En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Votre organisation peut avoir besoin de conserver le courrier électronique des anciens employés après leur départ. En fonction des exigences de rétention de votre organisation, il se peut que vous deviez conserver le contenu de la boîte aux lettres pendant quelques mois ou quelques années après la fin du contrat, ou indéfiniment. Quel que soit le temps nécessaire pour conserver les messages électroniques, vous pouvez créer des boîtes aux lettres inactives pour conserver la boîte aux lettres des anciens employés.

Que sont les boîtes aux lettres inactives ?

Lorsqu’un employé quitte votre organization (ou passe en congé prolongé), vous pouvez supprimer son compte Microsoft 365. Les données de boîte aux lettres de l’employé sont conservées pendant 30 jours après la suppression du compte. Pendant cette période, vous pouvez toujours récupérer les données de boîte aux lettres en annulant la suppression du compte. Après 30 jours, les données sont définitivement supprimées.

Toutefois, si une conservation est appliquée à la boîte aux lettres avant de supprimer le compte Microsoft 365, la boîte aux lettres est convertie en boîte aux lettres inactive. Les sections suivantes contiennent des informations sur les conservations qui peuvent être appliquées avec les conservations Microsoft 365 et eDiscovery.

Les boîtes aux lettres inactives sont utiles lorsque votre organization doit conserver le contenu des boîtes aux lettres d’anciens employés pour des raisons réglementaires ou autres. Bien que tout type de conservation répertorié dans ce document force l’inactivité d’une boîte aux lettres lorsqu’un objet utilisateur est supprimé, nous vous recommandons d’appliquer une stratégie de rétention Microsoft 365 ou des étiquettes de rétention, de vérifier que la conservation est appliquée, puis de supprimer le compte Microsoft 365 correspondant. À ce stade, le contenu de la boîte aux lettres inactive est conservé pendant la durée de la période de rétention spécifiée avant la suppression du compte d’utilisateur. Vous pouvez toujours récupérer le compte d’utilisateur correspondant pendant une période de 30 jours, mais après 30 jours, la boîte aux lettres est conservée dans Microsoft 365 en tant que boîte aux lettres inactive jusqu’à ce que la stratégie de rétention ou les étiquettes de rétention soient supprimées.

Lorsqu’il y a plusieurs conservations sur le même contenu, le principe de rétention s’applique et le contenu est conservé pendant la période la plus longue.

Confirmation de l’application d’une conservation à une boîte aux lettres

Que vous appliquiez une stratégie de rétention Microsoft 365, des étiquettes de rétention, une conservation eDiscovery, une conservation pour litige ou une conservation In-Place existante, vous pouvez vérifier que la conservation est correctement appliquée à la boîte aux lettres à l’aide de PowerShell. Si vous avez récemment configuré la conservation, vous devrez peut-être attendre qu’elle soit appliquée à la boîte aux lettres.

Pour éviter toute suppression accidentelle ou involontaire, nous vous recommandons de confirmer la conservation avant de supprimer le compte d’utilisateur. Si la conservation n’est pas appliquée, la boîte aux lettres n’est pas convertie en boîte aux lettres inactive.

Pour obtenir des instructions, consultez Comment identifier le type de conservation placé sur une boîte aux lettres Exchange Online.

Boîtes aux lettres inactives et rétention Microsoft 365

Si une stratégie de rétention Microsoft 365 est appliquée à une boîte aux lettres, ou si une étiquette de rétention est appliquée à un ou plusieurs éléments de courrier d’une boîte aux lettres, puis que le compte d’utilisateur Microsoft 365 est supprimé, la boîte aux lettres est convertie en boîte aux lettres inactive. Pour la création de la boîte aux lettres inactive :

• Les paramètres de rétention doivent être configurés pour conserver le contenu, ou conserver, puis supprimer le contenu. Si l’action de rétention est configurée pour supprimer uniquement du contenu, la boîte aux lettres ne devient pas inactive lorsque le compte d’utilisateur est supprimé. Pour les boîtes aux lettres inactives, nous vous recommandons d’utiliser l’option conserver, puis supprimer.

• Les paramètres de rétention doivent être appliqués à un emplacement de rétention associé à une boîte aux lettres Exchange :

  • E-mails Exchange
  • Groupes Microsoft 365
  • Skype Entreprise
  • Dossiers publics Exchange
  • Messages du canal Teams
  • Conversations Teams et interactions Copilot
  • Messages du canal privé Teams
  • Viva Engage messages de la communauté
  • Viva Engage messages utilisateur

Pour plus d’informations sur la rétention Microsoft, consultez En savoir plus sur les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention.

Si la rétention Microsoft 365 est utilisée pour créer une boîte aux lettres inactive, les paramètres de rétention de la stratégie de rétention ou des étiquettes de rétention continuent de s’appliquer à la boîte aux lettres inactive. Cela signifie que si les paramètres de rétention sont configurés pour conserver puis supprimer du contenu, les éléments sont déplacés vers le dossier Éléments récupérables à l’expiration de la durée de rétention, puis supprimés de la boîte aux lettres inactive. Si les paramètres de rétention ne sont pas configurés pour les éléments supprimés, les éléments qui n’ont pas été supprimés définitivement par l’utilisateur (avant que la boîte aux lettres ne soit rendue inactive) ne seront pas déplacés vers le dossier Éléments récupérables et seront conservés indéfiniment une fois la boîte aux lettres inactive.

Utilisation d’étendues de stratégie adaptatives pour gérer la rétention des boîtes aux lettres inactives

Avec les étendues de stratégie adaptative, vous pouvez appliquer des paramètres de rétention spécifiquement aux boîtes aux lettres inactives. Les avantages de cette configuration sont les suivants :

• Vous pouvez respecter les réglementations ou stratégies de votre organization qui nécessitent des périodes de rétention différentes pour les employés actifs et les anciens employés.

• Vous pouvez configurer les paramètres de rétention pour conserver le contenu de la boîte aux lettres uniquement aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux exigences de votre organization pour les anciens employés.

• Vous pouvez rapidement identifier la stratégie de rétention affectée aux boîtes aux lettres inactives dans votre organization, ce qui facilite la modification des paramètres de rétention si nécessaire.

• Il est plus facile de supprimer définitivement une boîte aux lettres inactive, car vous pouvez la supprimer de la stratégie en configurant l’étendue adaptative pour l’exclure , en fonction des attributs ou des propriétés de la boîte aux lettres inactive. Sinon, vous devez utiliser Exchange Online PowerShell avant de supprimer la boîte aux lettres.

Utilisation d’étendues de stratégie statiques et de boîtes aux lettres inactives

Si vous n’utilisez pas d’étendues de stratégie adaptative et que vous utilisez plutôt une étendue statique avec rétention Microsoft 365, tenez compte des points suivants :

• Les étendues de stratégie statiques incluent des boîtes aux lettres inactives lorsque vous utilisez la configuration par défaut Toutes les boîtes aux lettres , mais ne sont pas prises en charge pour des inclusions ou des exclusions spécifiques. Toutefois, si vous incluez ou excluez un destinataire qui possède une boîte aux lettres active au moment où la stratégie est appliquée et que la boîte aux lettres devient inactive par la suite, les paramètres de rétention continuent d’être appliqués ou exclus. Dans ce scénario, des limites d’inclusion et d’exclusion spécifiques s’appliquent toujours.

  Remarque

  Cela signifie également que les nouveaux paramètres de rétention Microsoft 365 utilisant une étendue statique appliquée à la sélection par défaut de Toutes les boîtes aux lettres incluent automatiquement toutes les boîtes aux lettres inactives existantes.

• Si vous modifiez la sélection par défaut de Toutes les boîtes aux lettres pour inclure des destinataires spécifiques, les paramètres de rétention de la stratégie ne s’appliquent plus aux boîtes aux lettres inactives, qui deviennent désormais éligibles pour la suppression automatique.

• Si vous souhaitez publier une stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres inactive, consultez Publication d’une stratégie de rétention.

Boîtes aux lettres inactives et conservations eDiscovery

Si une conservation associée à un cas eDiscovery dans le portail de conformité Microsoft Purview est placée sur une boîte aux lettres, puis que la boîte aux lettres ou le compte de l’utilisateur est supprimé, la boîte aux lettres devient une boîte aux lettres inactive. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. En outre, vous ne pouvez pas créer de conservation eDiscovery basée sur le temps. Cela signifie que le contenu d’une boîte aux lettres inactive est conservé indéfiniment ou jusqu’à ce que la conservation soit supprimée et que la boîte aux lettres inactive soit supprimée. Par conséquent, nous vous recommandons d’utiliser la rétention Microsoft 365 pour les boîtes aux lettres inactives.

Pour plus d’informations sur les différences entre les conservations eDiscovery et la rétention Microsoft 365, consultez Quand utiliser des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention ou des conservations eDiscovery.

Boîtes aux lettres inactives et archives à extension automatique

Une boîte aux lettres inactive configurée avec une archive à extension automatique ne peut pas être récupérée ou restaurée. Si, pour des raisons de conformité, vous devez récupérer des données à partir d’une boîte aux lettres inactive avec une archive à extension automatique, utilisez la recherche de contenu pour exporter les données à partir de la boîte aux lettres. Cette action est prise en charge à des fins d’eDiscovery uniquement et ne peut pas être utilisée comme solution de sauvegarde. Pour obtenir des instructions sur l’utilisation de la recherche de contenu pour la récupération de données pour eDiscovery, consultez les articles suivants :

• Recherche de contenu

• Exporter les résultats de la recherche de contenu

Boîtes aux lettres inactives et stratégies de rétention Exchange MRM

L’application d’une stratégie de rétention Exchange (fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie, ou MRM, dans Exchange Online) ne crée pas de boîte aux lettres inactive lorsque le compte d’utilisateur est supprimé.

Toutefois, si cette stratégie de rétention MRM a été appliquée à une boîte aux lettres avant qu’elle ne soit inactive, toutes les stratégies de suppression (balises de rétention MRM configurées avec une action Supprimer ) continueront d’être traitées sur la boîte aux lettres inactive. Cela signifie que les éléments étiquetés avec une stratégie de suppression MRM sont déplacés vers le dossier Éléments récupérables à l’expiration de la période de rétention. Ces éléments sont supprimés définitivement de la boîte aux lettres inactive à l'expiration de la durée de la conservation. Si aucune durée de conservation n'est spécifiée pour la boîte aux lettres inactive, les éléments du dossier Éléments récupérables seront conservés indéfiniment.

À l’inverse, toutes les stratégies d’archivage (balises de rétention MRM configurées avec une action MoveToArchive ) incluses dans la stratégie de rétention MRM affectée à une boîte aux lettres inactive sont ignorées. Cela signifie que les éléments dans une boîte aux lettres inactive qui sont marqués avec une stratégie d'archivage restent dans la boîte aux lettres principale à l'expiration de la période de rétention. Ils ne sont pas déplacés vers la boîte aux lettres d'archivage ni vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d'archivage. Ils seront conservés indéfiniment.

Étapes suivantes

Pour rendre une boîte aux lettres inactive et la gérer, par exemple pour la récupérer, la restaurer et la supprimer, consultez Créer et gérer des boîtes aux lettres inactives.