Utiliser des communications dans eDiscovery (Premium)

Microsoft Purview eDiscovery (Premium) permet aux services juridiques de simplifier leurs processus de suivi et de distribution des notifications de conservation légale. L’outil de communication du consignataire permet aux services juridiques de gérer et d’automatiser l’ensemble du processus de conservation légale, des notifications initiales aux rappels et aux escalades, le tout dans un même emplacement.

Qu’est-ce qu’une notification de suspension légale ?

Un avis de conservation légale (également appelé conservation pour litige) est une notification envoyée par le service juridique d’une organisation aux employés, au personnel conditionnel ou aux dépositaires de données susceptibles d’être pertinents pour une enquête juridique. Ces notifications indiquent aux consignataires de conserver les informations stockées électroniquement et tout contenu pouvant être pertinent pour une question juridique active ou imminente. Les équipes juridiques doivent savoir que chaque consignataire a reçu, lu, compris et a accepté de se conformer aux instructions données.

Processus de notification d’attente légale

Une organisation a l’obligation de conserver les informations pertinentes lorsqu’elle prend connaissance d’un litige imminent ou d’une enquête réglementaire. Pour se conformer aux exigences de conservation d’une enquête, l’organisation doit immédiatement informer les dépositaires potentiels de leur obligation de préserver les renseignements pertinents.

Avec eDiscovery (Premium), les équipes juridiques peuvent créer et personnaliser leur workflow de notification de conservation légale. L’outil de communication du consignataire permet aux équipes juridiques de configurer les avis et flux de travail suivants :

1. Avis d’émission : Un avis de suspension légale est émis (ou initié) par une notification du service juridique aux consignataires qui peuvent avoir des informations pertinentes sur l’affaire. Cet avis enjoint aux consignataires de conserver les informations qui peuvent être nécessaires à la découverte.

2. Avis de réexécriture : Pendant un cas, les consignataires peuvent être tenus de conserver plus de contenu (ou moins de contenu) que ce qui était demandé précédemment. Dans ce cas, vous pouvez mettre à jour l'avis de conservation existant et le réémettre aux consignataires.

3. Avis de publication : Une fois qu’une question est résolue et que le consignataire n’est plus soumis à une exigence de conservation, le consignataire peut être libéré de l’affaire. En outre, vous pouvez informer le consignataire qu’il n’est plus tenu de conserver le contenu et fournir des instructions sur la façon de reprendre son activité de travail normale et ses données.

4. Rappels et escalades : Dans certains cas, le simple envoi d’un avis ne suffit pas pour satisfaire aux exigences de découverte légale. Avec chaque notification, les équipes juridiques peuvent planifier un ensemble de flux de rappels et de notifications d’escalade pour assurer automatiquement le suivi du consignataire non réactifs.

   • Rappels: Une fois qu’un avis de suspension légale a été émis ou réédité à un ensemble de consignataires, une organisation peut configurer des rappels pour alerter les consignataires qui ne répondent pas.

   • Escalades: Dans certains cas, si un dépositaire ne répond pas même après un ensemble de rappels sur une période donnée, l’équipe juridique peut configurer un flux de travail d’escalade pour avertir les consignataires qui ne répondent pas et leur responsable.

Pour plus d’informations sur la gestion du processus de communication du consignataire, consultez les rubriques suivantes :

• Créer un avis de suspension légale
• Utiliser l’éditeur de communications
• Gérer les notifications de conservation
• Reconnaitre une notification de conservation