Configuration des conditions et niveaux de relance

Vous pouvez utiliser des relances pour informer aux clients les soldes échus et demande paiement. Pour gérer mes comptes clients, vous pouvez configurer des conditions relance et les affecter aux clients. Les conditions de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque code condition relance un ensemble de Niveaux relance prédéfinit. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée.

Conditions de relance

Si des clients ont des impayés, vous devez décider quand et comment envoyer une relance. En outre, vous pouvez être amené à débiter leurs comptes d’intérêts ou de frais. Vous pouvez configurer autant de conditions relance que vous le souhaitez.

Configurer les textes des pièces jointes et du corps des e-mails pour les communications

Sur la page Configuration des conditions de rappel , vous pouvez configurer des textes de pièces jointes et des messages électroniques standard à utiliser pour tous les niveaux de rappel ou créer des messages spécifiques pour chaque niveau. Par exemple, le message que vous envoyez pour le premier niveau de rappel peut avoir un ton ou un contenu différent de celui du deuxième ou du troisième. Pour créer des pièces jointes et des textes de messages électroniques pour tous les niveaux, choisissez Communication client en haut de la page. Pour créer des messages pour des lignes spécifiques, dans l’organisateur Niveau de rappel , choisissez une ligne, puis choisissez l’action Communication client dans l’organisateur.

Par défaut, les textes des pièces jointes et des e-mails utilisent votre paramètre de langue. Toutefois, si vous envoyez des rappels à des clients dans d’autres pays, vous souhaiterez peut-être communiquer dans différentes langues. Vous pouvez créer des textes pour chaque langue prise en charge par Business Central en utilisant l’action Ajouter du texte pour la langue . Si vous le faites, assurez-vous que les langues sont les mêmes pour les textes des pièces jointes et les textes des e-mails. S’ils ne correspondent pas et que le terme de rappel comporte plusieurs niveaux, l’automatisation risque de ne pas être en mesure de personnaliser le message pour un ou plusieurs niveaux. Pour vérifier que les langues correspondent, utilisez l’action Présentation des communications et comparez les communications des textes.

Lorsque vous envoyez un e-mail, le rappel est un rapport que vous joignez à l’e-mail. Vous définissez le rapport qui génère le rappel sur la page Sélection de rapport Rappel/Frais financiers , où vous Sélectionner également le rapport qui contient le texte du corps de l’e-mail dans le champ Nom du corps de l’e-mail . Lorsque vous envoyez des e-mails à vos clients, les textes du raccourci Texte de l’e-mail sont insérés dans le rapport sélectionné dans le champ Corps de l’e-mail Sélectionner Nom . Le rapport standard comporte un champ de texte pour ce texte. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ce rapport, par exemple pour ajouter ou supprimer du contenu. Modifiez le disposition de ces rapports sur la page Mises en page des rapports . Pour en savoir plus sur les présentations de rapport, accédez à Commencer à créer des présentations de rapport.

Configurer des conditions de relance

1. Choisissez l’icône , entrez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
3. Pour utiliser plusieurs combinaisons de conditions de relance, créez un code pour chacun d’eux.

Niveaux relance

Pour chaque terme de rappel, vous pouvez définir un nombre illimité de niveaux de rappel, même si la plupart des entreprises n’utilisent que deux ou trois niveaux. La première fois qu'une relance est créée pour un client, le paramétrage utilisé est celui du niveau 1. Lorsque la relance est émise, le numéro du niveau est enregistré dans les écritures relance qui sont créées et associées à l'écriture comptable client spécifique. S’il est nécessaire de relancer le client, toutes les écritures comptables relance associées aux écritures comptables client ouvertes sont vérifiées afin de localiser le numéro de niveau le plus élevé. Les conditions du niveau suivant seront alors utilisées pour la nouvelle relance.

Si vous créez plus de relances qu'il n'y a de niveaux relance, les conditions utilisées sont celles du niveau le plus élevé. Vous pouvez utiliser autant de relances que le champ Nombre max. de relances des conditions relance le permet.

