Créer des flux de travail pour connecter des tâches aux processus entreprise

Vous pouvez créer des flux de travail qui connectent des tâches aux processus entreprise exécutées par différents utilisateurs. Vous pouvez inclure des tâches système, telles que la validation automatique, comme étapes du flux de travail qui sont précédées ou suivies des tâches de l’utilisateur. Demander et accorder une approbation pour créer des enregistrements sont des étapes classiques du flux de travail.

Sur la page Workflow , créez un workflow en répertoriant les étapes sur les lignes. Chaque étape comprend un déclencheur et une réponse :

• Un événement qui spécifie les conditions qui démarrent le flux de travail.
• Une réponse du flux de travail qui définit ce que fait le flux de travail.

Lorsque vous créez des flux de travail, vous pouvez copier les étapes à partir de flux de travail existants ou de modèles de flux de travail. Les modèles de workflow sont des workflows non modifiables fournis par Business Central. Les identifiants des modèles de flux de travail ont le préfixe « MS- », comme dans « MS-PIW ». En savoir plus sur Créer des flux de travail à partir de modèles de flux de travail.

Un flux de travail est divisé en trois sections :

1. Quand l’événement
   C’est là que le déclencheur est sélectionné.
   Des exemples de déclencheur :
   • Un enregistrement de données de base est modifié
   • Une ligne feuille est créée
   • Un document entrant est créé ou lancé
   • L’approbation d’un document est exigée
2. À condition
   Les conditions sont liées à l’événement et permettent de créer des filtres pour décider de la suite du flux de travail.
3. Alors réponse
   Les réponses spécifient les prochaines étapes du flux de travail.

Les options pour les événements et les réponses sont définies par le système. Pour ajouter de nouvelles options, vous devrez développer une extension.

Pour créer un flux de travail

1. Choisissez l’icône , entrez Workflows, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’action Nouveau. La page Flux de travail s’ouvre.

3. Dans le champ Code, entrez 20 caractères maximum pour identifier le flux de travail.

4. Pour créer le flux de travail à partir d’un modèle de flux de travail, dans la page Flux de travail, choisissez l’action Créer le flux de travail à partir du modèle. En savoir plus sur Créer des flux de travail à partir de modèles de flux de travail.

5. Dans le champ Description, décrivez le flux de travail.

6. Dans le champ Catégorie, spécifiez la catégorie à laquelle le flux de travail appartient.

7. Dans le champ En cas d’événement, spécifiez l’événement qui doit se produire pour démarrer l’étape du flux de travail.

   Lorsque vous choisissez le champ, la page Événements de workflow répertorie tous les événements de workflow disponibles.

8. Dans le champ Condition, spécifiez une ou plusieurs conditions qui doivent être remplies pour que l’événement dans le champ En cas d’événement puisse se produire.

   Lorsque vous choisissez le champ, la page Conditions de l’événement répertorie les champs de filtre qui peuvent être des conditions pour l’événement. Vous pouvez ajouter de nouveaux champs de filtre si vous le souhaitez.

   Si l’événement de workflow est la modification d’un champ spécifique sur un enregistrement, utilisez la page Conditions d’événement pour Sélectionner le champ et le type de modification.

   1. Pour spécifier une modification de champ pour l’événement, sur la page Conditions d’événement, dans le champ Champ, sélectionnez le champ qui est modifié.
   2. Dans le champ Opérateur, sélectionnez Diminué, Augmenté ou Modifié.

9. Dans le champ Alors, réponse, spécifiez la réponse qui suivra lorsque l’événement de flux de travail se produira.

   Lorsque vous choisissez le champ, la page Réponses du workflow répertorie toutes les réponses du workflow disponibles et les options réponse.

10. Dans le raccourci Options pour la réponse sélectionnée, spécifiez les options pour la réponse de flux de travail, en sélectionnant des valeurs dans les différents champs qui s’affichent, comme suit :

    1. Pour spécifier des options pour une réponse de flux de travail impliquant l’envoi d’une notification, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

    Noter

    Ces champs varient en fonction de la réponse que vous avez choisie.

    Champ	Désignation
    Notifier l’expéditeur	Spécifiez si le demandeur de l’approbation doit être notifié au lieu du destinataire de la demande d’approbation. Si vous cochez la case Sélectionner, le champ ID utilisateur du destinataire est désactivé car le demandeur de l’approbation, l’expéditeur, sera averti à la place. Le nom de la réponse du flux de travail est modifié en conséquence, en Créer une notification pour <Expéditeur>. Si la case à cocher n’est pas sélectionnée, le nom du workflow réponse est Créer une notification pour <l’utilisateur>.
    ID utilisateur du destinataire	Spécifiez l’utilisateur auquel la notification doit être envoyée. Remarque : Cette option n’est disponible que pour les réponses de workflow avec un espace réservé pour un utilisateur spécifique. Pour les réponses de flux de travail sans espaces réservés pour les utilisateurs, le destinataire de la notification est généralement défini par les Paramètres utilisateur approbation.
    Type d’entrée de notification	Spécifiez un déclencheur pour la notification du flux de travail. Le déclencheur peut être une modification d’enregistrement, une demande d’approbation ou une date d’échéance dépassée.
    Page cible du lien	Spécifiez la page que le lien dans la notification ouvre. La page doit avoir la même table source que l’enregistrement impliqué.
    Lien personnalisé	Spécifiez l’URL d’un lien qui est inclus dans la notification en complément du lien vers la page.

