Tutoriel : Créer un rapport de table de base (Générateur de rapports)

Vous pouvez utiliser les Générateur de rapports dans SQL Server Reporting Services (SSRS) pour créer des rapports de table pour vos données SQL. Ce tutoriel vous montre comment créer un rapport de base sous forme de table à partir d’un échantillon de données de vente.

Dans ce tutoriel, vous allez :

Le temps estimé pour réaliser ce tutoriel est de 20 minutes.

L’illustration suivante montre le rapport de table que vous créez dans ce tutoriel :

Prérequis

Pour plus d’informations sur les spécifications, consultez Prérequis pour les didacticiels (Générateur de rapports).

Créer un rapport avec l’Assistant Table ou Matrice

Vous pouvez créer un rapport sous forme de table en utilisant l’assistant Table ou Matrice. L’assistant présente deux modes de conception : Rapport et Jeu de données Partagé. En mode Conception de rapport, vous pouvez spécifier les données dans le volet Données de rapport et configurer la disposition du rapport dans l’aire de conception. En mode Création de jeu de données partagé, vous créez des requêtes de jeu de données à partager avec d’autres utilisateurs. Dans ce tutoriel, vous utilisez le mode Conception de rapport.

Démarrez l’assistant et créez un rapport de table de base :

1. Démarrez le Générateur de rapports à partir de votre ordinateur, du portail Web de Reporting Services ou du mode intégré SharePoint.

   La boîte de dialogue Nouveau rapport ou Dataset s’affiche. Si la boîte de dialogue ne s’affiche pas, sélectionnez Nouveau>fichier.

2. Sélectionnez l’onglet Nouveau rapport, puis sélectionnez l’Assistant Table ou Matrice dans le volet de droite :

   

Spécifier la connexion de données

Une connexion de données contient les informations nécessaires pour se connecter à une source de données externe telle qu'une base de données SQL Server . En règle générale, vous obtenez les informations de connexion et le type d'informations d'identification à utiliser auprès du propriétaire de la source de données. Pour spécifier une connexion de données, vous pouvez utiliser une source de données partagée sur le serveur de rapports ou créer une source de données incorporée utilisée uniquement dans ce rapport.

Dans ce didacticiel, vous utilisez une source de données incorporée. Pour en savoir plus sur l’utilisation d’une source de données partagée, consultez Autres manières d’obtenir une connexion de données (Générateur de rapports).

Créez une source de données incorporée pour la connexion de données :

1. À la page Choisir un jeu de données, sélectionnez l’option Créer un jeu de données, puis Suivant.

2. À la page Choisir une connexion à une source de données, sélectionnez Nouveau.

3. Dans la boîte de dialogue Propriétés de source de données, définissez les propriétés suivantes sous l’onglet Général :

   

   1. Définissez la propriété Nom de la source de données sur Product_Sales.

   2. Pour la propriété Sélectionner un type de connexion, vérifiez que Microsoft SQL Server est sélectionné.

   3. Pour la propriété Chaîne de connexion, saisissez la valeur suivante, où <servername> correspond au nom d’une instance de SQL Server :

      Data Source=<servername>  
      

      Dans la mesure où vous utilisez une requête qui contient les données au lieu de récupérer ces dernières à partir d’une base de données, la chaîne de connexion n’inclut pas le nom de la base de données. Pour plus d’informations, consultez Prérequis pour les didacticiels (Générateur de rapports).

4. Basculez vers l’onglet Identifiants, puis sélectionnez votre méthode d’accès préférée pour la source de données. Entrez les identifiants, au besoin :

   

5. Dans l’onglet Général, Sélectionnez Tester la connexion pour vous assurer que vous pouvez vous connecter à la source de données.

   Un message contextuel s’affiche : « Connexion créée avec succès ». Sélectionnez OK pour effacer le message contextuel.

6. Sélectionnez OK pour terminer la configuration de la source de données.

7. Dans l’assistant, sélectionnez Suivant pour continuer.

Créer une requête

Dans un rapport, vous pouvez utiliser un jeu de données partagé qui comprend une requête prédéfinie ou vous pouvez créer un jeu de données incorporé utilisable uniquement dans ce rapport spécifique. Dans ce didacticiel, vous créez un dataset incorporé.

