Gérer les consignataires dans un cas eDiscovery (Premium)

L’onglet Sources de données dans un cas Microsoft Purview eDiscovery (Premium) contient la liste de tous les consignataires qui ont été ajoutés au cas. Une fois que vous avez ajouté des consignataires à un cas, les détails sur chaque consignataire sont automatiquement collectés à partir de Microsoft Entra ID et sont visibles dans eDiscovery (Premium).

Afficher les détails du consignataire

L’affichage de liste Sources de données peut être filtré par Nom de la source, Type de source (emplacement du consignataire/des données), Emplacements, Status source, Status d’indexation, Conservation status et Date d’index. L’affichage liste peut également être regroupé par source de données, type de source, status source, conservation status et status d’indexation.

Pour afficher les détails d’un consignataire, sélectionnez-le dans la liste sous l’onglet Sources de données . Une page de menu volant s’affiche avec les onglets et informations suivants :

• Onglet Résumé
  • Informations sur les employés
  • Statuts
• Onglet Emplacements
• Erreurs d’importation

En outre, la barre de commandes de la page de menu volant du consignataire active les actions suivantes pour le consignataire :

• Modifier la source : ouvre la page Modifier le consignataire dans laquelle vous pouvez ajouter ou supprimer des sources de données associées au consignataire.

• Mettre à jour l’index : Mises à jour l’index des sources de données du consignataire. Cette action est utile lorsque vous souhaitez réindexer les sources de données du consignataire pour traiter des éléments partiellement indexés.

• Mise en production : libère le consignataire de l’affaire. Cette action libère toutes les conservations placées sur les sources de données du consignataire par le biais des stratégies de conservation par défaut pour les sources dépositaires/non dépositaires. Toutes les conservations placées sur les sources de données du consignataire dans d’autres cas ou par le biais de stratégies manuelles (conservations de base de requêtes) s’appliquent toujours.

• Afficher l’activité : ouvre la page Afficher l’activité dans laquelle vous pouvez rechercher une activité spécifique pour le consignataire dans le journal d’audit.

• Action de nouvelle tentative de conservation : réessaye la conservation pour les consignataires et les emplacements sélectionnés. Si l’option de conservation a été sélectionnée lors de l’ajout/de la modification de la source, la conservation est appliquée à nouveau. Si l’option de conservation n’a pas été sélectionnée lors de l’ajout/de la modification de la source, la conservation est supprimée.

Onglet Résumé

L’onglet Résumé affiche les sections et informations suivantes sur le consignataire :

Informations sur les employés

• Titre : Titre du poste du consignataire.
• Nom d’utilisateur principal : nom d’utilisateur principal (UPN) du consignataire. Par exemple : user1@contoso.onmicrosoft.com.
• Responsable : Le gérant du consignataire. Le responsable désigné reçoit toutes les communications d’escalade pour ce consignataire.
• Boîte aux lettres : boîte aux lettres principale du consignataire.
• Emplacement : Emplacement du bureau dans le lieu d’affaires du consignataire.
• Ville : Ville dans laquelle le consignataire travaille.
• État : État dans lequel le consignataire travaille.
• Pays : pays dans lequel le consignataire travaille.
• Département : nom du service dans lequel le consignataire travaille.

Statuts

• Conservation status : status de conservation des emplacements ajoutés au consignataire. Les états de conservation sont les suivants :

  • Mise en attente : indique que le consignataire et les emplacements associés sont correctement mis en attente.

  • Non en attente : indique que le consignataire et les emplacements de données associés ne sont pas mis en attente ou correctement libérés de la conservation.

  • Application de la conservation : indique que l’application de la conservation au consignataire et aux emplacements de données associés est en cours. Attendez que le travail de conservation se termine et vérifiez que la conservation est correctement placée.

  • Libération de la conservation : indique que la mise en attente du consignataire et des emplacements de données associés est en cours. Attendez que le travail de conservation se termine et vérifiez si la conservation est correctement libérée.

  • Conservation partielle : indique que les erreurs pour certains emplacements associés au consignataire n’ont pas pu être mis en attente.

  • Mise en attente partielle : indique que certains emplacements associés au consignataire n’ont pas été libérés de la conservation.

  • Échec de la conservation : indique que la conservation n’a pas pu être placée sur le consignataire et sur l’un des emplacements associés.

  • Échec de la mise en production : indique que la conservation n’a pas pu être libérée du consignataire et des emplacements associés.

    Si la conservation n’a pas pu être placée ou libérée correctement, le nombre total d’emplacements ayant échoué avec les catégories d’erreurs associées et leur résolution sont affichés sous l’onglet Résumé . Sélectionnez Afficher les emplacements pour afficher la liste complète des emplacements ayant échoué ou sélectionnez Exporter la liste pour télécharger la liste des emplacements ayant échoué par type d’erreur. Pour plus d’informations sur les erreurs de source de données, consultez Gérer les erreurs et les status de conservation.

    Remarque

    Les détails et la résolution améliorés de l’erreur de conservation ne sont disponibles que pour les dépositaires nouvellement ajoutés. Message d’erreur générique ia affiché pour les emplacements de garde plus anciens qui avaient précédemment échoué. Les utilisateurs peuvent obtenir l’amélioration de la messagerie d’erreur et des informations de résolution pour ces consignataires en sélectionnant Action De nouvelle tentative d’attente. Cette opération effectue une nouvelle tentative de conservation et génère l’amélioration de la résolution et de la messagerie d’erreur si l’erreur persiste.

• Indexation status : indique l’état d’indexation, y compris la date et l’heure de la dernière mise à jour (UTC).

Onglet Emplacements

Cet onglet affiche le nombre et le type de sources de données (boîtes aux lettres, sites et Teams) et la conservation status pour chaque emplacement associé au consignataire et font partie du cas.

• Chaque emplacement de données affiche sa conservation status.
• Si vous ne voyez pas de status de conservation pour une source de données, case activée la status de la conservation du consignataire répertoriée sous l’onglet Conservation pour le cas. La conservation du consignataire identifie les sources de données spécifiques en attente.

Onglet Erreurs d’importation

Cet onglet affiche le nombre et la liste des emplacements associés au consignataire qui ont fait l’objet d’une erreur pendant le processus de consignataire d’importation et permet à l’utilisateur de supprimer des emplacements non valides des sources.

Modifier un consignataire

À mesure que votre cas progresse, vous pouvez découvrir qu’il peut y avoir des sources de données supplémentaires pertinentes pour un dépositaire spécifique et le cas. Dans d’autres scénarios, vous pouvez supprimer certaines sources de données qui ont été examinées et considérées comme non pertinentes.

Pour mettre à jour les sources de données associées à un consignataire :

1. Accédez à eDiscovery > eDiscovery (Premium) et ouvrez le cas.

2. Sélectionnez l’onglet Sources de données .

3. Sélectionnez un consignataire dans la liste, puis sélectionnez Modifier la source dans la barre de commandes de la page de menu volant.

4. Pour ajouter ou supprimer la boîte aux lettres principale et le compte OneDrive du consignataire :

   • Développez le consignataire pour afficher les emplacements de données principaux qui ont été précédemment associés au consignataire.
   • Sélectionnez Modifier en regard de Boîtes aux lettres ou OneDrive pour ajouter la boîte aux lettres du consignataire ou l’emplacement OneDrive.
   • Sélectionnez Effacer en regard de Boîtes aux lettres ou OneDrive pour supprimer l’association de la boîte aux lettres du consignataire ou du compte OneDrive en tant qu’emplacement de données pour ce dépositaire.

5. Pour ajouter ou supprimer d’autres boîtes aux lettres, sites, Teams ou groupes Viva Engage à un dépositaire spécifique, sélectionnez Modifier en regard du service pour ajouter un emplacement de données.

   • Exchange : permet d’associer d’autres boîtes aux lettres au consignataire. Tapez dans la zone de recherche le nom ou l’alias (au moins trois caractères) des boîtes aux lettres utilisateur ou des groupes de distribution. Sélectionnez les boîtes aux lettres à affecter au consignataire, puis sélectionnez Ajouter.
   • SharePoint : permet d’associer des sites SharePoint au consignataire. Sélectionnez un site dans la liste ou recherchez un site en tapant une URL dans la zone de recherche. Sélectionnez les sites à affecter au consignataire, puis sélectionnez Ajouter.
   • Teams : permet d’affecter les Microsoft Teams dont le consignataire est actuellement membre. Sélectionnez les équipes à affecter au consignataire, puis sélectionnez Ajouter. Après avoir ajouté une équipe, le système identifie et localise automatiquement le site SharePoint et la boîte aux lettres de groupe associés à cette équipe et les affecte au consignataire.
   • Viva Engage : permet d’affecter les groupes Viva Engage dont le consignataire est actuellement membre. Sélectionnez les groupes à affecter au consignataire, puis sélectionnez Ajouter. Après avoir ajouté une équipe, le système identifie et localise automatiquement le site SharePoint et la boîte aux lettres de groupe associés à ce groupe et les affecte au consignataire.

