Archivage inaltérable dans Exchange 2013

S’applique à : Exchange Server 2013

L’archivage sur place vous permet de reprendre le contrôle des données de messagerie de votre organisation en éliminant le besoin de fichiers de magasin personnel (.pst) et en permettant aux utilisateurs de stocker des messages dans une boîte aux lettres d’archivage accessible dans Microsoft Outlook 2010 et versions ultérieures et Microsoft Office Outlook Web App.

Dans Microsoft Exchange Server 2013, l’archivage In-Place fournit aux utilisateurs un autre emplacement de stockage dans lequel stocker des données de messagerie historiques. Une archive In-Place est une boîte aux lettres supplémentaire (appelée boîte aux lettres d’archivage) activée pour un utilisateur de boîte aux lettres. Les utilisateurs d’Outlook 2007 et versions ultérieures et d’Outlook Web App ont un accès transparent à leur boîte aux lettres d’archivage. À l’aide de l’une de ces applications clientes, les utilisateurs peuvent afficher une boîte aux lettres d’archivage et déplacer ou copier des messages entre leur boîte aux lettres principale et l’archive. In-Place l’archivage présente une vue cohérente des données de messagerie aux utilisateurs et élimine la surcharge utilisateur requise pour gérer les fichiers .pst.

Vous pouvez provisionner l’archive d’un utilisateur sur la même base de données de boîtes aux lettres que la boîte aux lettres principale de l’utilisateur, une autre base de données de boîtes aux lettres sur le même serveur de boîtes aux lettres ou une base de données de boîtes aux lettres sur un autre serveur de boîtes aux lettres dans le même site Active Directory. Dans les déploiements hybrides d’Exchange 2010 et versions ultérieures, vous pouvez également provisionner une archive cloud pour les boîtes aux lettres situées sur vos serveurs de boîtes aux lettres locaux.

Données de messagerie et fichiers .pst

Outlook utilise des fichiers .pst pour stocker des données localement sur les ordinateurs ou les partages réseau des utilisateurs. Contrairement aux fichiers du magasin hors connexion (.ost) (qui sont utilisés par Outlook en mode Exchange mis en cache pour stocker une copie de la boîte aux lettres pour l’accès hors connexion), les fichiers .pst ne sont pas synchronisés avec la boîte aux lettres Exchange de l’utilisateur. Si un utilisateur déplace des messages vers un fichier .pst, ceux-ci sont supprimés de la boîte aux lettres.

L’utilisation de fichiers .pst pour gérer les données de messagerie peut entraîner les problèmes suivants :

• Fichiers non managés : en règle générale, les fichiers .pst sont créés par les utilisateurs et résident sur leurs ordinateurs ou partages réseau. Ils ne sont pas gérés par votre organisation. Les utilisateurs peuvent alors créer un certain nombre de fichiers .pst contenant des messages identiques ou différents et les enregistrer à différents emplacements, sans aucun contrôle de l'organisation.

• Augmentation des coûts de découverte : les poursuites et certaines exigences commerciales ou réglementaires entraînent parfois des demandes de découverte. La localisation de données de messagerie qui résident dans les fichiers .pst sur les ordinateurs des utilisateurs peut être une opération coûteuse. Étant donné que le suivi des fichiers .pst non gérés peut être difficile, il peut être impossible de trouver les données .pst dans de nombreux cas. Cette situation peut exposer votre organisation à des risques juridiques et financiers.

• Impossibilité d’appliquer des stratégies de rétention de messagerie : les stratégies de rétention de messagerie ne peuvent pas être appliquées aux messages situés dans des fichiers .pst. Par conséquent, selon le cas, votre organisation risque de ne pas être conforme aux réglementations commerciales ou applicables.

• Risque de vol de données : les données de messagerie stockées dans des fichiers .pst sont vulnérables au vol de données. Par exemple, les fichiers .pst sont souvent stockés sur des périphériques portables tels que des ordinateurs portables, des disques durs amovibles et des supports mobiles comme des lecteurs USB, des CD et des DVD.

• Vue fragmentée des données de messagerie : les utilisateurs qui stockent des informations dans des fichiers .pst n’obtiennent pas une vue uniforme de leurs données. Les messages stockés dans des fichiers .pst sont généralement uniquement disponibles sur l'ordinateur où réside le fichier .pst. Par conséquent, si les utilisateurs accèdent à leurs boîtes aux lettres à l’aide d’Outlook Web App ou d’Outlook sur un autre ordinateur, les messages stockés dans leurs fichiers .pst sont inaccessibles.

