Organiser des hackathons

Un hackathon est une façon amusante d’engager de nombreuses personnes au sein de votre organisation autour d’une culture numérique du changement. L’objectif principal est de développer des exemples d’applications et de cultiver des idées pour conduire la transformation numérique. Les équipes se réunissent, au niveau du secteur d’activité ou à l’échelle mondiale, de différents rôles et services pour rivaliser et créer des applications qui répondent à un besoin organisationnel.

Plus les compétences et les rôles représentés sont variés, mieux c’est. Un ou plusieurs animateurs doivent être impliqués dans l’organisation du hackathon et la définition des équipes et des règles. De plus, cela pourrait valoir la peine de commencer la journée avec un examen et une démonstration de Power Apps, Power Automate, Power BI, Microsoft Copilot Studio, AI Builder, Microsoft Power Platform et Microsoft Dataverse.

Un hackathon réussi comprend généralement les couleurs de l’équipe, des récompenses, des collations, de la musique, des rires et de la compétition.

Planification et logistique

La préparation est la clé d’un hackathon réussi, alors assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :

• Obtenir un sponsor exécutif est essentiel à la crédibilité du hackathon.
• Fixez les dates et prévenez les participants le plus tôt possible.
• Choisissez vos juges : choisissez un panel parmi les équipes commerciales, informatiques et de direction.
• Pour un événement en personne, trouvez un lieu ou une salle qui offre de nombreux sièges, des tableaux blancs, des prises de courant, une connexion Wi-Fi fiable et des projecteurs pour présenter la solution. Pour un événement virtuel, configurez des équipes avec des canaux privés pour que chaque équipe participante puisse collaborer et un pont auquel se connecter.
• Trouvez des récompenses pour inciter les gens à participer.
• Configurez un mécanisme d’inscription : des formulaires, un site ou créez votre propre application.Microsoft SharePoint
• Déterminez votre stratégie de communication – newsletter, intranet, Yammer/Équipes.

Préparation

• Offrez des sessions de formation aux participants. Plus ils en sauront avant l’événement, meilleures seront les applications qu’ils soumettront. Suggérez-leur d’assister à un événement App in a Day, ou de suivre le module d’apprentissage Démarrer avec les applications canevas Power Apps.
• Organisez un appel avant le hackathon où les équipes et les individus peuvent apporter leurs idées et leurs questions pour discuter de la faisabilité et débloquer les lacunes dans les connaissances.
• Découvrez les sources de données auxquelles les équipes souhaitent se connecter, assurez-vous que les données de test sont disponibles et que les équipes ont le bon accès. Une alternative consiste à fournir des données factices sous forme de feuille de calcul Excel que les équipes peuvent utiliser pour simuler leurs solutions.
• Renforcer la confiance est essentiel ; cela permet d’optimiser la productivité du hackathon.

Trouver vos idées et cas d’utilisation

Demandez aux participants de réfléchir au cas d’utilisation qu’ils souhaitent résoudre avant le hackathon – leur demander de fournir des informations sur un formulaire d’inscription peut être un bon moyen pour eux de commencer à réfléchir à ce qu’ils veulent accomplir.

Posez les questions suivantes :

• À quoi ressemble le processus actuel ?
• À quoi devrait ressembler le futur processus ?
• Quels sont les points faibles du processus actuel ?
• Quelles sources de données sont nécessaires pour résoudre votre problème ?

Vous pouvez également demander aux principaux intervenants de voter sur les idées soumises, puis, pendant le hackathon, demander aux équipes de ne travailler que sur les idées les mieux votées. Cela augmenterait l’adhésion de la haute direction et garantirait que les solutions importantes sont abordées.

Si les participants souhaitent se connecter à des sources de données tierces pour leurs solutions, assurez-vous que les données sont disponibles pour eux. Cela peut être aussi simple que de préparer des données de test dans un fichier Excel ou de remplir une entité Dataverse avec quelques exemples de données à utiliser par les participants.

Teams

Demandez aux participants de créer leurs propres équipes ou choisissez vous-même les équipes. Assurez-vous que les membres de l’équipe se connaissent et puissent communiquer avant l’événement pour se préparer ensemble. Mettre en place un canal Microsoft Teams pour le hackathon, et des canaux privés pour chaque équipe, est un excellent moyen de faciliter la collaboration.

Le jour-même

Assurez-vous que la journée soit amusante – offrez des collations et suffisamment de café. Concevoir un logo de hackathon et faire fabriquer des T-shirts, des autocollants ou des badges pour la journée peut être un moyen efficace de motiver les participants. Alignez certains des champions Microsoft Power Platform pour aider les participants avec des questions techniques et des animateurs qui peuvent aider avec la logistique (« Y a-t-il plus de post-it ? », « Nous avons besoin d’un marqueur violet ! », « Nous n’avons pas accès à xyz », « Comment partager mon tableau blanc avec les autres membres de l’équipe ? »).

Votre hackathon peut durer un jour ou plus, mais nous vous recommandons de planifier votre ordre du jour à l’avance et de le communiquer clairement aux participants, afin qu’ils sachent combien de temps il leur faut.

Voici un exemple d’ordre du jour :

Présentations des équipes et notation

Préparez un modèle que les équipes peuvent utiliser lors de la préparation de la présentation. Le modèle doit inclure le nom de l’équipe, les avantages de l’application, les considérations techniques et la vision, en plus des captures d’écran ou des diagrammes de processus.

Préparez un critère d’évaluation que votre jury utilisera pour noter des solutions. Les critères devraient aller des catégories commerciales aux catégories techniques en passant par la conception, et prendre en considération le niveau d’innovation, la vision à court et à long terme, l’exhaustivité. Suggérez d’attribuer des points bonus pour les démonstrations en direct pendant la présentation.

Après l’événement

Ne vous arrêtez pas au hackathon – élaborez des plans à court et à long terme :

• Quel est le pipeline d’applications qui va être créé ?
• L’une des applications créées pendant le hackathon sera-t-elle mise en production et comment vos créateurs peuvent-ils être soutenus sur ce parcours ?
• Créer de l’enthousiasme pour Microsoft Power Platform après l’événement en partageant certains récits dans des newsletters internes ou sur votre intranet ; soyez créatif et demandez aux participants des citations ou même interviewez-les.