Collecter des pièces jointes cloud dans Microsoft Purview eDiscovery (Premium)

Les pièces jointes cloud sont des liens vers des documents généralement stockés dans le site SharePoint et OneDrive. Par conséquent, au lieu de joindre une copie réelle d’un document dans un e-mail ou une conversation de conversation Teams, vous avez la possibilité de partager un lien vers le fichier. Les pièces jointes cloud sont un moyen efficace de partager des documents et de collaborer avec d’autres personnes de votre organisation. Toutefois, les pièces jointes cloud présentent des difficultés pendant le flux de travail eDiscovery, car seul le lien de la pièce jointe cloud et non le contenu réel du document partagé sont retournés dans une recherche eDiscovery. Pour relever ce défi, eDiscovery (Premium) fournit deux solutions pour collecter des pièces jointes cloud :

• Collecte de la version dynamique d’un document lié à dans une pièce jointe cloud.
• Collecte de la version du document au moment où il a été partagé dans une pièce jointe cloud.

Collecte des pièces jointes cloud

Lorsque vous créez une estimation de collection et que les résultats de la recherche contiennent des éléments qui incluent des pièces jointes cloud, vous avez la possibilité de collecter la cible de la pièce jointe cloud lorsque vous validez l’estimation de la collection dans un jeu de révision. Lorsque vous sélectionnez cette option, eDiscovery (Premium) ajoute les documents liés à dans la pièce jointe cloud à l’ensemble de révision. Cette option vous permet d’examiner les documents cibles et de déterminer si le document est pertinent pour votre cas ou votre enquête.

La capture d’écran suivante montre l’option permettant d’inclure les cibles des pièces jointes cloud lorsque vous validez une collection dans un jeu de révision.

Lorsque vous utilisez des collections et des pièces jointes cloud, les conditions suivantes s’appliquent :

• Les pièces jointes cloud ne sont pas représentées ou incluses dans les estimations de collection. Seuls les accès directs sont inclus dans une collection.
• Si les pièces jointes cloud sont déplacées ou ne sont plus disponibles à l’emplacement à partir duquel elles ont été partagées, elles ne sont pas incluses dans une collection.
• Si la pièce jointe cloud fait l’objet d’une stratégie de conservation légale, la pièce jointe cloud est incluse dans les collections même si elle est supprimée par un utilisateur.
• Pour les pièces jointes cloud qui ont été renommées ou déplacées vers un autre conteneur, elles peuvent ou non être incluses dans une collection en fonction de la façon dont elle a été partagée. Si la pièce jointe cloud a été partagée via un lien et que le lien est toujours actif, elle est récupérée et incluse dans la collection. Si le lien de partage vers l’emplacement de la pièce jointe cloud n’est pas disponible, la pièce jointe cloud n’est pas récupérée ou incluse dans la collection.
• Pour les pièces jointes cloud avec des éléments parents mis en attente, la conservation s’applique à la pièce jointe cloud dans certaines situations. Cela dépend de l’emplacement source de la pièce jointe cloud et de la stratégie de conservation appliquée à cet emplacement. Les stratégies applicables au destinataire de la pièce jointe cloud ne s’appliquent pas nécessairement à l’emplacement de la pièce jointe cloud partagée.

Pour obtenir des instructions sur la validation d’une collection dans un jeu de révision, consultez Valider une estimation de collection dans un jeu de révision.

Collecte de la version partagée dans une pièce jointe cloud (préversion)

Le workflow eDiscovery (Premium) pour la collecte des pièces jointes cloud inclut uniquement l’ajout de la version la plus récente d’une pièce jointe cloud à un jeu de révision. Cela signifie que la version collectée et ajoutée à un ensemble de révisions peut être différente de la version qui a été initialement partagée dans la pièce jointe cloud. Il est donc possible que le contenu qui était présent dans la pièce jointe cloud au moment où il a été partagé ait été supprimé et n’existe pas dans la version actuelle ajoutée au jeu de révision.

Les organisations peuvent utiliser des étiquettes de rétention Microsoft Purview pour conserver la version d’un document au moment où il a été partagé en tant que pièce jointe cloud. Pour ce faire, votre organisation peut créer une étiquette de rétention, choisir l’option Appliquer l’étiquette aux pièces jointes cloud, puis appliquer automatiquement l’étiquette aux documents stockés dans SharePoint et OneDrive. Après avoir configuré cette configuration, une copie d’un document est créée au moment où le fichier est partagé. En outre, si le document est modifié et partagé à nouveau en tant que pièce jointe cloud, la version modifiée est également conservée. Si le fichier est modifié et partagé à nouveau, une nouvelle copie du fichier en tant que nouvelle version est conservée.

La conservation des versions partagées des pièces jointes cloud peut aider votre organisation à étendre la conservation et la collecte de contenu potentiellement pertinent à la version spécifique du document qui a été partagée plutôt qu’à la version active actuelle. Après avoir implémenté cette solution de rétention, la version active actuelle d’une pièce jointe cloud et la version qui a été partagée dans la pièce jointe cloud sont collectées et ajoutées à un jeu de révision.

Pour obtenir des instructions sur la configuration d’une étiquette de rétention et son application automatique aux pièces jointes cloud, consultez Appliquer automatiquement des étiquettes aux pièces jointes cloud.

La capture d’écran suivante montre un document de pièce jointe cloud, nommé XYZ Research.docx, qui a été ajouté à un jeu de révision. Le document a été partagé en tant que pièce jointe cloud dans une conversation de conversation Teams. Le jeu de révision contient également la version qui a été initialement partagée dans la pièce jointe cloud. Notez que le nom de cette version de la pièce jointe cloud est généré par le système et que l’auteur est identifié comme SharePoint.

En outre, la version active actuelle et la version qui a été partagée ont la même valeur de propriété FamilyId , qui est identique à FamilyId pour l’objet parent (par exemple, un e-mail ou une conversation de conversation Teams). Cela vous permet de regrouper les pièces jointes cloud avec l’élément dans lequel elles ont été partagées.

Une fois que vous avez implémenté l’étiquette de rétention et appliqué automatiquement l’étiquette aux documents SharePoint, vous sélectionnez toujours l’option permettant de collecter des pièces jointes cloud lors de la validation d’une estimation de collection dans un jeu de révision. Lorsque les pièces jointes cloud sont collectées, la version active actuelle et la version qui a été partagée à l’origine sont ajoutées à l’ensemble de révision.