    2. Pour spécifier des options pour une réponse de flux de travail impliquant la création d’une demande d’approbation, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

       Champ	Désignation
       Formule de date d’échéance	Spécifiez le nombre de jours dont dispose l’approbateur pour résoudre la demande. La période commence lorsque la demande est envoyée.
       Délégué après	Spécifiez si et quand une demande d’approbation est automatiquement déléguée au remplaçant. Vous pouvez choisir de déléguer automatiquement un, deux ou cinq jours après la date de demande d’approbation.
       Type d’approbateur	Spécifiez l’approbateur, en fonction des paramètres des utilisateurs d’approbation et de flux de travail. Lorsque le champ est défini sur Vendeur/Acheteur, l’utilisateur spécifié dans le champ Code vendeur/acheteur de la page Configuration de l’utilisateur d’approbation détermine l’approbateur. Les écritures de demande d’approbation sont ensuite créées en fonction de la valeur du champ Type limite approbateur. En savoir plus sur Configurer des utilisateurs d’approbation.
       Afficher le message de confirmation	Spécifiez si un message de confirmation doit s’afficher après une demande d’approbation d’un utilisateur.
       Type de limite d’approbateur	Spécifiez l’effet des limites pour les approbateurs. La limite d’approbation d’un approbateur doit être supérieure à la valeur de la demande. Les options possibles sont les suivantes : La chaîne d’approbateurs spécifie que les entrées de demande d’approbation sont créées pour tous les approbateurs du demandeur jusqu’au premier approbateur qualifié inclus Approbateur direct spécifie qu’une entrée de demande d’approbation est créée uniquement pour l’approbateur immédiat du demandeur, quelle que soit la limite d’approbation de l’approbateur. Premier approbateur qualifié spécifie qu’une entrée de demande d’approbation est créée uniquement pour le premier approbateur du demandeur. Approbateur spécifique spécifie que vous informez l’utilisateur choisi dans le champ ID d’approbateur .

    3. Pour spécifier des options pour une réponse du flux de travail impliquant la création de lignes feuille, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

       Champ	Désignation
       Nom du modèle de journal général	Spécifiez le nom du modèle feuille comptabilité dans lequel les lignes feuille spécifiées sont créées.
       Nom du lot du journal général	Spécifiez le nom feuille comptabilité dans lequel les lignes feuille spécifiées sont créées.

11. Choisissez les boutons Augmenter le retrait et Réduire le retrait pour mettre en retrait le nom de l’événement dans le champ Si pour définir la position de l’étape dans le flux de travail.

    1. Mettez en retrait l’événement sous le nom de l’étape précédente pour indiquer qu’il s’agit de l’étape suivante.
    2. Indiquez que l’étape est l’une des étapes alternatives qui peuvent démarrer en fonction de sa condition en plaçant le nom de l’événement à la même indentation que les autres étapes. Classez ces étapes facultatives en fonction de leur priorité en plaçant l’étape la plus importante en premier.

    Remarque

    Vous ne pouvez modifier que le retrait d’une étape qui n’a pas d’étape suivante.

12. Répétez les étapes 7 à 11 pour ajouter d’autres étapes de flux de travail, avant ou après l’étape que vous avez créée.

13. Activez le bouton bascule Activé pour spécifier que le flux de travail démarrera lorsque l’événement sur le premier étape de type Entrée pointer se produit. En savoir plus sur Utiliser des flux de travail.

Exemple de création d’un nouveau flux de travail à l’aide d’événements existants

L’exemple suivant crée un flux de travail pour approuver une modification du nom d’un fournisseur :

1. Choisissez l’icône , entrez Workflows, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’action Nouveau. La page Flux de travail s’ouvre.

3. Dans la section Flux de travail, renseignez les champs requis comme indiqué dans le tableau suivant.

   Champ	Valeur
   Code	VENDAPN-01
   Description	Approbation du changement de nom du fournisseur
   Catégorie	ACHETER

