Exportation vers Microsoft Excel (Générateur de rapports version 3.0 et SSRS)

Si le classeur ne contient qu'une seule feuille de calcul, sans l'explorateur de documents, le nom de la feuille de calcul est le nom du rapport.

S'il y a plusieurs feuilles de calcul dans le classeur, sans l'explorateur de documents, les feuilles de calcul sont nommées FeuilX, où X est le numéro de la feuille dans le classeur, par exemple, la cinquième feuille de calcul s'appelle Feuil5.

L'extension de rendu Excel utilise les paramètres de hauteur et de largeur de page pour déterminer le paramètre du papier à définir dans la feuille de calcul Excel. Excel essaie de faire correspondre les paramètres de propriété PageHeight et PageWidth à l'un des formats de papier les plus courants.

Si aucune correspondance n'est trouvée, Excel utilise la taille de la page par défaut pour l'imprimante. Si la largeur de la page est inférieure à la hauteur du papier, l'orientation est définie sur Portrait, dans le cas contraire, l'orientation Paysage est utilisée.

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Par défaut, le paramètre SimplePageHeaders d'informations relatives au paramètre est défini à False ; par conséquent, les en-têtes de page sont rendus sous forme de lignes dans le rapport sur la surface de la feuille de calcul Excel. Les lignes de la feuille de calcul qui contiennent les en-têtes sont verrouillées. Vous pouvez figer ou libérer le volet dans Excel. Si l'option Titres à imprimer est sélectionnée, ces en-têtes sont automatiquement définis pour être imprimés sur chaque page de la feuille de calcul.

L'en-tête de page est répété en haut de chaque feuille de calcul du classeur sauf sur la page de garde de l'explorateur de documents si l'option Titres à imprimer est sélectionnée sous l'onglet Mise en page dans Excel. Si l'option Imprimer sur la première page ou Imprimer sur la dernière page n'est pas sélectionnée dans les boîtes de dialogue Propriétés d'en-tête du rapport ou Propriétés de pied de page du rapport, l'en-tête ne sera pas ajouté respectivement à la première ou à la dernière page.

Les pieds de page sont rendus dans la section de pied de page Excel.

En raison des limitations Excel, les zones de texte sont le seul type d'élément de rapport qui peut être rendu dans la section en-tête/pied de page Excel.

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La gestion de l'exportation des éléments de rapport affichés ou masqués comporte des limitations dans Microsoft Excel. Les groupes, lignes et colonnes qui contiennent des éléments de rapport qui peuvent être affichés/masqués sont rendus sous forme de plans Excel. Excel crée des plans qui affichent ou masquent des lignes et des colonnes entières, ce qui peut provoquer le masquage d'éléments de rapport qui ne doivent pas l'être. De plus, les symboles de plan Excel peuvent encombrer des plans qui se chevauchent. Pour résoudre ces problèmes, les règles suivantes relatives au plan sont appliquées lors de l'utilisation de l'extension de rendu Excel :

• L'élément de rapport dans l'angle supérieur gauche qui peut être affiché/masqué peut continuer à être affiché/masqué dans Excel. Les éléments de rapport qui peuvent être affichés/masqués et qui partagent un espace vertical ou horizontal avec l'élément de rapport qui peut être affiché/masqué dans l'angle supérieur gauche ne peuvent pas être affichés/masqués dans Excel.

• Pour déterminer si une région de données sera réductible par lignes ou colonnes, la position de l'élément de rapport qui contrôle le basculement et la position de l'élément de rapport basculé sont déterminés. Si l'élément qui contrôle le basculement s'affiche avant l'élément à afficher/masquer, l'élément est réductible par lignes. Dans le cas contraire, l'élément est réductible par colonnes. Si l'élément qui contrôle le basculement s'affiche à côté et au-dessus de la zone à afficher/masquer, l'élément est rendu avec une ligne réductible par lignes.

• Pour déterminer où les sous-totaux sont placés dans le rapport rendu, l'extension de rendu examine la première instance d'un membre dynamique. Si un membre statique homologue s'affiche immédiatement au-dessus, le membre dynamique est considéré comme le sous-total. Les plans sont configurés pour indiquer qu'il s'agit de données de synthèse. Si un membre dynamique n'a pas de frère statique, la première instance de l'instance est le sous-total.

• En raison d'une limitation Excel, les plans ne peuvent être imbriqués que de 7 niveaux.

Si des étiquettes Explorateur de documents existent dans le rapport, un explorateur de documents est rendu. L'explorateur de documents est rendu sous la forme d'une feuille de calcul de couverture Excel insérée à la place du premier onglet du classeur. La feuille de calcul s'appelle Explorateur de documents.

Le texte affiché dans l'explorateur de documents est déterminé par la propriété DocumentMapLabel de l'élément de rapport ou du groupe. Les étiquettes Explorateur de documents sont répertoriées dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le rapport, en commençant à la première ligne, de la première colonne. Chaque cellule de l'étiquette Explorateur de documents est mise en retrait du nombre de niveaux du rapport. Chaque niveau de mise en retrait est représenté en plaçant l'étiquette dans une colonne suivante. Excel prend en charge jusqu'à 256 niveaux d'imbrication de plan.

Le plan de l'explorateur de documents est rendu sous la forme d'un plan Excel réductible. La structure du plan correspond à la structure imbriquée de l'explorateur de documents. L'état développé ou réduit du plan commence au deuxième niveau.

Le nœud racine de la carte est le nom de rapport, <reportname>.rdl, qui n'est pas interactif. La police des liens de l'explorateur de documents est Arial, 10pt.

Les liens d'extraction qui s'affichent dans les zones de texte sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans la cellule dans laquelle le texte est rendu. Les liens d'extraction des images et des graphiques sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans l'image lors du rendu. Lors d'un clic, le lien d'extraction ouvre le navigateur par défaut du client et ouvre la vue HTML de la cible.

Les liens hypertexte qui s'affichent dans les zones de texte sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans la cellule dans laquelle le texte est rendu. Les liens hypertexte des images et des graphiques sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans l'image lors du rendu. Lors d'un clic, le lien hypertexte ouvre le navigateur par défaut du client et navigue jusqu'à l'URL cible.

Excel ne prend pas en charge le tri interactif.

Les liens de signet qui s'affichent dans les zones de texte sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans la cellule dans laquelle le texte est rendu. Les liens de signet pour les images et les graphiques sont rendus sous forme de liens hypertexte Excel dans l'image en cas de rendu. Lors d'un clic, le signet va à la cellule Excel dans laquelle l'élément de rapport contenant un signet est rendu.

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Excel prend en charge une palette de 56 couleurs. Les 56 premières couleurs uniques utilisées dans le rapport sont définies dans une palette personnalisée. Si plus de 56 couleurs sont utilisées dans le rapport, l'extension de rendu fait correspondre la couleur requise à l'une des 56 couleurs déjà disponibles dans la palette. L'algorithme de mise en correspondance de couleurs d'Excel est utilisé pour faire correspondre des couleurs à celles déjà existantes dans la palette.

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Lorsque les rapports sont exportés et enregistrés pour la première fois dans Excel, ils ne bénéficient pas de l'optimisation de fichier qu'Excel applique automatiquement aux fichiers de classeur .xls. Cette taille de fichier plus élevée peut être à l'origine de problèmes dans les abonnements par messagerie électronique et les pièces jointes aux messages. Pour réduire la taille des fichiers *.xls des rapports exportés, ouvrez les fichiers *.xls, puis enregistrez de nouveau les classeurs. La taille des fichiers est alors généralement réduite de 40 à 50 pour cent.

Les limitations suivantes s'appliquent aux zones de texte et au texte :

• Les valeurs des zones de texte qui sont des expressions ne sont pas converties en formules Excel. La valeur de chaque zone de texte est évaluée durant le traitement du rapport. L'expression évaluée est exportée en tant que contenu de chaque cellule Excel.

• Les zones de texte sont rendues dans une cellule Excel. La taille, le type, les ornements et le style de police sont les seuls éléments de mise en forme pris en charge sur du texte dans une cellule Excel.

• L'effet de texte « Surligné » n'est pas pris en charge dans Excel.

• Excel ajoute une marge intérieure par défaut d'environ 3,75 points à gauche et à droite des cellules. Si les paramètres de marge intérieure d'une zone de texte sont inférieurs à 3,75 points et ne sont assez larges pour accommoder le texte, le texte est renvoyé à la ligne dans Excel.

  Notes

  Pour corriger ce problème, augmentez la largeur de la zone de texte dans le rapport.

Les limitations suivantes s'appliquent aux images :

• Les images d'arrière-plan pour les éléments de rapport sont ignorées, car Excel ne prend pas en charge les images d'arrière-plan pour les cellules individuelles.

• L'extension de rendu Excel prend en charge uniquement l'image d'arrière-plan du corps de rapport. Si une image d'arrière-plan de corps du rapport est affichée dans le rapport, l'image est rendue sous la forme d'une image d'arrière-plan de feuille de calcul.

La limitation suivante s'applique aux rectangles :

• Les rectangles dans les pieds de page de rapport ne sont pas exportés vers Excel. Toutefois, les rectangles dans le corps du rapport, les cellules de tableau matriciel, etc. sont restitués sous forme de plage de cellules Excel.

Les limitations suivantes s'appliquent aux en-têtes et pieds de page de rapport :

• Les en-têtes et les pieds de page Excel prennent en charge un maximum de 256 caractères, y compris la balise. L'extension de rendu tronque la chaîne à 256 caractères.

• Reporting Servicesne prend pas en charge les marges dans les en-têtes et pieds de page de rapport. En cas d'exportation vers Excel, ces valeurs de marge sont définies sur zéro et tout en-tête ou pied de page contenant plusieurs lignes de données peut ne pas imprimer plusieurs lignes, en fonction des paramètres de l'imprimante.

• Les zones de texte dans un en-tête ou un pied de page conservent leur mise en forme mais pas leur alignement en cas d'exportation vers Excel. En effet, les espaces de début et de fin sont supprimés lorsque le rapport est restitué dans Excel.

La limitation suivante s'applique à la fusion de cellules :

• Si des cellules sont fusionnées, le retour automatique à la ligne ne fonctionne pas correctement. S'il existe des cellules fusionnées sur une ligne sur laquelle une zone de texte est rendue avec la propriété AutoSize, le redimensionnement automatique ne fonctionne pas.

Le convertisseur Excel est essentiellement un convertisseur de mise en page. Sa mission étant de répliquer aussi fidèlement que possible la mise en page du rapport rendu dans une feuille de calcul Excel, certaines cellules peuvent être fusionnées dans la feuille de calcul afin de conserver la mise en page du rapport. Les cellules fusionnées peuvent provoquer des problèmes car les fonctionnalités de tri d'Excel requièrent que les cellules soient fusionnées d'une façon très spécifique pour que le tri fonctionne correctement. Par exemple, Excel requiert que les plages de cellules fusionnées aient la même taille pour pouvoir être triées.

S'il est important que les rapports exportés vers des feuilles de calcul Excel puissent être triés, les remarques suivantes peuvent vous aider à réduire le nombre de cellules fusionnées dans vos feuilles de calcul Excel, qui est la principale cause des difficultés rencontrées avec la fonctionnalité de tri d'Excel.

• Le non-alignement à droite et à gauche des éléments est la cause la plus commune de cellules fusionnées. Assurez-vous que les bords droit et gauche de tous les éléments de rapport sont alignés les uns avec les autres. Le fait d'aligner les éléments et de leur donner la même largeur résoudra le problème dans la majorité des cas.

• Même après alignement précis de tous les éléments, il peut arriver dans de rares cas que certaines colonnes continuent d'être fusionnées. Cela peut être dû à la conversion d'unité interne et à l'arrondi lorsque la feuille de calcul Excel est restituée. Dans le langage RDL (Report Definition Language), vous pouvez spécifier la position et la taille dans des unités de mesure différentes comme les pouces, les pixels, les centimètres et les points. En interne, Excel utilise les points. Pour réduire la conversion et l'imprécision potentielle de l'arrondi lors de la conversion des pouces et des centimètres en points, envisagez de spécifier toutes les mesures en points pour éviter toute complication. Un centimètre est égal à 28,35 points.

Les rapports qui incluent des groupes de lignes ou des groupes de colonnes contiennent des cellules vides en cas d'exportation vers Excel. Imaginez un rapport qui regroupe des lignes sur le canal de vente et le code postal. Chaque canal inclut de nombreux codes postaux et chaque code postal répertorie de nombreux noms de magasins. L'illustration suivante montre ce rapport.

Lorsque le rapport est exporté vers Excel, le code postal s'affiche uniquement dans une cellule de la colonne de code postal. Suivant l'alignement du texte dans le rapport (en haut, au milieu ou en bas), la valeur est dans la première cellule, dans la cellule du milieu ou dans la dernière cellule. Les autres cellules sont vides. La colonne qui contient des noms de magasins n'a pas de cellules vides. L'image suivante présente le rapport après son exportation vers Excel. Les bordures de cellules rouges ont été ajoutées pour les mettre en évidence. Elles ne font pas partie du rapport exporté.

Cela signifie que les rapports avec des groupes de lignes ou des groupes de colonnes nécessitent d'être modifiés après leur exportation vers Excel et avant que vous puissiez afficher les données exportées dans le tableau croisé dynamique. Vous devez ajouter la valeur de groupe aux cellules dans lesquelles elle manque afin de faire de la feuille de calcul une table en deux dimensions avec des valeurs dans toutes les cellules. L'image suivante présente la feuille de calcul mise à jour.

Si vous créez un rapport à la seule fin de l'exporter vers Excel en vue d'une analyse supplémentaire des données du rapport, pensez à ne pas inclure de groupes de lignes ou de colonnes dans votre rapport.

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