Auffinden von Antworten und Austauschen von Fachwissen mithilfe von SharePoint-Communitys

Veröffentlichung des Originalartikels: 11.08.2012

Robin Miller ist ein Program Manager im SharePoint-Team, und Reagan Templin ist ein leitender technischer Redakteur, der sich auf SharePoint spezialisiert hat.

Als ich Program Manager (PM) bei Microsoft wurde, stellte ich fest, dass es keine große offizielle Schulung für diese Position gibt. Es ist eher wie eine Lehre. Man muss sich an andere PMs halten und von ihrer Erfahrung lernen. Deshalb habe ich mich für mehrere E-Mail-Verteilerlisten registriert, einschließlich einer Verteilerliste nur für PMs aus der Office-Abteilung.

Diese Verteilerliste gibt es hier schon viel länger als mich. Wahrscheinlich gibt es tolle Ratschläge im Posteingang eines erfahreneren PM, die ich wahrscheinlich nie zu lesen bekommen werde. Was passiert ist, bevor ich mich für die Verteilerliste registriert habe, erfahre ich nur, wenn jemand die Informationen für mich wiederholt. Falls meine Frage jedoch bereits zuvor diskutiert wurde, wird sie wahrscheinlich von vielen Benutzern ignoriert, da sie keine Lust haben, immer wieder die gleiche Frage zu beantworten. Falls ich überhaupt den Mut habe, die Frage zu stellen. Outlook erinnert mich netterweise daran, dass meine Fragen die Posteingänge von über tausend Leuten verstopfen. Das ist ziemlich einschüchternd, und ich habe mich immer gefragt, ob meine unwichtigen Fragen den Zeitaufwand von so vielen Leuten rechtfertigen. Ich mochte es, wenn andere PMs Fragen stellten, von deren Beantwortung auch ich profitiere. Wenn die Antwort jedoch nur an den ursprünglichen Absender ging, konnte ich die Antwort nicht kennen bzw. wusste nicht einmal, ob es eine Antwort gab. Darüber hinaus wurden die Unterhaltungen zerstückelt, da die Leute nicht immer auf die letzte Antwort im Thread antworteten. Diese Gruppe benötigte unbedingt eine bessere Kommunikationsmöglichkeit. Hier kommen die neuen SharePoint-Communitys ins Spiel.

Eine Community ist eine neue Websitevorlage in SharePoint. Communitys stellen Sammelplätze dar, an denen Informationen gemeinsam genutzt werden und Leute miteinander in Verbindung treten. Diskussionen spielen eine zentrale Rolle, die Teilnahme ist einfach, das Fachwissen ist anerkannt und wird honoriert, und was am wichtigsten ist, tolle Inhalte schaffen es an die Spitze. Große Unternehmen werden zu persönlichen, navigierbaren Gruppen, in denen Einzelpersonen ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl erfahren und einen Zweck erkennen. Diskussionsforen gibt es schon eine ganze Weile, aber SharePoint-Communitys sind nicht nur ein hervorragendes Diskussionsforum, sondern sind mit Dingen wie z. B. neuen Suchergebnisvorlagen und Newsfeedbenachrichtigungen in das größere gesellschaftliche Gefüge eingebunden. Dies werde ich im Folgenden erläutern.

Suche nach einer Community

Das Community Portal ist ein hervorragender Ausgangspunkt. Hier finden Sie Communitys und darin stattfindende Diskussionen in Ihrem gesamten Unternehmen. Wenn ich nach einem Ort suche, um über meine Tätigkeit als PM zu sprechen, könnte ich nach „PM“ suchen.

Neue Suchergebnisvorlagen für Communitys und Diskussionen liefern relevante Informationen auf einen Blick. Sie können die Unterhaltungen innerhalb einer Community, die besten Antworten auf Fragen sowie die letzten Antworten auf einen Diskussionsbeitrag verfolgen, ohne die Suchergebnisseite verlassen zu müssen.

Besuchen einer Community

Diskussionen spielen in einer Community eine zentrale Rolle, weshalb auf der Homepage an zentraler Stelle eine Liste der neuesten Diskussionen vorhanden ist. Die neuesten Diskussionen werden angezeigt, aber Sie können auch zu beliebten Diskussionen, Ihren Diskussionen, unbeantworteten/beantworteten Fragen und ausgewählten Diskussionen navigieren.

Jede Diskussion wird einer Kategorie zugeteilt. Auf der Kategorienseite finden Sie eine beeindruckende Kachelansicht aller Kategorien. Wenn Sie mit der Maus auf eine Kachel zeigen, werden weitere Informationen zu dieser Kategorie angezeigt.

Wenn Sie eine dieser Kategorien besuchen, werden ganz oben ausgewählte Diskussionen angezeigt.