Accès client aux boîtes aux lettres d’archivage

Le tableau suivant présente la liste des applications clientes que l’on peut utiliser pour accéder aux boîtes aux lettres d’archivage.

Outlook ne crée pas de copie locale de la boîte aux lettres d'archivage sur l'ordinateur d'un utilisateur, même si la configuration permet l'utilisation du mode Exchange mis en cache. Les utilisateurs peuvent accéder à une boîte aux lettres d'archivage en mode en ligne uniquement.

Accès délégué

La fonction Accès délégué permet d'autoriser un ensemble d'utilisateurs à accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur. Il existe plusieurs scénarios pour fournir un accès délégué, notamment :

• Fournir à un ou plusieurs utilisateurs l’accès à la boîte aux lettres d’un utilisateur qui n’est plus employé par l’organisation. Dans ce cas, les utilisateurs auxquels un accès délégué peut être accordé incluent le responsable ou le superviseur de l’utilisateur décédé ou un autre utilisateur qui assumera les responsabilités de l’utilisateur décédé.

• Fournir à un ou plusieurs utilisateurs l’accès à une boîte aux lettres partagée.

• Fournir aux assistants exécutifs l’accès aux boîtes aux lettres des cadres qu’ils aident.

Dans Exchange 2013, lorsque vous attribuez des autorisations d’accès total à une boîte aux lettres, le délégué auquel vous attribuez les autorisations peut également accéder à l’archive de l’utilisateur. Les délégués doivent utiliser Outlook pour accéder à la boîte aux lettres et se connecter à un serveur d’accès au client Exchange 2010 SP1 ou version ultérieure à des fins de découverte automatique. La découverte automatique est un service Exchange qui fournit des paramètres de configuration pour configurer automatiquement les clients Outlook. Lorsque les délégués utilisent Outlook pour accéder à une boîte aux lettres Exchange 2013, la boîte aux lettres principale et l’archive à laquelle ils ont accès sont visibles à partir d’Outlook.

Déplacer des messages vers la boîte aux lettres d’archivage

Différentes méthodes permettent de déplacer des messages vers des boîtes aux lettres d'archivage :

• Déplacer ou copier des messages manuellement : les utilisateurs de boîtes aux lettres peuvent déplacer ou copier manuellement des messages de leur boîte aux lettres principale ou d’un fichier .pst vers leur boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage apparaît sous la forme d’une autre boîte aux lettres ou fichier .pst dans Outlook et Outlook Web App.

• Déplacer ou copier des messages à l’aide des règles de boîte de réception : les utilisateurs de boîte aux lettres peuvent créer des règles de boîte de réception dans Outlook ou Outlook Web App pour déplacer automatiquement les messages vers un dossier de leur boîte aux lettres d’archivage. Pour en savoir plus, consultez Gérer les messages électroniques à l’aide de règles.

• Déplacer des messages à l’aide de stratégies de rétention : vous pouvez utiliser des stratégies de rétention pour déplacer automatiquement les messages vers l’archive. Les utilisateurs peuvent également appliquer une balise personnelle pour déplacer des messages vers l'archive. Pour plus d’informations sur les stratégies d’archivage et de rétention, consultez Stratégies d’archivage et de rétention plus loin dans cette rubrique.

  Remarque

  Les balises personnelles sont disponibles uniquement dans Outlook Web App et Outlook 2010 et versions ultérieures.

• Importer des messages à partir de fichiers .pst : dans Exchange 2013, vous pouvez utiliser une demande d’importation de boîte aux lettres pour importer des messages d’un fichier .pst dans l’archive ou la boîte aux lettres principale d’un utilisateur. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Demandes d'exportation et d'importation de boîtes aux lettres. Vous pouvez également utiliser l’outil de capture PST pour rechercher des fichiers .pst sur des ordinateurs de votre organisation et importer des données de fichier .pst dans les archives des utilisateurs.

Stratégies d’archivage et de rétention

Dans Exchange 2013, vous pouvez appliquer des stratégies d’archivage à une boîte aux lettres pour déplacer automatiquement les messages de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers la boîte aux lettres d’archivage après une période spécifiée. Les stratégies d’archivage sont des stratégies de rétention mises en œuvre par la création de balises de rétention qui spécifient l’action Déplacer vers l’archive.