Pour configurer des niveaux de relance

1. Choisissez l’icône , entrez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé.

2. Sur la page Conditions de rappel , sélectionnez la ligne contenant les conditions pour lesquelles vous souhaitez définir des niveaux, puis choisissez l’action Niveaux .

3. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Pourboire

   Le cadre du champ Calculer l’intérêt détermine si l’intérêt apparaîtra sur la relance lorsque la relance est émise. Cependant, le champ Comptabiliser intérêts sur la page Conditions de relance détermine si les intérêts calculés doivent être imputés aux comptes généraux et clients.

   Pour indiquer que les intérêts doivent être calculés, choisissez le champ Calculer les intérêts.

   En option, pour chaque niveau de relance, spécifiez des frais supplémentaires en DS et en devise étrangère. Vous pouvez définir de nombreux frais supplémentaires en devises étrangères pour chaque code sur la page Niveaux de rappel .

   Les frais supplémentaires peuvent être calculés de trois manières différentes définies par la valeur du champ Type de calcul des frais supplémentaires .

   • Fixé

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Frais supplémentaires sur la ligne pour le niveau de relance lui-même.

   • Dynamique unique

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Configuration frais supplémentaires sur les lignes pertinentes pour le niveau de relance lui-même.

   • Dynamique accumulée

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs Configuration frais supplémentaires sur les lignes combinées pour le niveau de relance lui-même.

4. Sélectionnez l’action Devises.

5. Sur la page Devises pour les niveaux de rappel , définissez pour chaque code de niveau de rappel et le numéro de niveau de rappel correspondant un code de devise et des frais supplémentaires.

   Remarque

   Lorsque vous créez une relance en devise, les conditions devise définies ici permettront de créer des relances. Si aucune condition devise n’a été définie, les conditions devise société définies sur la page Niveaux relance seront utilisées et converties dans la devise appropriée.

   Pour chaque niveau relance, vous pouvez indiquer le texte à imprimer avant (Texte début) ou après (Texte fin) les écritures de la relance.

6. Choisissez les actions Texte de début ou Texte de fin respectivement, puis renseignez la page Texte relance.

7. Pour insérer automatiquement des valeurs associées dans le texte de rappel, vous pouvez saisir les espaces réservés suivants dans le champ Texte .

   Paramètre substituable	Valeur
   %1	Contenu du champ Date du document de l’en-tête de relance
   %2	Contenu du champ Date d’échéance de l’en-tête de relance
   %3	Contenu du champ Taux d’intérêt dans les conditions d’intérêts de retard associées
   %4	Contenu du champ Montant ouvert de l’en-tête de relance
   %5	Contenu du champ Montant intérêts de l’en-tête de relance
   %6	Contenu du champ Frais supplémentaires de l’en-tête de relance
   %7	Montant total de la relance
   %8	Contenu du champ Niveau relance de l’en-tête de relance
   %9	Contenu du champ Code devise de l’en-tête de relance
   %10	Contenu du champ Date de validation de l’en-tête de relance
   %11	Nom de la société
   %12	Contenu du champ Frais supplémentaires par ligne de l’en-tête de relance

   Par exemple, si vous écrivez Vous devez %9 %7 une somme due le %2., le rappel contient le texte suivant : Vous devez USD 1.200,50 due le 02-02-2024..

   Remarque

   Business Central calcule la date d’échéance en fonction de la formule de date que vous saisissez. Pour plus d’informations, voir Utiliser des formules date.

8. Pour spécifier la langue d’un message électronique, choisissez l’action Ajouter du texte pour la langue . Le champ Code de langue est mis à jour pour afficher votre sélection. Dans l’onglet rapide Texte de l’e-mail , saisissez le contenu du message dans la langue sélectionnée.

Après avoir configuré les conditions de rappel, vous pouvez les attribuer aux clients sur les pages Fiche client. Pour plus d’informations, reportez vous à Enregistrer de nouveaux clients.

Voir aussi

Recouvrer les soldes impayés
Envoyer des rappels concernant les soldes impayés
Définir les conditions de frais de financement
Mise en place du financement

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central