Wenn Sie in eine Diskussion mit einer besten Antwort klicken, wird sie oben in der Nähe des ursprünglichen Diskussionsbeitrags angezeigt.

Bei Diskussionen können Sie nicht nur den Stammbeitrag, sondern inline auch eine andere Antwort beantworten, und Sie können klicken, um eine Beschriftung mit dem Kontext für diese Arten von Antworten anzuzeigen. Beispielsweise hat Alex in dieser Diskussion einen Beitrag von Molly beantwortet.

Wie Sie sehen, gibt es für die meisten Mitglieder Reputationspunkte. Wenn Sie mit der Maus auf eine Person zeigen, können Sie Informationen zu deren Community-Reputationsstatus anzeigen.

Alex weist jedoch ein Schild auf, das ihn als Communitymoderator ausweist. Schilder helfen Ihnen, wichtige Communitymitglieder wie z. B. Moderatoren oder Experten für bestimmte Fachgebiete zu erkennen.

Beitreten zu und Teilnehmen an einer Community

Wenn Sie auf die Schaltfläche zum Beitreten klicken, folgen Sie der Community und können so später problemlos den Weg zurück finden. Personen, die Ihnen folgen, erhalten in ihren Newsfeeds eine Benachrichtigung, dass Sie dieser Community beigetreten sind (außer Sie haben diese Aktivitätsbenachrichtigungen in Ihren Datenschutzeinstellungen deaktiviert). Als Mitglied können Sie nun an Diskussionen teilnehmen. Angenommen, ich wünsche einen Ratschlag, an welchen Kursen ich teilnehmen sollte, um meine Qualifikationen als PM verbessern. Ich beginne eine neue Diskussion und gebe meine Frage in das Textfeld ein, aktiviere das Kontrollkästchen zur Angabe, dass es sich hierbei um eine Frage handelt, und wähle eine Kategorie aus.

Wenn Sie das Kontrollkästchen zur Angabe, dass es sich hierbei um eine Frage handelt, aktivieren, wird Ihre Diskussion in der Liste unbeantworteter bzw. beantworteter Fragen angezeigt. Sie können auch auf einfache Weise Bilder, Videos und Dokumente in Diskussionen und Antworten hinzufügen. Eine Benachrichtigung wird an Ihren Newsfeed gesendet, wenn Sie eine Diskussion beginnen. Und wenn jemand antwortet, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, damit Sie nicht immer wieder nachschauen müssen.

Angenommen, beim Durchsuchen einer Community stoßen Sie auf eine Frage, auf die Sie die Antwort kennen, und beantworten sie. Der Benutzer, der die Frage ursprünglich gestellt hat, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass Sie auf seine Diskussion geantwortet haben. Er sieht die Antwort und kennzeichnet sie als die beste Antwort. An Ihren Newsfeed wird eine Benachrichtigung gesendet, um Sie (und Personen, die Ihnen folgen) zu informieren. Darüber hinaus hat Ihr Beitrag genug Reputationspunkte verdient, um einen höheren Status zu erlangen. Glückwunsch! Sie erhalten eine weitere Benachrichtigung in Ihrem Newsfeed.

Auf der Mitgliederseite können Sie Informationen zu Ihrer Reputation anzeigen. Das Punktesystem wird von jedem Communityeigentümer oder -moderator festgelegt und variiert deshalb in den Communitys, bei denen Sie Mitglied sind.

Wie Sie sehen sind bei Communitys alle Diskussionen zentral verfügbar, sie können durchsucht werden, und der beste Inhalt wird anhand der Reputation höher gestuft oder von Communitymoderatoren ausgewählt. Wenn ich weiß, wer die wichtigsten Mitwirkenden sind, dann weiß ich auch, wem ich vertrauen und folgen kann. Bei Bedarf kann ich sogar direkt mit ihnen kommunizieren (dank der integrierten Lync-Personenkarte). Dank der Feedbenachrichtigungen bei wichtigen Aktivitäten kann ich tolle Inhalte entdecken bzw. anderen Benutzern dabei helfen. All dies basiert auf SharePoint, weshalb in Communitys all die tollen Inhalten und die hervorragende Funktionalität von SharePoint genutzt werden kann (z. B. benutzerdefinierte Listen, Dokumentbibliothek, Workflows, Steuerung usw).

Es gibt noch so viel mehr zu entdecken! In einem zukünftigen Blogbeitrag werden wir Ihnen zeigen, wie einfach es ist, Ihre Community einzurichten und anzupassen. In der Zwischenzeit sollten Sie sich mit Office 365 Preview beschäftigen und Fragen stellen oder Ihre Meinung mitteilen, indem Sie weiter unten einen Kommentar abgeben.

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities