes

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sous Services de contenu, sélectionnez Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez la taxonomie.

  3. Dans la page Magasin de termes , pour Administrateurs, sélectionnez Modifier. Le panneau d’administration Modifier le magasin de termes s’affiche. Entrez les noms ou les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant qu’administrateurs de magasin de termes. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des gestionnaires de groupe

Un responsable de groupe peut effectuer les tâches suivantes :

  • Ajouter ou supprimer des contributeurs.

  • Toute tâche qu’un contributeur peut effectuer.

Importante

Vous devez être un administrateur de magasin de termes pour ajouter de nouveaux gestionnaires de groupe.

Pour ajouter un gestionnaire de groupe :

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sous Services de contenu, sélectionnez Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez ajouter un gestionnaire de groupe.

  3. Dans la page Personnes, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier le nom et la description s’affiche. Ajoutez un nom et une description de groupe de termes pour aider les utilisateurs à comprendre l’objectif de ce groupe de termes. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Pour les gestionnaires de groupe, pour ajouter des personnes qui peuvent créer des groupes de termes, définir et affecter des utilisateurs au rôle de responsable de groupe et de contributeur, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier les administrateurs s’affiche. Entrez les noms ou les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que responsables de groupe. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des contributeurs

Un contributeur peut créer ou modifier un ensemble de termes.

Vous devez être un administrateur de magasin de termes ou un responsable de groupe d’un groupe spécifique pour ajouter des contributeurs à ce groupe.

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sous Services de contenu, sélectionnez Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter un contributeur.

  3. Pour Contributeurs, définissez et affectez des utilisateurs au rôle de responsable de groupe et de contributeur, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier les contributeurs s’affiche. Entrez les noms ou les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que Contributeurs. Sélectionnez Enregistrer.

Tâches de métadonnées que les utilisateurs du site peuvent effectuer

Les utilisateurs du site qui n’ont pas de rôle attribué dans le magasin de termes peuvent utiliser des termes et des ensembles de termes d’une autre manière.

Les membres du site peuvent effectuer les tâches suivantes avec des métadonnées managées :

  • Mettez à jour les valeurs dans les colonnes de métadonnées managées (si les ensembles de termes associés aux colonnes sont ouverts et si la colonne autorise les choix de remplissage).

  • Ajoutez de nouveaux termes à un ensemble de termes lorsqu’ils mettent à jour la valeur d’une colonne de métadonnées managées.

  • Créez des mots clés d’entreprise lorsqu’ils mettent à jour la colonne de mots clés d’entreprise pour une liste ou une bibliothèque.

  • Utilisez la navigation par métadonnées dans des listes ou des bibliothèques pour filtrer l’affichage des éléments.

  • Utilisez des termes managés ou des mots clés d’entreprise dans les requêtes de recherche, puis affinez les résultats de la recherche en fonction de ces termes.

En outre, les utilisateurs du site qui disposent des autorisations appropriées (par exemple, les propriétaires de site) peuvent créer de nouvelles colonnes de métadonnées managées pour les listes, bibliothèques ou types de contenu. Lorsque les utilisateurs du site créent ces colonnes, ils peuvent créer de nouveaux ensembles de termes qui s’appliquent uniquement au site (précédemment appelé « collection de sites ») et ils peuvent gérer les termes dans ces ensembles de termes.