Configurer le suivi par dossier dans Exchange ou Outlook
Vous pouvez activer le suivi au niveau du dossier pour les dossiers Microsoft Exchange pour mapper un dossier de la boîte de réception Exchange à un enregistrement d’applications d’engagement client afin que tous les e-mails du dossier Exchange soient automatiquement suivis par rapport à l’enregistrement mappé dans les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation). Par exemple, vous avez un compte intitulé « Adventure Works ». Vous pouvez créer un dossier dans Outlook intitulé Adventure Works sous votre dossier de boîte de réception, puis créer des règles Exchange pour acheminer automatiquement les messages électroniques vers le dossier Adventure Works en fonction de leur objet ou de leur contenu. Ensuite, vous pouvez mapper le dossier Exchange (Adventure Works) avec l’enregistrement de compte (Adventure Works) pour suivre automatiquement tous les messages électroniques qui atterrissent dans le dossier Exchange Adventure Works, puis définir l’objet concerné comme enregistrement de compte Adventure Works.
Activation du suivi au niveau des dossiers
Cliquez sur Paramètres>Configuration de la messagerie.
Cliquez sur Paramètres de configuration de la messagerie.
Vérifiez que Traiter le courrier électronique avec est défini sur Synchronisation côté serveur.
Activez Utiliser le suivi par dossier pour les dossiers Exchange (la synchronisation côté serveur doit être activée).
Configurez d’autres options de suivi sur cette page, puis cliquez sur OK.
Une fois que vous avez activé le suivi par dossier, les utilisateurs doivent configurer les règles de suivi des dossiers avec Paramètres (
) >Options>E-mail>Configurer des règles de suivi des dossiers.
Quelques aspects importants sur le suivi au niveau des dossiers
Le suivi par dossier des messages électroniques ne fonctionnera que si votre organisation est configurée avec la synchronisation côté serveur pour les messages électroniques. La synchronisation côté serveur doit être configurée pour les boîtes aux lettres Exchange (et pas POP3). Pour plus d’informations, voir Configuration de la synchronisation côté serveur des messages électroniques, rendez-vous, contacts et tâches.
Vous ne pouvez suivre les messages électroniques que dans les dossiers qui se trouvent sous le dossier de la boîte de réception dans Exchange. Les autres dossiers de messages électroniques ne peuvent pas être suivis.
Vous pouvez suivre un maximum de 25 dossiers par compte utilisateur.
Les modifications effectuées manuellement sur l’objet concerné dans les enregistrements d’activités suivies, créés suite à la règle de suivi par dossier, seront écrasées à la synchronisation côté serveur suivante. Par exemple, si vous avez configuré un mappage entre le dossier Adventure Works et le compte Adventure Works, tous les messages électroniques du dossier Exchange Adventure Works seront suivis en tant qu’activités avec l’objet défini sur l’enregistrement de compte Adventure Works. Si vous modifiez l’objet Concernant en un autre enregistrement, il sera automatiquement écrasé à la prochaine synchronisation côté serveur. Pour modifier le champ Concernant pour un message, déplacez le message dans un autre dossier, comme la boîte de réception.
Le suivi par dossier pour les boîtes aux lettres de la file d’attente n’est pas pris en charge.