Établissement d’un modèle de collaboration

Un modèle de collaboration bien défini et structuré est essentiel au fonctionnement efficace d’une équipe de fusion. Cette section examine les facteurs qui peuvent contribuer à ce succès, tels que des rôles et des responsabilités bien définis, un rythme d’affaires structuré, des canaux de communication fiables et un portail de documentation accessible.

Définir des rôles et des responsabilités

Pour créer une équipe de fusion efficace, vous devez d’abord établir des rôles et des responsabilités clairs. L’approche clé consiste à commencer petit et à n’introduire plus de rôles et de personnel que si nécessaire. Utilisez des cibles plus petites pour tirer parti du succès et démontrer la valeur du modèle d’équipe de fusion avant de tenter des projets plus ambitieux.

Au moins, votre équipe doit comprendre le personnel et les rôles suivants :

• Le propriétaire du produit : généralement, il s’agit de la personne chargée d’assurer le succès des projets. Il ou elle définira également l’objectif clair et convaincant ou pourra co-développer cette vision avec le reste de l’équipe.
• L’expert du domaine : c’est le membre de l’équipe qui a le sens des affaires et qui comprend et peut articuler à la fois le défi et la solution. Avec la simplicité de l’approche « low-code » Power Apps, il ou elle devrait être en mesure d’obtenir la majeure partie du chemin pour créer cette solution.
• Le développeur professionnel : le « Pro Dev » prend la solution de l’expert du domaine et lui fournit suffisamment de support de codage pour lui permettre de fournir la fonctionnalité prévue (et rien de plus) si nécessaire.
• L’administrateur : ce membre de l’équipe facilite les scénarios d’intégration et de support, tout en effectuant des services administratifs back-end. Tout soutien supplémentaire en termes de temps et d’expertise dont l’équipe de base a besoin peut être apporté sur une base flexible, plutôt qu’en tant que membre permanent du groupe. Cette approche garantit un fonctionnement efficace de l’équipe de fusion tout en donnant accès aux ressources supplémentaires dont le propriétaire du produit a besoin pour que l’équipe atteigne ses objectifs.

Établir un rythme de business model

La synchronisation des rythmes opérationnels liés au développement d’applications dans l’équipe de fusion peut améliorer l’efficacité de l’équipe en s’alignant sur la structure suivante :

• Définissez un événement de calendrier récurrent pour la synchronisation de l’équipe. Pour la plupart des équipes, des réunions de mise à jour hebdomadaires ou bimensuelles conviennent. Cependant, ne planifiez pas de réunions pour le plaisir d’avoir des réunions et essayez d’éviter d’augmenter la fréquence des réunions proches des échéances, car cette approche peut être contre-productive.
• Respectez les horaires de travail convenus. Idéalement, votre équipe sera colocalisée, bien que Fusion Teams puisse également travailler efficacement à travers les zones géographiques et les fuseaux horaires. Quelles que soient les modalités de travail, assurez-vous que chacun comprend le but et la durée des heures de travail et respecte ces limites.
• Créez un rythme hebdomadaire. Le rythme hebdomadaire de l’équipe doit inclure du travail en solo, des interactions collaboratives et, si nécessaire, des réunions efficaces. Ces réunions doivent avoir un objectif précis, tel que :
  • Examens de la portée : pour rassembler les équipes sur de nouvelles initiatives.
  • Avis sur l’expérience utilisateur : pour passer en revue la conception et les maquettes de l’application. Les réunions pour planifier d’autres réunions, les réunions à la place des e-mails ou des messages instantanés, ou les réunions sans objectif clairement défini nuisent à la productivité.
• Travaillez efficacement. L’équipe doit s’aligner en interne pour créer la solution la plus utilisable. Cet alignement doit inclure la possibilité de réutiliser des composants que d’autres ont construits.
• Maintenir une progression constante vers l’objectif. Pour s’assurer que l’équipe atteint ses objectifs, il est essentiel que tout le monde travaille ensemble pour atteindre ce résultat. Avec Fusion Teams associé à Power Apps, maintenir ces progrès signifie capturer et comprendre les commentaires des utilisateurs, hiérarchiser le backlog et établir et maintenir une feuille de route globale de l’ensemble du projet.
• Générer une matrice de support. Une matrice de soutien fournit une approche structurée pour obtenir le soutien nécessaire pour progresser vers les objectifs généraux de l’équipe. Un défi inévitable pour les technologues d’entreprise qui créent directement des applications est lorsqu’ils atteignent les limites de leurs connaissances et de leurs capacités. À ce stade, qui contactent-ils et comment procèdent-ils ? Comment traitent-ils un rapport de bogue utilisateur ? Cette matrice doit indiquer comment ils peuvent créer un ticket d’assistance pour engager la bonne équipe dans le dépannage et la résolution du problème, en fonction de la gravité du problème. Pour chaque scénario de support, cette matrice explique le chemin d’escalade et de dépannage.

Définir comment l’équipe communique

La standardisation des communications d’équipe est un autre élément essentiel pour maintenir un fonctionnement efficace. Tous les membres de l’équipe doivent savoir comment l’équipe se connecte, en particulier dans les modes asynchrones à travers les fuseaux horaires. Votre stratégie de communication doit tenir compte des domaines suivants :

• Canaux. Quels canaux l’équipe utilisera-t-elle pour les communications principales et secondaires ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chacun ? Dans un monde de choix, le simple fait d’adopter le courrier électronique n’est peut-être pas la meilleure solution et des options telles que Microsoft Teams peuvent fournir une meilleure clarté, une meilleure traçabilité et des taux de réponse plus élevés.
• Types de notification. Comment allez-vous informer votre équipe des mises à jour ou des événements qu’elle doit prendre en compte ?
• Volume et fréquence de message. À quelle fréquence informez-vous votre équipe ? Une communication quotidienne peut fournir un résumé utile de ce qui s’est passé ce jour-là, mais certains messages peuvent nécessiter une action plus précoce. La plupart des développeurs professionnels sont surchargés de courriels. Veillez à atteindre un équilibre entre la fréquence et le volume pour éviter que les membres de l’équipe ne soient submergés de messages liés au projet.
• Automatisation. Comment pouvez-vous automatiser le processus de communication ? Les modèles d’e-mail standardisés, les bots et les alertes d’événement peuvent tous être utiles, mais doivent être utilisés de manière responsable s’ils ne surchargent pas la capacité de réponse des membres de l’équipe.
• Bonnes compétences en communication. Tous les membres d’une équipe n’auront pas le même niveau de compétences en communication, mais tout le monde peut s’améliorer. Des approches simples comme le choix d’un bon sujet pour un e-mail font une différence considérable dans la façon dont l’équipe répond à ce message. Encourager une rédaction simple et efficace dans toutes les communications ; lorsqu’il y a des actions que les membres de l’équipe doivent entreprendre, soyez précis et indiquez ces actions dans la ligne d’objet.

Un exemple de la façon d’employer des compétences de communication efficaces pourrait être lorsque vous devez modifier une définition de table dans Dataverse, comme l’ajout de plusieurs champs. Lorsque vous envoyez une notification de ce changement prévu, l’équipe doit comprendre que si elle ne répond pas dans un délai raisonnable, cette absence de réponse indique son accord. Des processus de communication standardisés et logiques contribuent à améliorer l’efficacité et à fournir les résultats attendus.

Publier un portail de documentation

La documentation n’est pas seulement une partie facultative de tout projet - elle est essentielle pour la communication, la collaboration, le support et les opérations en cours. Le code commenté est un bon code et la création d’une documentation explicative et de formation complète est une partie essentielle des phases de déploiement et d’apprentissage de tout projet de fusion.

• Catalogue d’applications. Le catalogue d’applications est une matrice ou une table qui résume et coordonne toutes les applications sous la responsabilité d’une équipe particulière. Le catalogue comprend tous les propriétaires respectifs de la section rôles et responsabilités. Une fonction clé est de s’assurer que l’équipe sait exactement qui possède quoi, simplifiant ainsi le processus de contact avec le bon membre de l’équipe pour obtenir des réponses spécifiques.
• Questions techniques. Votre équipe doit maintenir un répertoire des questions techniques fréquemment posées (ou même moins fréquemment posées) sur le fonctionnement de l’application. Ces questions doivent être raisonnables, avec des réponses bien écrites et accessibles.
• Guides de procédure. Les guides pratiques sont des ensembles de procédures immédiatement assimilables qui fournissent des réponses simples aux questions courantes de configuration et de fonctionnement. En règle générale, ils répondaient à une question spécifique, telle que « Comment puis-je commencer à créer une nouvelle application ? »
• Intégration. Les instructions d’intégration sont des documents internes uniquement conçus pour aider les nouveaux membres de l’équipe. Cette documentation comprendrait des informations telles que les demandes d’accès, l’adhésion à des listes de distribution de courrier électronique, la configuration et l’abonnement aux alertes, etc.

Bonnes pratiques

Les bonnes pratiques suivantes devraient aider à définir les limites et les approches pour un travail efficace au sein de Fusion Teams.

Responsabilité

Alors que les équipes de développement dirigé par les fabricants et Fusion Teams permettent un développement et un déploiement rapides des applications, il est essentiel de s’assurer que cet effort est manifeste et mené en partenariat avec le service informatique. Les fabricants doivent rendre des comptes au service informatique pour aider à prévenir les problèmes liés à la croissance des systèmes informatiques fantômes.

Par conséquent, le service informatique doit être alerté chaque fois qu’un fabricant commence à créer une application. Cette notification facilite à son tour le processus de développement, car le service informatique peut fournir une assistance appropriée au fabricant et à l’équipe de fusion, en les aidant à créer des applications bien architecturées, correctement sécurisées et gérées.

Automatisation

Une automatisation bien mise en œuvre peut donner un énorme coup de fouet à la productivité. Un exemple de la façon d’augmenter le succès du déploiement de la solution consiste à automatiser toutes les vérifications requises dans les déploiements multi-solutions. Ces contrôles automatisés peuvent inclure :

• Vérification de la version de la solution, où chaque déploiement utilise un numéro de version mis à jour, évitant ainsi les problèmes lors du dépannage.
• Dupliquez les références de connexion.
• Références de connexion manquantes.
• Dupliquez les composants.

La solution de vérification des relations publiques comprend un exemple de la manière d’intégrer efficacement cette automatisation.

Signalement

Fusion Teams et les applications développées par les fabricants doivent s’aligner sur une approche axée sur les données, ce qui signifie créer des applications où il est possible de surveiller directement le succès. Atteindre ce résultat nécessite une bonne instrumentation qui permet de découvrir ce que l’équipe fait bien, ainsi que l’analyse de ces commentaires pour générer des évaluations précises de l’efficacité d’une application particulière. Pour atteindre ce résultat, vous devez :

• Suivre et évaluer les candidatures. Ce n’est pas parce qu’une personne pense que quelque chose est utile ou une bonne idée que tout le monde y trouvera automatiquement de la valeur. Les équipes doivent surveiller la convivialité des applications et évaluer leurs fonctionnalités pour s’assurer que tout nouveau développement est utile et fonctionne correctement.
• Encouragez le bon jugement. En d’autres termes, ne créez pas d’applications simplement parce que vous le pouvez, mais uniquement pour répondre à un besoin métier spécifique.