Créez une requête en respectant les étapes suivantes :

1. Dans la page Créer une requête , le concepteur de requêtes relationnelles est ouvert. Pour ce tutoriel, vous utilisez le concepteur de requête textuel :

   

2. Sélectionnez Modifier en tant que Texte. Le Concepteur de requêtes textuel affiche un volet de requête et un volet de résultats.

3. Collez la requête Transact-SQL ci-après dans le champ supérieur :

   SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
      'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,   
      'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
      'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity
   

4. Dans la barre d’outils du concepteur de requête, sélectionnez Exécuter (!) :

   

   La requête s'exécute et affiche le jeu de résultats pour les champs SalesDate, Subcategory, Product, Sales et Quantity.

   Dans le jeu de résultats, les en-têtes de colonnes sont basés sur les noms présents dans la requête. Dans le dataset, les en-têtes de colonnes deviennent les noms de champs et sont enregistrés dans le rapport. Après avoir terminé l’Assistant, vous pouvez utiliser le volet des Données de rapport pour afficher la collection de champs de dataset.

5. Dans l’assistant, sélectionnez Suivant pour continuer.

Organiser les données dans des groupes

Lorsque vous sélectionnez des champs de données à regrouper, vous concevez un tableau dont les lignes et les colonnes affichent des données de détail et des données agrégées. Dans la procédure suivante, les deux premières étapes spécifient les valeurs de données à afficher sur la table et les deux dernières étapes organisent les valeurs.

Organisez les données de table en groupes sur la page Organiser les champs :

1. Dans la zone Champs disponibles, faites glisser le champ Produit, puis le champ Quantité vers la zone Valeurs. Positionnez le champ Quantité après le champ Produit.

   La fonction Sum agrège automatiquement les données de quantité, ce qui est l’agrégation par défaut pour les champs numériques. La valeur est [Sum(Quantity)].

   Conseil

   Vous pouvez sélectionner la flèche du menu déroulant près de l’agrégation [Somme(Quantité)] pour afficher les autres fonctions d’agrégation. Pour cet exercice, laissez la fonction d’agrégation définie sur Somme.

2. Faites glisser le champ Sales vers la zone Valeurs et positionnez-le après l’agrégation [Somme(Quantité)].

   La fonction Somme permet d’agréger les données de ventes. La valeur est [Sum(Sales)].

3. Faites glisser le champ SalesDate, puis le champ Sous-catégorie vers la zone Groupes de lignes. Positionnez le champ Sous-catégorie après le champ SalesDate.

   

4. Dans l’assistant, sélectionnez Suivant pour continuer.

Ajouter des sous-totaux et des lignes des totaux

Après avoir créé des groupes, vous pouvez ajouter et mettre en forme les lignes dans lesquelles afficher les valeurs agrégées des champs. Vous pouvez choisir d’afficher toutes les données ou de permettre à l’utilisateur d’étendre et de réduire les données groupées de manière interactive.

Procédez comme suit pour ajouter des sous-totaux et des totaux pour les données de table :

1. À la page Choisir la disposition , sous Options, configurez les options suivantes :

   

   1. Sélectionnez l’option Afficher les sous-totaux et les totaux généraux.

   2. Sélectionnez l’option Bloquer, sous-total ci-dessous.

   3. Décochez l’option Étendre/Réduire les groupes.

      Dans ce tutoriel, le rapport que vous créez n’utilise pas la caractéristique d’exploration hiérarchique qui permet aux utilisateurs d’étendre une hiérarchie de groupe d’élément parent et d’afficher les lignes de groupes enfant et les lignes de détails.

2. Sélectionnez Suivant pour vérifier la table dans le volet de visualisation. Cinq lignes qui illustrent la disposition de la table s’affichent lorsque vous exécutez le rapport :

   • La première ligne se répète une fois pour la table afin d’afficher les en-têtes de colonnes.

   • La deuxième ligne se répète une fois pour chaque article dans la commande vente afin d’afficher le nom du produit, la quantité commandée et le total de ligne.

   • La troisième ligne se répète une fois par catégorie de commande vente afin d’afficher les sous-totaux par catégorie.

   • La quatrième ligne se répète une fois pour chaque date de commande afin d’afficher les sous-totaux par jour.

   • La cinquième ligne se répète une fois pour la table afin d’afficher les totaux généraux.

3. Sélectionnez Terminer.

   Générateur de rapports ajoute votre table à l’aire de conception. Le tableau possède cinq colonnes et cinq lignes. Le volet Groupes de lignes affiche trois groupes de lignes à savoir, SalesDate, Sous-catégorie et Détails. Les données détaillées sont toutes les données que la requête de dataset récupère.

   

Le processus de l’assistant est terminé et vous disposez à présent d’un rapport de table avec des exemples de données. Dans les sections suivantes, vous mettez en forme des données de table spécifiques pour afficher des valeurs dans un formulaire utile au lecteur.

Mettre en forme les données de table

Générateur de rapports affiche des valeurs de données de table dans le rapport à l’aide de formats par défaut, comme les nombres, les dates, les heures, etc. Vous pouvez utiliser les caractéristiques de mise en forme sous l’onglet Accueil pour modifier la façon dont les données de table s’affichent.

Il peut être utile de mettre en forme des valeurs monétaires dans la devise locale plutôt que sous forme de nombres généraux. Un autre scénario est destiné aux données de table qui résument les modifications de valeur sur une période de courte durée. Il peut être plus utile d’afficher les données uniquement en minutes ou en heures, et de ne pas afficher le mois, le jour et l’année.

Les sections suivantes montrent comment utiliser les caractéristiques de mise en forme pour modifier la façon dont la date de la table s’affiche dans le rapport. Les zones de texte mis en forme et le texte de l’espace réservé sont affichés sous forme d’exemples de valeurs en Mode Création.

Afficher les valeurs de devise

Par défaut, les données de synthèse du champ Sales affichent un nombre général dans le rapport de table. La valeur peut être exprimée correctement en appliquant le format de la devise.

Procédez comme suit pour mettre en forme les données de table en tant que devise :

1. Dans Générateur de rapports, sélectionnez l’en-tête de colonne Sales dans votre rapport de table :

   

2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez Styles d’espace réservé ([123]), puis sélectionnez Exemples de valeurs :

   

3. Dans votre rapport de table, dans la colonne Sales, sélectionnez à plusieurs reprises les quatre cellules qui contiennent la valeur [Sum(Sales)].

4. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez Devise ($). Les cellules sélectionnées changent pour afficher les valeurs de données à l’aide du format de devise.

   

   Si votre paramètre régional est Anglais (États-Unis), l’exemple de texte par défaut indique la valeur en dollars américains [$12,345.00].

   Si vous ne voyez pas d’exemple de valeur de devise, vérifiez le style d’espace réservé pour les cellules. Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Nombre, vérifiez que l’option Styles d’espace réservé ([123]) est définie sur Exemples de valeurs.

5. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

   Vérifiez que les valeurs récapitulatives de la colonne Sales s’affichent sous forme de devise. Voici un exemple du rapport :

   

Afficher les dates (mois, jour, année)

Par défaut, le champ SalesDate affiche les données de date (mois, jour, année) et d’heure (heure, minute, seconde). Vous pouvez modifier le format de ces valeurs pour afficher uniquement la date.

Mettez en forme les valeurs pour afficher uniquement la date :

1. Sous l’onglet Exécuter, sélectionnez Conception pour retourner au Mode Création.

2. Dans votre rapport de table, sélectionnez la cellule qui contient la valeur [SalesDate].

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, étendez le menu déroulant Format, puis sélectionnez Date :

   

   La cellule affiche la date d’exemple [1/31/2000].

   Si vous ne voyez pas d’exemple de valeur de date, vérifiez le style d’espace réservé. Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Nombre, vérifiez que l’option Styles d’espace réservé ([123]) est définie sur Exemples de valeurs.

4. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

   Vérifiez que les valeurs de la colonne SalesDate s’affichent comme des dates (mois, jour, année) uniquement. Voici un exemple du rapport :

   

Utiliser des formats de date personnalisés

Vous pouvez également spécifier un format personnalisé pour un champ spécifique sur la table :

1. Sous l’onglet Exécuter, sélectionnez Conception pour retourner au Mode Création.

2. Dans votre rapport de table, accédez à la cellule qui contenait précédemment la valeur [SalesDate].

3. Faites un clic droit dans la cellule et sélectionnez Propriétés de zone de texte :

   

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de zone de texte, configurez la mise en forme des cellules :

   

   1. Dans le volet onglet, sélectionnez Nombre.

   2. Dans la liste Catégorie, sélectionnez Date.

   3. Dans la liste Type, sélectionnez 31 janvier 2000.

      La section Exemple affiche un aperçu de votre configuration de mise en forme.

   4. Sélectionnez OK pour appliquer votre mise en forme personnalisée.

   La cellule de table est mise à jour pour afficher l’exemple de date [January 31, 2000].

5. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

   Vérifiez que les valeurs de la colonne SalesDate affichent le nom du mois plutôt que le numéro de mois. Voici un exemple du rapport :

   

Mettre en forme le tableau

Outre l’application de formats spécifiques aux données de votre table, vous pouvez également configurer des attributs de l’ensemble, comme la largeur de colonne, la hauteur de ligne et le titre de table. Les sections suivantes présentent ces procédures.

Modifier la largeur des colonnes

Par défaut, chaque cellule d'un tableau contient une zone de texte. Une zone de texte s’étend verticalement pour accueillir le texte lors du rendu de la page. Dans le rapport rendu, chaque ligne s'étend en fonction de la hauteur de la plus grande zone de texte rendue dans la ligne. La hauteur de la ligne dans l’aire de conception n’a aucun effet sur la hauteur de la ligne dans le rapport rendu.

Pour réduire l’espace vertical de chaque ligne, vous pouvez étendre la largeur de la colonne de manière à ce que le contenu prévu des zones de texte de la colonne puisse s’afficher sur une seule ligne.

Procédez comme suit pour modifier la largeur des colonnes de table :

1. Sous l’onglet Exécuter, sélectionnez Conception pour retourner au Mode Création.

2. Sur l’aire de conception, sélectionnez votre table pour afficher les descripteurs de ligne et de colonne. Les descripteurs apparaissent sous forme de barres grises le long des bords de la table.

   

3. Maintenez et faites glisser les descripteurs pour augmenter la largeur de la table.

   Conseil

   Vous pouvez étendre la largeur de l’aire de conception pour augmenter la zone visible afin de travailler sur votre table. Lorsque la table est plus large que l’aire de conception, vous devez utiliser des barres de défilement pour afficher la table complète.

4. Pointez sur la ligne entre les colonnes Sous-catégorie et Produit pour afficher le curseur de flèche double.

5. Sélectionnez et faites glisser la ligne pour augmenter la largeur de la colonne Produit. Augmentez la largeur afin que les noms de produits dans l’affichage de la colonne soient affichés sur une seule ligne dans le rapport rendu.

6. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

   Vérifiez les valeurs de la colonne Produit affichées sur une seule ligne. Voici un exemple du rapport :

   

Personnaliser le titre du rapport

Un titre de rapport s'affiche dans la partie supérieure du rapport. Vous pouvez placer le titre du rapport dans un en-tête d’état. Si le rapport n’utilise pas d’en-tête, vous pouvez placer le titre dans une zone de texte dans la partie supérieure du corps du rapport. Dans ce didacticiel, vous utilisez la zone de texte placée automatiquement en haut du corps du rapport.

Il existe de nombreuses façons de personnaliser le titre du rapport, comme l’utilisation de différents styles de police, tailles du texte et couleurs. Les parties du titre et même des caractères individuels peuvent utiliser une mise en forme distincte. Pour plus d’informations, consultez Mettre en forme du texte dans une zone de texte dans les rapports paginés (Générateur de Rapports).

Procédez comme suit pour personnaliser le titre de votre rapport :

1. Sous l’onglet Exécuter, sélectionnez Conception pour retourner au Mode Création.

2. Dans l’aire de conception, sélectionnez la zone de texte Cliquer pour ajouter un titre :

   

3. Dans la zone de texte Cliquer pour ajouter un titre, entrez le texte Ventes de produits, puis sélectionnez en dehors de la zone de texte.

4. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis sélectionnez Propriétés de la zone de texte.

