Effectuer le suivi des rendez-vous Outlook dans Dynamics 365 for Outlook

Vous pouvez suivre un rendez-vous dans Microsoft Dynamics 365 for Outlook pour enregistrer une copie de cet enregistrement de rendez-vous en tant qu’activité dans Dynamics 365 for Customer Engagement. Dynamics 365 for Outlook synchronise l’enregistrement Customer Engagement avec l’enregistrement Outlook, ce qui vous permet d’afficher ou de modifier le rendez-vous dans l’un ou l’autre outil. Si vous synchronisez Outlook sur votre appareil mobile, vous pouvez également accéder à vos enregistrements de rendez-vous sur cet appareil.

Le suivi des rendez-vous dans Dynamics 365 for Outlook est un processus manuel. Cela vous permet de conserver vos rendez-vous personnels séparés de vos rendez-vous Customer Engagement. La synchronisation des rendez-vous de Customer Engagement vers Dynamics 365 for Outlook est automatique. Vous pouvez utiliser Dynamics 365 for Outlook pour afficher tous les enregistrements de rendez-vous dont vous êtes le propriétaire et créés dans Customer Engagement.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics CRM 2015 pour Outlook ou une version ultérieure, vous pouvez également synchroniser les pièces jointes des rendez-vous si votre administrateur système a activé cette fonctionnalité. Vous pouvez ensuite afficher et mettre à jour les pièces jointes dans Dynamics 365 for Outlook ou dans Customer Engagement.

Suivi d’un rendez-vous

1. Dans Dynamics 365 for Outlook, créez un rendez-vous comme vous le feriez dans Outlook.

2. Si vous souhaitez insérer une pièce jointe, cliquez sur l’onglet Insérer, puis sélectionnez une pièce jointe. Notez que certaines extensions de fichiers peuvent être bloquées par votre administrateur système. Pour plus d’informations : Boîte de dialogue Paramètres du système – Onglet Général

   Dynamics 365 for Outlook ne prend pas en charge les pièces jointes en ligne (pièces jointes incluses dans le corps du message.)

   Note

   La taille maximale d’une pièce jointe est de 5 Mo, même si cette valeur peut être portée à 32 Mo par un administrateur système.

3. Pour effectuer le suivi du rendez-vous, procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour suivre le rendez-vous sans le lier à un enregistrement spécifique dans Customer Engagement, sur l’onglet Rendez-vous, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Suivre.

     -Ou-

   • Pour suivre la tâche et la lier à un enregistrement Customer Engagement spécifique (par exemple, un compte spécifique), cliquez sur Définir Concernant, cliquez sur Plus, puis recherchez l’enregistrement dans la boîte de dialogue Rechercher un enregistrement. Une fois que vous avez trouvé l’enregistrement souhaité, sélectionnez Ajouter.

     Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivre ou le bouton Définir Concernant, vous affichez un volet Dynamics 365 for Customer Engagement (également appelé volet de suivi) en bas de l’enregistrement de rendez-vous. Ce volet indique que l’enregistrement est suivi et fournit des liens vers les enregistrements associés. Si vous avez défini une valeur Concernant, Dynamics 365 for Outlook fournit également un lien vers l’enregistrement Concernant. En savoir plus sur la façon dont fonctionne le suivi.

   Remarques

• Pour arrêter le suivi d’un rendez-vous, ouvrez l’enregistrement de rendez-vous, puis cliquez sur le bouton Annuler le suivi.

• Après la synchronisation d’une pièce jointe de rendez-vous, si d’autres utilisateurs mettent à jour la pièce jointe dans Dynamics 365 for Outlook et Customer Engagement, la dernière mise à jour est enregistrée.

• Après la synchronisation d’un rendez-vous, si vous ou un autre utilisateur modifier l’objet du rendez-vous dans Dynamics 365 for Outlook ou Customer Engagement, le rendez-vous n’est plus suivi (ni synchronisé).

• Vous ne pouvez pas synchroniser les pièces jointes des rendez-vous périodiques ou des rendez-vous de service dans Dynamics 365 for Outlook.

Voir aussi

Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook
Forum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre les applications Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook