En savoir plus sur la rétention des Viva Engage

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Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Les informations contenues dans cet article complètent En savoir plus sur la rétention, car elles disposent d’informations spécifiques à Viva Engage.

Pour les autres charges de travail, consultez:

Conseil

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Éléments composant la rétention et la suppression

Viva Engage les messages utilisateur et les messages de la communauté peuvent être supprimés à l’aide de stratégies de rétention pour les Viva Engage. En plus du texte de ces messages, les éléments suivants peuvent être conservés pour des raisons de conformité : Liens hypertexte et liens vers d’autres messages Viva Engage.

Remarque

Comme expliqué dans la section suivante, les messages utilisateur incluent des messages privés pour un utilisateur individuel et tous les messages de la communauté associés à cet utilisateur.

Les messages utilisateur incluent également des billets de scénario, qui sont pris en charge par des stratégies de rétention.

Les messages de l'utilisateur comprennent tous les noms des personnes présentes dans la conversation, et les messages de la communauté comprennent le nom de la communauté et le titre du message (s'il est fourni).

Les réactions d’autres personnes sous forme d’émoticônes ne sont pas conservées lorsque vous utilisez des stratégies de rétention pour Viva Engage.

Les fichiers que vous utilisez avec Viva Engage ne sont pas inclus dans les stratégies de rétention pour Viva Engage. Ces éléments ont leurs propres stratégies de rétention.

Fonctionnement de la rétention avec Viva Engage

Utilisez cette section pour comprendre comment vos exigences de conformité sont satisfaites par le stockage principal et les processus, et doivent être vérifiées par les outils eDiscovery plutôt que par les messages actuellement visibles dans l’application Viva Engage.

Vous pouvez utiliser une stratégie de rétention pour conserver les données des messages de la communauté et des messages utilisateur dans Viva Engage, et supprimer ces messages. En arrière-plan, les boîtes aux lettres Exchange sont utilisées pour stocker les données copiées depuis ces messages. Les données de Viva Engage messages utilisateur sont stockées dans un dossier masqué dans la boîte aux lettres de chaque utilisateur inclus dans le message utilisateur, et un dossier masqué similaire dans une boîte aux lettres de groupe est utilisé pour les messages de la communauté.

Les copies des messages de la communauté peuvent également être stockées dans le dossier masqué des boîtes aux lettres des utilisateurs lorsqu’ils mentionnent @ des utilisateurs ou informent l’utilisateur d’une réponse. Bien que ces messages proviennent d’un message de la communauté, une stratégie de rétention pour Viva Engage messages utilisateur inclut souvent des copies des messages de la communauté. Par conséquent, les messages utilisateur ne sont pas limités aux messages privés.

Ces dossiers masqués ne sont pas conçus pour être directement accessibles aux utilisateurs ou aux administrateurs. Au lieu de cela, ils stockent les données que les administrateurs de conformité peuvent rechercher à l’aide des outils eDiscovery.

Même s’ils sont stockés dans Exchange, les messages Viva Engage ne sont inclus que dans une stratégie de rétention configurée pour les messages de la communauté Viva Engage ou les emplacements des messages utilisateur Viva Engage.

Remarque

Si un utilisateur est inclus dans une stratégie de rétention active qui conserve Viva Engage données et que vous supprimez une boîte aux lettres d’un utilisateur inclus dans cette stratégie, pour conserver les données Viva Engage, la boîte aux lettres est convertie en boîte aux lettres inactive. Si vous n’avez pas besoin de conserver ces données Viva Engage pour l’utilisateur, excluez le compte d’utilisateur de la stratégie de rétention avant de supprimer sa boîte aux lettres.

Une fois qu’une stratégie de rétention est configurée pour les messages Viva Engage, un travail de minuteur du service Exchange évalue régulièrement les éléments du dossier masqué dans lequel ces messages Viva Engage sont stockés. Le travail de chronométrage prend jusqu'à sept jours. Lorsque ces éléments sont expirés de leur période de rétention, ils sont déplacés vers le dossier SubstrateHolds : un autre dossier caché qui se trouve dans la boîte aux lettres de chaque utilisateur ou groupe pour stocker les éléments « à suppression douce » avant qu'ils ne soient définitivement supprimés.

Importante

En raison du premier principe de rétention et du fait que Viva Engage messages sont stockés dans Exchange Online boîtes aux lettres, la suppression définitive du dossier SubstrateHolds est toujours suspendue si la boîte aux lettres est affectée par un autre Viva Engage stratégie de rétention pour le même emplacement, la conservation pour litige, la conservation différée ou si une conservation eDiscovery est appliquée à la boîte aux lettres pour des raisons juridiques ou d’enquête.

Bien que la boîte aux lettres soit incluse dans une conservation applicable, Viva Engage messages qui ont été supprimés ne seront plus visibles dans Viva Engage, mais continueront d’être détectables avec eDiscovery.

Une fois qu’une stratégie de rétention est configurée pour Viva Engage messages, les chemins d’accès que prend le contenu varient selon que la stratégie de rétention consiste à conserver, puis à supprimer, à conserver uniquement ou à supprimer uniquement.

Lorsque la politique de rétention consiste à conserver puis à supprimer :

Diagramme du flux de rétention pour les messages Viva Engage.

Pour les deux voies du diagramme :

  1. Si un message Viva Engage est modifié ou supprimé par l’utilisateur pendant la période de rétention, le message d’origine est immédiatement copié (s’il est modifié) ou déplacé (s’il est supprimé) vers le dossier SubstrateHolds. Le message y est stocké jusqu'à l'expiration de la période de conservation, puis le message est supprimé définitivement.

  2. Si un message Viva Engage n’est pas supprimé et pour les messages actuels après modification, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds après l’expiration de la période de rétention. Cette action prend jusqu'à sept jours à compter de la date d'expiration. Lorsque le message se trouve dans le dossier SubstrateHolds, il est alors définitivement supprimé.

Remarque

Les messages dans le dossier SubstrateHolds sont recherchés par les outils d'eDiscovery. Tant que les messages ne sont pas définitivement supprimés du dossier SubstrateHolds, ils peuvent toujours faire l’objet de recherches au moyen des outils eDiscovery.

Lorsque la période de rétention expire et déplace un message vers le dossier SubstrateHolds, une opération de suppression est communiquée au service Viva Engage, qui relaie ensuite la même opération à l’application cliente Viva Engage. Les retards dans cette communication ou cette mise en cache peuvent expliquer pourquoi, pendant une courte période, les utilisateurs continuent à voir ces messages dans leur application Viva Engage.

Dans ce scénario où le service Viva Engage reçoit une commande de suppression en raison d’une stratégie de rétention, le message correspondant dans l’application Viva Engage est supprimé pour tous les utilisateurs de la conversation. Certains de ces utilisateurs peuvent être issus d’une autre organisation, avoir une stratégie de rétention avec une période de rétention plus longue ou aucune stratégie de rétention qui leur est affectée. Pour ces utilisateurs, les copies des messages sont toujours stockées dans leurs boîtes aux lettres et restent utilisables dans une recherche de découverte électronique jusqu’à ce que les messages soient définitivement supprimés par une autre stratégie de rétention.

Importante

Les messages visibles dans l’application Viva Engage ne reflètent pas avec précision s’ils sont conservés ou supprimés définitivement pour les exigences de conformité.

Lorsque la stratégie de rétention consiste à conserver uniquement ou à supprimer uniquement, les chemins d'accès au contenu sont des variantes de rétention et de suppression.

Chemins d’accès au contenu pour la stratégie de rétention de conservation uniquement

  1. Si un message Viva Engage est modifié ou supprimé : une copie du message d’origine est immédiatement créée dans le dossier SubstrateHolds et conservée à cet emplacement jusqu’à l’expiration de la période de rétention. Ensuite, le message est définitivement supprimé du dossier SubstrateHolds.

  2. Si le message Viva Engage n’est pas modifié ou supprimé et pour les messages actuels après modification pendant la période de rétention : Rien ne se passe avant et après la période de rétention ; le message reste à son emplacement d’origine.

Chemins d’accès au contenu pour la stratégie de rétention de suppression uniquement

  1. Si le message Viva Engage n’est pas supprimé pendant la période de rétention : à la fin de la période de rétention, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds. Cette action prend jusqu'à sept jours à compter de la date d'expiration. Ensuite, le message est définitivement supprimé du dossier SubstrateHolds.

  2. Si le message Viva Engage est supprimé par l’utilisateur pendant la période, l’élément est immédiatement déplacé vers le dossier SubstrateHolds où il est immédiatement supprimé définitivement.

Exemples de flux et de minutages pour les stratégies de rétention

Utilisez les exemples suivants pour voir comment les processus et minutages expliqués dans les sections précédentes s’appliquent aux stratégies de rétention qui présentent les configurations suivantes :

Pour tous les exemples qui font référence à une suppression définitive, en raison des principes de rétention, cette action est suspendue si le message est soumis à une autre stratégie de rétention pour conserver l’élément ou s’il est soumis à une conservation eDiscovery.

Exemple 1 : conserver uniquement pendant 7 ans

Le jour 1, un utilisateur publie un nouveau message Viva Engage.

Au 5e jour, l’utilisateur modifie ce message.

Au 30e jour, l’utilisateur supprime le message actuel.

Résultats de la rétention :

  • Pour le message d’origine :

    • Au 5e jour, le message est copié dans le dossier SubstrateHolds où il peut toujours être recherché à l’aide des outils eDiscovery pour une durée minimale de 7 ans à compter du premier jour (période de rétention).

  • Pour le message (modifié) actuel :

    • Au 30e jour, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds où il peut toujours être recherché à l’aide des outils eDiscovery pour une durée minimale de 7 ans à compter du premier jour (période de rétention).

Si l’utilisateur avait supprimé le message actuel après la période de rétention spécifique, au lieu de la période de rétention, le message serait toujours déplacé vers le dossier SubstrateHolds. Toutefois, maintenant que la période de rétention a expiré, le message sera définitivement supprimé après une durée minimale de 1 jour, puis généralement dans un délai de 1 à 7 jours.

Exemple 2 : conserver pendant 30 jours, puis supprimer

Le jour 1, un utilisateur publie un nouveau message Viva Engage.

Au 10e jour, l’utilisateur modifie ce message.

L’utilisateur ne procède pas à d’autres modifications et ne supprime pas le message.

Résultats de la rétention :

  • Pour le message d’origine :

    • Au 10e jour, le message est copié dans le dossier SubstrateHolds où il peut toujours être recherché à l’aide des outils eDiscovery.
    • Au terme de la période de rétention (30 jours à compter du premier jour), le message est supprimé définitivement dans un délai de 1 à 7 jours après une durée minimale de 1 jour, puis n’est pas renvoyé avec les recherches eDiscovery.

  • Pour le message (modifié) actuel :

    • Au terme de la période de rétention (30 jours à compter du premier jour), le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds, généralement dans un délai de 1 à 7 jours, où il peut toujours être recherché à l’aide des outils eDiscovery.
    • Le message est ensuite définitivement supprimé généralement dans un délai de 1 à 7 jours après une durée minimale de 1 jour, puis n’est pas renvoyé avec les recherches eDiscovery.
Exemple 3 : supprimer uniquement après 1 jour

Remarque

En raison de la courte durée d’un jour de ces processus de configuration et de rétention qui fonctionnent sur une période de 1 à 7 jours, cette section présente des exemples de minutages qui se situent dans les plages de temps classiques.

Le jour 1, un utilisateur publie un nouveau message Viva Engage.

Exemple de résultat de rétention si l’utilisateur ne modifie ou ne supprime pas le message :

  • 5e jour (généralement 1 à 7 jours après le début de la période de rétention au 2e jour) :

    • Le message est alors déplacé vers le dossier SubstrateHolds et y reste pendant au moins 1 jour où il peut toujours être recherché à l’aide des outils eDiscovery.

  • 9e jour (généralement 1 à 7 jours après une durée minimale de 1 jour dans le dossier SubstrateHolds) :

    • Le message est définitivement supprimé et n’est pas renvoyé avec les recherches eDiscovery.

Comme le montre cet exemple, même si vous parvenez à configurer une stratégie de rétention pour supprimer les messages au bout d’une seule journée, le service est soumis à plusieurs processus pour garantir une suppression conforme. Par conséquent, une action de suppression après 1 jour peut prendre 16 jours avant que le message ne soit définitivement supprimé, de sorte qu’il ne soit plus renvoyé dans les recherches eDiscovery.

Messages et utilisateurs externes

Par défaut, une stratégie de rétention pour Viva Engage messages utilisateur s’applique à tous les utilisateurs de votre organization, mais pas aux utilisateurs externes. Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention à des utilisateurs externes si vous utilisezModifierpour les utilisateurs inclus puis spécifiez leur compte.

Pour l’instant, les utilisateurs invités B2B Azure ne sont pas pris en charge.

Lorsqu’un utilisateur quitte l’organisation

Si un utilisateur quitte votre organization et que son compte Microsoft 365 est supprimé, ses messages utilisateur Viva Engage qui sont soumis à rétention sont stockés dans une boîte aux lettres inactive. Les messages de conversation restent soumis à une stratégie de rétention qui a été placée sur l’utilisateur avant que sa boîte aux lettres ne soit inactive et les contenus sont disponibles pour une recherche eDiscovery. Pour plus d’informations, consultez En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.

Si l’utilisateur a stocké des fichiers dans Viva Engage, consultez la section équivalente pour SharePoint et OneDrive.

Limitations

Tenez compte de la limitation suivante lorsque vous utilisez la rétention pour Viva Engage messages de la communauté et les messages utilisateur :

  • Lorsque vous sélectionnez Modifier pour l’emplacement des messages utilisateur Viva Engage, vous pouvez voir des invités et des utilisateurs qui ne sont pas des boîtes aux lettres. Les stratégies de rétention ne sont pas conçues pour ces utilisateurs. Ne les sélectionnez pas.

Instructions de configuration

Si vous débutez avec la configuration de la rétention dans Microsoft 365, consultez Démarrage avec la gestion du cycle de vie des données.

Si vous êtes prêt à configurer une stratégie de rétention pour Viva Engage, consultez Créer et configurer des stratégies de rétention.