Les messages sont déplacés dans un dossier de la boîte aux lettres d'archivage qui porte le même nom que le dossier source dans la boîte aux lettres principale. Si un dossier portant un nom identique n'existe pas dans la boîte aux lettres d'archivage, il est créé lorsque l'Assistant Dossier géré déplace un message. La création d'une hiérarchie de dossiers similaire dans la boîte aux lettres d'archivage permet à l'utilisateur de trouver les messages plus facilement.

Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, les balises de rétention et l'action de rétention Déplacer vers l'archive, voir la rubrique Balises et stratégies de rétention.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie par défaut

Le programme d’installation d’Exchange 2013 crée une stratégie d’archivage et de rétention par défaut nommée Stratégie MRM par défaut. Cette stratégie comprend des balises de rétention qui spécifient l'action Déplacer vers l'archive, comme indiqué dans le tableau suivant.

Si vous activez une boîte aux lettres d’archivage pour un utilisateur de boîte aux lettres et que cette dernière n’est pas associée à une stratégie de rétention, la stratégie d’archivage et de rétention par défaut est automatiquement attribuée. Une fois que l’Assistant Dossier géré traite la boîte aux lettres, l’utilisateur peut accéder aux balises et marquer les dossiers ou les messages à déplacer dans la boîte aux lettres d’archivage. Par défaut, les messages électroniques de l’ensemble de la boîte aux lettres sont déplacés après deux ans.

Avant de configurer les boîtes aux lettres d'archivage pour vos utilisateurs, nous vous recommandons de les informer des stratégies d'archivage qui seront appliquées à leur boîte aux lettres et de les former ou de les documenter selon leurs besoins. Ces informations devront porter sur les éléments suivants :

• Fonctionnalités disponibles dans l’archive, l’archive par défaut et les stratégies de rétention.
• Informations sur le moment où les messages peuvent être déplacés automatiquement vers l’archive.
• Informations concernant la hiérarchie de dossiers créée dans la boîte aux lettres d'archivage.
• Comment appliquer des balises personnelles (affichées dans le menu Archiver la stratégie dans Outlook et Outlook Web App).

Pour plus d’informations sur la conformité et l’archivage dans Outlook 2010 et versions ultérieures, voir Planifier la conformité et l’archivage dans Outlook 2010.

Quotas d’archivage

Les boîtes aux lettres d’archivage sont conçues pour permettre aux utilisateurs d’enregistrer l’historique des données de messagerie en dehors de leur boîte aux lettres principale. Les utilisateurs se servent souvent des fichiers .pst en raison de quotas de stockage de boîte aux lettres faibles et des restrictions imposées lorsque ces quotas sont dépassés. Par exemple, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le Quota d’interdiction d’envoi. De même, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer ni à recevoir des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le quota Interdire l’envoi et la réception.

Pour ne pas avoir à recourir aux fichiers .pst, vous pouvez fournir une boîte aux lettres d’archivage avec des limites de stockage qui répondent aux exigences de l’utilisateur. Toutefois, en même temps, vous souhaiterez probablement continuer à contrôler les quotas de stockage et la croissance des boîtes aux lettres d’archivage pour surveiller les coûts et l’expansion.

Pour ce faire, vous pouvez configurer les boîtes aux lettres d’archivage avec un quota d’avertissement d’archivage et un quota d’archivage. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’avertissement d’archivage spécifié, un événement d’avertissement est consigné dans le journal des événements d’application. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’archivage spécifié, les messages ne sont plus placés dans la boîte aux lettres d’archivage, un événement d’avertissement est consigné dans le journal des événements d’application et un message de quota est envoyé à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Par défaut, dans Exchange 2013, le quota d’avertissement d’archivage est défini sur 45 gigaoctets (Go) et le quota d’archivage est défini sur 50 Go.

Le tableau suivant affiche la liste des évènements consignés et des messages d’avertissement envoyés lorsque le quota d’avertissement d’archivage et le quota d’archivage sont atteints.

In-Place Archives and other Exchange features

Cette section décrit les fonctionnalités entre In-Place Archives et différentes fonctionnalités Exchange :

• Recherche Exchange : la possibilité de rechercher rapidement des messages devient encore plus critique avec les boîtes aux lettres d’archivage. Pour la recherche d’Exchange, il n’existe aucune différence entre la boîte aux lettres d’archivage et la boîte aux lettres principale. Le contenu des deux boîtes aux lettres est indexé. Dans la mesure où la boîte aux lettres d'archivage n'est pas mise en cache sur l'ordinateur d'un utilisateur (même en utilisant Outlook en mode Exchange mis en cache), les résultats de recherche pour la boîte aux lettres d'archivage sont toujours fournis par la recherche d'Exchange. Lors de la recherche dans l’ensemble de la boîte aux lettres dans Outlook 2010 et versions ultérieures et Outlook Web App, les résultats de la recherche incluent la boîte aux lettres principale et archive des utilisateurs.