4. Pour créer la première étape du flux de travail, procédez comme suit.

   1. Dans le champ En cas d’événement, précisez Un enregistrement fournisseur a été modifié.
   2. Dans le champ Condition, laissez la valeur définie sur Toujours. Ensuite, sur la page Conditions d’événement , choisissez le lien Ajouter une condition lorsque la valeur d’un champ change , puis Sélectionner le champ Nom . Le résultat de cette étape est que la condition se lit comme Le nom a changé.
   3. Dans le champ Alors, réponse, choisissez le lien Sélectionner la réponse. Ensuite, sur la page Réponses du workflow , dans le champ Sélectionner réponse , choisissez le champ Rétablir la valeur du champ <Champ> sur l’enregistrement et enregistrez la modification réponse. Ensuite, dans la section Options pour le réponse sélectionné , spécifiez le champ Nom .
   4. Choisissez le lien Ajouter d’autres réponses , puis ajoutez une entrée pour Créer une demande d’approbation pour l’enregistrement en utilisant le type d’approbateur <%1> et <%2> réponse.
   5. Dans la section Options pour le réponse sélectionné du nouveau réponse, modifiez le champ Type d’approbateur en Workflow groupe d’utilisateurs. Ensuite, dans le champ Workflow groupe d’utilisateurs , spécifiez le groupe d’utilisateurs. En savoir plus sur Configurer des utilisateurs d’approbation.
   6. Ajoutez un troisième réponse, envoyez une demande d’approbation pour l’enregistrement et créez une notification.
   7. Ajoutez un quatrième réponse, Afficher le message « %1 ». Ensuite, dans la section Options pour le réponse sélectionné, dans le champ Message , spécifiez Une demande d’approbation a été envoyée.
   8. Cliquez sur le bouton OK pour revenir à l’étape du flux de travail.

5. Dans la ligne suivante, ajoutez un nouveau workflow étape pour l’événement Une demande d’approbation est approuvée .

   1. Dans le champ Quand l’événement , spécifiez Une demande d’approbation est approuvée.
   2. Choisissez le menu en ligne, puis choisissez Augmenter le retrait.
   3. Dans le champ Sur condition , choisissez Toujours. Ensuite, dans le champ Approbations en attente , spécifiez 0. La condition se lit comme suit : Approbations en attente : 0 pour indiquer que la demande ne nécessite pas plus d’approbateurs.
   4. Dans le champ Alors, réponse, choisissez le lien Sélectionner la réponse. Ensuite, sur la page Réponses du workflow , dans le champ Sélectionner réponse , choisissez Envoyer une demande d’approbation pour l’enregistrement et créer une notification réponse.
   5. Cliquez sur OK.

6. Dans la ligne suivante, ajoutez un deuxième workflow étape pour l’événement Une demande d’approbation est approuvée .

   1. Dans le champ Quand l’événement , spécifiez Une demande d’approbation est approuvée.
   2. Dans le champ Sur condition , choisissez Toujours. Ensuite, dans le champ Approbations en attente , spécifiez >0. La condition se lit comme suit : Approbations en attente :>0 pour indiquer qu’il ne s’agit pas du dernier approbateur.
   3. Dans le champ Alors, réponse, choisissez le lien Sélectionner la réponse. Ensuite, sur la page Réponses du workflow , dans le champ Sélectionner réponse , choisissez Envoyer une demande d’approbation pour l’enregistrement et créer une notification réponse.
   4. Cliquez sur OK.

7. Dans la ligne suivante, ajoutez un workflow étape pour l’événement Une demande d’approbation est déléguée .

   1. Dans le champ Quand l’événement , spécifiez Une demande d’approbation est déléguée.
   2. Dans le champ Sur condition , laissez la valeur comme Toujours.
   3. Dans le champ Alors, réponse, choisissez le lien Sélectionner la réponse. Ensuite, sur la page Réponses du workflow , dans le champ Sélectionner réponse , choisissez Envoyer une demande d’approbation pour l’enregistrement et créer une notification réponse.
   4. Cliquez sur OK.

8. Dans la ligne suivante, ajoutez un deuxième workflow étape pour l’événement Une demande d’approbation est rejetée .

   1. Dans le champ Quand l’événement , spécifiez Une demande d’approbation est rejetée.
   2. Dans le champ Sur condition , laissez la valeur comme Toujours.
   3. Dans le champ Alors, réponse, choisissez le lien Sélectionner la réponse. Ensuite, sur la page Réponses du workflow , dans le champ Sélectionner réponse , choisissez Supprimer les nouvelles valeurs réponse.
   4. Choisissez le lien Ajouter d’autres réponses , puis ajoutez une entrée pour Rejeter la demande d’approbation de l’enregistrement et créer une notification réponse
   5. Cliquez sur OK.

9. Pour activer le flux de travail, activez le bouton à bascule Activé.

L’illustration suivante donne un aperçu du résultat de cette procédure.

Ensuite, testez le flux de travail en ouvrant une fiche fournisseur existante et en changeant son nom. Vérifiez qu’une demande d’approbation est envoyée après la modification du nom du fournisseur.

Voir aussi

Créer des workflows à partir de modèles de workflows
Configurer les utilisateurs d’approbation
Configuration des notifications de flux de travail d’approbation
Afficher les instances archivées du workflow étape
Supprimer les flux de travail d’approbation
Procédure pas à pas : configuration et utilisation d’un flux de travail d’approbation d’achat
Configuration des flux de travail d’approbation
Utiliser les workflows d’approbation
Flux de travail

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