5. Dans la boîte de dialogue Propriétés de zone de texte, configurez la mise en forme de textes :

   1. Dans le volet onglet, sélectionnez Police.

   2. Dans la liste Police, sélectionnez Arial.

   3. Dans la liste Taille , sélectionnez 18pt.

   4. Dans la liste Couleur , sélectionnez Bleu.

   5. Concernant le Style, sélectionnez Gras.

      La section Exemple affiche un aperçu de votre configuration de mise en forme.

   6. Sélectionnez OK pour appliquer la mise en forme du titre.

6. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

   Vérifiez que la table affiche le titre mis à jour :

   

Enregistrer l’état

Enregistrez le rapport sur un serveur de rapports ou sur votre ordinateur. Si vous n’enregistrez pas le rapport sur le serveur de rapports, plusieurs fonctionnalités de Reporting Services telles que les sous-rapports ne sont pas disponibles.

Procédez comme suit pour enregistrer le rapport sur un serveur de rapports :

1. Sélectionnez Fichier>Enregistrer sous.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous rapport, sélectionnez Sites et serveurs récents dans le volet de droite.

3. Sélectionnez ou saisissez le nom du serveur de rapports sur lequel vous êtes autorisé à enregistrer des rapports.

   Le message « Connexion au serveur de rapports » s'affiche. Une fois la connexion terminée, le dossier de rapport par défaut s’ouvre. L’administrateur du serveur de rapports spécifie l’emplacement du dossier par défaut.

4. Pour le Nom du rapport, remplacez la valeur par défaut Sans titre par Product_Sales.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le rapport est enregistré sur le serveur de rapports. La barre d’état située dans la partie inférieure de la fenêtre indique le nom du serveur de rapports auquel vous êtes connecté.

Enregistrer le rapport sur votre ordinateur

Vous pouvez également enregistrer le rapport sur votre ordinateur :

1. Sélectionnez Fichier>Enregistrer sous.

2. Sélectionnez Bureau, Mes documents ou Poste de travail, puis naviguez jusqu’au dossier où vous souhaitez enregistrer le rapport.

3. Pour le Nom du rapport, remplacez la valeur par défaut Sans titre par Product_Sales.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Exporter le rapport

Les rapports peuvent être exportés dans différents formats, par exemple, Microsoft Excel et les fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV). Pour plus d’informations, consultez Exporter des rapports paginés (Générateur de Rapports).

Dans ce didacticiel, vous exportez le rapport vers Excel et définissez une propriété du rapport afin de fournir un nom personnalisé pour l’onglet de classeur.

Définir le nom de l’onglet classeur Excel

Procédez comme suit pour spécifier le nom de l’onglet classeur Excel :

1. Sélectionnez Conception pour repasser en mode Conception.

2. Sélectionnez l’onglet Afficher, puis sélectionnez Propriétés pour exposer le volet Propriétés.

3. Sélectionnez n’importe quel endroit de l’aire de conception, en dehors du rapport de table.

   Les éléments répertoriés dans le volet Propriétés correspondent à l’endroit où vous effectuez votre sélection sur l’aire de conception. Pour cette procédure, vous souhaitez effectuer la sélection hors de la zone de rapport.

4. Dans le volet Propriétés, étendez le groupe Autre et localisez la propriété InitialPageName.

   Conseil

   Si vous ne voyez pas une propriété dans le volet Propriétés, sélectionnez Alphabétique dans la partie supérieure du volet pour classer toutes les propriétés par ordre alphabétique.

5. Pour la propriété InitialPageName, entrez le nom de l’onglet du classeur Product Sales Excel.

   

Exporter votre rapport vers Excel

Exportez votre rapport vers Excel en procédant comme suit :

1. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Exécuter pour afficher l’aperçu de votre rapport.

2. Dans la barre d’outils, sélectionnez Exporter>Excel.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, naviguez jusqu’à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.

4. Pour le Nom de fichier, saisissez Product_Sales_Excel.

5. Vérifiez que le type de fichier est bien Excel (*.xlsx).

6. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher le rapport dans Excel

Vous pouvez à présent afficher votre rapport de table dans Excel :

1. Ouvrez le dossier dans lequel vous avez enregistré le classeur et double-cliquez sur le fichier, Product_Sales_Excel.xlsx.

2. Vérifiez que le nom de l’onglet de classeur est Product Sales Excel.

Contenu connexe

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