• eDiscovery in-Place : lorsqu’un gestionnaire de découverte effectue une recherche In-Place eDiscovery, les boîtes aux lettres d’archivage des utilisateurs font également l’objet d’une recherche. Aucune option ne permet d’exclure les boîtes aux lettres d’archivage lors de la création d’une recherche de découverte dans le Centre d’administration Exchange (CAE). Lorsque vous utilisez Exchange Management Shell pour créer une recherche de découverte, vous pouvez exclure l’archive à l’aide du commutateur DoNotIncludeArchive . Pour plus d'informations, consultez la rubrique New-MailboxSearch. Pour en savoir plus, voir Découverte électronique locale.

  Importante

  Vous ne pouvez pas utiliser In-Place eDiscovery pour rechercher une boîte aux lettres déconnectée.

• Conservation sur place et conservation pour litige : lorsque vous placez une boîte aux lettres sur In-Place conservation ou pour litige, la conservation est placée sur la boîte aux lettres principale et sur la boîte aux lettres d’archivage. Pour en savoir plus sur l'archive permanente et la mise en attente pour litige, consultez la rubrique Conservation inaltérable et conservation pour litige.

• Dossier Éléments récupérables : la boîte aux lettres d’archivage contient son propre dossier Éléments récupérables et est soumise aux mêmes quotas de dossier Éléments récupérables que la boîte aux lettres principale. To learn more about recoverable items, see Recoverable Items folder.

• Archivage du contenu Lync dans Exchange : vous pouvez archiver les conversations de messagerie instantanée et les documents de réunion en ligne partagés dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. La boîte aux lettres doit résider sur un serveur de boîtes aux lettres Exchange 2013 et microsoft Lync 2013 doit être déployé dans votre organisation. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Integration with SharePoint and Lync.

Gestion des boîtes aux lettres d’archivage

Dans Exchange 2013, la création et la gestion des boîtes aux lettres d’archivage sont intégrées aux tâches courantes de gestion des boîtes aux lettres, notamment :

• Création d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez créer une boîte aux lettres d’archivage lors de la création d’une boîte aux lettres, ou vous pouvez activer une boîte aux lettres d’archivage pour une boîte aux lettres existante. Pour plus d’informations, consultez Gérer les archives In-Place dans Exchange 2013.

• Déplacement d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez déplacer la boîte aux lettres d’un utilisateur vers une autre base de données de boîtes aux lettres sur le même serveur de boîtes aux lettres ou vers un autre serveur, indépendamment de la boîte aux lettres principale. Pour déplacer la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur, vous devez créer une demande de déplacement de boîte aux lettres. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Gestion des déplacements locaux.

  Importante

  La localisation de la boîte aux lettres et de l’archive d’un utilisateur sur différentes versions de Exchange Server n’est pas prise en charge.

• Désactivation d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez désactiver la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur à des fins de résolution des problèmes ou si vous déplacez la boîte aux lettres principale vers une version d’Exchange qui ne prend pas en charge l’archivage In-Place. La procédure de désactivation d’une boîte aux lettres d’archivage est semblable à celle utilisée pour une boîte aux lettres principale. Pour plus d’informations, consultez Gérer les archives In-Place dans Exchange 2013. Dans le cas de déploiements locaux, une boîte aux lettres d’archivage désactivée est conservée dans la base de données de boîtes aux lettres jusqu’à ce que la période de rétention de la boîte aux lettres supprimée ait expiré. Durant cette période, vous pouvez reconnecter l'archive à l'utilisateur de la boîte aux lettres. À l’issue de la période de rétention de la boîte aux lettres supprimée, la boîte aux lettres d’archivage déconnectée est définitivement supprimée de la base de données de boîtes aux lettres.

• Récupération des statistiques de boîte aux lettres et des statistiques de dossier : vous pouvez récupérer les statistiques de boîte aux lettres et de dossiers de boîtes aux lettres pour la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur à l’aide du commutateur Archive avec les applets de commande Get-MailboxStatistics et Get-MailboxFolderStatistics .

• Tester la connectivité de l’archive : dans Exchange 2013, vous pouvez utiliser l’applet de commande Test-ArchiveConnectivity pour tester la connectivité à l’archive locale ou cloud d’un utilisateur spécifié.