SharePoint-Profile, Datenschutz und die Suche

Veröffentlichung des Originalartikels: 27.07.2012

Matthew Feczko ist Programmmanager im SharePoint-Engineeringteam mit dem Arbeitsschwerpunkt auf sozialen Themen.

Profile

Bei einer geschäftlichen Besprechung mit Tausenden Kollegen lernen Sie Jim kennen, der in einem Partnerteam an einem weit entfernten Standort arbeitet. Sie wissen zwar, wie er aussieht, aber das ist es auch schon. Sie wissen weder, an welchen Projekten er gearbeitet hat, noch was sein Fachgebiet ist oder wen Sie beide gemeinsam kennen. Glücklicherweise haben sowohl Sie als auch Jim SharePoint-Profile, sodass Sie sich über ihn informieren, seine Aktivitäten verfolgen und auch nach dem Ende der Besprechung in Verbindung bleiben können.

Warum sollten Sie Ihr Profil aktuell halten?

Durch die Veröffentlichung von Angaben zu Ihrer Person, Ihres Fachgebiets, Ihrer Fähigkeiten und Interessen erleichtern Sie es anderen, Sie zu finden, wenn diese Ihre fachliche Mitarbeit benötigen. Wenn Sie nach jemanden suchen, der technisches Fachwissen zu einem bestimmten Thema hat, können Sie nach diesem Thema suchen und dadurch die Person finden, die Ihre Frage beantworten kann. Profile eignen sich außerdem hervorragend dazu, Ihre Kollegen kennenzulernen, insbesondere wenn es sich um Tausende von Personen an Standorten in großer Entfernung handelt.

Füllen Sie zunächst den Abschnitt „Über mich“ (About Me) aus, damit Ihre persönlichen Angaben gleich in der Mitte der Titelseite Ihres Profils erscheinen. Nehmen Sie dann in den Abschnitten „Fragen“ (Ask Me About) und „Interessen“ (Interests) sowie in anderen Abschnitten des Profils wichtige Fachgebiete oder Themen auf, damit Ihre Kollegen Sie leichter auffinden können. Ihr Profil ist sehr umfassend, und es empfiehlt sich, so viel wie möglich auszufüllen.

Datenschutzeinstellungen

Wenn Sie meine Einstellung teilen, haben Sie ein starkes Interesse am Datenschutz, und es ist Ihnen wichtig, wie Ihre persönlichen Daten online präsentiert werden. Darum haben wir die Datenschutzeinstellungen in SharePoint eindeutig und einfach gestaltet. Als Standard ist „Privat“ (Private) eingestellt. Wenn Sie verschiedene Orte in SharePoint besuchen, andere Personen oder Dokumente verfolgen, einen Beitrag in einer Community veröffentlichen usw., werden diese Aktivitäten nicht im Newsfeed angezeigt. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Informationen freigegeben werden, die eigentlich privat bleiben sollten.

Wenn Sie den Newsfeed das erste Mal besuchen, erhalten Sie jedoch die Möglichkeit, Ihre Datenschutzeinstellungen zu ändern und sich damit Ihren Kollegen gegenüber etwas zu öffnen. Wir sind der Meinung, dass es nützlich und wichtig ist, andere an Ihren Aktivitäten teilhaben zu lassen. So können Ihre Kollegen neue und interessante Personen, Communitys und mehr entdecken. Wenn Sie zustimmen, werden Ihre Aktivitäten auf „Öffentlich“ (Public) eingestellt. Sie können aber jederzeit Ihr Profil aufrufen und diese Einstellungen wieder auf „Privat“ (Private) festlegen.

Ihre Datenschutzeinstellungen befinden sich im Abschnitt „Newsfeedeinstellungen“ (Newsfeed Settings) Ihres Profils und sind in zwei Bereiche gegliedert: „Personen“ (People) und „Aktivitäten“ (Activities).

Datenschutz für Personen

Wenn die Option „Von mir verfolgte Personen“ (People I follow) deaktiviert ist, können Besucher Ihres Profils nicht sehen, wen Sie verfolgen und wer Sie verfolgt. Diese Informationen sind vollständig verborgen und geschützt.

Datenschutz für Aktivitäten

Wie Ben diese Woche bereits erläuterte, werden im Newsfeed nicht nur Unterhaltungen, sondern auch Aktivitäten der Personen angezeigt, die Sie verfolgen. Wenn Sie eine neue Person, ein neues Dokument oder eine neue Website verfolgen, wenn sich Ihre Position ändert oder Sie Geburtstag haben, führen diese Ereignisse (und andere) dazu, dass neue Beiträge in den Newsfeeds der Personen veröffentlich werden, die Sie verfolgen. Die Datenschutzeinstellungen für Ihre Aktivitäten legen fest, welche Ihrer Aktivitäten in den Newsfeeds veröffentlicht werden. Auch wenn Sie alle Ihre Aktivitäten öffentlich machen, sind bestimmte Ereignisse, beispielsweise das Verfolgen eines privaten Dokuments, nur für die Personen sichtbar, die Zugriff auf das entsprechende Element haben.

Ergebnisse der Personensuche

Nachdem Sie Ihr Profil ausgefüllt haben, können andere Personen Sie einfacher auffinden. Sie können auf jeder Seite Schlüsselwörter oder Namen im Suchfeld eingeben, um die leistungsfähige Suche zu starten. Die Suchergebnisse lassen sich eingrenzen, damit nur Unterhaltungen, Personen, Video oder alle Rubriken durchsucht werden.

Die Personensuche greift nicht nur auf Ihr Profil zurück, sondern auch auf die Inhalte, die von Ihnen stammen: von Ihnen veröffentlichten Beiträge, von Ihnen erstellten Dokumente und Diskussionen, an denen Sie in Communitys teilnehmen. So gesehen besteht Ihr Profil also nicht nur aus Ihren Angaben, sondern aus allen Ihren Aktivitäten. 

Fotos und Fotosynchronisierung

Zum Abschluss möchte ich noch über eine Funktion berichten, die wahrscheinlich eine meiner liebsten Verbesserungen auf der Profilseite ist: ein größeres und prominenter platziertes Profilbild, mit dem Sie sich anderen gegenüber zu erkennen geben können. Verwenden Sie ein Foto, das möglichst charakteristisch ist: mit Ihren Kindern, auf dem letzten Skiurlaub oder sogar im Karnevalskostüm – ganz nach Ihrem Geschmack. Das Foto wird großartig aussehen. Und es kommt noch besser: In dieser Version wird das Foto nicht nur in SharePoint synchronisiert, sondern auch in Exchange. Das bedeutet, dass dieses Foto in der gesamten Office-Suite erscheint.

Sie benötigen nur wenige Minuten, um Ihr Profil auszufüllen und Ihre Datenschutzeinstellungen an Ihre Wünsche anzupassen, und es erleichtert es anderen, Sie aufzufinden und ihre Arbeit erledigen zu können. Schieben Sie es nicht auf – aktualisieren Sie Ihr Profil noch heute.

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter SharePoint Profiles, Privacy, and Search