   Remarque

   Vous pouvez utiliser les sélecteurs d’emplacements Exchange et SharePoint pour associer une boîte aux lettres ou un site dans votre organization, y compris les équipes ou les groupes de Viva Engage dont un consignataire n’est pas membre, à un consignataire. Pour ce faire, vous devez ajouter la boîte aux lettres et le site associés à chaque équipe ou groupe Viva Engage.

6. Après avoir modifié les emplacements des données du consignataire, sélectionnez Suivant pour accéder à la page des paramètres De conservation .

7. Dans la page Paramètres de conservation , mettez à jour les paramètres de conservation pour le consignataire. Sélectionnez Suivant.

8. Dans la page Révision , passez en revue les modifications et sélectionnez Envoyer pour enregistrer les modifications.

Réindexer les données du consignataire

Dans la plupart des flux de travail eDiscovery pour les enquêtes juridiques, un sous-ensemble des données d’un consignataire est recherché après l’ajout du dépositaire à une affaire juridique. En raison de grandes tailles de fichiers ou d’une éventuelle altération des données, certains éléments dans les sources de données associées à un dépositaire peuvent être partiellement indexés. À l’aide de la fonctionnalité d’indexation avancée dans l’eDiscovery (Premium), la plupart des éléments partiellement indexés peuvent être corrigés automatiquement en réindexant ces éléments à la demande.

Lorsqu’un consignataire est ajouté à un cas, les données situées dans les sources de données associées au consignataire sont automatiquement réindexées (par le processus d’indexation avancé). Cela signifie que vous pouvez laisser les données sur place au lieu d’avoir à les télécharger et à les corriger, puis à les rechercher hors connexion. Toutefois, pendant le cycle de vie d’une affaire juridique, de nouvelles sources de données peuvent être associées à un dépositaire. Dans ce cas, vous pouvez réindexer les données du consignataire en réexécutant le processus d’indexation avancé pour corriger tous les éléments partiellement indexés et mettre à jour l’index pour les données du consignataire.

Pour déclencher le processus de réindexation afin de traiter les éléments partiellement indexés :

1. Accédez à eDiscovery > eDiscovery (Premium) et ouvrez le cas.
2. Sélectionnez l’onglet Sources de données .
3. Dans la page Sources de données , sélectionnez un consignataire dont les données doivent être réindexées.
4. Dans la page de menu volant, sélectionnez Mettre à jour l’index. Une boîte de dialogue s’affiche pour confirmer la mise à jour de l’index, puis sélectionnez Oui pour continuer.

La réindexation des données du consignataire est un processus de longue durée ; le travail correspondant créé est nommé Réindexation des données du consignataire. Vous pouvez suivre la progression sous l’onglet Travaux ou sous l’onglet Consignataires en surveillant les status dans la colonne Status du travail d’indexation.

Pour plus d’informations, reportez-vous aux rubriques suivantes :

• Utiliser les erreurs de traitement
• Gérer les tâches

Libérer un consignataire d’un cas

Un consignataire est libéré dans les situations où une affaire est classée, où le consignataire n’est plus tenu de conserver le contenu d’une affaire, ou lorsque le consignataire est considéré comme n’étant plus pertinent pour le cas.

Si vous libérez un dépositaire après la publication d’un avis de mise en attente, un avis de mise en production est envoyé au dépositaire. En outre, toutes les conservations placées sur des sources de données associées au consignataire sont supprimées. Si le consignataire a été placé en attente silencieuse, alors qu’aucune notification de conservation légale n’a été émise, un avis de mise en production n’est pas envoyé, mais toutes les conservations placées sur des sources de données associées à ce dépositaire sont supprimées.

Pour libérer un consignataire :

1. Accédez à eDiscovery > eDiscovery (Premium) et ouvrez le cas.

2. Sélectionnez l’onglet Sources de données .

3. Dans la page Sources de données , puis sélectionnez le consignataire qui est libéré de l’affaire.

4. Dans la page de menu volant, sélectionnez Mise en production.

   Une page d’avertissement s’affiche, expliquant que si une conservation est placée sur une source de données associée au consignataire, la conservation est supprimée et que toute autre conservation associée à un autre cas eDiscovery (Premium) s’applique toujours. Cela inclut d’autres types de fonctionnalités de conservation et de rétention (telles qu’une stratégie de rétention Microsoft 365).

5. Sélectionnez Oui pour confirmer que vous souhaitez libérer le consignataire.

   Le status de cet utilisateur sous l’onglet Consignataires est défini sur Libéré et le status de conservation sur la page de menu volant est remplacé par False.